浅谈纸质文件与电子文件在电厂工作的应用与融合

1、浅谈纸质文件与电子文件在电厂工作的应用与融合（山东核电有限公司265116）摘要：在信息化的社会大环境下，办公自动化已经越来越普及，传统的纸质文件 己不能满足办公便捷度的要求，因此，不少电厂以纸质文件的管理经验上及信息 技术为基础，不断促进电子文件管理的发展和完善。本文立足于电厂工作文件的 使用，就电子文件与纸质文件的管理流程进行比较，分析两者异同和各自优劣, 同时阐述了纸质文件与电子文件相依共存的融合发展观点。引言随着信息技术的迅猛发展，办公自动化已成为工作常态，电子文件及档 案也逐渐在办公过程中扮演着越来越重要的角色。电子文件在查找，存储等方面 有着纸质文件不可比拟的优越性，同时，也因为它

2、的安全性以及对存储、阅读设 备依赖度较高而备受关注。对木电厂而言，工作文件（执行文件）是指经电厂授 权人员批准牛效的，由运行人员在电厂运行活动使用、并在使用后作为历史记录 保存的文件。因对其使用的正确性及安全性要求较高，木电厂目前采取的管理方 式为：专人打印并配备纸质文件，供执行者使用。这种方式下，电子文件的用途 仅限于查阅，其在运行人员实际操作中的有效性并不被认可。然而从现实发展来 看，电子化打印文件，实现纸质文件与电子文件的融合发展，是新时期文件使用 的趋势。1使用电子文件与纸质文件的优劣比较1.1工作文件以纸质文件配发的方式存在时，缺点突出表现在以下几个 方面：一是考虑到配发周期及使用频

3、度，为保证工作文件充足可用，同一份文件 往往需要复卬制作多份工作文件，供现场操作人员取用。这在一定程度上增加了 文件存储区域的压力，同时因为纸质文件的易燃性，其存储区域的消防风险也随 之增加。二是因纸质文件配发周期所限，当工作文件内容更新时，新版的纸质文 件尚需经过文档配发人员的处理才能被送至存储区域，与电子文件的即时生效即 时上传相比有时间差，造成文件更新速度较滞后。三是工作文件数量及种类繁多。 需专人负责梳理及配发整理，且一旦文件更新，相应的全部【口版纸质文件均需销 毁，需消耗大量人力物力。而纸质文件配发方式的最大优点是：安全度较高，如 有修改，痕迹清晰可见。对使用者而言，不需花费过多精力

4、考虑文件准备这i环 节，核对文件的正确性后即可使用。1.2工作文件通过电子文件直接打印使用吋，缺点在于：电子文件对计 算机设备和软件系统依赖性高，一旦这些被依赖的设备或系统发生故障，电子文 件将无法使用。但此劣势可通过在现场存放少量纸质文件作为备用的方式来弥补。 另外，因为对于一项现场操作而言，需要用到的文件往往为一个文件的某个附件， 因此需要电子打印实现自动筛选功能，此功能的实现需要文件处理系统或软件的 支持。电子文件使用的优越性也是显而易见的，首先，它查找起来十分方便， 强大的检索功能配合合理的分类存放方式，使得电子文件的查找简单到只需动几 下手指。其次，现场不需要存放冗余的纸质文件，只留

5、下适量的备用文件即可， 文件存储区域即被充分利用，又不至于堆积如山。再次，文件的更新速度很快。 文件的编校审批及生效均通过电子流程进行，一旦文件内容更新，电子文件便可 被立即替换，i口版文件也可通过后台锁定处理，确保作废或过时的文件不会被误 用。2纸质文件与电子文件的发展纸质文件一旦产生，不需要依靠任何其他设备，便可实现查阅功能，jl 一旦在原文件上修改，必然会留下痕迹。而电子文件必须借助电子设备才能实现查阅、存储等功能，且其安全度也在很大 程度上依赖于相关软件及系统。在相当长一段时间内，电子文件无法完全将纸质 文件取而代之，尤其是在记录存档方面。认识到电子文件和纸质文件共存的现状， 如何做到

6、让两者互相融合，互相借鉴就成为我们当前亟待解决的问题。对本电厂运行领域而言，纸质文件的管理已相对成熟，电子文件管理的 经验相对较少，但与纸质文件相比也有共通之处，它面临的最大挑战是如何保证 其权威性和安全性，而迎接这个挑战的方式主要集中在两点：技术和管理。2.1发展电子文件载体系统的可靠性。目前，本电厂的电子文件存在于专门的内网系统之上，且有加密防伪技 术。授权者才有查看并打印文件的权利，且可通过加密水印跟踪打印时间和打印 者账户，使电子文件使用的安全性更有保障。需要关注的问题是：电子文件的录 入及电子文件更新后，系统能否可靠的替换掉旧版文件。电子文件通过管理流程 优化和稳定的系统支持，可以逐

7、步建立公众的信任，进而建立电子文件与纸质文 件共存使用的基础。另外，文件库内文件繁多，执行版与试用版文件会并存于系 统内，因此为防止人因失误，需给工作文件的打印账户一些限制，例如用此账户 登录吋，试用版文件不可被打印。2.2增强电子文件的管理意识，健全管理制度电子文件数量庞大，存储方便，但针对其的管理不能只是简单的存储在 硬盘或服务器内，这样日积月累，电子文件也会堆积成灾，其整理，鉴定、归档 等方面需加强管理，尤其是电子文件的分类和归档存放的方式，直接影响了其可 操作性。电子文件的管理者也需加强责任心和执行力，避免在文件信息的著录上 出现失误。3本电厂纸质文件与电子文件的共存与融合前景电子文件

8、打印使用是办公自动化的必然趋势，电子文件的有效性一旦得 到认可，工作文件可通过电子文件打印获得，纸质受控文件可少量配备，其作用 不再作为工作文件主体，而是作为工作文件的备用或母本文件。在打印机不可用 或其他紧急情况下，没有足够的吋间来准备执行文件，可使用纸质受控文件代替 电子文件的打印件。考虑到某些文件打印后无法立即使用，为确保文件使用的正确性，确保 在文件从打印到使用这个周期内，文件产生的更新不使用者忽略，电子文件打印 件的使用还需注意：工作文件需在打印后24小吋内首次使用，过期无效，需垂新打印若某份工作文件的使用过程持续吋间较长，每次使用前均需与电子原件比对在工作文件的归档方面，目前本电厂已经实现纸质记录与电子文件同步 归档的管理模式。文件形成部门定期将纸质记录移交归档，减轻了各部门保管文 件的压力，同吋也避免了因个人存放不当造成档案缺失或损坏。与纸质记录归档 同吋发生的还有电子文件的归档，这些电子文档也有跟纸质记录相同的著录内容。 两套归档体制同步进行，既相互独立，又互相支持。4总结与讨论信息化发展本身是一种不可抗拒的客观发展趋势，电子文件管理的不