公文管理规程

1、文件名称公文管理规程行政管理编号版本号公文管理规程1. 目的1.1. 规 范 XXXXXXXXXX有X限公司公文管理， 提高公文处理效率和质量， 促进公文工作包括公文拟制、 办理、管理和立卷归档在内的一系列衔接有序的工作的规范化、制度化。2. 适用范围2.1. 本 规程适用于公司内部文件流转，以及与公司之外单位的往来文件。3. 原则及指导文件3.1. 依 据国家公文处理相关条例及公司实际情况。3.2. 管 理原则：a. 遵守法律、法规。b. 严肃认真，实事求是，文字简明准确。c. 传递迅速，处理及时，急事急办，件件有落实。d. 保守机密，内外有别。4. 职责4.1. 行 政人力资源管理中心是公

2、文管理的归口职能部门。4.2. 公 司各部门负责职责范围内的公文拟稿、初核等工作。4.3. 行 政人力资源管理中心负责公司纸质文件及电子文档的收发、文件传阅催办、分发、会签、打 印、复印、登记、归档等公文处理工作。4.4. 行 政人力资源管理中心负责公司电子公文的数据库日常维护及数据备份工作。5. 管理规程5.1. 公 文种类5.1.1. 公司公文种类共有以下种类：a. 决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。b. 决定：对重要问题、重要事项或重大行动做出安排及决策。c. 报告：向上级和有关部门汇报工作，反映情况，答复询问。d. 请示：向上级和有关部门请求指示、批准。e. 通知：传达指示，发布

3、要求各部门办理或知晓事项；转发文件；任免和聘用干部等。f. 通报：表彰先进、批评错误、传达重要精神或交流重要情况。g. 函：与不相隶属单位商洽工作、询问和答复；向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。文件名称公文管理规程行政管理编号版本号h. 意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。i. 纪要：记载和传达会议的主要精神、情况和议定事项；如扩大发送范围等，用通知印发；单独印 发会议纪要可不加盖公章。j. 工作联系单：用于各部门间日常工作联系，收件部门均应依据联系单内容予以答复或办理。5.1.2. 根据公文内容和发送范围的不同，公司公文分以下两大类：a. 公司内部文件 : “ XX股份发”、“XX股

4、份纪”、“XX 股份请” 字号文件，用于公司内部红头文件和 纪要。b. 公司外部文件： “XX股份函” 字号文件， 用于与无隶属关系单位商洽、 询问、 答复和请求批准等。5.2. 公 文格式5.2.1. 份号：如需标注份号，一般用 6 位 3 号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。5.2.2. 密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿 拉伯数字标注。5.2.3. 紧急程度如需标注紧急程度， 用 3 号黑体字， 顶格编排在版心左上角； 如需同时标注份号、 密级和保密期限、 紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上

5、而下分行排列。5.2.4. 发文单位标志5.2.4.1. 全称或者规范化简称加“文件”二字组成，统一为“XXXXXXXXXX有X限公司文件” 。5.2.4.2. 发文企业标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用小标宋简体，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。5.2.4.3. 联合行文时，如需同时标注联署发文企业名称，应当将主办单位名称排列在前； “文件” 二字，应当置于发文单位名称右侧，以联署发文单位名称为准上下居中排布。5.2.5. 发文字号5.2.5.1. 编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年 份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不

6、加“第”字，不编虚位（即 1 不编为 01）， 在阿拉伯数字后加“号”字。用 3 号仿宋体字5.2.5.2. 上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。5.2.5.3. 公司发文字号按公文种类分为：a.公司发文：XX股份发号；b.公司发函：XX股份函号；c.公司会议纪要： XX股份纪 号；d.公司请示：XX股份请号。5.2.6. 签发人5.2.6.1. 文件签发人指代表公司最后核查并批准公文向外发出的领导姓名。5.2.6.2. 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成， 居右空一字， 编排在发文单位标志下空文件名称公文管理规程行政管理编号版本号二行位置。“签发人”三字用

7、 3号仿宋体字，签发人姓名用 3 号楷体字。5.2.6.3. 如有多个签发人， 签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、 自上而下依次均匀编排， 每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。5.2.7. 版头中的分隔线发文字号之下 4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。5.2.8. 主体5.2.8.1. 标题。用 2 号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回 行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。5.2.9. 主送单位5.2.9.1. 主送单位是指对公文负主办或答复责任的单位名称，应用全称。5.2.9.2.

8、编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。5.2.10. 正文5.2.10.1. 公文首页必须显示正文。用 3 号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空 二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1. ”“（ 1）”标注；第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。5.2.11. 附件说明5.2.11.1. 附件说明是告知受文者在理解和执行公文正件时需要用到的参考材料，应在结束语之后、 成文时间之前注明附件、顺序号和附件名称。5.2.11.2. 附件说明格式为正文下空一行左空二字编排“附件”二字， 后标全角冒

9、号和附件名称。 如 有多个附件， 使用阿拉伯数字标注附件顺序号 （如“附件： 1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。 附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.2.12. 发文单位署名、成文日期和印章5.2.12.1. 加盖印章的公文5.2.12.1.1. 成文日期右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。5.2.12.1.2. 单一单位行文时， 在成文日期之上、 以成文日期为准居中编排发文单位署名， 印章端正、 居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应 当上距正文（或附件说明）一行之内。5.2.12.1.3. 联合行文时

10、， 将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置， 并将印章一一 对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印 章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或 附件说明）一行之内。5.2.12.2. 不加盖印章的公文5.2.12.2.1. 单一单位行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文单位署名，在发文 单位署名下一行编排成文日期， 首字比发文单位署名首字右移二字， 如成文日期长于发文单位署名， 应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文单位署名右空字数。文件名称公文管理规程行政管理编号版本号5

11、.2.12.2.2. 联合行文时，应当先编排主办单位署名，其余发文单位署名依次向下编排。5.2.12.3. 成文日期中的数字 用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1 不编为 01）。5.2.12.4. 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。5.2.13. 附件5.2.13.1. 附件是为受文者正确理解和执行公文正件而提供的参考材料。5.2.13.2. 附件应当另面编排， 与公文正文一起装订。 “附件”二字及附件顺序号用 3 号黑体字顶格 编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题

12、应当与附件说 明的表述一致。附件格式要求同正文。5.2.13.3. 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其 后标注“附件”二字及附件顺序号。5.2.14. 版记5.2.14.1. 版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为 0. 35 mm ），中间的分隔线用细线（推荐高度为 0. 25 mm ）。首条分隔线位于版记中第一个要 素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。5.2.15. 抄送5.2.15.1. 如有抄送单位，用 4 号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。 “抄送”二字后加全

13、角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称 后标句号。5.2.15.2. 如需把主送单位移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送单位。既 有主送单位又有抄送单位时，应当将主送单位置于抄送单位之上一行，之间不加分隔线。5.2.16. 印发单位和印发日期5.2.16.1. 印发单位和印发日期一般用 4 号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字， 印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即 1 不编 为 01 ），后加“印发”二字。5.2.16.2. 版记中如有其他要素，应当将其与印发单位和印发日期用一条细分隔

14、线隔开。5.2.17. 页码。一般用 4 号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条 一字线；一字线上距版心下边缘 7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有 空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。5.3. 行 文要求5.4. 各 部门向有关政府主管部门等单位行文，应通过行政人力资源管理中心以公司名义行文，并在 行文前完成司内行文流程，公司任何部门和个人不得以本部门名义行文，向上述单位及其部门报送 文件。见公司发文（示范文本） （附件： XXXX -0205-C01 ）5.4.1.文件名称公文管理规程行政管

15、理编号版本号5.4.2. 各部门负责归口管理事项的公文拟稿，公文校对由拟稿者负责，行政人力资源中心行政部负 责审核。5.4.3. 文件会签部门对有关问题未经协商一致，不得擅自行文。各部门在向公司领导呈报公文前， 要就公文所述事项与相关部门充分沟通，并尽可能取得一致意见后再行上报。5.4.4. 呈报公司领导的文件，有批分处理的要严格按照批分顺序传阅。5.4.5. 如遇公司领导出差的情况，若出差领导已授权了代其主持工作的领导，由代主持工作领导全 权处理文件。5.4.6. 如遇公司领导出差的情况，且未授权，应等待出差领导回司后批示，下述情况下可进行如下处理：a. 行政人力资源管理中心负责人在确认该文

16、件为急件前提下，可通过电话等形式与公司领导沟通， 之后该文可继续流转或先行盖章，但要在公司领导回司后确认补签该文件；b. 在文件为阅件的情况下，由行政人力资源管理中心负责人视情况决定是否越过出差领导，若能越 过，要在对应领导名下注明出差字样后继续传阅，并提示公司领导回司后补阅签该文件。5.4.7. “请示”一般只主送一个单位，如需同时发送其它单位，应当用抄送形式；请示应当一文一 事；请示必须在事前，不得“先斩后奏” ；除领导直接交办的事项外。书面请示性公文应标注签发人 姓名，并在注明公文办理联系人姓名和联系电话。 司内请示（报告）单 （附件： XXXX- 0205-B03 ）5.4.8. 报告

17、中不得夹带请示事项，上行文件，一般不得超过三千字，超过的要写出摘要或者以附件 形式提报。司内请示（报告）单 （附件： XXXX-0205-B03）5.4.9. 公文生效标准5.3.9.1. 公文生效标识，公司文件应一律加盖印章，公文以盖公章为生效标志，印章要居中、下压 成文日期。5.3.9.2. 会议纪要生效标准5.3.9.2.1. 公司会议纪要无需加盖公司公章，以公司领导在发文处理单上签字作为生效标准。5.3.9.2.2. 公司会议纪要包括董事长办公会会议纪要、绩效纪要、专题会议纪要等，公司会议纪要 由行政人力资源管理中心统一编号印发。公司层面的重大会议纪要格式如下：见会议纪要（示范 文本一

18、）（附件： XXXX-0205-C02），非公司层面的重大会议纪要 （部门会议纪要） 格式如下：见 会 议纪要（示范文本二） （附件： XXXX-0205-C03）。5.5. 公 文办理5.5.1. 公文办理分为收文和发文办理。内容分别如下：a. 收文办理一般包括传递、签收、登记、批分、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档和销 毁等程序。b. 发文办理一般包括拟搞、审核、签发、用印、校对、签署、用印、登记、分发、立卷、归档和销 毁等程序。5.5.2. 公司公文办理工作由行政人力资源管理中心统一管理、监督、协调和指导。各部门应安排专 职或兼职人员负责本单位公文办理工作。文件名称公文管理规程行

19、政管理编号版本号5.5.3. 收文办理5.5.3.1. 外 单位发来的文件，均由行政人力资源管理中心统一负责接收。凡需签字的来文，收发人 员必须认真清点件数并查检封缄状态。5.5.3.2. 行 政人力资源管理中心收文处理按以下规定办理：a. 凡写给公司领导个人的文件，交公司领导本人按正常手续办理。b. 发给公司但未写明收件人姓名及部门的信函，由行政人力资源管理中心统一处理。c. 外来文件，由行政人力资源管理中心编号登记后并经行政经理、行政人力资源管理中心分管领导 批分后办理；批分一般遵循：办件按公司领导分工顺序呈送；阅件按公司领导的排序传阅，根据批 分范围由行政人力资源管理中心行政经理送公司领

20、导传阅和审批。5.5.3.3. 公 司领导和各部门传阅应迅速，阅毕签名，并及时退还行政经理处，避免文件的积压和遗 失，个人不得擅自留存。5.5.3.4. 公 司领导阅批，提出承办部门和处理要求的文件，行政经理应及时送达承办部门并督办， 承办部门应按公司领导的阅批要求及时处理，并将办理结果简要地写在公司收文处理单 （附件： XXXX-0205-B01）上，反馈文档管理员处。5.5.3.5. 行 政经理应在收文处理单上记录收文、传阅、处理情况，并请承办人签字。5.5.4. 发文办理5.5.4.1. 发 文的一般程序为：需盖公章的对外函件在董事长审批后，并履行完用印流程后方可由行 政人力资源管理中心

21、统一发文格式后加盖公章并复印存档。公司对外发函格式见公司发文（示范 文本）（附件： XXXX-0205-C01）5.6. 凡 给政府相关部门行文的必须经公司领导签批后方可报送，并填报相关表单。见公司公函寄 送清册（附件： XXXX-0205-B12）5.6.1.1. 如 需外单位会签或联合发文时，由拟稿人负责办理会签、联络手续；督办工作由拟稿人负 责。5.7. 内 部公文流转程序5.7.1. 公司内部请示，由拟稿人按照正常流程办理。5.7.2. 公司内部请示、报告和发文（函）稿，均应经公司相关领导作出正式明确的批示和签发意见 之后方可生效。5.7.3. 凡必须走纸面签报程序的文件一律先由经办部

22、门填写后送行政人力资源管理中心， 由行政人 力资源管理中心经理审核、批分后，报公司领导审批。一般情况下部门不得自行直接向公司领导呈 文。司内请示、报告处理单见司内请示（报告）处理单 （附件： XXXX-0205-C01）5.7.4. 公文校对由拟稿人或拟稿部门指定人员负责，主要任务包括：a. 校正与原稿不符的各种错字、别字等。b. 校正与原稿不符的字句、行段。c. 删除多余成分，补正被遗漏的部分。d. 校正标点符号。文件名称公文管理规程行政管理编号版本号e. 纠正格式方面的差错。f. 查找文稿中的各种疏漏。5.8. 公 文归档5.8.1. 公司收发文均由行政人力资源管理中心行政经理统一保管。需

23、严格登记造册，详见公司 文件办理清册（收文） （附件： XXXX -0205-B10 ）。5.8.2. 因工作需要借阅或复印本年度的文件、资料，须经行政人力资源管理中心经理或其授权人同 意后方可办理。 属保密范围内的文件资料， 还须经公司董事长或其委托的公司领导同意后方可办理。5.8.3. 每年 3 月底前，行政经理负责将上年度的文件材料整理、归档，移交公司档案室。5.8.4. 不具备归档和存查价值的公文，由档案管理人员登记造册 , 经档案鉴定小组鉴定，批准后方 可销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。5.8.5. 公司职员若调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的

24、公文按照有关规定移交、清退。5.8.6. 公司各部门收发文均由部门自行整理、保管。5.9. 公 文更改5.9.1. 公司公文需要更改时，需由文件原主办部门重新办理，盖有公司公章的文件原件需将旧件退 回行政人力资源管理中心后方可办理新件盖章。5.10. 公文更改批准后， 行政人力资源管理中心档案管理人员应及时更换新公文进行存档。 参照公 司文件更改单 （附件： XXXX -0205-B07 ）5.11. 其它5.11.1. 以公司名义颁发的文件或上报的材料由行政人力资源管理中心负责打印、复印。5.11.2. 各部门的文件、材料由各部门自行负责打印、复印。5.11.3. 外发传真应使用公司统一传真

25、稿纸和格式，由公司行政前台负责办理，并登记成册。格式 参照公司传真（示范文本） （附件： XXXX-0205-G02）。5.11.4. 接收到的传真件，署名公司及公司领导的，由行政人力资源管理中心行政经理分送，其它 人员的传真件， 由行政人力资源管理中心行政前台分送或通知收件人到行政人力资源管理中心取件。5.11.5. 公司部门之间工作联系函件，原则上须履行完相关手续后由相关部门办理，行政人力资源 管理中心定期进行督办。格式参照司内工作联系函） 。（附件： XXXX -0205-B06 ）。6. 附件6.1. XXXX-0205-B01 ：公司发文处理单6.2. XXXX-0205-C01 ：

26、公司发文（示范文本） 6.3. XXXX-0205-B02 ：公司收文处理单6.4. XXXX-0205-B03 ：司内请示（报告）单6.5. XXXX-0205-B04 ：公司对外函件处理单6.6. XXXX-0205-B05 ：会议纪要处理单6.7. XXXX-0205-C02 ：会议纪要（示范文本一） 文件名称公文管理规程行政管理编号版本号6.8. XXXX-0205-C03 ：会议纪要（示范文本二） 6.9. XXXX-0205-C04 ：公司传真（示范文本） 6.10.XXXX-0205-B06：司内工作联系函6.11.XXXX-0205-B07：公司文件更改单6.12.XXXX-0

27、205-B08：公司文件发放单6.13.XXXX-0205-B09：公司文件会签表6.14.XXXX-0205-B10：公司文件办理清册（收文） 6.15.XXXX-0205-B11：公司文件办理清册（发文） 6.16.XXXX-0205-B12：公司公函寄送清册文件名称公文管理规程行政管理编号版本号附件： XXXX-0205-B01 公司发文处理单XXXXXXXXXX有X限公司文件缓急 密级发文处理单XX股份发号签发：会签：主送：抄报：抄送：复核：初核：拟稿部门：拟 稿 人：电 话：年月日年月日年 月 日附件：标题：正文见后）文件名称公文管理规程行政管理编号版本号附件：附件： XXXX-02

28、05-C01 公司发文（示范文本）1、A4 纸公文用纸及版心尺寸2、公司发文（示范文本）公司发文（示范文本） .docx文件名称公文管理规程行政管理编号版本号XXXX-0205-B02 公司收文处理单XXXXXXXXXX有X限公司收文处理单收文 编号来文 单位文件编号收文 日期文件 标题行政人力资源管理中心意见：阅文 意 见阅文领导： 阅文意见：阅文领导： 阅文意见：阅文领导： 阅文意见：阅文领导： 阅文意见：阅文领导： 阅文意见：领导批示：领导批示落实情况：文件归档：文件名称公文管理规程行政管理编号版本号附件： XXXX-0205-B03 司内请示（报告）单XXXXXXXXXX有X限公司司内

29、请示（报告）缓急： 密别：XX股份请 字 号领导批示：标题：内容：批分：会签单位：签报人：部 门：请示/ 报告人：电 话：年月日文件名称公文管理规程行政管理编号版本号附件： XXXX-0205-B04：公司对外函件处理单XXXXXXXXXX有X限公司缓急 密级对外函件处理单XX股份函号签发：会签：主送：抄报：抄送：复核：初核：拟稿部门：拟 稿 人：电 话：年 月 日年月日年 月 日附件：标题：文件名称公文管理规程行政管理编号版本号附件： XXXX-0205-B05：会议纪要处理单XXXXXXXXXX有X限公司缓急 密级会议纪要处理单XX股份纪号签发：会签：主送：抄报：抄送：复核：初核：拟稿部门

30、：拟 稿 人：电 话：年 月 日年月日年 月 日附件：标题：正文见后）文件名称公文管理规程行政管理编号版本号附件： XXXX-0205-C02：会议纪要公司级（示范文本一） XXXXXXXXXX有X限公司XX股份纪 号重庆公司董事长办公会 年第 次会议纪要时间：地点：主持：出席：列席：缺席：议题：审核： 初核： 记录整理：XXXX年 X月 X日，公司召开 XXXX年第 X 次董事长办公会， 审议 XXXXXX议题。一、 XXXXXX议题（一）1 、（1）文件名称公文管理规程行政管理编号版本号附件： XXXX-0205-C03：会议纪要部门级（示范文本二） XXXXXXXXXXXX会议纪要签发人

31、：XX 年 XX 月 XX 日会议时间：会议地点：会议出席：会议主持：会议记录：会议议题：正文（仿宋四号字）抄报：抄送：文件名称公文管理规程行政管理编号版本号XXXX-0205-C04：公司传真（示范文本） XXXXXXXXXX有X限公司地址：重庆市南岸区五公里学府大道 19 号学豪酒店九楼电话： 023- 62628181 传真：文传真日期发件人收件单位部门收件人传真页数回复电话急件 请审阅 请注释 请回复 请回收主题：传真正文文件名称公文管理规程行政管理编号版本号附件： XXXX-0205-B06：司内工作联系函XXXXXXXXXXX有限公司内部工作联系单XX 股份联字 号事由收文部门内容：回复意见：备注：部门：