会展行业的采购风险及防范措施

1、    会展行业的采购风险及防范措施    吴红香会展采购的物资或服务具有“小、散、低”的特点，一是单价一般不高，供应商的准入门槛低，实力要求不高，因而不易引起关注和重视。二是采购的物资使用周期短，仅在会展期间的2-3天使用，会展结束，采购全过程随即中止，难以复盘验收及评价，增加了监督管理的难度。三是对供应商的办展经验、服务质量要求较高，一般占采购权重的70%，不易与市场价对比，采购金额可操作的空间较大，易成为违规违纪行为的易发地。一、会展行业的发展现状从二十世纪八十年代以来，我国会展业经历从无到有，从小到大，以年均近20%的速度递增，行业经济效益逐年攀

2、升，场馆建设日趋完善，已成为国民经济的助推器和新亮点。根据商务部等机构的统计数据，2011年会展经济直接产值仅为3016亿元，到2016年增加到5612亿元。2017年我国展览经济直接产值预计超过6000亿元人民币，对经济拉动作用明显。根据中国展览经济发展报告（2016）数据显示，2016年各类展会的办展主体仍然是以展览企业为主，行业协会以辅，展览会组展单位共涉及企业1447家，较2015年增加了121家，增长率为9%；其中内资企业1405家，占企业总量的97%，港澳台企业23家，外资企业18家，合计占企业总量的3%。二、会展行业的盈利模式以食品饮料行业为例，一般由会展企业通过租赁场馆，采购主

3、场运营服务、搭建展位服务等，为参展商、采购商等利益相关方，搭建产销对接、品牌传播、科技交流、投融资合作等多功能平台，通过销售展位、广告、门票等，获取服务溢价。三、采购业务存在的风险通过调查我们发现，以展览为主营业务收入的会展企业成本主要包括：场馆租赁费、宣传推广费、展位搭建费、安全保障、劳务成本、物流、保险等。对于展览会面积为10万平米在上的企业而言，一次展会的成本支出在3000万元以上，采购的服务多达100个，会展采购的物资或服务具有“小、散、低”的特点，一是单价一般不高，小则几十元，大则上千元，供应商的准入门槛低，实力要求不高，因而不易引起关注和重视。二是采购的物资使用周期短，仅在会展期间

4、的2-3天使用，会展结束，采购全过程随即中止，难以复盘验收及评价，增加了监督管理的难度。三是对供应商的办展经验、服务质量要求较高，一般占采购权重的70%，不易与市场价对比，采购金额可操作的空间较大。面对总量如此可观的采购业务，毋庸置疑已成为会展企业内部管理的灰色地带，也易成为违规违纪行为的易发地，笔者对某会展企业的采购项目审批、供应商选择、合同签订、验收、费用报账、会计核算等环节进行跟踪调查发现，采购环节中存在的主要问题是：（一）缺乏采购决策机制，没有决策记录，难以追责会展公司没有制订大额采购等核心业务的决策流程及决策程序，没有明确决策参与人、表决过程、决策结论等。也没有决策会议纪要/记录。缺

5、少采购谈判记录、询比价记录。实际工作中，往往以传阅会签采购合同或个别征求意见等方式代替集体决策，决策过程不透明，难以追责。（二）缺乏相互稽核和监控机制从采购业务谈判、供应商的选择、合同定价、合同拟定、合同执行、验收、申请付款，往往由一个部门，甚至一个人完成，整个业务环节缺乏相互稽核和监控机制，容易产生差错或舞弊而且不易被发现。（三）采购渠道不够规范长期使用同一供应商，由于缺少供应商评价机制，对供应商的选择随意大，甚至内部员工采取以他人为法人代表和股东的名义成立幕后公司，为会展公司长期提供服务，使会展公司形成依赖，难以引进新的竞争者，幕后公司虚增合同金额，谋取不当利益。（四）市场信息搜集不够价格

6、信息获取手段单一，多为在供应商传真报价基础上讨价还价。形式上企业通过讨价还价降低了成本，实质上，增加了高于市场价格的隐性成本。四、防范措施会展采购领域产生舞弊原因是多方面的，既有个性的，也有共性的；既有主观的，也有客观的；既有制度本身缺陷造成的，也有实际操作错误造成的。究其根源，缺乏必要的监督和制衡。具体的防范措施有：（一）明确决策流程对采购项目、采购方式、采购预算金等以会议形式集体讨论决定，充分发表意见，应当发表同意、不同意或缓议等明确意见。在充分讨论的基础上，采取口头表决、举手表决或无记名投票等方式进行表决，对决策结论做好记录，参会人员签字存档，便于追责。（二）明确职责、建立采购管理办法从

7、采购项目报审、采购项目立项、商务谈判、合同签订、合同评审、合同执行、项目验收、付款等采购的全过程，明确各部门的职责及采购流程，重点是不相容职责要分离：采购申请与批准采购申请相互独立，以便加强对采购的控制；批准请购与采购部门相互独立，以防止采购部门购入过量或不必要物资而损害企业利益；采购审批、合同签订、合同评审相互独立，防止虚列支出；验收部门与财会部门相互独立，保证按真实展位搭建数量等采购的物资登记入账。（三）对采购项目分类监督管理按采購时间对采购项目分类管理，减少紧急采购的发生，降低采购风险。可以分为需要提前采购的项目和常规推进采购的项目。如，与展位定价和广告定价相关的项目需要提前采购，包括场馆场租、标展搭建、 广告资源价、主场服务、门禁及制证项目等，通常在确定会展项目后，服务商就要介入确定各类工作方案。其余为常规采购项目。（四）建议采购考核办法通过建立考核机制，对采购人员进行绩效考核，量化业务目标，考核指标可以包括： 采购成本是否降低？卖方市场的条件下是否维持了原有的成本水平？采购质量是否提高等。以规避采购舞弊风险。总之，会展业务的采