社会保险档案管理科学化的路径探析

1、社会保险档案管理科学化的路径探析社会保险档案管理是社会保障工作的重要组成部分，是推进社会保 障体系建设的基础和前提。随着社会保障工作法制化、社会化、规范化进 程的加快，社会保险档案的数量与h俱增、范围fi益扩大、承载的功能越 来越重要、管理的任务越來越艰巨，迫切需要职能部门科学审视档案工作、 科学研判发展大势，实施科学化管理、走科学发展之路。一、创新科学化的管理模式，加快“三个转变”我国现行的社会保障管理体制是分散型的，导致社会保险档案管理普 遍存在管理机构分设、档案保管分散、信息资源分割、规范标准不统一、 杳询利用不方便、服务功能不健全等方面的弊端。推进档案管理科学化， 就要改革这些弊端，改

2、造管理模式，创新发展思路，加速“三个转变”。改革分散管理的弊端，向集中管理转变。在现行体制下，社会保险档 案归属不同的机构管理，事实上形成了一个人不同险种的保险资料分别保 存在不同的机构、一个机构不能查询到一个人的全部社会保险侍息。这状 况不仅造成了多头经办、业务交叉，资源浪费的问题，也给档案的管理、 查询和利用带来诸多不便，直接影响了档案的功能和部门的形象。因此， 加快理顺管理机构、实行“大集中”管理迫在眉睫。在当前经办机构分设 的情况下，应着力抓好档案资源整合，尽可能将档案集中在一个职能单位 管理，具备条件的可成立社会保险档案管理信息中心，实现养老、医疗、 工伤、失业、生育等保险档案的集中

3、管理、综合利用和信息共享。改革纸制媒介的弊端，向电子媒介转变。电子档案是随着计算机技术、 数字化技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形 态。传统的纸质档案不仅查询费时费力、极不方便，经常翻阅还会造成档 案污染、残缺、甚至丢失。特别是在档案数量急剧增加、变动日益频繁的 新形势下，纸质档案需要录入的信息会越来越多，但查阅的速度会越来越 慢，难以满足快捷准确的服务需求。与纸制档案相比，电子档案不仅具有 方便快捷、管理成本低和支持多人同时在线杳阅等优点，还具有体积小、 容量大、易保存、效率高等独特优势，已成为档案管理的主要模式。因此, 纸质档案向电子档案转换势在必行。改革口我服务的

4、弊端，向社会服务转变。以往的社会保险档案管理是 封闭式的，服务对象仅限于社保部门的工作人员和参保单位的劳资人员， 利用率普遍不高，参保群众知之甚少，社会服务功效甚微。但是随肴经济 社会发展的持续加快和社会保障事业的深入推进，社会保险档案的基础性 地位和服务性功能日益突出，已经成为社会保障制度的基石、群众依法维 权的帮手、政府科学决策的参谋，其服务范围越来越广、服务层次越来越 高。由此可见，社会保险档案的管理是开放式的、功能是多元化的、服务 是社会化的，必须树立“大服务”的观念、构建社会化的服务格局。二、运用科学化的管理手段，推进“三化”建设档案管理科学化是对社会保险档案管理进行全方位加强、改进

5、和提升 的系统工程。当前工作的重点是，针对社会保险档案工作中存在管理制度 不够完善、信息化水平相当落后、社会化服务相当薄弱等亟待解决的突出 问题，采用相应的科学化手段，加快推进“三化”建设。运用法治手段，全面加强规范化建设。档案管理规范化，是根据相关的法律法规和政策规定，通过建章立制、细化标准、规范程序等措施，更 加科学冇效地管好用好档案资源。社会保险业务档案管理规定是规范 社保档案管理的一部重要行政规章，是档案管理规范化的重耍遵循。耍按 照规定要求，抓紧建立健全档案收集、整理、鉴定、保管、利用、保 密、销毁、移交等方面的管理制度，确保档案管理的每一道程序、每一个 环节都有章可循、有据可依；要

6、合理确定归档范围，科学界定保管价值， 准确划分保管期限，确保档案材料真实、完整、安全；要认真开展档案管 理达标活动，确保如期实现“有专门库房、有专职人员、有规范的流程和 制度，有正常的经费保障渠道”的目标。运用科技手段，大力推进信息化建设。档案管理信息化是借助信息化、 数字化技术手段，把档案资源以数字化的形式存储、网络化的形式互相连 接，形成一个结构有序、资源共亨的档案信息库，并利川计算机系统对档 案资源进行科学整合和有效利用。社会保险档案管理信息化，主要包括档 案信息资源建设和相关基础平台建设。档案信息资源建设是通过数字化、 网络化等信息技术建立的档案目录数据库和档案信息存储系统；档案基础

7、平台建设是通过档案信息网络和相关管理系统建立的档案信息资源传输 和共享的技术支撑平台。要按照这些要求，加快业务档案数字化和网络化 建设，建立和完善档案目录数据库，逐步实现业务档案计算机检索；要把 电子文件纳入档案管理的范畴，电子文件要实行脱机备份，与纸质文件建 立相应的有机联系；要将档案管理信息化纳入电子政务和办公自动化建设 的总体规划，统筹安排、整体设计、同步实施。运用服务手段，切实抓好社会化建设。档案管理的日的在于档案资源 的开发与应用。社会保险档案作为重要的民生档案，不仅具有广泛性、动 态性、人本性的特点，还在服务群众、服务社会、服务经济发展上具有“资 政惠民”的独特优势和作用，这就决定

8、了社会保险档案管理的社会化发展 方向。因此，推进社会保险档案管理社会化，要立足档案资源的开发与应 用，建设“两个体系”。一方面，加快建立覆盖全体参保群众的档案资源 体系，按照社会保险业务材料归档范围与保管期限的规定，健全档案 信息，开发档案资源，做到社保事业发展到哪里，档案资源就征集到哪里, 档案工作就覆盖到哪里。另一方面，加快建立服务全社会的档案利用体系, 紧紧围绕党委和政府的中心工作、围绕社会需要和群众需求，及时提供专 题服务，实现档案资源广泛共享，不断提高档案的应用水平和服务功效。三、健全科学化的管理体系，强化“三个保障”强化组织保障。要加强领导，把档案管理科学化作为社会保障体系建 设的

9、基础工程，摆在突出位置，提到议事日程，纳入社会保障工作的长远 规划、年度计划和目标管理责任制；要强化责任，主要领导亲自抓，分管 领导重点抓，业务部门具体抓，形成一级抓一级，层层抓落实的工作格局; 要常抓不懈，以抓铁有痕、踏石留印的力度和韧劲，加强督导、精心指导、 狠抓落实，不断谋划新思路、研究新情况、解决新问题，推动档案管理科 学化水平的持续提升。强化人力保障。要按照政治合格、业务精湛、作风过硬、务实高效的 要求，建设一支高索质的专业队伍，提高档案工作的执行力；要健全用人 机制，通过招聘、转岗、培训、交流、观摩、考察等多种方式，充实队伍、 稳定队伍，保持档案工作的连续性；耍加强对档案管理人员的思想政治教 育和专业技术技能培训，使其达到应有的资质；要重视档案人才的培养和 引进，打造科技型、创新型、复合型的人才队伍，为档案管理科学化提供 智力支持和人才保障。强化经费保障。在当前“大社保”背景下，档案数量庞大，管理过程 必然产生大额经费支出；随着档案管理规范化、信息化、社会化进程的加 快，档案馆库、专