疾控机构档案管理工作现代化探析

1、疾控机构档案管理工作现代化探析摘要：疾病预防控制中心是近些年来新组建的机构，工作 性质由过去的防疫监督监测变成疾病控制监测，由过去的执 法监督监测变为现在单纯的服务性监测技术指导，而疾病预 防控制档案是疾控工作者在防止疾病传播流行增进人民身 心健康的科学技术活动中长期积累的资料，对于开展疫情预 测预报流行病学分析疫情流行规律研究保障公共卫生安全 具有重要意义因此，基层疾控中心必须高度重视档案管理工 作，加强档案基础建设，加快信息化建设步伐，使疾病预防 控制档案在疾病预防控制工作中发挥应有的作用。关键词：疾控中心；档案；管理信息化【中图分类号】r197. 32【文献标识码】a【文章编号】 167

2、2-3783(2012)07-0499-01档案工作不仅是一项专业性工作，也是我们整个疾病预 防控制管理工作不可分割的一部分，是考核整个单位实际工 作的重要依据，更是一个疾病预防控制中心日常数据信息资 料的来源。在机构改革和信息技术发展带给其发展机遇的同 时，也面临着诸多挑战。如何实现在机构改革中档案管理的 现代化，去适应新的挑战，是目前疾病预防控制机构所要面 对的新任务、新要求。1现代化观念，提髙对档案管理工作重要性的认识国家卫生部、档案局在卫生档案管理暂行规定中提 出：“档案信息化建设要与本单位的信息化建设同步发展， 逐步实现档案管理信息化、服务网络化、不断提高档案的现 代化管理水平”。因

3、此，疾病控制中心将档案的信息化管理 工作纳入中心发展规划中来是很有必要的。而要保证信息化 管理工作的顺利进行，重要的是保证良好的工作条件的配 置，如相应的档案存储库房、服务器、统一规范的档案装具、 优良的阅档环境等硬件的投入，以便于规范；在软件方面， 在人员配备的基础上要加强人员的培训和规范化的管理要 求、设置专门的档案管理科室和主管领导，以及良好畅通的 网络管理体系等。2现代化内容，全面开发档案信息资源的来源机构调整后，卫生防病工作成为疾控中心的重头戏，不 断充实完善卫生防病业务档案尤为重要，馆藏量的丰富和优 化与否，是实现档案利用需求的前提条件，是档案管理的基 础。从调查情况看我省各级疾控

4、中心档案室目前收藏数量都 很有限，所以档案人员更要开阔工作思路，深入科室指导，加 强以下内容的收集。历年主要传染病流行趋势预测、传染 病疫情爆发流行调查处理及分析的总结性报告;人群免 疫、免疫接种质量的效果评价及重大异常反应、接种事故的 调查处理、分析和总结性报告;主要传染病病原学及血清 学监测分析与总结;重大疫情、食物中毒及饮水污染的调 查处理、分析和总结性报告;微生物学、卫生理化和毒理 检验技术性总结;病媒医学昆虫各项监测工作总结以及专 题性调查分析;健康教育与健康促进专题性总结；针对 卫生防病工作的建设性、指导性，管理性、综合性论述以及 学术论文等。特别是对核对无误的疫情材料和各种疫情统

5、计 报表等资料采用档案室集中统一管理的形式，按一文一件操 作规范统一编目，并确定保管期限为永久，然后将数据录入 档案管理系统软件保存，做到有序化且有目可查。疾病预防控制机构是集疾病预防控制卫生监督监测健 康教育科研培训于一体的公共卫生体系，其信息资源是疾病 预防控制工作者实践业务工作的重要支柱疾病预防控制机 构档案部门应加强档案信息资源的开发，利用馆藏的信息资 料和检索工具，对档案信息进行分析研究筛选加工整理归 纳，有效进行深加工，以便于查找利用；根据预防医学的不 同学科，对机读档案进行分类，编制各类检索目录，准确迅 速全面地查找档案，实现档案信息资源的快速利用，提髙工 作效率。3现代化管理，

6、健全档案管理的规章制度疾病预防控制档案大致可以分为文书业务会计设备声 像实物等类，一般多采用中心档案室和科室两级管理的模 式，由中心领导主抓档案管理工作，中心档案室设专职档案 员负责全单位档案的整体管理工作，统一管理各种门类和载 体的档案，全面负责档案的收集整理保管利用统计鉴定和销 毁等工作各科室设兼职档案员应由中心档案室管理的档案， 各科室整理立卷后向中心档案室定期移交；科室档案由科室 内兼职档案员在年终整理装订立卷后存科室备查，在保证单 位内重要资料得到有效保存的同时，也使得科室档案内容的 延续性使用的便利性得到了保障档案员在学历和专业方面 应满足一定的要求，必须具备公共卫生档案管理计算机

7、管理 等知识和技能同时，要建立健全疾病预防控制档案的管理制 度，并将其纳入有关部门和人员的岗位责任中纳入年末绩效 考核中，统一规范档案的收集归档保管利用等操作流程，规 范档案管理行为，做到有法可依有章可循应保证档案室的基 础设施建设水平，配备现代化的计算机、打印机、移动硬盘 等办公设备及充足的档案装具。4现代化服务，提高档案信息的利用率档案管理的最终目的就是利用，发挥出它潜在的经济效益和社会效益因此，疾病预防控制机构档案部门要多渠道多 途径地开展档案信息服务工作，使档案为疾病预防各项工作 服务首先要改变长期以来单一的借阅模式，改变以往坐等上 门的封闭式服务方式，扩充服务内容，更新服务手段，开展 多种形式的档案信息开发利用工作，积极主动热情地为疾病 预防控制工作服务如可直接或间接参与课题组的研究工作， 配合研究任务分工收集整理有关课题的档案资料其次要优 化综合档案室的硬件环境，接入计算机网络，实现档案信息 资源共享，使借阅者不用到档案室就能查阅档案目录，减少 查阅时间，提高利用率。参考文献1 李翠兰加强疾控档案管理提高中心服务水平j. 中国中医药现代远程教育，