数字档案室创建中纸质档案扫描工作探究

1、    数字档案室创建中纸质档案扫描工作探究    李宜江 摘要：数字档案室的纸质档案扫描工作主要是将纸质的文本稿件通过扫描的设备转化数字格式便于储存、记录和传输。在扫描工作过程中，需要对前期工作进行完善，比如对于扫描任务的分配，避免遗漏和重复，对于扫描设备各个参数的调试和控制，对工作计划中不同工作人员的配合流程等。同时需要在扫描过程中注重存在的质量问题、安全问题以及相应的规格和流程。通过进一步的优化扫描工作各个环节，才能将纸质档案扫描工作做到更加完善。本文对扫描工作开展过程中的各个环节进行多个方面的探究，对需要注重的问题进行逐一探讨，希望能够促进扫描工

2、作的顺利开展。关键词：数字档案室;纸质档案;扫描工作一、档案扫描的准备工作（一）清楚任务的分配对档案扫描工作的整体工作量以及相应工作的先后顺序和优先级要进行清晰的规划和了解，对于数字档案室中各方面的档案内容以及各部门对应的档案信息，要做好归类处理，避免在扫描期间出现部门文件的放置和排列混乱的现象。对于自身工作能力以及扫描的效率和质量有较高的认知能力，以便在工作任务分配时对于进度的安排以及整体任务的分解更加合理。这样能够避免工作规划不周出现的赶工以及周期延迟的现象，不仅能够提高档案工作的质量，同时也确保时效性。因数字档案馆的人力资源和物力资源有限，应该充分的做好前期任务的分配工作，在有限的工作条

3、件下，将档案扫描工作进行紧急度和重要度的等级分类，突出重点，使扫描工作能够发挥出更高的作用和意义。（二）优化扫描设备档案扫描工作需要搭建一套完备的硬件系统和软件操作系统，硬件系统包含电脑、扫描仪以及刻录机等设施，而软件只要是指在对应电脑系统中安装的扫描软件以及数据处理、传输等相应的软件。因数字档案管理以及纸质档案扫描工作对于扫描的质量以及效率逐渐提升，具有较高的要求，因此在扫描工作中运用的各种设施需要跟随时代的变化进行一定程度的升级，从而使工作能力得到有效的提高。与此同时，需要注重培养和提高工作人员的专业素养，能够熟练运用对应的扫描设备以及数字信息处理系统，使设备的性能发挥最大化，另外对于设备

4、的维护和保养工作有一定的认知，从而保障设备能够处于最佳的工作状态。（三）扫描工作注意事项用于扫描的纸质档案大部分为装订成卷的状态，需要将档案进行拆分，随后才能使用扫描仪进行自动化高速扫描。在拆分档案时，需要格外注重档案纸质可能会对人体造成划伤以及磨伤的危险，使用专业的器具进行拆线，并且对于拆线的速度需要进行控制避免拆线速度过快，却扫描速度无法匹配，造成档案混乱以及积压的现象，因此需要拆线工作和扫描工作为多位工作者进行协同工作。最后需要考虑到档案的损坏或者电子文件的时效破坏等问题，做好针对性的抢险修复工作，确保纸质文件和电子文件处于安全可靠的状态。（四）规范工作责任和流程档案扫描工作涉及多种文件

5、的信息安全，因此需要对相对应的工作责任以及流程进行明确的划分，从而确保不同的工作环节能够得到可靠的管理和档案安全保障。使所有的档案扫描工作者明确所担负的责任，并且对应相应的管理文件以及章程有深入的了解，从而在工作过程中避免触及对应的错误。此外，需要对具体的扫描工作进行流程化和制度化，能够使工作的衔接更加完善，比如扫描档案具有一系列借阅、扫描、上传、归还等多种手续，加强每一工作环节的规范性。最后，其具体的操作流程应该符合对应的数字信息化技术规范等文件的要求。二、扫描工作开展过程中应注意的问题（一）把控扫描的全面安全性对于实体的纸质版文件，在库房的存取过程中可能因反复的摩擦以及温度、湿度的变化使文

6、件受到破坏，应该注重工作的条件符合文档储存的需要，并且严格控制扫描环境中水、火、电等多种因素的安全性，避免因水瓶、打火机以及设备的热量等外界因素对纸质文档造成的破坏。在扫描工作期间，避免进行饮食抽烟等活动，并且要做好文档的保密以及安全防盗工作。在扫描过程中尽量使用未联网的计算机，避免一些未知的储存媒介，比如u盘和移动硬盘在扫描设备上的插拔，防止木马以及其他计算机病毒的侵入破坏文件以及盗取信息。 如设备中已经感染相应的病毒，对数据造成了一定的损坏，应及时的做好杀毒以及恢复数据的工作，避免后续造成进一步大范围的影响和破坏。最后要注重文件的安全以及保密等级，必要时签署文件扫描保密协议，从而防止文件信

7、息的传播泄露，避免相应单位造成较大损失。（二）控制扫描的质量根据具体扫描文件的质量要求，进行扫描质量的控制，比如对扫描参数中的分辨率、亮度、对比度、饱和度以及对应的文件输出格式均要进行调整和控制，使扫描工作各项参数符合对应的质量标准。做好对扫描数据完整性审查工作，做到随时检查与定期抽查相结合，谨防漏扫或重扫的现象，使数据造成不完整或不规范。此外，做好数据信息的质量控制。对于由于机器及操作原因致使数据极不清晰而无法使用的，要重新扫描。对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，发现不符合要求时，应重新进行纠偏、旋转等图像处理。需要严格控制扫描出现的噪点，并且使档案中的印章等关键信息内容保障清晰度。（

8、三）落实工作人员的保障措施一是合理制定扫描工作量，工作量的制定既要考虑到档案部门对扫描工作进度的需求，又要兼顾扫描人员自身的承受能力以及技术熟练程度。二是及早介入相关职业病防护，指导扫描人员应戴上口罩，以隔绝因翻动档案而产生的灰尘霉菌减弱混杂气体对人体呼吸道的刺激，避免因长期使用扫描仪、电脑产生辐射，比如头痛耳鸣、神经衰弱视力下降等症状出现。三是落实相关经济补助措施，充分肯定扫描人员的辛勤付出，物质奖励和精神鼓励并重，体现以人为本的工作理念。三、结束语综上所述，扫描工作涉及多个部分，对于不同的环节均要注重工作的安全和质量。要确保纸质档案扫描工作前期的规划和准备的充分性和合理性，按照相应的规章制度科学的开展，加强纸质档案和电子文件的信息保密性，调节合适的扫描参数，注重工作的质量，从而不断提升数字档案室的工作能力和水平。参考文献：1 张焕旭. 数字档案室创建中纸质档案扫描工作探究j. 兰台世界， 2013（s