科技档案培训

1、科技文件管理一、科技文件概念： 是记录和反应科学技术活动，传递科技思想的文字、图表、声像等文件材料的总称。理解：1.是人们在从事科技、生产活动中产生、形成的，是科技、生产活动全过程的真是记录和反应。明确科技文件产生、形成的领域，有助于区分科技文件与一般文件材料的界限。2.是科技、生产活动的直接记录。直接记录和反应科技、生产活动的全过程和结果，是第一手材料，有助于科技文件和科技资料的区分。3.是处在科技活动的现实使用过程中，还没有转化为科技档案。是指导科技、生产、建设活动的一句，具有现行效用，有助于了解科技文件盒科技档案是同一事物的两个不同发展阶段。4.科技文件的产生与形成，是以国家的专业技术政

2、策、标准、规范为指导，是以有关行业、企业的标准化、规范化制度为依据的，凡是定稿的科技文件，一般都要履行严格的审签程序。二、科技文件的基本类型：1、图样科技文件：机械制造也基本图样（零件图、装配图、总图、安装图、系统图、表格图、外形图等）、建筑工程图样（总平面图、平面图、泡面图、立面图、大样图、竣工图）、其他专业性的图样（地质图、气象图等）2、文字科技文件：机械工业产品文字材料（设计任务书、技术协议书、技术条件、研究试验大纲、研究试验报告、标准化审查报告、试制总结、鉴定书等）、基本建设工程文字材料（设计任务书。可行性研究报告、设计概算、工程预算、开工报告、施工组织设计、竣工决算、竣工报告等）、其

3、他方面的文字材料（科学研究、地质文字材料等）3、其他形式的科技文件：配套目录、图样目录、明细表、汇总表、装箱单、设计变更单、工艺卡片、设备保养记录卡、设备事故记录单、工程验收单、材料试验等。4、非纸质载体的科技文件：电子文件（图像文件、多媒体文件、数据库文件、计算机程序、光盘等）、声像文件（录音、录像及样品、试验等非纸质载体类型的各种科技文件）三、科技文件的特点：1、专业技术性：任何一项科技活动都是在一定专业分工的范围内进行的。2、成套性：在科技活动中围绕一个独立的工作项目所形成的全部科技文件的总和。（一个新产品的研发与试制、一个工程项目的设计与施工、一个课题的研究等）任何项目都是以一个独立的

4、对象进行的，一个项目内各个阶段、程序之间都存在有机联系，而项目内各阶段、程序之间同样存在有机联系，只有成龙配套才能准确的反应项目工作的全过程。在文件整理、保管及利用等方面起着重要的规定和制约作用。3、更改性：科技文件在各个专业领域的活动中，处在形成、使用的动态过程中。如一个产品或建筑工程在生产和建设的过程中，为满足用户的需要，而进行工艺、设计的改性，这就要对相应的科技文件进行不断的修改、补充，从而准确反映产品、工程等客观变化的实际。4、通用性：个科学、专业的相互依赖性增强和标准化工作的不断发展，给科技文件的通用性奠定了基础。如标准化很高的电子和机电产品，在其产品系列范围，大部分零件可以互换通用

5、。利用原有的科技文件，不仅可以提高产品质量，而且可以加速、缩短产品研制的周期。如建筑工程设计部门，新设计一个项目工程，经常套用已有的科技文件，特别是套用标准设计图纸的情况更多。5现实性：是科技文件从某项科科技、生产活动的开始到完全结束，都自始至终发挥着作用，它指导现实的科技、生产活动，如实地记录和反映科技、生产的全过程。是领导决策、制定方案，指导科研、设计、生产活动的依据。四、科技文件的编制：1、科技文件编号：由代字和代号组成，代字统一用汉语拼音字母，代号用阿拉伯数字。1）科技文件编号方法：两种基本类型，项目结构编号法和分类编号法A.项目结构编号法：在一定的项目范围内（一个产品型号或一个项目工

6、程），按照科技文件所反映的隶属关系、结构关系及有机联系进行编号。包括产品隶属编号法和工程结构编号法。产品隶属编号法：是按照产品结构的关系，在产品范围内进行编号。如一个产品由若干部件和零件组成，而科技文件的编号，就是按照这个产品及其各个组成部分的隶属关系进行编号。 零件k528.1-001 零件 k528.1-002 零件 k528.1-003产品k528部件k528.1 产品型号-结构组成部分代号-零件序号工程结构编号法：也叫工程设计编号法。指在具体的工程项目范围内，按工程项目的设计过程和内在联系进行的编号。工程项目代号 2001设计阶段（施工图设计）代码2001-s 专业（结构）代号2001

7、-S-J 属类（基础部分）代号2001-S-J .1设计顺序号2001-S-J.1-002 B、分类编号法：是将一个专业、一个系统或一个企业的全部科技文件（如产品、工艺装备、建筑工程全部科技文件），按其性质、特点、用途、专业采用十进制分类方法进行编号。这种要按预先编制好的分类方案进行，实行全国同行业统一分类，一般由专业主管部门编制的。2）科技文件编号与科技档案编号的区别：区别：科技文编号是单份文件或单张图纸为单位进行的，科技档案的编号是以保管单位（案卷）为单位进行的。联系：科技文件编号是编制科技档案号的基础，科技档案编号可利用科技文件编号的一部分。2、科技文件更改方法1）工业产品科技文件的更改

8、方法:A.底图的更改：划改（将底图上需要改动部位的尺寸、文字等用细实线划掉，在改动部位右上方填写新内容，并标注更改标记，注明更改次数和该次更改的处数，更改完成后在底图右下角的更改标记栏内填注更改的名称、代号、更改内容、日期、姓名）如：表示某张底图第二次更改了一处。 60 更改前 70 B1 60 更改后刮改（将底图需要更改部位的内容，用刮削的方法将原来内容去掉，然后填注新内容，并填上更改标记，更改完成后在底图右下角的更改标记栏内填注更改的名称、代号、更改内容、日期、姓名）如表示某张图纸第一次更改了二处。 960 更改前 A1 A2960更改后B.复印图的更改底图划改，对复印图也相应划改或晒印新

9、图，旧图作废。底图刮改，对复印图一律更换新图，旧图作废。五、科技文件审签程序：1、设计-科技文件产生后，在提交审查前，设计人员应该对科技文件认真复查，经确认无误后，签字。2、描图-在描图员描制样图后，应对所描绘的底图认真检查经确认与原图、无误后，签字（CAD绘图不存在此程序）3、校对-在设计、描图完成后，由设计人员、描图人员互相检查、校对，发现问题，及时更改。4、审核-由主任设计员或主任工程师负责对全部图样和科技文件进行技术审核。5、工艺审核-工艺部门按照工艺要求及生产、施工条件对科技文件进行审查，以弥补设计上对工艺考虑不足的缺陷，且对设计结构技术要求提出更改建议。6、标准化审查-标准化部门根

10、据有关的标准进行审查，审查是否贯彻现行标准和有关技术政策，以保证科技文件的质量，并提高其标准化程度。7、会签-组织设计、生产、施工等各有关专业部门共同审查科技文件，以减少差错，审签部门或人员对会签的科技文件有关部分的正确性和完整性负责。8、审批-由设计师对重要的科技文件进行审查，对设计上的重大技术问题负责审定，并由总工程师批准执行。机械产品科技文件的审签程序：序号科技文件名称设计校对组长工艺审查标准化审查室主任总设计师1总装配图12345672图样目录12343图样明细表12344产品技术条件1234565图样封面123456组件图1234567产品工艺汇编12348产品研制总结1234569

11、标准化审查报告12345六、科技文件管理措施：1、“三纳入”和“四同步”管理三纳入：将科技文件的形成和积累纳入科技、生产、基建工作计划；纳入科技、生产等工作程序；纳入有关部门和人员的工作职责；四同步：下达任务的同时提出文件材料归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定文件材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果及科技人员提职考核时，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。2、将科技文件的形成，积累列入考核范围3、应从归档的角度对科技文件标准执行情况进行监督、检查。七、科技文件的整理主要内容：对形成的科技文件进行鉴别；把鉴别后应归档的科技文件组成保管单位

12、；对组成的保管单位进行编目和装订。1、科技文件的鉴别工作：完整性鉴别（在整理归档前，首先应按项目收集齐全，完整成套，不能缺项，归档率=实际归档的科技文件总数/应归档的科技文件项目总数*100%，完整率=实际归档的文件份数/应归档的文件份数*100%）、准确性鉴别（一是科技文件应该同它所反映的科技、生产活动的对象一致；二十同一个项目的科技文件之间在内容上保持一致，如底图和蓝图保持一致，相关的图纸应保持一致，准确率达到要求，准确率=实际归档的文件准确份数/应归档的文件准确份数*100%）2、科技文件的立卷：归档的科技文件不应是一堆杂乱无章的材料，也表示单份文件或单张图纸，而是经过系统整理、组成的保

13、管单位。是科技文件整理的核心内容，此项工作应由有关科技部门承担。1）复制图的折叠：将案卷内不同尺寸的科技文件按要求折叠为统一的幅面（图纸A4）。对图纸幅面为A4规格的集中折叠方法：需要装订成册的复制图：首先沿短边方向折叠，再长边方向折叠 5 1 2 3210不装订成册的复制图：两种方法，可以沿短边方向折叠，或沿长边方向折叠成A4规格，使标题栏露在外面。2）组织案卷：案卷的基本特征：是一组具有有机联系（本质特征，不是毫无相关的文件材料的随意组合）、价值和密级大体相同的科技文件材料的集合体。案卷内的科技文件有一个相对的数量界限。文件页50A4-150A4张（包含折叠的）。在一个案卷内当价值和密级放

14、生矛盾时，应以保持文件有机联系为主，要在维护文件有机联系的前提下，再考虑按不同价值组成案卷，价值小的服从价值大的，保管期限一律从长（定期：10、30年，永久）采用卷、册、盒保管，A1-A5平放，大于A1的要卷放。组卷要求：科技文件内容必须要准确、真实，应齐全、完整（不要重复），载体和书写材料要符合耐久性要求。组卷方法：产品、设备仪器文件（特别是图纸部分），按其不同的部件、结构、系统分别组卷。基建工程的科技文件，按不同专业分别组卷。如建筑、结构、电气、水暖等不同专业组成，各专业的科技文件是有机联系的，可分别组卷。产品、设备（一机一档）、基建方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反应不同问题、名

15、称，分别组卷。对于同型号的多台设备随机文件，不必每台复制一套组卷、归档，只需归档一台全部随机文件材料，其他设备的案卷，注明这些随机文件在哪一卷即可。随着产品和设备的更新、改进，工程或设备维修、管理，会形成和补充一些新材料，不必对前期已形成并已组织好案卷的科技文件重新拆卷，应单独组织案卷。对产品、工程设计及专用设备中采用借用图、标准图、通用图，也不必复制一套组卷，只需在卷内目录或备考表中注明所采用的图纸名称、图号及归档号即可。技术改造和技术引进项目中的成套科技文件可以不拆散组卷。3）卷内文件的排列：目的就要体现和反映卷内文件之间的客观联系。有图样目录的图纸：按图样目录的顺序进行。没有图样目录的图

16、纸：总体到局部的关系排列、隶属关系排列（产品-组件-部件-零件）4）文字材料的排列：按重要程度排列：重要的在前按时间顺序排列：按逻辑关系排列有译文的资料：译文在前，原文在后图文混合材料的排列：文字材料在前，图样在后3、科技文件案卷编目：通过编目来固定案卷内科技文件的为，揭示其内容，便于日后利用和查找。程序（书本）：1）编写页号：单面的科技文件在右下角编写，双面的文件正面在右下角，背面的在左下角编号。图纸编写在标题栏外面,没内容不编号，1张图纸无论多大，只给一个编号。案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外），卷内备考表不编号。2）填写卷内目录：是案卷内每一份科技文件的明细表（16k或A4）卷内文件

17、目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注凡有图样目录，只作为科技文件的首页，不得代替卷内目录。卷内目录排在案卷科技文件的首页之前3）填写卷内备考表：是用来记载和说明归档前和归档后案卷内科技文件材料基本情况和变化情况的表格（16k或A4）卷内备考表互见号说明：本卷内共有 件， 页。立卷人： 年 月 日检查人： 年 月 日互见号：填写反应同一内容而载体形式不同并另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并加括号。案卷使用情况说明：是科技文件归档以后，在案卷使用过程中对该案卷变化情况需要说明的问题（材料缺损、更改、补充、移出、销毁等）。卷备考表排列子案卷内科技文件的尾页之后。互见

18、号（档号）案卷封面的编制：案卷封面印刷在卷盒的正表面，也可采用内封面形式。 档号：（档案的分类号和顺序号如C.X2014-01）档案馆号：案卷题名（不超过25个字为宜，简明、概括完整） 立卷单位：全称 起止日期： 保管期限： 密 级：案卷题名三部分构成：项目的名称、代字、代号；项目的组件、部件、专业、阶段的名称、代号；科技文件的名称。例北京市档案馆工程竣工图。4、案卷装订的要求可采用装订（用卷夹）和不装订（卷盒）两种形式不装订形式案卷，要在每份文件首页加盖“档号章”。档号章包括档号和件号。八、科技文件的归档1、科技文件的归档范围：凡是直接记述和反映单位科技、生产活动的，具有现实和长远保存价值的

19、科技文件，都应列入归档范围。产品的归档范围：产品开发研制报告、可行性分析报告等，设计过程中的各种零件图、部件图、标准图、说明书、合格证等，产品的试验报告、质量、技术经济分析、标准化审查报告等，工艺工装图样、工艺规格和标准、工艺卡片和技术文件等。设备归档范围：购置设备申请、合同、评审、随机文件等。设备仪器的安装、调试和验收过程中形成的各种技术性、凭证性文件。自制设备仪器的各种装配图、部件图、零件图和技术文件。设备仪器的操作规程，设备运行、维修、保养、重大事故的记录等。设备改进、技术革新文件，设备报废申请等文件资料。2、归档时间：文件归档通常在文件形成使命结束后归档。在项目全部结束时限期归档，适用

20、周期不太长的科技文件材料。在项目工作阶段或项目子项结束时间归档。适用规模较大的项目。按年度归档随时归档3、科技文件的归档份数凡是需要归档的科技文件，一般是归档一份，但重要的、适用频繁的应归档两份以上。4、科技文件归档的手续编写归档情况简要说明：本项目的名称、任务来源，主要任务和实施过程、技术水平、经济效益、社会效益，文件材料的完整、准确、系统情况，项目负责人等填写归档文件移交清单：即移交目录，交接双方各留一份，以备考查。科技档案管理企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建、管理及管理活动形成的队国家和社会具有保持价值的应当归档保存的科技文件材料。科技文件是科技档案的前身，档案是

21、文件的归宿。档案的特点就是型号成套，是有机联系的整体。产品档案：技术协议书、合同、可行性报告、图样材料、技术文件、产品样本、说明书、质量证书等工艺档案：工艺方案、工艺流程图。生产工艺、技术操作规程、工艺装备图样（夹具、量具、模具等）、技术定额。工艺技术总结等标准档案：从等级上分：国家标准、国际标准、部颁标准和企业标准;从类型上分，基础标准、产品设计标准、工艺标准、工艺装备标准、原材料标准等。一、科技档案的后记工作科技档案收集工作要求：遵循集中统一管理科技档案的原则：不应分散在各业务部门，应集中统一管理。遵循科技档案的自然形成规律：要根据生产、建设等活动的工作程序和科技 文件材料形成的过程，具体

22、规定归档范围、归档时间。保证科技档案的完整、准确，是保障档案收集的关键。二、科技档案的整理工作1、内容就是有档案部门对收集来的科技档案，按照其形成的规律和特点，进行科学分类、系统排列及编目的工作。（系统整理-对案卷的分类、排列 和科学编目编档号、编目录）2、遵循的原则是科技档案的自然形成规律，保证科技档案材料之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对科技档案进行分门别类的整理，以便保存利用。3、科技档案分类方案的编制首先了解和掌握库藏科技档案的内容够成和形成特点，其次确定分类标准和方法，第三设置科学、合理的类目体系，并以文字叙述或图表的形式将其表达出来。具体步骤如下：1）根据库藏档案的基本

23、种类设大类。种类：如产品、设备、基建等。2）在每个大类中，根据科技档案的内容构成和形成特点，按照已确定的分类标准和方法，进行类系展开，设置相应的上位类和下位类，形成不同的类别层次，构成完整的类系。如基建档案按照建筑使用性质分：生产性、辅助性、非生产行建筑等。3）给每一个类目以固定的代字或代号，如设备档案用“S”为代字。4）将形成的类目体系用文字叙述或图表的形式表达出来。5）撰写说明。指出分类方案的编制依据、分类标准、类目的代字和代号的使用方法。这样形成一个完整的科技档案分类方法。4、科技档案分类方法1）工程项目分类法：适用基本建设档案分类2）型号分类法：适用对产品档案盒设备档案分类3）时间和地

24、域分类法：按照科技档案形成时间或档案内容所反映的时间特征分类。适用气象、水文、地震等4）专业分类：适用对象和内容标准化、通用化或互换性较强的科技档案。5）课题分类法：适用于科技档案。5、科技档案案卷的排列案卷排列与分类有着密切的关系。在排列方法上首先对科技档案进行初步分类，然后在各种类别的档案内部按其特点特征进行系统排列。如对档案先按种类分为产品档案、基建档案、设备档案等，再对每类档案按照其性质进行排列。1）分类排列法。按照科技档案案卷的内容及科学分类体系对案卷进行排列。2）流水号排列法。按照科技档案案卷在登记表中等级顺序号排列。具体如下：产品类案卷按照产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工

25、艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序或按产品系列或结构系列。设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等。 6、科技档案号的编制科技档案号，由代字（用汉语拼音字母）和代号（阿拉伯数字）组成。科技档案号应力求简洁，不要复杂，最好设置三个层次。如：序号科技档案种类名称以声母为代字以字母自然排列顺序为代字1产品档案CA2设备档案SB3基建档案JC确定档号编制结构，填写档号 档案号由分类号+顺序号组成如产品档案号C.M6014.01 案卷顺序号 产品型号 产品档案代字设备档案号S. c620 .01 案卷顺序号 型号 专业代号7.科技档案检索工具的编制科技档案的鉴定工作就是鉴别科技档案的现实的和历史的价值，根据价值的大小确定保管期限，把失去保存价值的科技档案提出销毁的工作。1)保管期的判定由科技档案的价值量决定。凡是在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的科技，应该永久保存。凡是在一定时期内具有利用价值的科技档案，都可以定期保存（长期或短期）。凡是介于两种保管期限之间的科技档案，其保管期限一律从长。运用上述三条原则，要特别注意把好划定永久和销毁这两关口。2)科技档案价值鉴定的步骤：一般情况下，应根据科技档