董事长秘书岗位规划201503

1、15XXX集团有限公司董事长秘书岗位规划编制： 审核： 审批： 时间：2015年03月01日目录表章节号标题或内容页次1岗位自画像2岗位职责3职能实现评估4职能改善计划52015年度改善计划6岗位素质模型7岗位素质测评8个人成长计划15第一节岗位自画像一、 组织关系定位二、 职能定位1、 主要职能：维护总经理形象，规范总经理行为，为总经理提供完备的秘书服务。2、 需要接受的监督和指导日常工作需要接受主管总经办的执行副总的监督和指导，原则上要求做到过程有记录、定期有总结。第二节总经理秘书岗位职责岗位名称：董事长兼总经理秘书直接上级：执行副总直接下级：无发展方向：行政管理类部门经理如客服经理、资源

2、管理经理、行政部经理、总经理助理等岗位任务是总经理手和眼睛的延伸，维护总经理形象，规范总经理行为，为总经理提供完备的秘书服务。岗位职责1、 总经理办公室环境维护建立管理标准和流程，时刻保持总经理办公环境的赏心悦目和井然有序。2、 总经理客人来访接待根据客人的类别、性质，建立来访接待基本礼仪和接待流程，确保来访接的有序性，提高客户满意度3、需要总经理签署审阅的报表、文件的收集整理、送审、传递、归档。3.1、根据总经理授权，会同相关部门确定需要总经理签署的流程性文件的送审和审批标准收集、复核、整理文件，并根据轻重缓急安排送审，确保总经理工作的有序性3.2、逐步完善需要总经理审阅的职能报表体系，为总

3、经理进行经营决策及时获取全面的内部信息。3.3、收集整理各种行业政策、信息，期刊杂志，并定期整理成简报，为总经理提供决策提供全面的外部信息。4、总经理办公会议管理及会议决议跟进参与总经理办公会和其他需要总经理参与的会议，做好记录并跟踪会议决议执行。5、公司公章及总经理印信管理建立公章和总经理印信使用审批制度，并做好日常使用登记，确保安全、有序使用。6、总经理个人行程安排根据事情的轻重缓急和日常工作的需要，合理安排总经理个人行程，确保工作的有序性。7、总经理或执行副总安排的其他事物。按要求做好总经理或其他上级主管安排的其他事务。第三节职能实现评估职能落地评估管理责任改善策略规划管理督导执行1、

4、总经理办公室环境维护建立管理标准和流程，时刻保持总经理办公环境的赏心悦目和井然有序。1、建立管理标准2、根据标准建立管理措施2、 总经理客人来访接待根据客人的类别、性质，建立来访接待基本礼仪和接待流程，确保来访接的有序性，提高客户满意度1、建立接待标准2、接待流程3、需要总经理签署审阅的报表、文件的收集整理、送审、传递、归档。3.1、根据总经理授权，会同相关部门确定需要总经理签署的流程性文件的送审和审批标准收集、复核、整理文件，并根据轻重缓急安排送审，确保总经理工作的有序性1、总经理权限表2、流程文件送审要求和审批标准3、文件送审管理要求3.2、逐步完善需要总经理审阅的职能报表体系，为总经理进

5、行经营决策及时获取全面的内部信息。1、根据各部门规划职能报表名录2、确定报表格式，及申报时效3.3、收集整理各种行业政策、信息，期刊杂志，并定期整理成简报，为总经理提供决策提供全面的外部信息。1、外部文控管理2、总经理简报制作说明4、总经理办公会议管理及会议决议跟进参与总经理办公会和其他需要总经理参与的会议，做好记录并跟踪会议决议执行。1、 总经办公会会议管理办法2、 需要总经理参会的管理流程3、 会议决议执行记录，及扣分标准（管理层季度考核分） 5、公司公章及总经理印信管理建立公章和总经理印信使用审批制度，并做好日常使用登记，确保安全、有序使用。1、行政及执行副总确定管理及考核标准6、总经理

6、个人行程安排根据事情的轻重缓急和日常工作的需要，合理安排总经理个人行程，确保工作的有序性。1、总经理行程安排说明及安排原则2、各项目详细说明及具体管理措施7、总经理安排的其他事物。按要求做好总经理安排的其他事务。第四节职能改善计划1、 改善规划2、 不重复：根据岗位定位，做好董事长秘书工作需要的岗位支持职能落地评估管理责任职能支持规划管理督导执行1、 总经理办公室环境维护1、执行副总协助建立管理标准2、清洁工及办公室助理，前台文员协助做好执行工作2、 总经理客人来访接待3.1、根据总经理授权，会同相关部门确定需要总经理签署的流程性文件的送审和审批标准1、行政总监拟定总经理权限表2、执行副总建立

7、需要总经理审批的文件的送审标准和审批标准3、执行副总组织人力，财务部门确定各部门职能报表内容及格式要求3.2、逐步完善需要总经理审阅的职能报表体系，为总经理进行经营决策及时获取全面的内部信息。3.3、收集整理各种行业政策、信息，期刊杂志，并定期整理成简报，为总经理提供决策提供全面的外部信息。1、执行副总提出具体要求4、总经理办公会议管理及会议决议跟进参与总经理办公会和其他需要总经理参与的会议，做好记录并跟踪会议决议执行。1、 会议决议需经执行副总审核后发布2、5、公司公章及总经理印信管理建立公章和总经理印信使用审批制度，并做好日常使用登记，确保安全、有序使用。1、行政及执行副总确定管理及考核标

8、准6、总经理个人行程安排根据事情的轻重缓急和日常工作的需要，合理安排总经理个人行程，确保工作的有序性。1、执行副总协助确定总经理工作项目列举，轻重缓急标准，及安排原则2、每天行程表需经执行副总签字3、瓶颈疏导瓶颈事项现状说明改善措施时间不够1、流程性工作可要求办公室助理协助执行2、接待及信息收集工作可委托前台协助能力瓶颈1、执行副总会同行政副总根据岗位素质模型，拟定个人成长计划4、聚集改善嘿嘿，这就是你今年的年度计划！第五节2015年职能改善计划编制单位：总经理秘书 编制时间：2015年03月21日 审批： 审核： 确认： 制表：总经办序号项目项目/目标序号措施责任人协助人1季度2季度3季度4

9、季度备注1流程文件送审标准及审批标准总经理权限表1确定总经理人事，财务，经营权限表及说明行政总监执行副总权限执行盘点2根据权限表，盘点权限行使情况执行副总行政总监3授权形式改善计划及落实4委托执行权限稽核流程文件送审标准及审批标准5需要总经理审批的流程文件送审标准和管理流程执行副总相关部门6总经理审批时效，及审批注意事项流程文件初步把关7根据送审标准和审批标准进行，复核，整理文件和总经理行程安排总经理秘书执行副总2职能报表职能报表规划1根据各部门职能和管理现状确定各部门需要申报的职能报表执行副总财务经理2表格设计，编号，归档，及申报责任人，申报时效执行副总相关部门报表收集3根据管理要求跟踪报表

10、申报，并对不按时或不按格式提交的记录好作为考核依据董秘办公室助理整理归档4建立历史报表档案（纸质和电子档案）3总经理行程安排安排原则1按日周月盘点需要总经理处理的各种事项， 执行副总董秘2明确各事项做处置原则和时效说明，并与总经理达成一致3根据轻重缓急对各种事项进行排序，提炼出排序原则 疏通沟通管道4建立总经理与各层面员工的沟通管道董秘执行副总行程安排5每周进行一次行程安排表，并提交执行副总审批后执行。异常情况处置6如因临时情况，行程安排有变，及时通知相关部门4总经理简报简报编制计划1确定基本内容，格式，形式董秘办公室助理信息资料收集2明确各类信息收集的相关管理要求和安排简报编制要求3确定简报报出时间，信息反馈等第六节岗位胜任素质模型仅供参考，请根据实际情况调整第七节岗位胜任力测评-请陈总根据案例和其岗位说明书拟定1、胜任力测评流程步骤1：确定素质模型用绩效评价委员会的方式来选定素质项目，和胜任及晋升得分标准步骤2：确定明细项目用