基于精细化管理视角下的高校办公室管理探究

1、    基于精细化管理视角下的高校办公室管理探究    方彬【摘要】知识经济时代，随着我国人才战略的部署与实施，高校作为育人主阵地，迎来了前所未有的发展机遇和挑战，办学规模扩张、生源数量增长等，均对管理工作的开展产生了巨大影响。高校办公室作为连接行政与教学的重要纽带，是管理工作的重要阵地，同时作为服务师生的综合办事部门，將精细化管理理念引入，是实现更大价值释放的关键。本文基于对精细化管理的概述，分析了高校办公室管理现状，并着重就其在精细化管理视角下的发展策略进行探究。【关键词】高校;办公室管理;精细化管理;发展策略高校办公室承载着学校各部门、各院系方方面

2、面的事务，管理水平的高低，直接或间接影响着高校教学、科研、育人等活动成效，一定程度上影响着高等教育事业的发展质量。精细化管理作为一种科学的管理理念及文化，以常规管理为基础，并将之引入更深的管理模式当中，在高校办公室管理中的运用，是做好各项服务的关键支持，进而呈现出高效能的良好工作状态，相关的课题研究备受关注。一、精细化管理概述精细化管理作为一种文化、一种理念，是社会分工细化的产物，更是现代管理的必然选择，将常规管理引向深入的管理模式，以最大限度地减少资源成本投入，并实现更高质量的服务输出。从本质意义上讲，精细化管理是对战略和目标分解细化并落实的过程，从而使之有效贯彻到各个工作环境，对提升整体执

3、行能力作用显著。时至今日，自科学管理之父泰勒提出精细化管理思想以来，其内涵建设愈加丰富，成为现代管理科学的重要构成，为实现企业全面、协调和可持续发展目标奠定了基础。精细化作为一种精益求精的文化追求，讲求专注地做好每一件事情，重细节、重过程、重基础、重落实、重质量，亦是永无止境地追求过程。综合来讲，精细化管理就是把复杂的事情简单化、简单的事情流程化、流程的事情定量化、定量的事情信息化，通过环环相扣的细节操作，实现管理工作的全覆盖。面对我国高速发展的高等教育事业，办公室作为重要的服务支持部门，面临着更加严峻的管理工作，对精细化管理的植入与运用，是实现工作价值最大化的关键。二、高校办公室管理现状高校

4、办公室作为学校管理工作的中枢部门，占据着承上启下、协调左右的重要位置，担负着保证学校各项工作高效运转的重任，对推进高等教育发展作用显著。然而随着高等教育普及化、大众化，高校办学规模持续扩张，办公室的工作牵涉面越来越广，事务性工作构成相当庞杂，相应的工作节奏不断加快，受多重因素影响，导致高校办公室的工作效能不能充分发挥出来，管理实践中出现了种种问题。目前来讲，高校办公室职能定位与社会需求仍存在一定的脱节现象，定位缺项，内部竞争氛围不足，无法有效调动员工的工作积极性、主动性，继而影响了服务输出质量。同时“简政重学”的呼声下，高校办公室岗位编制收紧，相较于愈加庞杂的工作内容，应付突发事务的能力薄弱，

5、导致员工只能粗略分工，责任落实不到位，且岗位交叉问题严重，时常出现相互推诿的现象。另外，高校办公室管理的人力资源配备结构不平衡，出现了很多青黄不接的问题，新进员工的经验积累不足，无法适应岗位工作要求。三、基于精细化视角下的高校办公室管理策略基于精细化视角下的高校办公室管理，是实现高质量服务输出的有效路径，对上述问题的解决有着重要价值。作者基于以上总结，结合实际情况，从不同维度入手，针对性地提出高校办公室精细化管理策略，以供参考和借鉴。（一）打造特色文化。思想观念是行为实践的基础，并融于高校办公室管理文化体系当中，起到了潜移默化的影响作用。精细化管理作为一个精益求精的过程，传导了新的理念和文化，

6、同时作为一种方法，为高校办公室管理发展提供了有效路径。为此，基于精细化管理视角下的高校办公室管理，应当重构内部文化体系，统一领导及广大教职工的思想认识，转变工作思维，将精细化作为重要的行为准则和价值取向，打造特色办公文化，提高工作效能。例如，河南工程学院以岗位职责为切入点，建立并实施了“四个一”的工作思路，以校长办公室为引领，发挥了重要的示范作用。具体来讲，一个工作理念，要求努力成为忠实于理想信念、工作本身和业绩效率的教育工作者;一个工作准则，即以“以人为本”为理念先导，大力推行精细化管理，实现服务优质化;一系列工作要求，依托扁平化的管理工作模式，以严谨负责的工作态度，恪守工作纪律;一种工作形

7、象，包括热情周到的服务形象、高效廉洁的办事形象、合作奉献的团队形象和干净整洁的环境形象。（二）健全规章制度。古语有训，不以规矩不能成方圆。任何时期的管理工作高效展开，都离不开健全规章制度的保障作用，是实现高校办公室精细化管理的关键一环。在具体的践行过程中，要形成完善的管理责任制，从小事做起，从细微处入手，打造人人管理、处处管理、事事管理的全新生态。具体而言，管理人员从精细化的视角切入，审慎当前阶段的高校办公室工作实际，找出其中薄弱环节，制定相应的标准化操作流程，形成制度化体系，并加强对落实情况的检验，永无止境地追求完善。在这样的环境约束下，对高校办公室工作进行层层分解和细化，建立明确的岗位责任

8、制度，对其享有的权利和承担的责任进行详细说明，避免相互推诿，有效规避个别违规操作导致的办公室管理失衡现象，全面提升工作效果。同时，科学导入市场竞争机制，构建一个可行的绩效考核体系，并与员工薪酬、晋升、评优等切身利益相关联，采取定性评价与定量考核、内外部协同参与的运行模式，客观反映员工行为，激励他们最大工作效能的释放。（三）优化办公程序。高校办公室管理以促进教育事业发展为核心，多个部门互动参与，形成了一种既独立而又紧密联系的共生态势。基于精细化管理视角下的高校办公室管理改造，应重视内部联结，强调各科室和部门之间的协调合作，优化办公程序，进而提高工作效率和质量。在具体的践行过程中，高校办公室要深刻

9、领会领导层的决策意图，结合内部管理制度，及时对相关任务进行分解，并落实到各部门或科室，全面参与执行动态监管，及时发现其中存在的问题，有的放矢地进行引导优化，充分发挥自身上传下达的作用，避免各部门和科室因工作重心差异而造成的意见或行为分歧，提高内部凝聚力。同时，有效运用精细化管理办法，对高校办公程序化繁为简，重构操作流程，为辅助领导层决策的高效落实，紧密围绕决策制定的各环节，从调研、实施、综合评价、信息反馈等多方面入手，细化权责分配。另外，逐步优化办公室人文环境，最大限度地整合办公室资源，形成“门常开、人常在”的良好工作状态，增强师生服务体验。（四）加强动态监管。基于上述环节的部署与支持，对高校

10、办公室的动态监管，是实现精细化管理效能释放的必备基础。教职工作为高校办公室精细化管理的主体，其在整个过程中的动态参与至关重要，要以活动为载体，以综合评价、绩效考核为杠杆，有效释放他们的主观能动性，并主动收集师生反馈意见，进行必要的数据统计分析之后，及时反馈给上级领导，更好地支持后续工作的整体部署。从另一个角度来讲，动态监管工作的实施，亦起到一定的激励和约束功能，反映了管理层对办公室人员工作态度和执行效力的期望，为工作指明了前进方向。对此，高校可成立专门的纪律作風专项整顿工作领导小组，实现办公室监管的常态化、动态化，及时发现其中存在的问题，并反馈给相关责任部门，引导和促进其管理升级，最终实现更高

11、质量的服务输出。同时，宏观信息化时代背景下，现代科技的应用为高校办公室精细化管理落实创造了利好环境，通过联网管理，抓牢、抓细、抓严办公室工作建设。（五）提升人员素质。某种维度上讲，高校办公室管理的核心主题是人的管理，从业人员的综合素质素养水平表现，直接影响了该项工作展开成效。尤其是面对愈加复杂的办公室管理任务，对相关岗位员工的专业化建设势在必行。精细化管理视角下，高校对办公室岗位职责进行了明确，并细化了对职工的要求，依托相关考核结果反馈，优化工作队伍结构，包括年龄结构、知识结构、职称结构和学历结构等，聚焦优质化服务，提升整体工作队伍水平。对于普通办公室职员而言，除了具备必要的理论知识储备之外，

12、还需积累丰富的实践工作经验，紧跟时代发展潮流，掌握一定的办公自动化操作技能。为此，结合其实际工作表现，充分发挥高校育人主阵地作用，组织开展多样化的岗位培训活动，不断充实他们的学识涵养，共享行业经验，提升办公人员的执行力水平。而对于办公室管理层而言，需要时刻保持高度的工作责任意识，树立高瞻远瞩的全局观，善于彼此间沟通交互，充分利用精细化管理理论，释放自我价值。四、结语总而言之，基于精细化管理视角下的高校办公室管理发展势在必行。其本身作为一项相对复杂的系统化工程，在实际组织过程中，应高度重视精细化管理文化的植入，依托健全的规章制度约束，细分岗位职责，优化办公程序，促进各部门、科室之间的互动合作，并结合动态监管结果反馈，采取更多有效管理的优化措施，实现更高质量的