公共图书馆业务档案管理强化策略研究

1、    公共图书馆业务档案管理强化策略研究    杨晟摘 要：公共图书馆业务档案的管理能够体现整个图书馆的科学规范化管理水平，对公共图书馆的发展具有重要的意义。目前在公共图书馆业务档案管理中还存在着管理意识、管理模式、管理技术和设施落后等问题，严重影响着业务档案工作的展开和落实。加强对档案管理的重视、完善档案管理制度、提高管理人员综合素质、加快推进业务档案管理的数字化建设都是强化业务档案管理的有效举措。关键词：公共图书馆；业务档案；策略公共图书馆是我国社会主义公共文化服务体系的重要组成部分，体现着社会文明的进步。国家对公共图书馆的建设和发展非常重视。图书

2、馆在建立及实践过程中形成的极具有保存价值的珍贵资料都在公共图书馆的业务范围，公共图书馆业务档案管理是反映图书馆历史进程的最佳见证。公共图书馆业务档案的管理直接关系到整个图书馆科学规范化管理的水平，强化公共图书馆业务档案管理对整个图书馆的发展具有重要的意义。1 公共图书馆业务档案管理的重要性1.1 公共图书馆业务档案管理是图书馆科学规范管理的要求和体现2017年7月，文化部专门印发“十三五”时期全国公共图书馆事业发展规划，对公共图书馆服务水平及业务科学规范管理提出了更高、更明确的要求，这也是公共图书馆严格落实科学规范管理工作的挑战及机遇。公共图书馆的业务档案包括馆内的文书档案、全馆业务档案、各部

3、门档案、个人档案及相关声像实物档案等，这些档案能够体现整个图书馆的管理水平、工作人员工作水平、业务流程情况及服务社会情况，这些方案的规范化直接反映一个图书馆科学规范管理的水平。只有将最基本的业务档案管理规范化，整个图书馆才能向着科学化、规范化的方向发展。1.2 公共图书馆业务档案管理为公共图书馆自身发展提供记录及借鉴公共图书馆业务档案是整个图书馆各项业务资料的总集，记录着一个图书馆的建立、形成与发展，是一笔宝贵的财富。通过查阅、规整、调查、分析业务档案，可以了解图书馆最真实的发展历程，也可以发现图书馆在以往管理中的不足、工作中的纰漏以及取得的成果，为图书馆自身的发展提供借鉴。1.3 公共图书馆

4、业务档案管理为图书馆研究提供一手资料每个公共图书馆业务档案都是其每项业务工作的最真实可靠的第一手资料，这些档案对国家公共图书馆建设规章制度的制定、指导意见的出台以及相关法律的完善都具有重要的应用价值。此外，图书馆业务档案还可为图书馆史料编纂提供极具价值的资料。2 公共图书馆业务档案管理存在的问题2.1 高层领导对业务档案规范化管理意识薄弱很多公共图书馆的高层领导仍然将工作重点放在图书的借阅管理、文书档案管理等方面，而忽略了业务档案的管理工作。导致业务档案管理机制缺失、管理部门职责不清、人员配备不到位、业务档案管理混乱等一系列情况发生。高层领导不熟悉现代业务档案的规范化管理，没有规范化管理意识，

5、整个图书馆将难以实现规范化运营。2.2 业务档案管理模式落后很多公共图书馆由于历史原因和领导重视程度不够，没有形成完善的业务档案管理制度。具体表现在：（一）缺乏专门部门进行统一管理。很多业务档案散落在不同的部门，没有专门的部门进行收集、整理、建档，各部门职责不清，管理方式各异，极易出现档案丢失却互相推脱责任的情况。（二）缺乏规范统一的业务档案管理制度。业务档案的规范化管理体现在档案的收集、整理、保管、开发再利用等各个环节。很多图书馆在收集档案时出现遗漏缺失、整理时不进行合理的分类编目、登记保管时出现混乱、建档后利用率差，都是因为馆内没有制定并严格落实业务档案管理制度。（三）档案管理人员业务水平

6、差。公共图书馆一些档案管理人员并非档案管理专业出身，专业知识掌握薄弱，缺乏系统的业务培训，规范管理意识差，业务水平不达标，工作时常出现失误。2.3 业务档案管理技术和设施落后目前一些公共图书馆在业务档案管理中还采用传统的管理技术，单一对纸质文献进行整理保存。随着信息技术的快速发展，信息化、数字化公共图书馆建设将是大趋势，这种落后的管理技术难以满足时代的要求。3 公共图书馆业务档案管理强化策略3.1 加强相关领导对业务档案管理工作的重视国家应将业务档案管理与公共图书馆绩效考评挂钩，以此加强公共图书馆高层领导在思想上对业务档案管理工作的重视。在分配工作时，应有专管领导负责这项工作，以督促业务档案管

7、理制度的制定、落实及责任考核。只有领导思想上重视，工作中严抓，公共图书馆的业务档案管理才能落到实处。3.2 完善业务档案管理制度业务档案管理工作的顺利展开和进行需要有一套科学、规范的管理制度作为保障。公共图书馆应成立专门档案室具体负责业务档案的管理工作，各部门成立档案组协助档案室落实业务档案的收集整理工作。根据各个图书馆的具体情况，在符合我国档案法的基础上，通过制定相关的业务档案管理办法，明确业务档案收集、整理、保管、借阅、归还等各个环节管理流程，划清各部门负责人档案管理职责，确立职责监督考核制度，真正实现业务档案的统一科学规范化管理。3.3 提高管理人员综合素质“十三五”时期全国公共图书馆事

8、业发展规划特别指出要加强分级培训及基层公共图书馆从业人员培训。针对目前档案管理人员综合素质不高的情况，一是要做好招聘工作，要招聘专业对口，具有大专及以上学历的人员进入工作岗位，积极落实好编制问题，提高工作人员的积极性。二是加大对档案管理人员的业务培训，多组织计算机技术、档案管理等专业技术培训，增加其对档案管理学、图书馆学、情报学等相关学科的综合应用能力。三是加强对管理人员思想政治教育，培养档案管理人员爱岗敬业，认真负责的工作态度。四是严格落实责任考核制度。明确每一个档案管理人员的工作职责，将工作情况与绩效考核严格挂钩，增加档案管理人员的责任意识。3.4 加快推进业务档案管理的数字化建设国家已将

9、数字图书馆推广工程列为我国公共数字文化服务体系建设的重大项目，将加大公共图书馆数字服务设施建设，并配置相应器材设备。这是每一个公共图书馆实现数字化管理的重要契机。将纸质版业务档案转化为电子文档保存，组建档案管理系统，实现档案管理和文件处理形成一体化，可以有效的避免纸质业务档案在整理、保管时的破损遗失，极大的提高档案管理人员的工作效率和管理水平。4 结语综上所述，公共图书馆业务档案管理不仅仅只是图书馆建设一项基本工作，更是公共图书馆科学规范管理的要求和体现。及时发现业务档案管理工作中的不足，采取科学有效的管理强化措施，切实建设好业务档案管理平台，才能更好的助力公共图书馆的建设和发展。参考文献1陳丽萍.公共图书馆业务档案管理工作之我见j.黑龙江史志，2013（11）：194.2张天颖.加