公文写作基础知识培训1024

1、公文写作基础知识培训公文写作基础知识培训部门/Department 中节能工业节能有限公司演讲人/speaker 苏日娜 演讲时间/Time 2012年10月24日聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限Going Green, Investing Green聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn目录目录一、行政公文的分类二、公司文件处理主要类别三、公文写作主要注意事项聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn一、行政公文的分类（一）请示

2、（二）报告（三）函Page 32021/11/19聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn二、公司文件处理主要类别（一）发文：上行文、下行文（二）签报（三）简报（四）内审（五）用印三、公文写作主要注意事项Page 42021/11/19聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn一、行政公文的分类一、行政公文的分类 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、请示、报告、批复、意见、函、会议记要Page 52021/11/19聚合点

3、滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn（一）请示（一）请示1、请示的概念2、请示的写法3、请示写作的注意事项Page 62021/11/19聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn1、请示的概念 请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种，主要用于： 在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要上级公司指示的； 工作中遇到需要上级批准才能办理的事情； 超出本公司职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。 聚合点滴聚合点

4、滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn 2、请示的写法 请示一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成 （1）标题：发文机关名称+事由+文种 标题应做到一题一事，指事具体；应避免以“和、及”连及两事或多事的错误。（2）主送机关。 原则上一份请示的主送机关只能是一个，对主送机关以外的有关上级机关可用“抄送”处理。聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn（3）正文：主要包括请示缘由、请示事项和结语等项内容。 A 请示缘由。即正文的开头部分，需要明确

5、“为什么请示”的问题。一般需要简要陈述情况，写明请示的原因和理由。正文的缘由部分，是上级机关作出答复的重要根据，因此，这部分在写法中要求情况真实、理由充分；同时，缘由部分也是提出请示事项的依据和立足点，如情况不真实，理由不充分，所请示事项就难以立得住，也由此降低了解决问题的可能性。尤其是请求解决的请示，缘由部分要尽量写得详尽些。“根据根据”“”“为了为了”“”“由于由于”“”“随着随着”缘由部分写完，一般用“现就有关问题请示如下现就有关问题请示如下”过渡。 聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn B 请示事项。

6、请示事项是正文的主体和核心部分。 请求指示的，事项部分要明确提出问题和要求。 请求解决的，正文主体部分则应明确提出需要上级支持、帮助或解决的具体事项，同时还应充分考虑到解决的必要性和可能性，解决的要求应提得合理、适度。 请求批准的，主体部分应提供本机关、部门的具体意见、措施、方案，要避免以决断的口吻行文，对本机关的意见、措施、方案等均应表述为“拟”怎么办，而不能表述为“决定”怎么办。Page 102021/11/19聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn C 请示结语。常另起占行。惯用的请示用语有“妥否，请批示

7、” 、“请予批准为盼”、“请予批准”等。但不能使用“以上请示如无不妥，请批转执行”或“妥否，请批转执行”之类的呈转性用语。 聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn（4）落款。请示的落款为请示单位名称和成文日期，请示单位名称一般采用加盖请示单位公章的形式。成文日期为汉字的年、月、日。 “二一二年十月二十四日二一二年十月二十四日” 请示还应该在附注处标明联系人和联系电话，以便于上级机关与请示机关及时沟通。Page 122021/11/19聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investin

8、g Green www. cecep. cn3、请示的注意事项要坚持一文一事； 请示事项必须明确、具体、可行； 不要搞多头请示 ；一般不得越级请示；不要把请示写成报告或请示报告。 范例范例聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn（二）报告（二）报告1、报告的概念2、报告的分类3、报告的写法4、报告写作的注意事项Page 142021/11/19聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn1、报告的概念 报告适用于向上级机关汇报工作、反映

9、情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问等。 报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。 聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn2、报告的分类（1）按照内容划分： 综合报告；专题报告；例行报告。（2）按照目的划分： 工作报告；总结报告；情况报告； 调查报告；会议报告； 建议性报告；检讨性报告。聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn3、报告的写法 报告一般由标题、主送机关、正文、落款四部分组成 （1）标题：发文机关 + 事由 +

10、 文种 （2）主送机关： 顶格标写一个直接上级机关，不能多头主送； 除领导者要求外，一般不能送领导者个人聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn （3）正文：报告目的、报告内容、结语三个部分 开头：对整个事件的状况作概括性说明，可用“现将有现将有关情况报告如下关情况报告如下”过渡到下文。 主体内容： 重点回顾事件进展情况和主要成绩，提出存在的问题，可对今后的工作提出安排意见或表述进一步做好工作的愿望。 结语：使用下列公文术语 特此报告，请审阅。特此报告，请审阅。/ /以上报告，请审阅。以上报告，请审阅。/ /以上

11、报告如以上报告如有不当，请指正。有不当，请指正。聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn（4）落款。报告的落款为单位名称和成文日期，单位名称一般采用加盖单位公章的形式。成文日期为汉字的年、月、日。 “ “二一二年十月二十四日二一二年十月二十四日” 联系人、联系电话要写在日期前 Page 192021/11/19聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn 4、报告写作的注意事项 （1）材料要真实。向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度

12、，如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能报喜不报忧，也不能夸大和虚构。上报的公文应该在调查研究、全面掌握本单位情况的基础上撰写。 （2）除综合性的报告外，都要遵守一文一事的原则。一份报告应只报告一项或一个方面工作的进行情况，尤其是专项报告更应做到专文专用。 （3）严格使用文种，尤其应当注意不要与请示混用。报告事项不得夹带请求事项，否则会因“报告”不需批示或批复，而影响请示事项的处理和解决。聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn请示与报告的相同点和不同点请示与报告的相同点和不同点 相同点： 两

13、者都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。 不同点 时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时；报告写的情况是已做过的，属于过去时； 内容的侧重点有别。请示着重于请示批准；报告着重于汇报工作； 要求有别，请示要求上级必须回复；报告则不必，只供上级参考。 聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn（三）函（三）函1、函的概念2、函的特点3、函的分类4、函的写法5、函的写作注意事项Page 222021/11/19聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Gre

14、en, Investing Green www. cecep. cn 1.函的概念。 函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 函作为公文中的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上比较灵活，不仅可以在平行机关之间行文，还可以在不相隶属机关之间行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题外，还用于向有关主管部门请求批准事项和主管部门答复审批事项。聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn 2.函的特点。 （1）灵活简便，用途较广。请示、

15、批复、商洽工作 （2）内容的单一性。函的主体内容具有单一性的特点，一份函只宜写一个事项。 （3）写作使用多种语气。由于行文方向不一，功能各异，因而函没有统一的语气：商洽工作用商量语气，请求对方回答问题用询问语气，答复对方问题用肯定或否定语气，需要主管部门批准用请求语气。 聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn 3、函的分类 （1）商洽函。用于平行或不相隶属机关之间商量和接洽工作，如商调工作人员、联系参观学习、商请提供帮助和支援等。这是实际工作中最常用的一类函。 （2）询问函。用于平行或不相隶属机关之间询问事宜或

16、征求意见。 （3）告知函。用于主动告知对方某一情况或事项。这是不一定需要对方答复的一类函，目的只在于让对方知悉情况及了解发文机关的意图和要求。这类函的作用及功能与通知相同。 （4）请批函。用于向有关业务主管部门请求批准。这类函的作用、功能与请示相近，区别在于：“函”是请示“有关主管部门”，“请示”是请示“上级机关”。请批函不具备请求指示的功能。 （5）复函。用于回复对方的询问函、请批函和商洽函，即对对方询问的事项、请求批准事项及商洽事项作出答复。聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn 4、函的写法 函一般由标题

17、、主送机关、正文、落款四部分组成。 去函：询问函、商洽函、告知函、请批函 （1）标题 （发文机关名称+事由+“的函”） 复函 （发文机关名称+事由+“的复函”） （2）主送机关：即受文单位，写明全称或者是标准简称，后面加冒号。聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn（3）正文 ：这是函的主体部分，主要包括缘由、事项和结语三项内容。A 缘由。概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将现将有关问题说明如下：有关问题说明如下：”或“现将有关问题函复如下：现将有关问题函复如下：”或“现现就有关问题提出如下建议就有

18、关问题提出如下建议”等过渡语转入下文。B 事项。函的事项部分内容单一，一函一事。无论是相互商洽工作、询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。有的公函，事项涉及的内容比较多，也可以分条列明。C 结语。一般根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“请予函告请予函告”、“特此函复特此函复”等。有的函可以不用结束语。聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn （4）落款。 一般包括署名和成文时间两个

19、项目内容。署名写机关单位的名称，一般使用机关全称或标准简称，并加盖公章；成文时间用汉字写明年、月、日。 “二一二年十月二十四日二一二年十月二十四日”Page 282021/11/19聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn 5、函的写作注意事项 （1）函的写作应注意与相关文种的区别，特别是要区分开与请示的区别。 （2）要注意行文简洁明确，用语把握分寸。特别是平行机关之间的行文，一定要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维，谨小慎微。至于复函，要注意行文的针对性和答复的明确性。聚合点滴聚合点滴 创生无限创生无限 Going Green, Investing Green www. cecep. cn （3）函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。不少单位在处理函件时，误以为它的时效性不强，于是就缓办，有的甚至不办，这样势必会给工作造成损失。所以，函虽然不像“命令”、“通知”等文种那样具有权威性，但它是公务活动中不可或缺的文种，我们应该像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务活动的正常进行。