中国建设银行信贷业务手册III8 信贷档案管理

1、中国建设银行信贷业务手册 第三篇 第八章 信贷档案管理第八章 信贷档案管理8.1 概 述8.1.1 定义信贷档案指建设银行在信贷业务的受理、调查评价、审批、发放和贷后管理过程中形成的具有法律意义、史料价值及查考利用价值的资料，包括合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像、磁盘等。各类信贷业务的档案资料范围（见附件3-8-1）。信贷档案管理是指信贷档案资料的收集、整理、立卷归档和保管的过程。8.1.2管理原则 信贷档案管理实行逐级建档、统一管理的原则。各级行负责收集和管理本级行的信贷档案，每笔信贷业务的全部档案资料原则上集中在经办行。8.1.3 管理部门在贷款本息结清或信贷业务执行完毕以前，由信

2、贷业务部门牵头负责信贷档案管理；在贷款本息结清或信贷业务执行完毕以后，统一移交档案部门管理。各级行信贷业务部门应指定专（兼）职信贷档案管理人员，对信贷档案实行专柜保管，并负责本部门信贷档案的收集、整理、保管和移交归档工作。8.1.4 分类根据信贷档案形成和利用特点，信贷档案可分为管理类档案和经营类档案。8.1.5 保管期限信贷档案的保管期限分永久和定期二种。各类信贷档案的保管期限如下：1.经营类信贷档案的保管期限：凡属于国家重点建设项目和具有史料价值的项目，应永久保管；属于一般大中型建设项目的，应保管15年；属于小型建设项目、流动资金贷款、个人贷款及其它信贷项目的档案材料，应保管5年。2.管理

3、类信贷档案的保管期限为5年。信贷档案的保管期限，从贷款本息结清或信贷业务执行完毕的下一年开始计算。8.2 操作程序8.2.1 整理立卷每笔信贷业务发生后，经办人员应及时将信贷档案材料向本部门指定的档案管理人员移交并办理交接手续，本部门所有信贷档案应集中管理。信贷档案的整理立卷要求如下： 1.信贷档案以信贷项目为单位组卷，材料多的可组成多个卷。卷内资料按信贷业务管理和操作顺序进行排列。 2.属于个人贷款和流动资金贷款等形成材料较少的信贷业务，其档案采取软卷皮方式以卷为单位装订（软卷皮封面格式见附件3-8-2），然后将若干案卷合装一个档案盒（档案盒式样见附件3-8-3），每个档案盒可装若干卷信贷档

4、案。其他信贷档案采取一卷一盒的方式，盒内资料以件为单位装订。3.每个以件为单位装订的案卷，均应编制信贷档案卷内目录（见附件3-8-4）一式二份，其中一份放卷首，另一份作为检索工具，在办理移交手续时随信贷档案一同移交给档案部门。4.以件为单位装订的案卷，每件资料首页的左上角（留出装订线）应编写与卷内目录相一致的件号，同时，每件资料都应在有效张页正面的右上角编写张号（如文件本身有打印页号的，不必重复编写页号）；以卷为单位装订的案卷不编件号，只在卷内每一有效张页正面的右上角编写张号。5.将案卷按照“客户信贷（建设）项目信贷业务发生时间”的顺序进行分类排列。即首先区分不同的客户，然后将同一客户的全部信

5、贷档案按不同的信贷（建设）项目分开，同一信贷（建设）项目下再按照信贷业务发生的先后顺序依次进行排列。6.按照案卷的排列顺序编制归档号。7.按以下要求逐卷填写案卷封面和卷盒脊背各项目：（1）全宗名称及全宗号。“全宗名称”一栏填写本行全称，或将本行全称印制在固定位置；“全宗号”一栏填写上级档案管理部门给定本机构的档案全宗号。（2）经办部门。填写经办该业务的具体部门。（3）档案类别。填写“管理类信贷档案”（简称“管理”）或“经营类信贷档案”（简称“经营”）。（4）客户名称。公司类客户填写单位全称，个人类客户填写姓名。（5）案卷标题。填写标准为：甲方名称+乙方名称+项目名称（或业务品种及用途）（6）合

6、同生效日和到期日。填写信贷合同或证书正式生效和规定期限的到期日。（7）保管期限。按有关保管期限的规定填写。（8）信贷业务办结时间。填写贷款本息结清或信贷业务执行完毕的时间。（9）卷内件（张）数。以件为单位装订的案卷，填写卷内实有文件件数，其数字应与卷内目录“件号”的尾数相一致；以卷为单位装订的案卷，填写卷内实有文件张数。（10）年度。填写归档年度。（11）盒号。填写档案盒排列的顺序号。（12）归档号。填写本部门统一编制的归档号。（13）目录号、案卷号。由档案部门统一编制。信贷档案中的信贷审批会议材料可以一次会议组成一卷，材料多的也可组成数卷。卷内材料以件为单位装订，每一案卷均应填写卷内文件目录

7、，一卷装一盒，然后以会议时间顺序排列案卷并编制归档号。立卷完成后，对于信贷业务从发放至贷款本息结清或信贷业务执行完毕期间形成的后续归档材料，部门信贷档案管理员应随时进行补充归档。 部门信贷档案管理人员对信贷档案资料的齐全完整负责。发现缺件，信贷档案管理人员有权要求信贷业务经办人员按规定补齐。因特殊情况不能补齐的，信贷业务经办人员应对缺件原因作出书面说明。8.2.2 移交归档1.各类信贷业务档案材料均应在贷款本息结清或信贷业务执行完毕后一次全部归档。2.信贷档案每年归档一次。信贷档案管理员应于每年3月底之前，将上一年度执行完毕的信贷业务档案向档案部门移交归档。3.部门信贷档案管理员应将全部归档案

8、卷按照不同的保管期限分开，同一保管期限内再区分不同的客户以及同一客户内不同的信贷（建设）项目，然后按照贷款本息结清或信贷业务执行完毕的先后顺序进行排列。4.移交时，部门信贷档案管理员应按照案卷排列顺序填写信贷档案案卷目录（见附件3-8-5）一式二份及信贷档案移交表一式两份。信贷档案移交表经移交部门负责人、经手人和档案部门接收人签字后，由移交部门和档案部门各执一份。信贷档案案卷目录一份留本部门备查，另一份代替移交清单随信贷档案一同移交给档案部门。各级行档案部门对本行各信贷业务部门移交的信贷档案，应进行统一的分类、排列和编目。信贷档案采用“移交部门保管期限客户信贷（建设）项目贷款本息结清或信贷业务

9、执行完毕的时间顺序”的分类排列方法，即首先按移交部门分类，同一移交部门内按照永久、15年、5年的顺序排列，同一保管期限内再区分不同的客户以及同一客户内不同的信贷（建设）项目，然后按照贷款本息结清或信贷业务执行完毕的先后顺序进行排列。在分类排列的基础上，对同一年度已结清贷款本息或已执行完毕的全部信贷档案，统一编制分年度流水案卷号，并编制信贷档案案卷目录。本级行每年形成一个信贷档案案卷顺序号及一本案卷目录。8.2.3 档案资料的使用 各级行要建立档案借阅管理制度。办理档案借阅时，应按照档案保密和借阅管理制度，严格执行借阅范围和履行借阅手续，保证档案的完整和安全。建设银行保存的各门类档案主要供本行内

10、部使用，外单位人员借用时，需持单位介绍信，并经有关领导批准后方可借阅使用。8.2.4 清退销毁对于保管期满的信贷档案，应由档案部门会同信贷业务部门共同组成的鉴定小组进行鉴定，提出存毁意见。对经鉴定需销毁的信贷档案，应按照总行相关规定执行；对保管期满但仍具有一定查考利用价值的信贷档案，应视情况继续保管三年以上，确无保存价值时方可进行销毁。附件 3-8-1信贷档案的归档范围一、管理类信贷业务档案归档范围（一）客户信用评级报告（或客户评价报告）（原件）、担保评价报告、信贷业务评价报告、项目评估报告、项目评估复审意见书、企业信用等级评定表及证书（复印件）（二）额度授信材料（三）与建设银行签定的信贷业务

11、合作协议（四）企业分立、合并、转制（全套材料）、更名等文件（五）企业主要资产的权属证明材料（六）信贷业务审批会议材料和审批项目清单（七）信贷业务审批通知书、审查表、合规性审核单、审批表（会签审批表）等项目审批材料（八）下级行按信贷业务有关规定报送的信贷项目申报表及附属证明材料。（九）信贷资产风险分类认定工作审批记录及下级行按信贷业务有关规定报送的申报表及附属证明材料（十）呆坏帐核销申报书及附属证明材料，以及地方财政监察专员办事机构审查意见和上级行的审查处理意见（十一）其它需要归档的材料二、经营类信贷业务档案归档范围（一） 基本材料1营业执照或事业、社会团体等机构证明（复印件）2法定代表人身份证

12、明或法人授权委托证明书（原件或复印件）、签字样本（原件），法人代表更换文件，董事签字样本（原件）3法人（组织机构）代码证（复印件）、税务登记证明（复印件）、生产经营许可证（复印件）、产品质量认证书（复印件）等4贷款卡（证）（复印件）、最近贷款卡查询记录和企业信用等级认定书5公司合同或章程（复印件）、成立文件6会计事务所出具的验资报告，企业主要资产明细材料7客户近3年及近期的财务报告（原件或复印件），以及有权部门对年度财务报表的审查证明、8信贷业务申报书9开户证明（复印件）10有权部门批准成立事业单位机构设置的文件（复印件）11客户信用评级报告（客户评价报告）、企业信用等级评定表及证书（复印件）

13、12内部授信材料13信贷资产风险分类认定工作底稿和客户背景材料14与建设银行签定的信贷业务合作协议15企业分立、合并、转制（全套材料）、更名等文件16企业主要资产的权属证明材料17建筑安装企业另需材料：承建资格证书（复印件）、资质等级证书（复印件）、建筑安装企业施工安全资质证（复印件）18房地产企业另需材料：资质等级证书（复印件）、土地使用权证或土地使用出让合同、建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建设工程开工许可证、商品房（预）销售许可证（如有）19外贸企业另需材料：进出口经营权许可证（复印件）、允许持有外汇限额的批文（复印件）20三资企业另需材料：外商企业投资登记证书（复印件）、合资外

14、方的资信调查材料21信贷业务申请书及附件（原件），有效的商品购销合同22董事会等同意申请信贷的证明或具有同等效力的证明（原件）23第三方提供保证所需文件：（1）同意保证意向书（原件）（2）董事会同意提供担保的决议或具有同等效力的证明（原件）（3）保证人基本情况材料，包括：营业执照（复印件）、 法定代表人身份证明（原件或复印件）、签字样本（原件）、 法人组织机构代码证（复印件）、 贷款证（卡）（复印件）、 公司合同或章程（复印件）、 客户近3年及近期财会报告（原件或复印件）、 有权部门批准成立事业单位机构设置的文件（复印件）、 担保评价报告（原件）、履行保证责任通知书24抵押或质押方式所需文件：

15、（1）同意抵、质押意向书（原件）（2）抵押（质）物评估报告（原件）（3）评估单位资格证明（复印件）（4）抵押物（质物）权利证书，如土地使用权证、房屋产权使用证（复印件）（5）有处分权人同意抵押（质押）的证明文件，包括：董事会同意抵（质）押的决议或具有同等效力的证明（原件）、 第三人同意提供抵（质）押的书面申明（原件）、 全体共有人同意抵（质）押的证明（原件）、 海关同意抵（质）押的声明等（原件）、 国有资产管理部门对企业关键设备同意抵押的证明（原件）、其它有权机构同意抵（质）押的证明（原件）（6）抵（质）押人有关身份证明（原件或复印件）（7）抵（质）押物保险单据（原件或复印件）（8）抵（质）押

16、登记证明（原件）（9）质物不予挂失的登记证明（原件）25信贷业务评价报告（原件）26信贷审批决策文件（原件）27各类信贷合同（原件）28各类保证合同、抵押合同、质押合同（原件）29合同审计表（复印件）（如有）30核定贷款指标通知单（放款通知书）31贷款转存凭证（提款通知单）32信贷业务发放（办理）后至回收期间（1）历次信贷资产检查报告及信贷后评价报告（原件）（2）提前还款申请书（3）调整利率通知书（4）信贷到期通知书（5）提前归还贷款通知书（6）催收利息通知书（7）逾期贷款（垫款）催收通知书及回执（8）贷款展期申请书及调查评价报告（原件）（9）展期还款协议书及担保文件（原件）（10）贷款还款凭

17、证或外汇支付凭证（11）不良资产化解专题报告（原件）（12）担保物、偿债物领用、退回、变更保管通知书（原件）（13）起诉通知书回执（原件）（14）涉及诉讼、仲裁等法律文件（原件），包括委托代理协议、起诉状、立案通知书、答辩状、判决书、调解书、上诉状、撤诉申请书、财产保全申请书、支付保全申请书、破产清偿申请书、强制执行申请书、财产处理情况、裁定书及资产管理报告等文件材料（15）还款记录、收回本息结清凭证（复印件）（16）其他需要归档的材料33企业历次重大投资、经营决策、资产重组、兼并等事项对我行信贷资产质量影响分析报告34有权部门下达的下年度投资框架计划或建设单位提出的下年度投资建议计划（复印件

18、）35设备、材料订货合同清单（二）固定资产贷款另需材料1项目建议书原件及批准文件复印件（如有）2可行性研究报告原件及批准文件复印件3初步设计原件及批准文件复印件（如有）4环保、土地、规划、安全生产等部门的批准文件5核准受理通知书、核准批准文件、企业中长期发展建设规划及其批准文件复印件（如有）6项目概算材料（原件或复印件）7项目融资意向（原件）、自筹资金证明、其他银行贷款审批文件或项目其他资金来源证明文件8贷款意向书（含意向性贷款承诺书）、贷款承诺书（复印件）9项目立项计划及年度投资计划及贷款计划下达文件（原件或复印件）10申请政府补助、转贷、贴息的资金申请报告及其批准文件原件（如有）11信贷业

19、务发放（办理）后至回收期间（1）项目建设过程中的各种动态材料（2）项目年度财务计划及财务决算（3）开工报告及批复（如有）（4）竣工验收报告（如有）（5）竣工决算及批复（如有）12贷款经营主责任人报告 （四）房地产开发贷款另需材料1购建住房合同、协议或其它证明文件（复印件）2开发建设项目可行性研究报告及批准文件（复印件）3开发建设项目扩建设计及批准证件（复印件） 4有权部门批准的项目建设、实施和开发的文件和计划（复印件）5开工许可证（复印件）6预售许可证（复印件）（五）商业汇票承兑另需材料1商业承兑汇票留存联（复印件）2商品交易合同3银行承兑协议（原件）、保证金交存凭证（复印件）4垫款通知书5对

20、连续申请承兑的客户，还应保存上一次商品、劳务交易确已履行的证明，如增值税发票（复印件）、货运凭证（复印件）等。（六）票据贴现业务另需材料1申请贴现的商业汇票（正面及背面复印件）2申请人与其前手之间的增值税发票和商品发运单据（复印件），或者其他能够证明票据合法持有的证明3会计部门对票据合法有效性审查的反馈意见及票据真实性查询记录4贴现凭证留存联及贴现业务会审单（复印件）5企业存款帐户对账单（复印件）（七）保证业务另需材料1交存保证金的会计凭证（原件）2出具保函协议书（原件）3反担保函4垫款通知单5收回并注销的保函（原件）6企业存款帐户对账单（复印件）7其它有关材料如投标须知、中标通知、邀请投标通

21、知等（八）信贷证明另需材料银行信贷证明书（原件）出具银行信贷证明协议书（原件）如发放贷款，有关流动资金贷款的所有资料（九）银团贷款另需银团贷款合同（原件）及有关文件（十）外汇贷款另需材料1外汇贷款项目推荐函（原件）2进出口贸易融资额度申请书（原件）3进出口许可证、批文等4一级分行推荐外汇贷款项目情况表5外汇贷款项目备选通知书6外汇贷款项目报批函7地方外汇管理分局委托我行筹资的函8地方外汇管理分局委托我行筹资的批文9不可撤销现汇担保书10不可撤销人民币担保书11不可撤销外汇额度担保书12外汇贷款工贸协议书13设备技术等进口的商务合同及贸易商务合同14外汇借款合同15转贷协议（原件）16进出口贸易

22、融资合同（原件）17配套资金落实情况18项目贷款专户报告19项目贷款工作大事记（十一）汽车贷款另需材料1与建设银行特约经销商签订的购车合同或协议（复印件）2法人购车计划落实证明文件（复印件）3购车发票（原件）、行驶证（复印件）、保险单证（复印件）4购车自筹资金证明及有关车辆、牌照证明文件5有效身份证明（复印件）6借款人稳定经济收入或偿债能力证明（原件）、纳税证明材料7个人客户信用评价报告8还款承诺书（十二）个人住房贷款另需材料1房屋销售许可证（现房）或房屋预售许可证（期房）（复印件）2开发商或售房单位的阶段性连带责任承诺材料（原件3商品房预售合同或商品房出售合同（还款前保存原件，还款后保存复印件）4有效身份证明（复印件）5住房保险单（还款前保存原件，还款后保存复印件）6已交付首付款的有关证明7借款人稳定经济收入或偿债能力证