第文字编辑与表格处理技巧wordPPT课件

1、1、公式编辑 基本操作如下： 单击要插入公式的位置，点击菜单“插入”/“对象”，然后单击“新建”选项卡，单击“对象类型”框中的“Microsoft 公式 3.0”选项，再单击“确定”按钮。 第1页/共72页1、公式编辑 出现公式编辑区的矩形框，同时会显示出公式工具栏，上面有各种数学符号，单击其中的某个符号区会显示出该区所有的数学符号，在“公式”工具栏的上面一行，是150多个数学符号，下面一行则是众多的样板或框架（包含分式、积分和求和符号等）。第2页/共72页1、公式编辑 单击某个数学公式符号，在虚线框中输入变量和数字，另外在虚线框中还可以再插入或嵌入其他的公式符号。输入完成后在公式编辑区之外任

2、意单击即可完成创建公式。 如果要重新编辑已经创建好的公式，可双击该公式，即可进入公式编辑状态进行重新编辑处理。第3页/共72页2、表格基本处理技巧 （1）表格创建技巧 单击要创建表格的位置，在“常用”工具栏上单击“插入表格”按钮，用左键拖动鼠标，选定所需的行、列数，松开鼠标后即可创建表格。第4页/共72页2、表格基本处理技巧 （1）表格创建技巧 单击要创建表格的位置，点击菜单“表格”/“插入”/“表格”，在“表格尺寸”下，选择所需的行数和列数，在“自动调整操作”下，选择调整表格大小的选项，若要使用内置的表格格式，请单击“自动套用格式”，设置好后确定即可。第5页/共72页2、表格基本处理技巧 （

3、1）表格创建技巧 手动绘制方式。单击要创建表格的位置，点击“表格”/“绘制表格”，“表格和边框”工具栏会显示出来，指针变为笔形，要确定表格的外围边框，可以先绘制一个矩形，然后在矩形内绘制行、列框线；若要清除一条或一组线，可单击“表格和边框”工具栏上的“擦除”按钮 ，再单击需要擦除的线。 第6页/共72页2、表格基本处理技巧 （1）表格创建技巧 将文本转换成表格。先按正常方式输入文本，然后在要划分列的位置插入所需的分隔符（逗号、制表符或其他分隔符，注意是英文半角状态的符号），例如，在一行有两个字的列表中，在第一个字后插入逗号或制表符，从而创建一个两列的表格。如果有多行，每一行都要插入分隔符，最后

4、选择要转换的全部文本，点击菜单“表格”/“转换”/“文本转换成表格”命令，在“文字分隔位置”下，单击所需的分隔符选项，如果分隔符是其他符号，则需要在“其他字符”旁输入字符。 第7页/共72页2、表格基本处理技巧 （1）表格创建技巧 将文本转换成表格。第8页/共72页2、表格基本处理技巧 （2）表格编辑技巧 合并单元格 选择要合并的单元格，然后点击菜单“表格”/“合并单元格”，或者单击右键，在弹出的快捷菜单上选择“合并单元格”。 拆分单元格 拆分一个单元格：右键单击该单元格，在弹出的快捷菜单上选择“拆分单元格”，或单击该单元格，然后点击菜单“表格”/“拆分单元格”，再输入要拆分的列数、行数。 拆

5、分多个单元格：选择要拆分的多个单元格，点击菜单“表格”/“拆分单元格”，再输入要拆分的列数、行数，同时可选择是否拆分前合并单元格。第9页/共72页2、表格基本处理技巧 （2）表格编辑技巧 拆分单元格第10页/共72页2、表格基本处理技巧 （2）表格编辑技巧 拆分表格 要将一个表格分成两个表格，请单击要成为第二个表格的首行的行。 单击“表格”菜单中的“拆分表格”。 在表格前插入文本 表格位于文档中第一页的第一行顶端，但又想要在表格之前插入文本 在表格的第一行的左上角单元格中单击，然后按回车键Enter，即可输入文本了。如果左上角单元格中有文本，请将插入点置于该文本之前再按回车。第11页/共72页

6、2、表格基本处理技巧 （2）表格编辑技巧 删除表格 单击表格中任意位置，点击菜单“表格”/“删除”/“表格”命令。 表格在页面中对齐与环绕 单击表格中任意位置，点击菜单“表格”/“表格属性”命令，或者右键单击表格任意位置，在快捷菜单中选择“表格属性”。在“表格属性”对话框中，可设置表格在页面中的对齐方式及文字环绕方式。第12页/共72页2、表格基本处理技巧 （2）表格编辑技巧 表格在页面中对齐与环绕第13页/共72页3、表格的排序与计算 （1）在表格中排序 选定要排序的列表或表格，在“表格”菜单上，单击“排序”，选择所需的排序选项。最多可以按三个关键字进行排序 注意表格的标题 第14页/共72

7、页3、表格的排序与计算 （1）在表格中排序姓名姓名 性别性别 出生日期出生日期 金额金额张三张三 男男1989.1.20 80李四李四 女女1991.2.690王五王五 男男1990.5.12 75姓名姓名 性别性别 出生日期出生日期 金额金额李四李四 女女1991.2.690张三张三 男男1989.1.20 80王五王五 男男1990.5.12 75按金额降序排列 第15页/共72页3、表格的排序与计算 （2）单元格引用与表格的计算 在表格中执行计算时，可用 A1、A2、B1、B2 的形式引用表格单元格，其中字母表示列，数字表示行。 列列行行单元格单元格第16页/共72页3、表格的排序与计算

8、 （2）单元格引用与表格的计算 要计算单元格中的数据时，首先单击要放置计算结果的单元格，执行菜单“表格”/“公式”命令，出现公式对话框。 如果选定的单元格位于一列数值的底端，Word将建议采用公式 =SUM(ABOVE) 进行计算；如果选定的单元格位于一行数值的右端，Word将建议采用公式 =SUM(LEFT) 进行计算。 第17页/共72页3、表格的排序与计算 （2）单元格引用与表格的计算 如果Word提议的公式不是你想要的，可将其从“公式”框中删除（请不要删除等号，如果删除了等号，请重新插入），然后手工输入计算公式。例如，如果需要计算单元格A1和B4中数值的和，公式可输入=SUM(a1,b

9、4)，或输入=a1+b4。第18页/共72页3、表格的排序与计算 （2）单元格引用与表格的计算 如果单元格中显示的是大括号和代码（例如，=SUM(LEFT)）而不是实际的求和结果，则表明Word正在显示域代码，要显示域代码的计算结果，可按Shift+F9。如果更改了引用单元格中的值，请选定该域，然后按F9，即可更新计算结果。 第19页/共72页3、表格的排序与计算 （2）单元格引用与表格的计算 要快速地对一行或一列数值求和，请先单击要放置求和结果的单元格，再单击“表格和边框”工具栏中的“自动求和”按钮。第20页/共72页4、表格与图表 用表格中的数据创建更加直观的图表： 在表格中将文本标签置于

10、首行和最左边的一列，将数字置于其他单元格中。 单击表格，执行菜单“表格”/“选择”/“表格”命令。 执行菜单“插入”/“对象”，然后单击“新建”选项卡，在“对象类型”框中，双击“Microsoft Graph 图表”。 或者直接执行菜单“插入”/“图片”/“图表”。第21页/共72页4、表格与图表 用表格中的数据创建更加直观的图表： “Microsoft Graph 图表”第22页/共72页4、表格与图表 用表格中的数据创建更加直观的图表： 在生成的图表中，将显示图表以及表格中的信息。与图表相关的数据位于名为数据表的表格中。可以通过在数据表上单击单元格和修订数据项在图表中编辑数据。 在图表上右

11、键单击，可设置图表区格式、图表类型、图表选项、设置三维格式等，请自行尝试操作。 单击图表之外Word文档任意处可退出图表编辑返回Word。 如果要对已经生成的图表重新编辑，可双击该图表即可。第23页/共72页4、表格与图表 用表格中的数据创建更加直观的图表： 图表第24页/共72页5、长文档处理技巧 制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是页面设置和样式设置。页面设置决定了页面布局、节的起始位置、奇偶页页眉和首页页眉等，直接决定最终的页面排版与打印效果。而样式设置则决定着文档中标题、题注、正文等的格式，影响着文档的章节组织，同时充分利用样式可以减少许多重复性的工作，使文档格式统一、整齐。第25

12、页/共72页5、长文档处理技巧 不同的篇章部分一定要分节，而不是分页。通过分节可以更多地控制各篇章的页面设置（页码、页眉、页脚、纸张方面等）。 使用大纲视图来编辑和管理长文档，大纲视图可使文档层次结构更加清晰，使文档具有象文件菜单一样能逐层展开的结构，能使阅读者很快对文档的层次和内容有一个从浅到深的了解，从而能快速查找并切换到特定的内容。第26页/共72页5、长文档处理技巧 使用主控文档来组织需要分别独立的文档。 使用Word的主控文档可以较好地组织好长文档，可以把各个章节独立保存，将各个章节划分为子文档，通过主控文档管理它们，既可以在子文档中分别编辑，又可以在主控文档中对子文档进行新建、删除

13、、查看、合并、拆分、设置格式等操作。此外，还可以在通过网络建立主控文档，实现多用户协调工作 第27页/共72页5、长文档处理技巧 使用主控文档来组织需要分别独立的文档。 大纲工具栏（右侧是主控文档相关按钮）大纲工具栏（右侧是主控文档相关按钮）大纲中文档的不同层级（可折叠、展开）大纲中文档的不同层级（可折叠、展开）第28页/共72页5、长文档处理技巧 使用索引和目录可以轻松地在长文档中浏览、定位和查找内容。Word提供了自动创建目录的功能，大大方便了编辑目录的操作，而且使用这个功能创建的目录可以对于文档内容的改变自动更新。第29页/共72页6、标题样式处理 样式就是应用于文档中的文本和段落的一套

14、统一的格式特征，它能迅速改变文档的外观。在长文档中应用样式时，可以快速使文档中的相同文本或段落具有统一的外观格式 ,不仅可以提高效率，可以保证格式的一致性 第30页/共72页6、标题样式处理 Word中有预先设置好的样式，用户也可以自己创建新的样式，通过“样式和格式”任务窗格可以创建、查看和应用样式。 Word中的样式主要有： 段落样式：控制段落外观的所有方面，如文本对齐、制表位、行间距和边框等，也可能包括字符格式。 字符样式：影响段落内选定文字的外观，例如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。 表格样式：可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。 列表样式：可为列表应用相似的对齐方式、

15、编号或项目符号字符以及字体。第31页/共72页6、标题样式处理 （1）应用样式 把光标定位在要使用样式的段落中任一位置，或者选定要应用样式的多个段落，然后单击“格式”工具栏中“样式”列表框，在打开的下拉列表框中选取一种样式名，所选文字和段落的格式、版式会按照样式来自动重新设置排版。第32页/共72页6、标题样式处理 （1）应用样式 执行菜单“格式”/“样式和格式”命令，在打开的样式和格式窗口中，从中选择一种合适的样式应用到所选文字和段落中。其中，样式名后带符号的是字符样式，带符号的是段落样式，带符号的是表格样式，带符号的是列表样式。第33页/共72页6、标题样式处理 （2）修改与新建样式 打开

16、“样式和格式”窗口，找到要修改的样式，左键单击该样式，在弹出的菜单中选择“修改”。 如果是系统预置的样式，则不可以删除，也不可以修改其样式类型。第34页/共72页6、标题样式处理 （2）修改与新建样式 如果勾选中“添加到模板”，则该样式将添加到Word的默认模板中，其他文档也可以使用该样式，如果勾选中“自动更新”，则对该样式的修改将就自动应用到所有应用的地方。 第35页/共72页6、标题样式处理 （2）修改与新建样式 在“样式和格式”任务窗格中，单击上方的“新样式”按钮，打开的“新建样式”对话框与“修改样式”对话框相同，各项设置也一样，还可以设置新建样式的类型。第36页/共72页6、标题样式处

17、理 （3）标题样式 标题样式是应用于标题的格式设置，在Word中有9个不同的内置样式：标题1到标题9，分别对应标题的不同层级，应用了标题样式以后，就可以在大纲视图中通过标题来查看文档的层级结构，进行折叠与展开操作，此外还可以利用标题来自动编制文档的目录，非常方便。在长文档的组织中，标题样式是必不可少的。第37页/共72页6、标题样式处理 （3）标题样式 选中要应用标题的段落，通常是文档中作为标题的部分，如第一章、第一节等，然后应用标题1至标题9的样式，一般对章标题应用标题1样式，对节标题应用标题2样式，其他依此类推即可。 也可以自己创建新的标题样式，方法是在新建样式窗口中输入自己的标题名称，名

18、称要与系统内置标题不一样，如我的标题1等，样式基于标题1，后续段落正文，然后设置自己想要的格式，下一级标题相应的要基于标题2来新建，依此类推建立自己的标题样式。第38页/共72页7、目录组织 目录是文档中标题的列表。可以通过目录可以快速了解文档的是主题内容及其层次结构，并且可以通过目录快速定位到相应标题内容，可以方便地浏览全文。 要创建目录必须使用标题样式，可使用Word中的内置标题样式和大纲级别格式来创建目录。如果想使用自己的标题格式，则可以应用自定义标题样式。 在指定了要包含的标题之后，可以选择一种设计好的目录格式并生成最终的目录。生成目录时，Word会搜索指定标题，按标题级别对它们进行排

19、序，并将目录显示在文档中。第39页/共72页7、目录组织 单击要插入目录的位置，执行菜单“插入”/“引用”/“索引和目录”。在打开对话框中单击“目录”选项卡，在这里可以设置是否显示页码、页码是否右对齐、标题与页码间的前导符，在“格式”下拉框中单击可选择现有模板样式或系统预置好的样式如古典、优雅、流行等样式，在右边还可以设置显示的标题级别。 第40页/共72页7、目录组织 目录通常显示在文档的主标题与正文之间，如文档结构为：文档主标题、作者名、内容简介、前言、目录、第一章、第二章，在目录中的标题名及页码通常是从第一章开始，第一章的第一页的页码应为1，如果第一章前面有内容（如文档主标题、作者名、前

20、言等），则其页码就不是从第1页开始，此时，我们需要通过插入分节符的方式把正文、目录、前言等区别开来，分别编页码。第41页/共72页7、目录组织 在需要插入目录的地方，执行菜单“插入”/“分隔符”，选择分节符类型下的“下一页”，让目录部分在新的一页上开始，确定之后，输入“目录”并设置其格式。然后再把光标移至第一章标题前面，再插入“下一页”分节符，这样正文从第一章开始也作为独立的一个节。第42页/共72页7、目录组织 在正文第一章第一页，执行菜单“插入”/“页码”，设置页码位置、对齐方式，勾选中“首页显示页码”，单击其左下角的“格式”按钮，在打开的页码格式对话框中，设置页码的数字格式等，此时一定要

21、在下方页码编排中选择“起始页码”为1，这样正文页码就从第1页开始编码了。第43页/共72页7、目录组织 正文页码编好后，光标移动至目录区“目录”文字后，执行菜单“插入”/“引用”/“索引和目录”，然后设置目录格式，确定之后即可根据正文标题样式建立目录，且正文目录页码是从1开始。第44页/共72页8、页面与页眉页脚设置 （1）页面设置 页面设置是对文档的页边距、纸张和版式的设置。 选择菜单“文件”/“页面设置”命令，将弹出“页面设置”对话框 “页面设置”对话框中包括页边距、纸张、版式和文档网格四个选项卡。第45页/共72页8、页面与页眉页脚设置 （1）页面设置 “页边距”选项卡可对文档页面边距和

22、页面的方向进行设置，如图所示。在这里可以对页面上下左右的边距进行调整，既可以使用微调按钮进行微调，也可以直接输入相应的数值，还可以设置装订线的位置，在这里设置可以对打印内容进行精确定位，尤其适合于套打。第46页/共72页8、页面与页眉页脚设置 （1）页面设置 “纸张”选项卡是对将要打印的文档要用的纸张进行设置，一般情况下使用默认值即可。A4大小的纸是最常用的纸张，除非使用的不是A4纸，否则无须设置。对于某些不是标准尺寸的纸张，可通过自定义大小来设置。第47页/共72页8、页面与页眉页脚设置 （1）页面设置 “版式”选项卡中最常用的莫过于“页眉和页脚”选项组。现在很多单位对文档的要求都提高了，很

23、多文档，特别是多页的文档，对首页及奇偶页都有所要求，如要求首页没有页眉，要求奇、偶数页面的页眉和页脚设置不同等。第48页/共72页8、页面与页眉页脚设置 （2）页眉与页脚 页眉和页脚是文档中每个页面页边距的顶部和底部区域。可以在页眉和页脚中插入文本或图形，如页码、日期、时间、公司徽标、文档标题、文件名或作者名等，这些信息通常打印在文档中每页的顶部或底部。第49页/共72页8、页面与页眉页脚设置 （2）页眉与页脚 1）选择菜单“视图”/“页眉和页脚”，弹出“页眉和页脚”工具栏，如图所示。此时文档页眉页脚处在编辑状态下，同时正文中的内容将暂时关闭编辑。插入页码插入页码插入页数插入页数设置页码格式设

24、置页码格式插入日期插入日期插入时间插入时间页面设置页面设置显示显示/隐藏文档文字隐藏文档文字链接到前一个链接到前一个在页眉和页脚间切换在页眉和页脚间切换显示前一项显示前一项显示下一项显示下一项第50页/共72页8、页面与页眉页脚设置 （2）页眉与页脚 2）从图中可以看到光标在页眉处，此时可以根据需要输入和编辑页眉的内容。 第51页/共72页8、页面与页眉页脚设置 （2）页眉与页脚 2）从图中可以看到光标在页眉处，此时可以根据需要输入和编辑页眉的内容。 第52页/共72页8、页面与页眉页脚设置 （2）页眉与页脚 3）如果需要输入页脚，可以单击飘浮工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮，或直接单击页

25、脚区，然后输入和编辑其内容。 4）取消页眉页脚效果时，可以直接将页眉页脚的内容删除，这样打印时将不会出现页眉和页脚。 5）如果退出页眉页脚编辑状态，单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮即可关闭。第53页/共72页8、页面与页眉页脚设置 （2）页眉与页脚 插入自动图文集。 “自动图文集”是把某些使用频率较高的文字、图形或其复合体以词条形式保存起来，使用时直接插入即可，不必再重新输入文字或插入图形。Word软件自带有一部分常用的自动图文词条，页眉页脚的词条如图所示。第54页/共72页8、页面与页眉页脚设置 （2）页眉与页脚 插入页码和页数。 在插入页码页数时，如果不用特别设置，直接单击页眉和页

26、脚工具栏中的按钮即可插入页码和页数。 一般情况下，只插入页码和页数时，只有两个数字并列在一起反而让人不知道是什么，所以插入时都会输入一些辅助的文字，如“第1页 共10页”，或者1/10等。 插入之后，还可以直接选中插入的页码，在Word主界面的文字工具栏处设置页码的字号字体等格式。第55页/共72页8、页面与页眉页脚设置 （2）页眉与页脚 插入页码和页数。 页码格式还可以进行自定义设置，单击工具栏中的“设置页码格式”按钮可以弹出“页码格式”对话框 第56页/共72页8、页面与页眉页脚设置 （2）页眉与页脚 为奇偶页创建不同的页眉或页脚。 单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。 在“页眉和页脚

27、”工具栏上，单击“页面设置”。 单击“版式”选项卡。 选中“奇偶页不同”复选框，然后单击“确定”按钮。 如果必要，请单击“页眉和页脚”工具栏上的“显示前一项” 或“显示下一项” 以移动到奇数页或偶数页的页眉或页脚区域。 在“奇数页页眉”或“奇数页页脚”区域为奇数页创建页眉和页脚；在“偶数页页眉”或“偶数页页脚”区域为偶数页创建页眉和页脚。第57页/共72页9、打印设置与套打技巧 （1）基本打印设置 1）选择菜单“文件”/“打印”，快捷键是Ctrl+P，弹出“打印”对话框 第58页/共72页9、打印设置与套打技巧 （1）基本打印设置 2）副本用于设置打印的份数，默认打印一份，如果取消选中“逐份打

28、印”复选框，则按页来打印，即如果打印3份，那么会先打印出3份第一页，然后再打印3份第二页。而选中“逐份打印”的情况是，先将第一份全部打印出来，然后再打印第二份和第三份。 3）缩放区是打印时的缩放设置。如果想在每张纸上打印2页或是4页甚至更多页内容，可以在“每页的版数”下拉列表框中进行选择，默认为“1版”，可以设置为“2版”、“4版”等。如果想改变纸张大小来打印，可在“按纸张大小缩放”框中，单击所需选项，例如，可将B4纸型的文档打印在A4纸型的纸张。第59页/共72页9、打印设置与套打技巧 （2）双面打印 有些打印机可自动进行双面打印（自动双面打印）；有些打印机则允许您手动重新插入纸张，以便在另

29、一面上打印（手动双面打印）；还有一些打印机根本就不支持双面打印。要确定打印机是否支持双面打印，可以查看打印机手册、与打印机制造商联系或通过单击“打印”对话框中的“属性”来检查打印机的属性。第60页/共72页9、打印设置与套打技巧 （2）双面打印 对于有些打印机，可以使用“打印”对话框中“打印机”下的“手动双面打印”复选框。Word 将显示的所有页面打印在纸张的一面，然后提示您翻转纸张并重新将纸张放入打印机。 对于不支持双面打印的打印机，只能通过手动设置来双面打印： 单击“文件”菜单中的“打印”。 在“打印”对话框的左下角，单击“打印”框中的“奇数页”。 打印完奇数页后，翻转纸张，再单击“打印”

30、对话框中的“偶数页”。第61页/共72页9、打印设置与套打技巧 （3）套打 套打是工作中经常会碰到的情况，例如发票、票据、请柬、证书、财务表格等等，需要在这些载体上固定的位置把文字内容打印上去，但又不能与原有的其他内容重叠以免破坏原来的版面信息。 在Word中实现这样的套打是较为烦琐的事情，因而很多教材、书籍都刻意回避了这个问题。本节中将为您详细介绍在Word中实现套打的技巧。第62页/共72页9、打印设置与套打技巧 （3）套打 扫描后套打。 将要套打的原件进行扫描，而且是1：1的比例，即100%的比例，以保持其原样。 扫描好后，在Word中插入扫描图片，将其版式设为浮于文字上方或浮于文字下方

31、，使之可以移动。 如果原稿不是标准纸张，如不是标准的A4等，还需要事先用直尺之类的工具量好其尺寸，由于一般的直尺都是采用厘米为单位，因此在Word中最好也把度量单位设为厘米 第63页/共72页9、打印设置与套打技巧 （3）套打 扫描后套打。 把度量单位设为厘米 打开菜单“工具”/“选项”，在“常规”选项卡下，将度量单位改成厘米，并且不选中其下面的两项，这样就会变为以厘米为单位，因为一般WORD默认像素为单位，不直观也不便于调整。作了这个修改以后，所有的这些设置值都会变成以厘米为单位，可以进行细微的调整了。 第64页/共72页9、打印设置与套打技巧 （3）套打 扫描后套打。 接下来，打开页面设置对话框，将纸张大小设置为原稿尺寸大小。调整图片位置使其正好覆盖整个页面，但不要改变图片大小。 插入文本框，同时把画布取消，将文本框版式设为