探析交通建设项目档案管理

1、探析交通建设项目档案管理摘要：交通建设项目是保障城市佳通运输体系得以 高效发展的基础，近些年我国的经济依然处在发展的关键时 期，为保证经济发展的持续性，交通建设项目的数量和规模 都是不断上升的趋势，但是因多种因素的影响使得交通建设 项目的复杂程度也越来越高，为确保交通建设项目的顺利开 展，完善相应的管理工作很有必要，其中档案管理就是一项 非常重要的内容，其在项目建设过程管理、运营管理及维修 改造等工作中能发挥很大的作用，因而很多管理人员开始重 视交通建设项目档案管理，鉴于此，文章以此为基础展开详 细的论述关键词：交通建设；档案管理引言档案管理在交通建设项目中具有非常重要的作用，其贯 穿在整个交

2、通项目建设的过程中，从项目确立时协议合同， 到建设中的报表等，再到各种验收文件等等这些内容基本上 可以说都是由档案管理者进行管理的。最重要的是经过交通 建设项目档案管理，还能给后期交通建设项目有的养护、改 造等提供原始资料，还能对项目建设过程进行统筹规划与监 督管理，进而保障项目建设的真实完整性以及系统性，最终 能在一定程度上提升项目建设的质量和效率一、交通建设项目档案管理工作性质分析交通建设项目档案管理是按照项目档案组卷规定，全面 的整理并归档交通建设项目中所产生的所有文件资料。交通 建设项目的档案管理是从项目的立项开始到最后的竣工验 收这样的全过程档案管理，通过项目档案管理能了解到项目 建

3、设的进度、质量、安全以及成本等内容的有关信息。结合 以往的实践研究可知，交通建设项目档案管理的主要功能体 现在以下两点：第一，能提供项目建设质量、项目决策以及 项目建设考察的依据以及证明，能对有关学术研究起到一些 促进作用；第二，能为项目建设、后期维护改造、管理材料 提供基础依据二、交通建设项目档案管理的特点第一，专业性强。交通建设项目的档案管理涉及的内容 很多，比如会牵扯到工程建设、经济管理以及材料分析等方 面的内容，管理员应该对这些专业知识进行有效的整合，然 后合理的应用在档案管理中，这同样就体现了对档案管理人 员的高专业水平与学习能力要求，档案管理人员要灵活的依 据相关专业知识保证交通建

4、设项目档案管理的顺利进行。第 二，周期长。通常情况下交通建设项目的建设周期都很长， 可以说交通建设项目就是一个庞大的工程，完成项目建设的 所有工作需要很长的时间。交通建设项目，比如高速公路工 程从考察批复到竣工最少需花费3年时间，而且档案管理是 从项目开始就进行的，一直贯穿在项目的始末，因此使得交 通建设项目档案管理周期就比其他行业长一些。第三，涉及 的单位比较多。交通建设项目的建设过程需要考虑很多的因 素和法律法规，涉及政府部门、设计单位、施工单位、监理 单位等单位，这些单位的文件资料下发或者传递基本上都是 由档案管理人员整理保存的。第四，载体的多样性。在科技 发展的带动下，现阶段的交通建设

5、项目档案形式早已不再是 “白纸黑字”类型的了，更多的是电子档案、录像照片等， 载体的多样性在一定程度上也增加了管理的难度三、交通建设项目档案管理的要点内容1、建设初期管理要点建设初期的档案管理十分重要，直接关系着后期档案管 理的正确性。在建设初期，交通建设项目单位应该先报送了 档案管理登记表，然后交通建设项目档案管理中心应该结合 有关管理流程将管理信息录入系统，同时建档。然后开展档 案检查会议，明确项目档案编制依据，同时依据项目建设当 地城建档案馆的要求，审核施工、监理合同中有关档案整理 的条款、规章制度及档案管理人员的资质，确保审核内容通 过后：第一，建立交通建设项目档案管理工作组；第二，及

6、 时制定有关竣工文件资料的编制办法；第三，明确档案管理 工作的责任制；第四，制定档案管理工作的计划，还有制定 相应的奖惩方案。这一阶段的管理难点是竣工文件资料的编 制办法。因很多交通建设项目都是政府投资的，代建企业不 是建设项目的法人，交通建设的档案最终会流向当地的城建 档案馆，所以文件资料的整理要求和归档范围应该同时兼顾 交通部门与当地的城建档案馆2、施工阶段的管理要点施工阶段的档案管理是确保项目档案管理不会走“弯 路”的基础保证。重点应该进行的是文件资料的同步形成、 收集以及整理，建设中还应该结合实际进行检查和培训。在 交通建设项目的建设中，档案管理中心应该和建设单位保持 有效的沟通，以此

7、优化建设方案，比如在某交通建设项目中， 该项目建立了首卷管理制度，然后还将其和项目档案预立卷 制度结合起来，进而有效的提升了项目档案同步整理和归档 的效率。而且结合检查纪要显示，在项目建设进度达到70% 时，符合标准的案卷已高达6000余卷（总案卷数是13672 卷），且有关内容还有效的录入到三维数字化信息平台中， 通过三维数字化信息平台能清楚的了解关联文件的形成情 况，这样就能及时了解项目档案管理进度。这一阶段应该注 意的是：质量监督站检查中可能会影响施工用表数量，进而 对施工单位和监理单位的文件首卷中文件数量造成一些影 响，所以，档案管理中心在同类文件还没有完全形成前最好 不要编打页码，以

8、免出现返工问题3、交工验收阶段管理要点按照有关要求，交通建设项目的施工单位及监理单位在 交工验收时，一定要完成相应的档案收集、整理及归档工作。 档案管理中心要和相关部门在交工前一个月进行档案管理 的专项检查，同时形成检查意见。考虑后期案卷的理顺工作, 对已完成交工的案卷，暂不装订，也不编页码，但是要完成 监理、施工单位的案卷目录和档号编制，还要提交自检报告。 交工验收阶段的核心问题是变更审批的影响因素较多，档案 管理中心不仅要提醒建设单位加快变更审批速度，还要强化 对竣工图绘制的管理，确保竣工图绘制的准确性4、专项验收阶段管理要点专项验收阶段档案整体编制基本已经全部完成，此时应 该进行汇总整理

9、。档案管理中心在此阶段应该完善相应的检 查工作，检查工作的重点应该在交通建设项目档案的完整性 上，另外还要重点检查竣工图，这是整个检查的核心，还要 从从变更修改到标注进行系统的抽查，以此保证竣工图编制 符合要求5、竣工验收管理要点在交通建设项目的竣工验收中，档案管理中线应该安排 专门检查建设单位是否依据专项验收中的整改意见落实改 正的内容，还要把这些内容汇报给竣工验收委员会结束语综上所述，交通建设项目档案管理是一项综合性很强， 但是意义又很重要的工作。为保证交通建设项目档案管理效 果的有效发挥，要求档案管理人员要先了解交通建设项目档 案管理工作的性质，同时明确还要交通建设项目档案管理的 特点，最后要重点把握交通建设项目档案管理的要点内容， 只有这样才能保证交通建设项目档案管理的有效性，进而实 现档案管理和项目建设的协同进行，最终促使我国的交通建 设项目得到高效持久的发展参考文献：1 郝瑞秀铁路建设项目档案管理存在的问题及对策 研究j兰台世界，2015, s3： 99-100.2 刘志辉，范洪源.如何提升高速公路建设项目档案管 理工作水平的