时间管理精品

1、gec china 课课程介程介绍绍时时 间间 管管 理理 的的 陷陷 阱阱时时 间间 管管 理理 的的 方方 法法时时 间间 管管 理理 小小 贴贴 士士3认认 识识 时时 间间 管管 理理124时时 间间 管管 理理 技技 能能 提提 升升5gec china 一、 认识时间管理1、时间管理学的发展简史、时间管理学的发展简史2、时间的特性、时间的特性3、时间可否管理、时间可否管理4、时间管理的原因、时间管理的原因5、时间管理的要素、时间管理的要素gec china 1、时间管理学的发展简史第一代着重利用便条与备忘录第一代着重利用便条与备忘录第二代强调长第二代强调长/中中/短期日程表，反映出

2、时间短期日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要性管理已注意到规划未来的重要性第三代注重优先顺序的观念，将有效的时间第三代注重优先顺序的观念，将有效的时间和精力加以分配，争取最高效率和精力加以分配，争取最高效率第四代在于个人管理。注重提高个人生活和第四代在于个人管理。注重提高个人生活和工作的质量。帮助平衡发展工作和生活中的工作的质量。帮助平衡发展工作和生活中的不同角色，并且全盘规划日常生活。不同角色，并且全盘规划日常生活。gec china the clock and the compass时钟与罗盘l将自己的幸福建立在控制一切事情的能力上是徒劳无益的。我们的确可以控制自己的选择，但是我们

3、控制不了选择所带来的结果。l时间管理不是给你提供另外一个时钟，而是给你一个罗盘因为比速度更重要的是前进的方向gec china 一百年前，一百年前，你不是你，我不是我，你不是你，我不是我， 一百年后，一百年后，没有你，也没有我。没有你，也没有我。 2、时间的特性、时间的特性gec china 2、时间的特性供给毫无弹性供给毫无弹性无法蓄积无法蓄积无法替代无法替代无法失而复得无法失而复得gec china 3、时间可否管理v 我们无法我们无法“管住管住”它，不让它流它，不让它流逝逝“子在川上曰：逝者如斯夫！子在川上曰：逝者如斯夫！”v “人生一世，草木一秋人生一世，草木一秋”gec china

4、4、时间管理的意义1. 明确自己的使命并制定一个有推动力的明确自己的使命并制定一个有推动力的未来设想，它不仅赋予你生活的意义和未来设想，它不仅赋予你生活的意义和目标，而且实际上就是你生活的根基所目标，而且实际上就是你生活的根基所在。在。2. 如何兼顾和协调你在生活中充当的各种如何兼顾和协调你在生活中充当的各种角色角色gec china l如何保持一种使你能够将首要事情放在首位的远见。l如何在面临选择之际进行智慧决断l如何将自己的每个星期变成一个螺旋上升的学习和生活过程4、时间管理的意义gec china 要賺多少钱才够用？你想过吗？w时间就是金钱时间就是金钱l我们需要什么呢？gec china

5、 l 房 子 买一栋象样点的房子，包括装修约买一栋象样点的房子，包括装修约 50 万万gec china l 车 子买辆还算安全的车约买辆还算安全的车约 15 万万约十年换一次车约十年换一次车加上保养、各项税金、罚金等等加上保养、各项税金、罚金等等150012月月30年年15万万3100 万万gec china l 孩 子想生几个孩子呢？只生一个好想生几个孩子呢？只生一个好培养一个孩子到大学毕业需要约培养一个孩子到大学毕业需要约30万万不包括留学（哈佛一年约不包括留学（哈佛一年约100万元）万元）gec china l 孝顺父母一个月给父母每人一个月给父母每人300元，夫妻双方四人元，夫妻双方

6、四人3004人人12个月个月30年年43.2 万元万元gec china l 家庭开支一家三口，每月开销三千，很省了！一家三口，每月开销三千，很省了！300012個月個月30年年108 万元万元gec china l 休闲生活一年花一万，一年花一万，30年下来，共年下来，共 30 万万gec china l 退休金退休后再活退休后再活15年年每个月和老伴用二千每个月和老伴用二千元过日子元过日子200012个月个月15年年36 万元万元gec china l 统计一下（不计生病、失业等意外开销）（不计生病、失业等意外开销）房子房子50万万车子车子100万万孩子孩子30万万父母父母43.万万家用家

7、用108万万休闲休闲30万万晚年晚年36万万总共总共 397.2 万元万元gec china 5、管理时间的要素w时间最根本的要素是时间最根本的要素是“事件事件”w“时间管理时间管理”就是一种就是一种“事件管事件管理理”w管理时间的用法，有选择地运用管理时间的用法，有选择地运用我们的时间我们的时间gec china l 案例：现象问题小叶的时间管理出现了什么问题？小叶的时间管理出现了什么问题？gec china l 案例分析 问题不是没有时间，而是在分配、问题不是没有时间，而是在分配、使用时间上出了问题使用时间上出了问题gec china l 案例总结 如果你不去控制生活中的事件，你如果你不去

8、控制生活中的事件，你将被这些事件所控制。将被这些事件所控制。 适当地控制事件可以提高效率并获适当地控制事件可以提高效率并获得内心平静。得内心平静。gec china l 关注点的层次顾顾虑虑圈圈影影响响圈圈控控制制圈圈gec china l 关注顾虑圈顾顾虑虑圈圈影影响响圈圈控控制制圈圈gec china l 关注影响圈顾顾虑虑圈圈影影响响圈圈控控制制圈圈gec china l 关注控制圈顾顾虑虑圈圈影影响响圈圈控控制制圈圈gec china 我们不可以决定生命的长度，但可以决我们不可以决定生命的长度，但可以决定生命的深度。定生命的深度。 我们不可以左右天气，但可以影响心情。我们不可以左右天气

9、，但可以影响心情。 我们不可以改变容貌，但可以展开笑容。我们不可以改变容貌，但可以展开笑容。 我们不可以控制他人，但可以掌握自己。我们不可以控制他人，但可以掌握自己。 我们不能预知明天，但可利用好今天。我们不能预知明天，但可利用好今天。 我们不可以百战必胜，但可以尽心尽力。我们不可以百战必胜，但可以尽心尽力。关注控制圈gec china l 关注点比重顾顾虑虑圈圈影影响响圈圈控控制制圈圈70%20%10%gec china 二、时间管理的陷阱 1. 猪八戒踩西瓜皮猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里2. 不好意思拒绝别人不好意思拒绝别人 3. “反正时间还早反正时间还早”拖延拖延 4.

10、不速之客不速之客 5. 会议病会议病 6. 文件满桌病文件满桌病 7. 事必躬亲事必躬亲 gec china 1、猪八戒踩西瓜皮 没时间做计划没时间做计划 工作是程序化，规律化，根本没必工作是程序化，规律化，根本没必要做计划要做计划 计划常常被打断计划常常被打断 不喜欢被计划束缚不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直船到桥头自然直” 滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里gec china 2、不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托者从而导致请拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复托者报复 我想做一个广受爱戴的人我想做一个广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝我不懂得如何拒绝

11、gec china 3、“反正时间还早”工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷隐含着你可以为一项工作安排过时间管理陷隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。所有分配的时间。帕金森定律帕金森定律拖延拖延gec china 4、不速之客没有预约的客人，无端的申诉，往没有预约的客人，无端的申诉，往往会使你难以专心致志地工作。往会使你难以专心致志地工作。 gec china 5、会议病基于合群的愿望而聚会

12、倾谈基于合群的愿望而聚会倾谈为符合传统为符合传统为推卸责任为推卸责任没有勇气，逃避指出个别员工之错误没有勇气，逃避指出个别员工之错误无效的会议不断重复无效的会议不断重复gec china 6、文件满桌病v安全感安全感v犹豫的个性犹豫的个性v半途而废的工作习惯半途而废的工作习惯v个人的喜好个人的喜好 gec china 7、事必躬亲担心部属做错担心部属做错安全感安全感不愿放弃得心应手的工作不愿放弃得心应手的工作找不到可授权的下属找不到可授权的下属 gec china 三、 时间管理方法阶梯图阶梯图明确目标明确目标分清轻分清轻重缓急重缓急制定计划制定计划立即行动立即行动1234gec china

13、1、明确目标明确目标明确目标分清轻分清轻重缓急重缓急制定计划制定计划立即行动立即行动1234gec china 1.1正确目标的价值 目标刺激我们奋勇向前目标刺激我们奋勇向前 有目标才会有结果有目标才会有结果 目标引导我们发挥潜能目标引导我们发挥潜能gec china 1.2拟订目标的原则原则一：符合自己的价值观原则一：符合自己的价值观原则二：了解自己目前的状况原则二：了解自己目前的状况原则三：制定目标的原则三：制定目标的smart原则原则gec china 符合自己的价值观 你希望听到别人如何评价你？你希望听到别人如何评价你？ 你这一生有任何成就、贡献或值得怀念的你这一生有任何成就、贡献或值

14、得怀念的事吗？事吗？ 你是个称职的丈夫你是个称职的丈夫/妻子妻子/父母父母/子女子女/亲友吗？亲友吗？ 你是个令人怀念的同事或伙伴吗？你是个令人怀念的同事或伙伴吗？ 失去了你，对关心你的人会有什么影响？失去了你，对关心你的人会有什么影响？gec china 幸福人生的要素：幸福人生的要素：就观念上来说，幸福的人生就得就观念上来说，幸福的人生就得靠靠4项均衡的要素组成，而这项均衡的要素组成，而这4项项要素就是：要素就是：健康、事业、人际关健康、事业、人际关系、金钱系、金钱。符合自己的价值观gec china l 制定目标的smart原则specific 具体的可实施的行动计划具体的可实施的行动计

15、划measurable 可度量的（数量，质量）可度量的（数量，质量）achievable 可达到的可达到的relevant 与个人价值观吻合的与个人价值观吻合的timing 有时间限制的有时间限制的gec china 1.3目标的金字塔 终极目标终极目标 长期目标长期目标 中期目标中期目标 短期目标短期目标 每天目标每天目标gec china 1.4设定目标的步骤目标程序表目标程序表步骤一：列出目标，明确好处步骤二：主要困难与阻碍步骤三：所需技能及知识步骤四：为达到目的必须合作的对象步骤五：smart行动计划gec china 2、分清轻重缓急明确目标明确目标分清轻分清轻重缓急重缓急制定计划制

16、定计划立即行动立即行动1234gec china 2.1要事第一“大石头大石头”理论理论二八定律二八定律时间管理矩阵图时间管理矩阵图gec china l “大石头”理论请观看录像请观看录像请谈谈你的感想？请谈谈你的感想？gec china l 二八定律意大利经济学家帕雷托（意大利经济学家帕雷托（parto）w 80% sale from 20% customersw 80% profit from 20% product linew 80% problems from 20% employees 集中精力在能获得最大回馈的事情集中精力在能获得最大回馈的事情上；别花费时间在与成功无益的事情上。

17、上；别花费时间在与成功无益的事情上。 gec china l 时间管理矩阵图 危机 紧急的问题 有限期的任务、会议 准备事项 细琐、忙碌的工作 无关紧要的电话、信件 浪费时间的事 “逃避性”活动 看太多的电视 干扰，一些电话 一些信件、报告 许多紧急事件 许多凑热闹的活动 准备事项、预防工作 价值观的澄清 计划 关系的建立 真正的休闲充电紧急紧急不紧急不紧急重要重要不重要不重要gec china l 偏重第一类事务结果：l压力l精疲力竭l危机处理l忙于收拾残局gec china l 偏重于第三类事务结果：l短视近利l危机处理l被视为巧言令色l轻视目标与计划l缺乏自制力，怪罪他人l人际关系浮泛，

18、甚至破裂gec china l 偏重于第三、四类事务结果：结果：全无责任感全无责任感工作不保工作不保依赖他人或社会结构为生依赖他人或社会结构为生gec china l 着重于第二类事务 结果：结果： 有远见、有理想有远见、有理想 平衡平衡 纪律纪律 自制自制 少有危机少有危机gec china l时间管理矩阵的应用案例张经理把要做的当天任务罗列出来：张经理把要做的当天任务罗列出来：制定明天时间计划制定明天时间计划接待一个老同学接待一个老同学向总经理汇报工作向总经理汇报工作举行办公会议举行办公会议给外地客户打电话给外地客户打电话与同事聊一部电影与同事聊一部电影到门诊部看病到门诊部看病gec ch

19、ina l 打分标准非常重要非常重要重要重要不很重要不很重要可有可无可有可无4分分3分分2分分1分分非常紧迫非常紧迫紧迫紧迫不很紧迫不很紧迫可以推迟可以推迟4分分3分分2分分1分分gec china l重要性、紧急性分数表重要性分数重要性分数紧迫性分数紧迫性分数任任 务务制定明天的时间计划制定明天的时间计划接待一个老同学接待一个老同学向总经理汇报工作向总经理汇报工作举行办公会议举行办公会议给外地客户电话给外地客户电话与同事聊一部电影与同事聊一部电影4分分1分分3分分2分分3分分1分分2分分4分分1分分3分分3分分1分分到门诊看病到门诊看病4分分4分分l任务次序表任务指数任务指数任任 务务制定明

20、天的时间计划制定明天的时间计划接待一个老同学接待一个老同学向总经理汇报工作向总经理汇报工作举行办公会议举行办公会议给外地客户电话给外地客户电话与同事聊一部电影与同事聊一部电影4分分2分分=81分分 4分分=43分分 1分分=32分分 3分分=63分分 3分分=91分分 1分分=1到门诊看病到门诊看病4分分 4分分=16gec china 2.2以终为始是必须要做的吗？是必须要做的吗？不完成会怎样？不完成会怎样？是自己想要的吗？是自己想要的吗？和目标直接相关吗？和目标直接相关吗？回报及收益高吗？回报及收益高吗？ gec china 2.3减少冗长的会议会议前会议前 会议中会议中 会议后会议后ge

21、c china 2.4学会说“no！” 耐心倾听耐心倾听 如无法当场决定则要告如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长诉他你要考虑多长 显示慎重显示慎重 表情应和颜悦色表情应和颜悦色 态度坚定态度坚定gec china l 学会说“no！”（续）指出拒绝的理由指出拒绝的理由拒绝的是请托而不是他拒绝的是请托而不是他如有可能为他提供其他可行途径如有可能为他提供其他可行途径切忌透过第三者来拒绝切忌透过第三者来拒绝gec china 2.5如何对付不速之客不要采行无条件的不要采行无条件的“门户开放政策门户开放政策”授权别人对约会事宜作初步之安排授权别人对约会事宜作初步之安排预留灵活时间预留灵活时间gec

22、china l如何对付不速之客（续） 在办公室外接见外界不速之客在办公室外接见外界不速之客 站立会客站立会客 控制会谈时间控制会谈时间 宁可提早上班，但不要延迟下班宁可提早上班，但不要延迟下班 定期与部属会面定期与部属会面gec china 2.6有效委派委派的选择委派的选择新手新手做过类似做过类似工作的人工作的人备忘录、传备忘录、传真、电子邮件真、电子邮件必要时必要时个别会晤个别会晤每天每天委派给谁委派给谁如何指示如何指示跟进工作跟进工作gec china 3、制定计划明确目标明确目标分清轻分清轻重缓急重缓急制定计划制定计划立即行动立即行动12343.1年计划活动计划表年度目标：年度目标：一

23、月一月二月二月三月三月四月四月五月五月六月六月工作计划工作计划生活计划生活计划七月七月八月八月九月九月十月十月十一月十一月 十二月十二月月份月份月份月份工作计划工作计划生活计划生活计划3.2周计划工作安排第第 周周事件事件任务任务优先级优先级时间安排时间安排星期一星期一星期二星期二星期三星期三星期四星期四星期五星期五星期六星期六星期七星期七项目1项目2打电话给客户跟网络部开会拜访客户培训业务员132413243.3每日工作计划表2月月25日（星期三日（星期三）8:00-9:009:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:0012:00-13:0013:00-14:00 14

24、:00-15:0015:00-16:0016:00-17:0017:00-18:00 18:00-19:00evening优先事件优先事件gec china 4、立即行动明确目标明确目标分清轻分清轻重缓急重缓急制定计划制定计划立即行动立即行动1234gec china 4.1克服拖延不要把难事往后拖不要把难事往后拖不要把不喜欢的事不要把不喜欢的事往后拖往后拖不要把喜欢的事做不要把喜欢的事做过了头过了头工作细分工作细分自律自律防范于未然防范于未然gec china 4.2避免混乱办公室桌上的办公室桌上的“5s”运动运动处理信息洪流处理信息洪流gec china l 办公桌上的“5 s”运动整理废

25、纸篓的作用整理废纸篓的作用文件存档系统文件存档系统“各就各位各就各位”的摆置的摆置集中精力做一件事集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁而塞入一处不要为了表面的整洁而塞入一处下班前的清理下班前的清理整理整理 整顿整顿 清扫清扫 清洁清洁 修养修养 gec china l 处理信息洪流报纸和杂志报纸和杂志备忘录备忘录电子邮件电子邮件和内联网和内联网外部邮件外部邮件和传真和传真速读速读委派委派 细读细读添入添入阅读文件夹阅读文件夹留出时间细读留出时间细读复印和传阅复印和传阅丢弃丢弃归档、委派归档、委派或传阅或传阅采取措施采取措施gec china 4.3

26、告别完美清楚你所从事的工作对质量的要求清楚你所从事的工作对质量的要求80分标准分标准不要为自己预留太充裕的时间不要为自己预留太充裕的时间gec china “完美根本就不存在，了解这句话的完美根本就不存在，了解这句话的人就等于人性智能的极致，期待拥有完美人就等于人性智能的极致，期待拥有完美者是人类最疯狂危险之举。者是人类最疯狂危险之举。”19世纪法国诗人马塞特世纪法国诗人马塞特gec china 4.4及时行动 “我其实没有什么辉煌灿烂的功绩。只我其实没有什么辉煌灿烂的功绩。只有一点令我自豪的是：凡是我觉得应该做有一点令我自豪的是：凡是我觉得应该做的，我就去做的，我就去做而当我决心做后，我便而

27、当我决心做后，我便着手去做了。着手去做了。” 美国罗斯福美国罗斯福gec china l只有行动才能靠近目标使用更好的工具工作使用更好的工具工作提升您工作的熟练度提升您工作的熟练度运用既有的情报、经验运用既有的情报、经验gec china l 练习时间的浪费时间的浪费可能的原因可能的原因解决的方法解决的方法gec china 四、时间管理小贴士1. 月历月历2. 行事历与甘特表行事历与甘特表3. 效率手册效率手册4. 商务通与订房卡商务通与订房卡5. 闹钟闹钟6. 其它工具其它工具 gec china l 使用时间管理工具的四把钥匙只用一个个人的管理系统只用一个个人的管理系统随身携带随身携带远

28、离废纸远离废纸以最合适的方式使用工具以最合适的方式使用工具i know i wrote down here some where 我记得我曾写在什么地方了我记得我曾写在什么地方了“but i cant plan, except on the front of my refrigerator.”我必须在冰箱前做计划我必须在冰箱前做计划gec china 五、 时间管理技能的提升1、企业人节约时间的秘诀、企业人节约时间的秘诀2、千万不要做的四种人、千万不要做的四种人gec china 1、企业人节约时间的秘诀处理公务切忌先办小的，后办大的，应先做最重要的事处理公务切忌先办小的，后办大的，应先做最重

29、要的事用大部分时间去处理最难办的事用大部分时间去处理最难办的事把一部分交给秘书去做把一部分交给秘书去做能打电话解决的就打电话，少写信，必须写信时就尽量短能打电话解决的就打电话，少写信，必须写信时就尽量短写写减少会议减少会议拟好工作时间表拟好工作时间表分析自己利用时间的情况：多少时间被浪费了分析自己利用时间的情况：多少时间被浪费了尽量利用空余时间看文件尽量利用空余时间看文件gec china 2、千万不要做的四种人视时间为主宰的人：重形式而不重实质视时间为主宰的人：重形式而不重实质视时间为神秘的人：忽视时间所加以的限制视时间为神秘的人：忽视时间所加以的限制视时间为奴隶的人：长时间沉溺于工作视时间

30、为奴隶的人：长时间沉溺于工作视时间为敌人的人：重效率不重效能视时间为敌人的人：重效率不重效能gec china l 效率与效能关注如何做，规划、关注如何做，规划、程序比结果更重要程序比结果更重要目的是改善流程和目的是改善流程和提高产出提高产出目标是提升数量、目标是提升数量、提高质量提高质量希望任何事情运作希望任何事情运作得顺畅、没有变化、得顺畅、没有变化、没有改变没有改变关注为什么，探求关注为什么，探求新主张新主张目的是需求正确的目的是需求正确的方向，最好的结果方向，最好的结果目标是增加价值目标是增加价值询问：询问：“我们的目我们的目的是什么？的是什么？”、“我们为何这样我们为何这样做？做？”gec china l 鹅生金蛋一本在美国上市当天即售謦一本在美国上市当天即售謦1,000,0001,000,000册，全世界的总销量册，全世界的总销量达达40,000,00040,000,000册的书。册的书。 珍贵的礼物珍贵的礼物gec china 浪费时间等待一切完美配合的人，什么事都不会完成。浪费时间等待一切完美