试论办公室档案管理工作效率提升途径

1、试论办公室档案管理工作效率提升途径胡晓华 嫩江县卫生和计划生育局计划生育宣传站摘要：办公室档案管理工作主要就是对档案信息资料的储存和管理，档案信 息资料对单位的发展有着非常重要的作用，其可以为领导人员的决策提供参考。 对档案信息进行有效的管理，可以将信息资料的作用发挥出來，所以，单位工作 人员需要加强对档案管理工作的重视，提高档案管理工作水平，这样才会提高办 公室工作的效率。基于此,本文对办公室档案管理工作效率提升途径进行了探究。关键词：办公室；档案管理；工作效率；提升一、影响办公室档案管理工作效率的因素1、对管理工作认识缺乏长期以来，我国对办公室档案管理工作的认识度不足，对于档案管理工作的

2、有效性更是缺乏相关的认识。因此，我国档案管理存在管理混乱甚至缺失的现象。 档案管理混乱其至缺失，给单位审计核查、总结带来很多不便，因为档案管理不 到位而带來巨大损失的事例层出不穷。很多管理档案的工作人员，工作观念存在 着意识淡薄的问题，专业管理水平较差，甚至很多单位选择兼职人员为其进行档 案管理工作，因兼职人员不具备专业管理能力，对档案的价值不明确，导致档案 管理工作无法有效地进行下去。2、管理制度不健全若想将办公室管理工作高效的进行下去，首先必须要健全各方面的管理制 度，档案管理也是这样。档案管理制度主要包括档案分类、保管期限、介质区分、 收集机制、归整规范、查阅借阅规定等等，涵盖档案从新材

3、料产生到生命周期结 束的全过程。但是，部分单位的领导人员过于繁忙，对办公室管理工作也不重视, 没有单独建立管理档案的资料室，没有相关的档案管理制度。因此，导致档案管 理人员懈怠了其工作，进而影响其对档案的处理。二、办公室档案管理工作的重耍性1、要适应时代发展对办公室工作的要求，就要提高档案管理的工作效率。 档案是企业和单位的一种重要的信息产业。实施办公室档案管理工作，主要目的 是为了方便工作人员查询信息，进而提高办公室工作的效率。随着信息时代的不 断发展，办公室档案管理也逐渐发挥出了更重要的作用。不断完善档案管理工作, 提高办公室工作的效率，以适应时代发展对办公室工作的要求进而更好地为各个 单

4、位服务。2、完善档案管理工作可以促进档案事业的可持续发展。档案管理工作木身 具有连续性、连贯性的特点，鉴于档案管理工作的几个特点，我们有必要重视档 案管理工作。此外，我们还要充分结合档案管理工作的实际情况，然后采取针对 性的应对措施，通过完善档案管理工作来促进档案管理的可持续发展。档案的形 成是一个长期的过程，具有历史性和时间性的特点，全面系统地管理纸质档案， 有助于促进档案管理工作的可持续发展。三、办公室档案管理效率提高的几点策略、车专变管理理念在目前的*办公室档案管理工作中，通常采用的是传统的档案管理方法，整 体的管理思想比较落后，没有为办公室的档案管理工作提供一个良好的工作氛 围，无法提

5、高档案管理人员的积极性。想要改变现在这种情况，就需要转变传统 的管理理念，将现代化的管理理念融入到档案管理工作中，去转变工作人员的思 想状态，办公室档案管理工作的领导人员需要掌握适合在目前发展形势下档案的 管理规律，在传统的管理工作的基础上进行改变。可以采用宣传教育的方式来转 变办公室档案管理工作人员的思想状态，完善档案管理机制，使工作人员可主动 进行规范化的档案管理工作。2、加强管理手段要想提高档案管理工作的效率，就需要提高工作人员的技术水平，要对工作 人员进行先进技术和手段的培养，相关人员在工作的过程中还要时常进行沟通和 交流，在工作中不断完善自己。还可以对档案管理工作进行区域划分，将信息

6、技 术与管理工作相融合，利用技术手段来进行档案管理工作的创新。另外，还可以 将档案信息整合到一起，建立一个完善的档案管理信息系统，可以对档案信息进 行收集、处理和整合，并且述可以将其应用到对社会人们的服务工作中，为社会 公民提供更加优质的服务，将档案信息资料的作用充分发挥出来。3、创新管理体制管理体制是办公室档案管理效率提升的重要保证，只有在一个好的工作体制的管 理下，才能进而完善其他方面。我们应当不断完善管理体制，增加管理手段，适 当建立赏罚制度来激发工作人员的积极性与创造性，有效对管理体制进行创新， 提高档案的利用率，例如通过建立网络档案目录、建立办公室档案服务反馈机制、 开发适合木校的档

7、案管理软件系统等方法对办公室档案实现高效管理，以便使其 所具有的经济效益与社会效益得到进一步提升，逐步改善档案管理的规范性。4、重视人员管理在档案管理工作中，最重要的组成部分是工作人员，高素质人才在应用的过 程中可以保证档案管理工作的质量，其可以认识到档案管理工作的重要性，并对 自己的工作负责，这种高素质、高水平的人才可以将所学到的技能和手段应用到 实际的档案管理工作中，提高档案管理工作的整体质量。所以，重视人才的引进 和管理，提高工作人员的责任意识和服务意识，只有在工作中不断提升自己的意 志，才会树立正确的发展目标，对档案管理工作进行完善和更新，使其可以跟上 时代的发展。专业的档案管理队伍可

8、以保证工作效率，提高档案资源的利用率。5、合理运用信息技术若要提升办公室档案管理效率，还应当及时采用更加便利的信息技术手段。 目前，随着计算机和互联网的普及，档案管理系统化、网络化、电子化已经成为 主要趋势，随着办公自动化的演进，档案收集可以逐渐实现自动获取、程序保存、 主观识别等，这样做，一方面可以增强档案管理的便捷性和灵活性，另一方面也 可以有效减轻办公室档案管理人员的工作负担。所以，办公室档案管理人员必须 顺应当前的社会发展形势，积极学习和掌握相关的信息技术，并将其合理运用于 档案管理工作，以提升工作效率和质量。结语：通过对以上内容的分析，我们对办公室档案管理的相关理论知识有了 更深层次的了解，认识到办公室档案管理与办公室各项工作密切相关，在办公室 工作中起到重要作用。只有不断提升办公室档案管理的工作效率，才能满足办公 室工作管理的需求，实