物业管理公司档案管理制度（九）

1、物业管理公司档案管理制度（九）物业管理公司档案管理制度（九）提要：综合档案室负 责公司全部重要档案原件的管理。各管理处由兼职档案管人 员负责档案的收集、整理和移交工作更多物业管理公司档案管理制度（九）第一条总则1. 为规范公司档案管理，更有效地为公司的各项工作 的顺利开展服务，特制定本制度。2. 本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面 文件、音像资料，包括：国家政府部门重要、工程技术档案、 财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案（人事 档案等）。3. 公司对档案实行集中统一管理。第二条档案管理架构1公司档案管理由办公室主管，设立综合档案室。2综合档案室由办公室档案管理员负责管理，各

2、管理 处设兼职档案管理人员。3综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各 管理处由兼职档案管人员负责档案的收集、整理和移交工 作。第三条档案分类：1.文书类档案1）政府部门各类文件2）公司对外、对内各类正式发文3）法律4）广告策划文案2工程技术类1）设备设施档案2）招投标档案3财务类档案4合同类档案5.公司各类证照6影音类文件第四条归档工作流程1.档案工作分为八个环节：收集、整理、鉴定、保管、 编目、检索、统计、利用。2各管理处以管理项目为单位，按档案分类要求，在 第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至公司综合档 案室归档。3各管理处按要求建立档案，做好档案登记目录，经 管理处负责人审签

3、后，及时交送公司综合档案室备查，并依 据要求将档案原件移交公司综合档案室。如管理处确需留存原件的，应与公司综合档案室办理档案借阅手续。第五条归档要求1.归档文件必须完整齐全。2归档文件必须按规定分类、整理、编目。3档案编目1）文书类档案：年度+ （项目）部门或管理处+案卷 号如：2017/市场/0012）工程类档案：年度+项目+档案分类+案卷号如：2017/百事可乐/项目/0013）财务类档案：会计年度设置4）合同类档案：部门（项目）+合同类型+年份+案卷 号4归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸 书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。5音像档案要求：磁带、录像带、光盘要原版；计算

4、机软盘、光盘要可运行。音像档案采取总登记方式（登记表见附件2）：1）照片、底片要求清晰完整，并附有说明文字材料， 包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。2）录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签 注明：题目（内容）、制作日期、制作人、盘数、序号等。第六条档案借阅、移交1公司档案室档案原则不外借其他单位，如确需外借 需经公司主管副总批准。2借阅档案、证照一律办理借阅手续。档案需妥善保 管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。3各管理处只能借阅本部门形成档案，若跨部门借 阅，须经档案主管部门负责人批准。4公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公 室主任负责监督办理档案的交接工作，将档案移交表填写清 楚。第七条保管和保密制度1存放档案的档案柜排放整齐；采用统一的档案盒， 且要求标识明确。2档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、 防潮。3档案的保密严格执行档案保密制度，采取相应保管