高校设备采购信息的数字化管理系统设计与实现

1、    高校设备采购信息的数字化管理系统设计与实现     摘要：近几年来，高校规模不断扩大，随着政府的加大投入和学校自筹资金的不断注入，教学、科研、行政设备需求急速增加，政府和学校对采购管理的进一步加强，高校设备采购原有的主要依赖手工的管理方式很难适应新形势的发展需要，高校设备采购信息的数字化管理迫在眉睫。本文从政府采购管理信息模块、采购文档备案模块、基于web方式的设备采购查询三个模块对高校设备采购信息的数字化管理进行分析探讨，旨在通过建立一个高校设备采购信息的数字化管理平台为设备采购信息查询、科学决策、高效管理、节约成本、政务公开等提供服

2、务，缩短采购各方的时空距离，不断提高采购监管、操作质量和水平。关键词：设备采购，政府采购，数字化，管理随着高校改革和发展的深入，高等教育事业也迎来了快速发展机遇期。特别是近几年，各个高校为了加快发展，抢占教育市场，招生规模不断扩大，教学、科研、行政设备需求急速增加。特别是教育部对各高校开展本科教学水平评估以来，生均仪器设备值、百名学生拥有计算机数等作为评估的硬指标，对高校来说是一个考验，因此各高校多方筹措资金，加大仪器设备的投入，各高校年采购量少则几百万多则上亿元，高校设备采购量成倍增加。同时，随着中华人民共和国政府采购法、政府采购货物和服务招标管理办法、政府采购信息公告管理办法等法律法规的颁

3、布，政府和学校对采购管理进一步加强监管，对设备采购公开、公平、公正、高效的管理提出了更高的要求，高校设备政府采购具有采购量大、资金渠道多、品种繁杂、专业性强、采购计划性高、实时性强等特点。高校设备采购主要依赖手工的管理方式很难适应新形势的发展需要。计算机及网络技术的快速发展为我们提供了一个可行的技术平台。在信息系统中使用数据采掘、决策支持等技术，对历史数据进行深入的处理，使高校采购工作的管理实现信息化、智能化；由于网络的开放性、共享性，采购监管部门可以全程跟踪网上采购的各环节，实现网上监管，学校各部门可以实时了解采购进度，实现网上监督。本文从政府采购管理信息系统、采购文档备案、基于web方式的

4、设备采购信息查询三个模块对高校设备采购信息的数字化管理进行分析探讨，旨在通过建立一个高校设备采购信息的数字化管理系统平台实现采购计划申报、审批、确定采购类型、采购方式等全过程电子化管理及为设备采购信息查询、科学决策、高效管理、节约成本、政务公开提供服务，缩短了采购各方的时空距离，不断提高采购监管、操作质量和水平。一、高校设备采购信息的数字化管理系统1.系统架构以计算机网络技术为媒介，以信息共享为特征的高校设备采购信息的数字化管理系统平台主要包括三个模块：政府采购管理信息模块、采购文档备案模块、基于web方式的设备采购查询模块。功能模块及系统架构示意图见图1、图2。 2.系统特点系统采

5、用bs结构模式。内外网通过internet广域网链接，内网用户经授权登录政府采购信息管理系统，设备处、计财处管理人员的登录用户名、密码由财政部门政府采购信息管理门户网站统一规定和分配。在本系统中，授权用户网上进行各种业务操作，所有数据都保存在数据库中，电子信息代替传统纸质信息，实现网上申报、预算调整追加或撤销等各个环节的操作，提高学校与财政部门之间协调的效率，保证设备采购管理的高效、有序。设备采购查询模块对内网所有用户开放，为校内各部门、学院提供实时设备采购信息查询。采购文档备案模块由学校采购部门管理并向政府采购信息管理系统提交备案。二、政府采购管理信息模块政府采购，是指各级国家机关、事业单位

6、和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。随着信息化时代的到来和计算机等现代化办公设备的广泛应用，政府办公方式也发生着巨大转变。政府办公要建立办事高效、运转协调、行为规范的政府行为管理体制，就需要办公设备软硬件深层次的开发和应用。政府办公现代化，主要体现在业务处理计算机化、信息交流网络化、信息管理数据库化、档案存储数字化等四个方面。政府采购管理信息模块以中华人民共和国政府采购法、政府采购货物和服务招标管理办法、政府采购信息公告管理办法等法律法规为依据，按政府采购的实际流程和工作需要将政府采购的执行和监督分离，实现采购计划申报、审批、

7、确定采购类型、采购方式、支付方式等全过程的电子化管理，并实现采购文档备案管理功能。通过建立供应商与政府采购项目信息库，实现信息互动、资源共享。通过供应商信息库，对政府采购供应商信息实施动态管理，按采购目录分类，将供应商经营范围、资质等级、信誉状况、经营产品、技术指标、市场报价等信息纳入中心网络供应商信息专栏动态管理、随时更新，方便政府采购各方了解市场、把握市场商情，并适时建立政府采购项目信息库，将各采购人通过政府采购实施的货物、工程、服务项目录入数据库等。政府采购管理信息模块主要业务流程图见图3。 政府采购的基础来自预算指标，高校作为纳入政府采购的单位有其特殊性，影响高校预算、设备采

8、购计划的不确定因素很多，经费来源多渠道且时间不确定，除了财政拨款外，有大量的外来资金如科研资金（国家、省、地方横向纵向课题经费）、地方政府专项经费、示范中心、重点实验室和重点学科建设专项经费、校产企业投资收益、捐赠资金等，采购计划常常受人才引进、项目调整、科技发展带来的设备更新换代等影响，常常是年初的预算指标、采购计划不能满足实际变化的情况，计划总落后于变化，需要对预算、采购计划及时进行追加、调整撤销，经各级审批后，才能作为政府采购的依据。本系统是以流行的网络化软件平台为基础，针对不同用户设置不同的访问权限，按流水线实现上述各个环节的操作，实现网上申报、预算追加、调整撤销申请、审批等功能，代替

9、手工操作，从而提高政府采购管理的效率，保证高校设备采购及时高质量地完成。高校通过对供应商动态管理专栏信息的及时了解，为采购计划的制定、调整、售后服务等提供第一手资料。政府采购管理信息化建设是一项系统工程，内容复杂、涉及面广、实践性强、技术要求高，应分步骤、分阶段施行，特别是现行政府采购法律制度在信息化建设方面有待于进一步加强，政府采购网站和数据库建设在统一的规则和标准（包括软硬件）方面还有很长的路要走。三、采购文档备案模块在市场经济条件下按照公共财政管理的要求，政府进一步加强了对采购预算的管理，对采购活动监管更加严格，高校设备采购专业性很强，时效性要求高，高校设备采购管理也越来越规范。高校设备

10、采购量大，一年下来采购文档厚厚一大叠，如何高效管理采购文档是一个很值得探讨的问题。以往查阅厚厚的文件资料的做法，显然是不可取的，必须采取更有效的解决办法。同时收集处理信息的速度、信息的准确性、安全性，还影响到高校设备采购整体的管理水平和决策层对设备采购整体业务的控制和协调。采购管理文档主要包括招标（或谈判）文件、评标（或谈判）文件、采购合同以及法律法规规定的其他文件。采购文档的备案有利于政府、高校采购事前、事中与事后相结合的监督管理机制，进一步规范采购行为，保证采购活动的合法有序和资金的安全高效。采购文档电子扫描存档备案模式有利于高效准确管理采购文档，既可以满足文档查询方便、快速的要求，又可以

11、真实保留合同等文件的原始模样，较好地解决了采购文档管理的难题。采购文档备案模块示意图见图4。 采购文档电子文件格式的选择是基础，本模块选择pdf格式作为其首选格式。pdf文件格式与操作系统平台无关，可以将文字、字型、格式、颜色及独立于设备和分辨率的图形图像等封装在一个文件里，还可以包含超文本链接、声音和动态影像等电子信息，集成度、压缩比和安全可靠性都较高，这些特点使pdf成为在internet上进行电子文档发行和数字化信息传播的理想文档格式。采购文档编报主要是通过计算机录入各文档基本信息和通过高速、高分辨率文档扫描仪把文件扫描成pdf文档格式录入的，必要时可结合ocr软件完成中文识别

12、转化，对合同的备案要保留合同双方代表签名及印鉴的原始样子，需要时还可打印出来。通过备案总表可对招标（或谈判）文件、评标（或谈判）文件、采购合同按备案登记号、年度、申报单位、文件编号、日期、合同编号、供货商、采购方式等字段进行查询，这些数字化的信息可大大提高采购文档的管理效率和办公水平，方便事后监管，同时为领导决策提供支持。四、设备采购查询模块高校目前设备采购量大，各学院、部门对设备采购的信息查询需求越来越多，如何提高工作效率、降低管理成本是高校设备采购职能部门极为关注的问题。显然，依靠传统手段已无法满足要求。利用计算机和网络技术是解决上述问题的一个行之有效的办法。设备采购查询模块充分利用校园网

13、资源为校内各用户提供一个基于web方式的设备采购信息快速准确的查询平台，可按合同编号、设备名称、申报单位、负责人、执行状态（待购、启动、已购）、供货商、外贸公司、是否进口、购置日期等不同字段进行查询，支持模糊查询。设备采购查询模块示意图见图5。 高校设备采购部门根据学校下达的设备采购计划（已获财政审批）按设备名称、申报单位、负责人、执行状态、是否进口等字段基本信息录入系统，完成采购后修改和补充已入系统的待购设备各字段信息；设备采购计划的追加调整或撤消经财政批复后同步修改数据。校内各用户可通过设备采购信息总表查询设备采购信息，通过执行状态字段信息了解采购进度处在哪个阶段。通过基于web方式的设备采购查询模块进一步提高了设备采购