电算化会计与手工会计之对比分析与转化研究

1、  电算化会计与手工会计之对比分析与转化研究   电算化会计与手工会计之对比分析与转化研究【摘要】本文首先指出了手工会计向电算化会计转化的必然性，深入分析了二者的异同点，并在此基础上提出了如何有效促进此转化的建议。一、手工会计向电算化会计转化的必然性开展会计电算化，是促进会计基础工作规范化和提高经济效益的重要手段和有效措施。会计电算化与手工操作相比有许多的优越性。（一）减轻了财会人员的工作强度，提高了工作效率随着信息技术的飞速发展，计算机正越来越多地被应用于会计工作中，使会计能更准确、更及时地收集处理和提供更多的会计信息，有助于企业加强管理，提高竞争能力

2、。同时也有效地减轻了会计工作人员的负担，使他们从简单、重复而又枯燥无味的记账、算账中解放出来，以更多的精力做更重要的管理和决策工作。由此也对传统的会计工作产生影响，使其进入一个全新的信息时代。会计电算化已成为会计工作适应时代节奏的一种手段。（二）使会计工作更加规范，提高了会计工作的质量以往手工操作很容易出现错误、疏漏的问题，而会计电算化在对数据的来源，核算方法及数据保存等方面都提出了一系列的规范化要求，并且能够对存在的问题采取相应的措施进行控制，保证了数据的质量，提高了经营者决策的正确性。（三）提高了会计人员的综合素质，进而使企业的经济效益得到提高，并为整个管理工作实行现代化奠定基础。二、手工

3、会计与电算化会计的区别（一）系统初始化设置工作的差异手工系统的初始化工作包括建立会计科目，开设总账，登录余额等。电算化系统的初始化设置工作则较为复杂，且带有一定的难度。其内容主要有会计系统的安装，账套的设置，网络用户的权限设置，操作员及权限的设置，软件运行环境的设置，科目级别与位长的设置，会计科目及其代码的建立，最明细科目初始余额的输入，凭证类型设置，自动转账分录定义，会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。（二）运算、书写工具的差异手工系统以算盘或电子计算器为运算工具，以笔墨为书写工具，从编制原始凭证、记账凭证到登账、结账、编制会计报表，要经过很多人的手工才能完成，增加了数据处理差错的可能

4、性，工作量大，运算和记录速度都很慢。电算化系统使用电子计算机进行运算，数据一旦进入系统，记账、对账、汇总编制会计报表等，都处在一个一体化处理过程中，并以打印机书写，计算的精度高、速度快。（三）会计数据存储介质的差异手工会计以纸介质为会计数据的存储介质，这种介质的特点是具有可见性，比较难以全真复制，是审计线索记录的比较理想的介质。但是这种介质的融合性差，不易长久保存，共享性差是其与现代信息技术格格不入之处。电算化会计以电磁介质存储数据文件为主，以计算机输出的纸质证、账、表为辅。电磁介质的优点是占用空间小、融合性较强，可以长期保存，能保留更丰富、更完整的会计信息。但电磁介质存储的数据文件具有无形性

5、，容易复制、篡改与删除且不留痕迹的特点。（四）账务处理程序差异在手工条件下，各单位根据本单位的规模、数量、业务特点、管理要求及核算的繁简程度等因素，可以选择一种较好的实用的记账方式。但无论采取何种方式都避免不了重复转抄，随之而来的是财会人员和处理环节的增多，若不加强内部牵制和核对，难免发生差错和舞弊。电算化可以采用科学的账务处理程序和核算方法，整个处理过程分为输入、处理、输出3个环节。从输入记账凭证到输出会计账表一气呵成，全部处理过程都在计算机内迅速完成，需要的处理结果或任何中间资料，都可以通过打印或查询获得。这样就避免了重复处理，实现了数据处理的一体化，有利于会计工作的标准化，给上级部门进一

6、步处理创造了条件。（五）账簿形式和更正错误方法上的差异手工会计中规定总账、日记账要用订本式账簿，明细账可以用订本式或活页式。记录发生错误时，要用划线更正法或红字冲销法更正。电算化后的账页平时是活页保存，年末装订成订本式账册保存。对输入的数据，由于会计软件的特殊性，就能完全杜绝非法数据（如非法科目、借贷不平的分录等）进入系统。三、手工会计与电算化会计的相同点（一）基本目标一致手工和电算化操作都是为了加强管理，提高企事业单位的经济效益，为有关部门提供符合质量和要求的会计信息。（二）都要遵纪守法各项会计法规和财经制度是会计工作规范化的根本保证，无论手工还是电算化操作都要遵照执行。另外，电算化核算还要

7、遵守有关会计电算化的专门法规。（三）基本的会计核算方法一致虽然两种系统的具体处理技术不同，但都必须运用相同的基本核算方法。如：会计科目设置、复式记账、账簿设置等。（四）都要保存会计档案两系统都必须按照规定妥善保管会计核算资料，便于查询和利用。（五）系统基本功能相同手工和电算化为了达到基本目标都必须具备系统的功能，即：信息的采集与记录；信息的存储；信息的加工处理；信息的传送；信息的输出等。（六）编制会计报表的要求相同两系统都要编制会计报表，并且都必须按国家要求编制对外报表和相关的报表资料。四、手工会计如何向电算化有效转化电算化会计信息系统正式使用之前，必须要与传统的手工操作并行运行一段时间，以检

8、验其是否达到本单位会计核算的目标与要求。核算软件是否存在设计上的缺陷或错误，以及系统是否具备可操作性、合法性、安全性、可靠性等，即称之为“双轨运行”阶段，也就是通常所说的试运行阶段。为顺利完成“双轨运行”，企业应充分利用电算化带来的机遇，强化内部管理，提高会计信息质量，实现管理职能的转变。（一）制定适应会计电算化要求的岗位责任制会计电算化后，会计岗位应做相应的调整，根据财政部财会199617号文件可分为会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等工作岗位；而电算化会计岗位设定应包括电算化主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审核等。应结合本单位所使用的会计软件系统内业务流程和模块的功能，进

9、行相应的岗位设置。岗位确定后要明确各岗位的职责范围，建立电算化会计岗位责任制，切实做到事事有人管、人人有专责、办事有要求、工作有检查。设置岗位时应根据职责分离的原则分配岗位，如凭证输入与复核不能由同一个人执行，出纳人员不允许进行系统的操作等等。（二）领导重视，精心组织在“双轨运行”阶段，由于手工和计算机两套系统同时操作，势必增加财会人员的工作量及接受新知识、新技能的压力。因此，.各级领导一定要重视，组织协调好各方面的关系，赢得有关人员特别是财会人员的理解和支持；.要精心组织实施，按照会计核算软件有关要求，有计划、有步骤地组织开展工作。（三）仔细、认真地对待数据录入工作电算化核算结果正确与否，在

10、很大程度上取决于输入的数据尤其是凭证数据准确与否，这是保证手工与计算机输出结果是否一致的关键。记账凭证编制必须严格按照系统的有关规定，不得省略任何有关的项目、内容，会计科目必须从最低明细级数录入。同时，为保证凭证录入的质量，所有记账凭证在记账前必须由审核人员审核合格后方可记账。（四）严谨的差异比较、分析一般情况下，手工与计算机核算的结果应该一致，但由于计算机精确度高，其计算出来的一些数据，与手工会有一定误差。如管理费及待摊费用分摊，可能会出现小数点尾数上的误差，导致手工与计算机核算结果不一致，最终使相关总账、明细账与财务报表不一致。此时，应仔细分析差异的原因，然后组织改正。（五）采取必要的防护措施，抵制病毒侵袭.要坚持使用正版软件，禁止使用盗版或未经检测和消毒的软盘，外来软盘一律先在另外的机器上检查和清除病毒后才能使用。.在计算机中装入防病毒软件，及时发现并杀死病毒，设置系统防火墙，阻挡非法网络用户介入系统。.坚持定期备份数据和文件。.少打开和阅读来历不明的电子邮件等。此外，为防范计算机病毒传播，要尽力专机专用，不在会计电算化计算机上进行与系统无关的其他操作。（六）实现会计管理职能的转变企业应充分利用会计电算化来实现会计管理职能