关于数字档案馆建设情况的调研报告

1、关于数字档案馆建设情况的调研报告 为学习北京、上海两地在数字档案馆建设发展的先进经验，进一步加强工作交流，向省委省政府领导提供数字档案馆建设方面的参考依据，4月16日-18日张姬雯副局长、副馆长带领省政府政策研究室副主任郑焱、处长金世斌、主任科员黄莉以及科技处处长姚军、管理部主任张少敏、调研员刘建、技术部副主任王平、科技处科员冯珂一行，前往上海北京2地5馆，具体调研数字档案馆总体规划、建设现状、管理体制、运行机制、困难与对策等内容。总体情况如下： 一、中央档案馆认为数字档案馆规划很重要，必须积极稳妥安全地推进这项工作。去年成立了中央档案馆数字化小组，因为涉及的密级比较高，所以工作主要立足于自己

2、的力量，参与整理和数字化工作一共23人。去年完成了180万页。“十二五期间，中央国家机关进馆的档案要统一硬件环境，实现软件共享兼容。所有数字化过程中使用过的硬件设备都只进不出，由政府统一采购，软件不能有境外成份，有国家涉密资质的参加投标，层层确保安全。数字化加工现场不允许携带手机、电脑等电子产品。加工现场不与任何外网连接，数字化软件委托开发，由国家保密局检查通过。 二、第一历史档案（局）馆今年总投资1.7亿元人民币，计划5年内对馆藏全部档案完成数字化。现有馆藏估计数字1000万件，都是历朝历代的档案，绝大部分是珍贵档案。采取边整理和边数字化的方式，目前已经整理了200万件，每件档案修复、整理、

3、扫描、注录后，装入封套保存，今后不再提供原件使用，实际运行下来经费不够。执行标准规范的数字化扫描工作程序，采用在线图象注录。抽检率达到40%，合格率可以达到99%。采用全彩色300dpi扫描，加工操作规范。加工现场安装了全方位探头，实行全部在线监控。此项工作由复制处负责整理、和数字化扫描；由网络处负责数据库建设、信息化平台建设。 三、xx市档案（局）馆目前正在和xx市发改委，联合进行数字档案馆建设项目的可行性研究。正在建立统一的电子档案接收平台、电子档案管理平台和电子档案利用平台，开展市区县16个档案馆和委办局电子档案的整合工作。正在开展电子文件归档范围和保管期限研究。要求进一步推进馆藏档案数

4、字化工作，推出了全市档案数字化规范。xx市档案局负责统一进行市区县档案馆档案数据的异地备份，异地备份地点在西安。“十二五”期间xx市档案馆计划完成馆藏档案100%数字化，区县馆完成50%，但是经费来源有问题。我们参观了xx市档案馆的数字化加工现场，虽然在地下室条件简陋，但是有监控探头和灭火器。扫描、注录、检查、案卷复原等，工作分区合理有序，工作规程和要求上墙。操作人员熟练认真，全部戴手套穿工作服。 四、xx市档案（局）馆根据国家局“数字档案馆建设指南”，积极推进全市数字档案馆建设，xx市档案馆馆藏200万卷，目前80%的档案已经完成数字化，186万卷档案完成了数字化工作。正在草拟“数字档案馆建

5、设行动纲要”，计划“十二五”期间，50%的区县馆将建设成数字档案馆，主要是经费不足，所以不能实现100%完成。xx市档案馆正在建设“城市记忆工程”一期项目，这是xx市三年内建造“智慧城市”的一部分。一期投资1700万，今年上半年可以完成。包含主机房升级扩容和5个应用系统建设，重点开发机关电子文件归档通用软件和利用政务外网在社区、居委会开通民生档案跨馆（一站式）查询，实现跨区跨馆民生档案查询和出证，面向社会、面向百姓提供档案服务。xx市档案馆牵头，统一进行全市档案馆档案数据的同城备份和异地备份，异地备份地点在重庆。 五、xx区档案局（馆）已经实现了档案全部数字化，集中式存储，实现了oa系统和电子

6、文件中心的数据备份。整个系统硬件建设3000万元。采用分级管理的模式，共计有900个单位纳入系统，有一级建档单位和二级建档单位。 各单位的数字档案室每年移交数据，进入电子文件中心，再根据档案的要求进行注录、封装固化和技术处理，进入大库。 各单位可以根据审批权限，作为客户端直接应用有关电子数据。重点开发民生档案，建立了民生档案的注录标准。已经与xx市档案局的数据连通，也可以直接查到上海其它各区的电子档案。信息中心一共6名工作人员，数据管理、负责信息开发、面上各单位检查等。目前财政给的专项维护经费是每年300万元，整个硬件平台的运行和新项目建设费用另外申请，资金保障比较充裕。网上开放档案目录共计2

7、7666条，到案卷题名。管理上为了方便和安全，通过电子文件中心离线采集的方式，把各单位数据倒入大库。电子文件中心在政务内网上自成体系，与外网物理隔断。馆藏数据量10个t。 六、面临的困难和问题 1、缺乏宏观的整体规划。数字档案馆需要与政府的政务系统同步规划，才能实现功能最优化。包括电子档案信息采集系统（包括数字化加工系统和电子档案移交/接收系统）、电子档案信息管理系统（含著录、标引、目录、鉴定等）、电子档案信息利用系统（含网站、政务网与公众网查询）、档案信息安全维护系统（含备份与恢复机制、病毒防治、访问控制、身份鉴别、数字水印等）等四部分，不仅需要宏观指导性文件和规范性标准，更需要部门整体联动

8、，同步实施。 2、各地档案馆普遍面临经费不足的问题。因为规划不到位，就会导致这项工前期硬件投入不足，加上后期维护经费多，没有充足的经费支持，就无法实现数字档案馆的总体目标。有的档案馆因为经费问题，数字化工作进展受到制约。 3、数字档案馆的人才队伍建设紧迫。档案采集、处理与数据库加工人才；信息技术及计算机系统和网络设计与开发人才；档案信息分析、研究与咨询人才；数字档案馆理论与方法研究人才；数字档案馆系统运营与服务的管理人才。对人才队伍业务素质的要求是具有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力，以适应数字档案馆的建设和正常运行需要。 4、数字化成果上网及共享利用需要慎重。许多经过数字化的档案，缺