市电子文件归档管理暂行办法

1、*市电子文件归档管理暂行办法第一章 总则第一条 为了保障电子文件的科学保管和有效利用，根据国家关于电子文件管理的有关规定、标准和山东省电子文件归档管理暂行办法，结合我市实际，制定本办法。第二条 本办法规定了各单位在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档、保管、利用的原则、方法和要求。我市各机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织（下称各单位）应根据本办法，做好电子文件归档管理工作。第三条 本办法所称电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。本办法所称的电子公文是电子文件

2、的一种，专指各单位通过统一配置的电子公文处理系统形成的具有规范格式的公文的电子数据。第四条 各级档案行政管理部门负责对本行政区域内电子文件归档管理工作实行规划、协调和监督、指导。加强与有关部门协作，建立健全与各单位的指导和联系制度，及时协商解决电子文件归档管理中出现的问题。第五条 电子文件归档管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则。各单位形成处理的各类电子文件均应由本单位文书处理部门统一收集管理；应归档保存的各种电子文件，经规范整理后，移交本单位档案部门集中管理。（二）全程管理原则。各单位应建立健全各项工作制度和工作程序，结合各种技术措施的应用，从电子文件产生开始，直到被永久保存或销毁

3、，不间断地对有关处理操作进行管理登记，实施全程控制和管理。计算机系统运行和信息处理等过程中形成或涉及的有关电子文件处理的参数、管理数据等应同电子文件一同归档保存。（三）前端控制原则。各单位在电子文件管理系统的设计阶段就要充分考虑电子文件生命周期各个阶段的管理要求，在电子文件的形成阶段就要考虑电子文件归档管理和长期保管的要求。（四）真实性保障原则。采取措施确保电子文件的内容、结构和背景信息在经过传输、迁移后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。（五）电子、纸质文件并存原则。电子公文形成单位应将具有保存价值的电子公文输出制成纸质公文，与电子公文一同归档保存，并准确标识它们之间的联系。第二章 建立电

4、子文件归档管理工作体系第六条 各单位应把电子文件归档管理工作纳入本单位的文件管理工作体系，纳入本单位信息化建设工作及办公自动化系统，建立健全各项管理制度，明确责任与分工，逐步建立起科学的电子文件管理体系。第七条 各单位办公自动化系统或电子文件管理系统应符合国家有关文件处理管理规定，并设置如下功能，保证电子文件的真实性、完整性、有效性：（一）设置相关功能，满足电子文件归档与管理需要。（二）设计完整的责任体系，确保电子文件从形成、处理到归档管理每个环节都有保障其真实性、完整性的责任人。（三）采用相应技术，确保电子文件的真实性、完整性。对电子化的印章、数字签章等采取防止非法使用的措施。对具有凭证作用

5、的电子文件逐页加注可靠的防错漏和防调换的标记。对电子文件的操作者进行严格的身份识别与权限控制，并采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。（四）设置符合安全要求的操作日志，实时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。（五）采取相应技术措施采集电子文件的背景信息和元数据，登记文件起草者、修改者、审核者、签发者等处理过程中相互衔接的各类责任者，打字者、发文者、收文者、存储管理者等各类操作者，批示、签名、印章、代码等责任凭证信息，以及电子文件传递、交接

6、过程中的其他标识，建立完整的电子文件元数据库。（六）设置数据备份和数据导出功能。（七）设置足够容量、安全的外部存储器，随时存放处理完毕应归档保存的电子文件。（八）具有针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取的与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。第八条 各单位办公自动化系统中的或单独的电子文件归档管理系统应通过档案行政管理部门组织的专业验收。第九条 各单位应建立电子文件形成、收集、积累、整理归档的岗位责任体系，保证电子文件从形成、收集、积累到归档管理，都有专人负责。（一）电子文件的形成制作质量由文件的起草者、审核者、签发者、缮印者负责。（二）单位文书处理部门、各业务部门或项目组应指定

7、专人负责本部门、本项目形成的电子文件的收集、积累和整理归档工作。（三）各单位档案部门应参与和指导本单位电子文件的形成、处理、收集和归档等各工作环节。第三章 电子文件收集与积累第十条 各单位应根据国家有关规定制定本单位的电子文件归档范围。凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的电子文件都应收集归档。具体包括如下几种类型：（一）文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件。类别代码为T。（二）图像文件：采用扫描仪、数码相机等设备生成的静态图像文件。类别代码为I。（三）图形文件：采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。类别代码为G。（四）影像文件：通过计算机影像处理技术形成的记录影像的文件

8、。类别代码为V。（五）声音文件：通过计算机声音处理技术形成的记录声音的文件。类别代码为A。（六）超媒体链结文件：用计算机超媒体链结技术制作的文件。类别代码为O。（七）程序文件：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支持软件和应用软件的源程序及其开发、编译工具。类别代码为P。（八）数据文件：用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。类别代码为D。第十一条 各单位档案人员应加强对电子文件收集积累工作的监督和指导，保证应归档电子文件的齐全、准确、完整、有效。（一）电子文件正本（稿本代码F）及其背景信息、元数据应一同收集。电子公文形成单位应同时收集其定稿（稿本代

9、码M），其他电子文件可以根据需要确定是否收集其定稿及历次修改稿。电子文件正本应收集两套。（二）当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应当采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应当随时对电子文件进行备份，存储在脱机保存的载体上。公务处理过程形成电子文件同时又形成纸质等其他形式文件，应同时收集其相应的其他形式文件一同归档，并保证它们在内容及相关说明、描述上完全一致。具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件应制成纸质文件或缩微品等，同步收集。（三）单位形成的同一类型的电子文件格式应统一。文本文件推荐采用XML格式，现阶段可以收集PDF、RTF、TXT、DOC格式文档；

10、图像文件推荐采用TIFF或JPEG格式；视频或多媒体文件推荐采用MPEG或AVI格式；声音文件推荐采用MP3或WAV格式。各专业电子文件的通用格式，由档案行政管理部门会同有关专业主管部门确定。通用格式的电子文件，各单位应收集一套形成或支持该格式电子文件的通用软件及其相关参数手册、说明资料等。特殊的无法转换为通用格式的电子文件，应同时收集其特殊的软硬件环境、压缩算法和其他相关数据。（四）对只有电子签章的电子文件，收集时应附加具有法律效力的非电子签章，以保证电子文件的凭证作用。对使用可靠电子签名的数据电文，不需要再度签名确认。（五）收集起来的电子文件应设置为只读状态，并存储在特定的载体上，脱机保存

11、。顺序登记电子文件登记表（见附录A表A1和表A2），与电子文件一同保存。电子文件登记表可以由计算机系统生成，但归档时应输出一份纸质登记表。（六）电子文件在形成、接收时就要制作备份。在电子文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都应制作备份。对已经办理完毕的电子文件，无论有没有归档，都要定期制作备份。第四章 电子文件整理归档第十二条 电子文件归档可以采取物理归档或逻辑归档两种方式。实现办公自动化的单位，应采用逻辑归档与物理归档相结合的方式，在文件办理完毕后，即时进行逻辑归档；根据单位的归档制度，定期将已逻辑归档的电子文件下载到脱机保管的载体上，向档案部门进行物理归档。第十三条 电子文件归档前

12、应当进行归档鉴定，对电子文件的真实性、完整性、有效性进行检验和审核，确定密级和保管期限。（一）与纸质文件核对内容、签章，审核电子文件收发登记表、操作日志及相关的著录项目等，确认电子文件及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子文件与相应的纸质文件内容及其表现形式一致，处理过程无差错。（二）按照国家关于文件材料归档的有关规定判定电子文件是否应该归档。（三）依据国家关于档案保管期限的有关规定判定应归档电子文件的保管期限，该电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。（四）依据国家关于文件材料保密规定准确划定电子文件的密级。（五）对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测各

13、电子文件所依赖的硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。（六）填写归档电子文件移交、接收检验登记表（见附录A表A3）有关内容。第十四条 归档电子文件应区分全宗，以件为单位进行整理。CAD电子文件整理按照CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB/T176781999）规定，分项目进行整理。其他类型的电子文件按照电子文件归档与管理规范（GB/T188942002）规定，在全宗内区分保管期限、年度、机构（问题），或只区分保管期限、年度，按电子文件类别相对集中，脱机存储在一次写光盘、硬盘、磁带等载体上，并达到如下要求：（一）归档电子文件应逐件进行著录（著录项目参照D

14、A/T181999档案著录规则），并按照保证电子文件真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和责任者、操作者、背景信息、元数据等其他标识，形成归档电子文件机读目录和纸质目录。目录中的记录要与归档电子文件实现一对一的固定链接。（二）归档电子文件载体上的存储内容采用目录树的存储方式：根目录下存储电子文件归档编号代码说明、归档电子文件登记表首页（见附录A表A4）、归档电子文件登记表续页（见附录A表A5）、归档电子文件机读目录、归档电子文件存储目录。其中归档电子文件存储目录按全宗号、保管期限、年度、机构（问题）等建立层级目录，在最低一级目录下按件存储归档电子文件。（三）特殊格式的电子文件

15、应在同一载体中存有相应的查看软件。（四）解密已加密的电子文件。必须加密归档的电子文件应将其解密软件和说明文件单独存放。（五）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上注明立档单位名称、载体编号、年度、存储件数、文件类别等。其中：载体编号由全宗号、保管期限、年度、机构（问题）、盘号等组成。（六）以存储载体为单位制作纸质的归档电子文件登记表首页（见附录A表A.4），以件为单位著录形成纸质归档电子文件登记表续页（见附录A表A.5）。第十五条 各单位档案部门在接收归档电子文件时，应当对电子文件及其载体、技术环境进行检验，检验载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检

16、验及审核手续是否完备；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应当核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。不符合归档要求的发回归档部门进行改正。符合归档要求的，履行交接手续，完成归档电子文件移交、接收检验登记表（见附录A表A.3）一式两份，交接双方各执一份。第五章 归档电子文件保管利用第十六条 各单位应根据本单位电子文件管理需要，为档案部门配备光盘刻录机、磁带机、扫描仪和高性能的计算机或单独的服务器等设备，满足电子文件归档整理、存储加工、保管利用的要求。各单位档案部门均应配备专用的电子文件柜，有条件的单位应建造标准的电子文件库房，集中存放保管归档电子文件。第十七条 各单

17、位档案部门应采取措施，确保归档电子文件安全保管。除符合纸质档案的要求外，还应当符合下列条件：（一）存储载体应作防写处理。（二）操作时应避免擦、划、触摸存储载体的记录涂层。（三）单片载体应当装盒，竖立存放，避免挤压。（四）环境温度保持在1720之间，相对湿度保持在3545之间。（五）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。处在收集积累阶段的电子文件的保管，也应参照上述要求进行。第十八条 各单位档案部门应采取措施，保障归档电子文件的有效性。（一）每年均应对归档电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应当确认库存归档电子文件载体与新设备的兼容性。如不兼容，应进行迁移，

18、并填写归档电子文件迁移登记表（见附录A表A7）。原载体应继续保存4年。（二）磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10，如发现问题应及时恢复、转存。（三）对磁性载体上的归档电子文件，应当每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。第十九条 各单位应建立健全电子文件查阅利用制度，按照国家有关保密规定，采用专门的技术和措施，确保归档电子文件的安全有效使用。未经审批同意，任何单位或者个人不允许复制电子文件。利用时应使用拷贝件，归档电子文件的封存载体不得提供利用。实现办公自动化的单位，可以通过计算机网络进行网上利用。具有保密要求的归档电子文件上网时应符合国家或部门有关保密的

19、规定，要有稳妥的安全保密措施，保证利用者遵守保密规定，在权限规定范围之内安全使用。第二十条 各单位应成立档案鉴定工作小组，按照国家有关档案鉴定的规定，及时对已到期的归档电子文件进行价值鉴定。经鉴定确无保存价值的电子文件，应按规定程序，由本单位主要负责人签字后，报经档案行政管理部门审批同意，方可销毁。属于保密范围的电子文件被销毁时，应连同其存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。第二十一条 各单位应及时对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁等情况进行统计分析，针对发现的问题，提出改进措施，不断完善电子文件管理工作。第六章 电子文件送交、进馆第二十二条 各单位应于每年6月底以前根据要求，将整理好的

20、上一年度归档电子文件送交同级国家综合档案馆一式三套。第二十三条 归档电子文件移交进馆时要办理交接手续,由电子文件移交单位提供归档电子文件移交、接收检验登记表（见附录A表A3）一式两份，归档电子文件检索工具一式三套，存储归档电子文件的脱机载体一式三套。其中，检索工具装订成册，具体内容包括：归档文件目录封面、电子文件归档编号代码说明、归档电子文件登记表首页（见附录A表A.4）、归档电子文件登记表续页（见附录A表A.5）。第二十四条 各级国家综合档案馆要配备专人负责电子文件的接收工作。在接收归档电子文件时，应对归档电子文件及其载体进行检验，检验合格，双方办理移交接收手续。第二十五条 各级国家综合档案

21、馆应建立标准的电子档案库房，配备相应的保管设施，健全各项工作制度，强化管理与维护，确保馆藏电子文件的安全、有效。第七章 附 则第二十六条 本办法由*市档案局负责修订和解释。第二十七条 本办法自2007年1月1日起试行。附 录 A(规范性附录)登记表格式 表A1 电子文件登记表(首页) 文件特征形成部门 完成日期 载体类型 载体编号 通讯地址 电 书话 联系人 设备环境特征硬件环境(主机、网络服务器型号、制造厂商等) 软件环境(型号、版本等)操作系统 数据库系统 相关软件(文字

22、处理工具、浏览器、压缩 或解密软件等) 文件记录特征记录结构(物理、逻辑) 记录类型口定长口可变长口其他记录总数 总字节数  记录字符、图形、 音频、视频文件 格式  文件载体型号：数量：备份数：口一件一盘 口多件一盘 口一件多盘 口多件多盘制表审核填表人(签名)   年 月 日 审核人(签名) 年 月 日表A2 电子文件登记表【续页】第 页文件编号题 名形成时间文件稿本代码文件类别代码载体编号保管期限备注        &#

23、160;                                                 &#

24、160;                                                 &#

25、160;                                                 &#

26、160;         表A3 归档电子文件移交、接收检验登记表 检验项目单位名称移交单位：接收单位：载体外观检验  病毒检验  真实性检验  完整性检验  有效性检验  技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验  填表人(签名)年 月 日年 月 日审核人(签名)年 月 日年 月 日单位(印章)年 月 日年 月 日 表A4归档电子文件登记表(首页) 

27、;文件特征形成部门 完成日期 载体类型 载体编号 通讯地址 电 话 联系人 设备环境特征硬件环境(主机、网络服务器型号、制造厂商等) 软件环境(型号、版本等)操作系统 数据库系统 相关软件(文字处理工具、文字浏览器、压缩或解密软件等) 文件记录特征记录结构(物理、逻辑) 记录类型口定长口可变长口其他记录总数 总字节数 记录字符及图形音频、视频文件格式 文件载体型号：数量：备份数：口一件一盘 口多件一盘口一件多盘 口多件多盘文件交接 送交部门

28、60;通讯地址  电 话  联系人  送交人(签名) 年 月 日 接收部门  通讯地址  电 话  联系人  接收人(签名) 年 月 日表A5归档电子文件登记表(续页)第 页文件编号题 名形成时间文件版本代码文件类别代码载体编号保管期限备注