办公管理办法

1、办公管理制度第一节 日常管理制度为规范日常管理工作，树立良好的外部形象，提高工作质量和办事效率，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围，制定如下制度：一、着装仪表规范1.公司员工日常着装必须穿着工作服。2.保证工作服及身份标识的完整和清洁。3.仪容要以干净、整洁、素雅为标准，不得浓妆。4.行为举止要文明、礼貌，不打架、斗殴、酗酒，从事违法乱纪的活动。5.说话要和气、谦逊，要使用“请、您好、谢谢、对不起、再见”等文明用语。为公司创造和谐、友善的氛围。二、工作行为规范1.遵守党和国家的法律、法规，遵守公司的各项规章制度。2.各部门员工应按时上下班，不得迟到、早退、旷工。临时有事外出必须向部门主

2、管请假。3.人员在接待来访和接听电话时要注意行为规范和文明用语；讲话声音应适量；不准用办公室电话进行私人交往或闲聊。4.员工手机应24小时开通，若遇有特殊原因事先通知部门负责人。5.上班时间不得干与工作无关的事，严禁上网聊天、玩游戏等，确保办公环境的安静有序。6.节约用电、用水，做到人走灯灭、人走水停，关闭个人电脑、空调等。7.爱护办公设备，节约使用纸张，能用废纸打印的不得使用新纸，严格按照操作规定使用办公设备。8.员工应在工作时间结束后做好个人工作区内的和公共卫生区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁，设备完好。第二节 办公用品管理规定一、办公用品购买1.办公用品购买本着实用、节约的原则

3、，由办公室统一购买。2.各部门根据实际需求填写办公用品申请（领用）表，由办公室核定报总经理批准后再购置发放，并建立台帐。3.临时急需使用的办公用品由办公室报总经理同意后采购。大型办公用品采购必须报股东会审批后方可购买。4.办公用品入库前，保管员应认真检查验收，妥善保管，做到帐物相符；对不符合要求的，由采购人员负责调换或退货。二、办公用品发放和使用1.购买的办公用品统一由办公室管理、登记和发放。2.办公室须掌握办公用品库存情况，经常整理清点，库存不足及时申请和购进。3.领用办公用品应填写办公用品申请（领用）表。4.员工发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、空调等）损坏和发生故障时，应立即向办

4、公室报修。5.严禁员工将办公用品带出单位挪作私用。员工离职时应将所保管和使用的物品退回办公室（消耗品除外），并填写物品交接表。6.办公用品由办公室统一报销，其他部门不能报销。第三节 考勤管理制度1.考勤由办公室安排专人记录，考勤员应认真负责，做到不虚报、不乱报、不徇私情。2.员工必须按照公司规定的时间上下班，公司实行每日签到制度，员工每天上班、下班需指纹签到(共计每日2次)，上班期间需着工装（周五、六除外）。3.工作时间：周一至周六为工作日，上午8:30-12:00，下午13：30-17:30；周六上午9:00-12:00，下午13:30-17:00；周日休息。夏时制下午推后半个小时。4.员工

5、上班直接在外公干的，返回公司时必须进行登记；上班后外出的，外出前先由部门经理同意后方可外出，否则视为旷工。 5.公司要求员工在正常工作时间内完成规定的任务，不提倡加班。特殊情况加班的，必须填写加班审批表，报分管经理批准后实施。 6.所有加班首先抵冲病、事假，一天抵冲一天，多余部分由公司发给加班工资，不作调休处理。7.旷工期间无工资奖金。考勤表在每月的1号由考勤员负责整理，由办公室主任签字后报财务备案。第四节 责任奖惩制度1.每位员工都有权利和义务维护公司利益，爱护公司财产，严禁将公司财产据为私有。为企业树立良好的形象，对损坏企业利益的人员给予以下处分。2.损坏或丢失公司财物者，应予以赔偿。窃取

6、公司财物者，除追回非法所得外，还追究相应的经济和法律责任。3.本制度的检查、监督由办公室负责执行，违反此规定的员工，经办公室申报，总经理审批后给予相应的通报批评和扣薪处理。 第二章 办公管理制度第一节 清洁卫生管理制度为创造整洁有序的办公环境，增强员工对公司的责任感和归属感，推进公司日常工作规范化、秩序化，树立公司形象，营造良好氛围，加强公司卫生管理，特制定本制度。一、适用范围1.公共区域：包括公司前台、会议室、会客区、总经理办公室等，每天下班前20分钟由指定人员进行清扫。2.个人区域：包括个人办公桌及办公区域，由部门工作人员每天下班前20分钟自行清扫。二、制度内容1.公共区域卫生应做到以下几

7、点：（1）保持公共区域及个人区域地面干净清洁、无污物、污水、浮土，无死角。（2）保持门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明。（3）保持墙壁清洁，表面无灰尘、污迹。（4）保持挂件、画框及其他装饰品表面干净整洁。（5）垃圾篓摆放紧靠办公桌下方并及时清理，无溢满现象。 2.办公用品的卫生管理应做到以下几点：（1）办公桌面：办公桌面只能摆放必需办公物品，其它物品应放在个人抽屉，不用的物品要及时清理。（2）办公文件、票据等应分类放进文件夹、文件盒中，并整齐的摆放至办公桌上角。 （3）电脑：电脑键盘要保持干净，下班或是离开公司前电脑要关机。（4）饮水机、打印机、电脑、电话等摆放要整齐，保持表面无污垢、灰尘。（5

8、）保持鱼缸清洁，定期换水和给鱼喂食。（6）定期给绿植浇水、维护，保证植物成长。3.个人卫生应注意以下几点： （1）不随地吐痰，不随地乱扔垃圾。 （2）下班后要整理办公桌上的用品，摆放整齐。 （3）禁止在办公区域抽烟。（4）下班后先检查各自办公区域的门窗是否锁好，将一切电源切断后方可离开。4.总经理办公室卫生应做到以下几点： （1）保持地面干净清洁、无污物、污水、浮土，无死角。 （2）保持门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明。（3）保持墙壁清洁，表面无灰尘、污迹。（4）保持挂件、画框、工艺品及其他装饰品表面干净整洁。（5）保持茶具、水具、烟缸用后及时清洁整理，保持清洁，摆放整齐。 （6）垃圾篓摆放紧

9、靠桌边或茶几并及时清理，无溢满现象。 三、日常卫生清扫工作安排 1.每天下班前20分钟，各部门工作人员按要求清扫各自负责的卫生区，并保持卫生清洁。2.每逢国家法定节假日，应提前一天由办公室组织全体员工大扫除。第二节 办公用品领用制度 为加强公司办公用品管理，节约成本，明确责任，倡导健康优质、勤俭节约的现代办公方式，规范办公用品领用，降低办公经费，特制定本制度。一、办公用品由办公室统一管理，统一采购和发放 1.固定资产类项目：办公桌、办公椅、电脑、空调、复印机、保险柜、饮水机、验钞机、电话机等。2.低值易耗品项目：笔类、信笺、硬皮本、打印纸、复写纸、胶水、胶带、钉书针、大头针、曲别针、夹子、橡皮

10、、名片、档案袋、电池、笔芯等办公耗材。3.非消耗管制品项目：文件夹、文件盒、文件架、剪刀、钉书机、笔筒、印泥、直尺、白板、计算器等。二、各部门每月25日前申报下月办公用品领用计划，并填写材料物资申购单，部门负责人审签 后报办公室。经办公室审核，分管副总、总经理审签后购买。三、购置单位价值500元以上办公用品时，须报请股东会批准。四、保管员须登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理；五、每月底办公室对各部门办公用品和电话费等的消耗情况进行统计和汇总，于次月5日之前上报分管经理审核。 六、严禁员工将办公用品带出公司或挪作私用，如发现挪作私用的罚款100元/次；因挪作私用，造成损坏的，责

11、任人应按照市场价进行赔偿。七、附件：材料物资申购单办公物品领用登记表第三节 电脑管理制度为了加强公司电脑的管理，规范电脑使用行为，保证电脑高效、安全运行，特制定如下管理制度：一、电脑的使用和保养1.计算机应用人员均要经过相关业务的培训，懂得基本操作规程和相关注意事项，能对计算机进行简单维护。2.按操作要求正确使用计算机设备，发生故障时，及时向办公室报告。3.任何人未经同意，不得查看或修改他人的文件内容，不得删除他人文件内容或更改他人文件。违反者除扣发工资外，若因文件泄密或丢失而造成的一切损失，将由当事人承担。4.外出、下班等长时间不使用电脑时，请及时关机。5.部门经理负责对本部门计算机中的违规

12、行为进行及时劝阻、制止。如疏于管理造成严重后果的，要负连带责任。二、硬件系统的管理1.各部门的电脑及配件由办公室根据业务需要统一调配，未经同意不得擅自调换电脑及其配件。2.员工未经公司同意，严禁私自折装电脑硬件及设备。如果发现电脑及拆装后的配备跟原配置不相同，将由当事人承担一切经济责任。3.员工不得将电脑设备外借给其它单位使用，违反者扣发当事人工资100元，若因泄密而造成损失者，一切责任由当事人承担。4.各部门使用的电脑及配件如有故障需维修，应由使用部门填写好维修申请表，经部门负责人签名同意后，由办公室查实并落实维修。维修费用，经办人和使用人应同时签字，并附上维修申请表及维修结果验收单，以及有

13、关收费凭证方可报销。第四节 车辆管理制度为加强单位车辆的管理，本着“方便管理、节约开支、提高效率、优质服务”的原则，制定下列制度。 一、车辆管理 1.车辆有关证照和有关手续,由办公室人员妥善保管。2.车辆严格实行下班入库制。出差在外的车辆，要将车辆停放在安全场所，严禁车辆在洗车处及私人住宅区过夜，否则产生的不良后果由驾驶员负责。 3.车辆实行专人驾驶，严禁将车辆交给无证人员驾驶。不准跑私车，外单位借车的须经总经理批准。4.车辆加油需经办公室主任同意。每月驾驶员需准确上报车辆的耗油和公里数情况,财务人员进行审核公布。5.出市区用车须报总经理同意。二、车辆调度和使用1.办公用车实行派车制度。由办公

14、室统一安排、调度。车辆调度按照轻重缓急及领导优先的原则，统筹安排，未经办公室批准，驾驶员不得擅自出车。2.用车实行出车登记制，由驾驶员登记，注明出车途径地、目的地、出车时间等，并请用车人签字确认。3.员工个人如需用车的，须提前一日提出申请，报总经理同意后，由办公室负责安排：工作人员及直系亲属婚丧嫁娶；遇天灾人祸突发事件等紧急情况的；外地用车的交通费由用车人承担。4.车辆出车返回后，驾驶员应及时向办公室报告。未经派车，擅自出车者，按私自用车论处。三、车辆驾驶与行车安全（驾驶人员岗位要求）1.驾驶员要严格遵守上下班时间，随时待命，听从统一安排，按时出车，按时收车。2.驾驶员未出车时，应严格按照作息

15、时间在办公室待命，不得随意串岗、外出。3.为确保行车安全，驾驶员必须严格遵守道路交通安全法规，严禁酒后开车，不准超速行驶。4.驾驶员对车辆要勤检查，勤保养，勤擦洗，使车辆始终保持最佳运行状况。5.车辆执行公务中发生交通事故，因违章造成事故应负全部责任或主要责任的，除保险公司赔偿款项外，驾驶者承担其余费用，并作出书面检查；负次要责任或一定责任的，除保险公司赔偿款项外，驾驶者承担其余费用的50%。公车私用发生交通事故，除保险赔付外的一切费用由驾驶者承担。四、车辆维护与修理1.办公室要加强对车辆的管理，按时年度审验，及时办理保险等有关手续，定期进行保养检查和油料使用情况检查，控制支出，节约开支。2.

16、车辆需维修时，驾驶员事先应报办公室同意，然后到定点厂家维修，并随时将维修费用票据带回，按财务制度的有关规定及时履行报批手续。3.司机应建立车辆维修保养台账，按里程或时间及时提出保养和修理建议。五、相关费用报销1.车辆的保险费、路桥费、泊车费及凡因公使用的费用，统一由财务人员审核逐级签字后方可报销。路桥费、泊车费、洗车费由驾驶员每月汇总报销一次，由财务人员根据出车记录复核，经逐级签字验核方可报销。油费施行包干制度，超支自负。2.车辆维修费用报销需附维修申请单和维修收费清单，经办公室审核报总经理批准后报销。3.驾驶员如有违反交通规章（如闯红灯，违章停车等），造成罚款的不予报销（特殊情况除外），由违

17、规驾驶员个人承担责任，并五日内交纳罚款。第五节 公文管理规定为加强对本公司公文管理，做到规范、准确、及时有效地运用公文，结合公司的实际情况，特制定本规定。一、公文的常见种类1.制度：为处理某种事项、开展某种工作而提出的要求、规范。2.决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关人员，变更或撤销不适当的决定事项。3.通报：适用于表彰优秀，批评错误，传达重要精神或情况。4.意见：适用于对重要问题提出建议和处理办法。5.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。二、公文的收发和承转1.公司公文分两类，一类是外来公文（即来自公司之外的各种文件、传真、信、函），另一类是公司拟写的内部公文。2

18、.外来公文由前台统一收取，填写“收文登记表”，写明收件人姓名的，由前台直接交收件人签收，其余公文交办公室处理。3.各部门拟写的需经总经理签发、批办的公文，由办公室交总经理批办。三、公文的批办和承办总经理批办的文件，由办公室根据批办的内容：1.归总经理个人档；2.送有关部门承办；3.送有关部门传阅。四、公文的催办和反馈1.公文的催办由办公室送转总经理的批办件，由办公室催办。2.意见的反馈按逐级回转的原则办理。承办人逐级把意见反馈到公司办公室。特殊情况下，可直接反馈到总经理本人。五、文稿的起草、审核和签发1.凡以公司下发的各类文件，综合性的由办公室拟稿；专题性的由职能部门负责起草。2.以公司名义下

19、发的公文，必须填写“河北聚乾联融投资有限公司”，由公司总经理签发后交办公室统一下发。六、公文的保密1.公文拆启和传送由办公室负责，其他人不得私自拆启或横向传递。2.注明属“机密”级以上的文件要妥善保管。3.传送密件，送件人必须用档案袋将文件密封后，送达收件人签收。第六节 安全保卫制度为维护正常的工作秩序，确保财产安全，特制订本制度。 第一条 要认真落实责任制。办公室主任是公司安全保卫的第一责任人，应把安全保卫工作切实提上议事日程，对公司的安全保卫工作负全责。 第二条 成立以总经理任组长、各部门负责人为成员的安全保卫工作领导小组，定期检查安全保卫工作，发现问题，及时采取措施解决。 第三条 抓好安

20、全用电： 1.电线、电器残旧不符合规范的，应及时更换，发现问题及时上报。 2.最后下班员工应自觉关好门窗和办公电器设备。 第四条 落实防盗措施： 1.公司安装防盗监控录像，24小时开启。 2.公司财物不得随便放置，重要文件及贵重物品必须锁好。3.车辆停放时应采取必要的防盗措施。 第五条 安全保卫人员要有高度的责任感，经常检查、督促安全保卫措施的落实情况，发现问题，及时消除隐患。因对工作不负责任而造成事故的，一律追究责任；情节严重构成犯罪的，移交司法部门追究刑事责任。 第七节 烟酒管理制度第一条 加强招待用烟酒采购、保管、领用、使用过程中的管理工作，堵塞漏洞，减少不合理支出，特制订本制度。第二条

21、 使用范围：1.用于上级主管单位、政府部门到我公司检查指导工作，以及兄弟单位之间的因公接待。2.用于公司组织和承办的各类活动的招待。3.用于业务公关方面的招待。4.用于各部门对外工作的必要招待。第三条 公司烟酒由办公室负责管理。第四条 烟酒采购工作由办公室负责采购。办公室主任对采购工作进行监督，确保采购烟酒的质量合格、价格合理。第五条 采购人持烟酒采购申请表、入库单、烟酒发票（或收据）申请报销，财务部走正常报销流程。第六条 烟酒保管人员必须建立烟酒台账，烟酒入库、出库应如数登记，注明领用人、用途、数量等，做到账物相符。第七条 烟酒出库需凭烟酒领用单，特殊情况需持总经理的短信或电话批复方可领用，

22、领用人须后补烟酒领用单。第九条 领用的烟酒如未能使用或有结余，必须于次日下班前归还。保管人员做好入库手续。第十条 附件：烟酒采购申请表烟酒领用单。第八节 印信管理制度一、名词解释1.公章：是指刻有公司名称的印章，在公司对外行文、办理委托书、证明、银行开户等日常公务时使用的印章。2.对外印章：财务（结算）专用章、合同专用章、法人人名章等。3.介绍信：是指用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体，具有介绍、证明的双重作用，在办理公司公务或职员情况介绍时使用的文件。4.印信：本印信范畴指公司的公章、内部专用章、介绍信、证明信等。二、职责1.办公室负责本单位印信的保管、使用和管理； 2.印章管理人的直属上级

23、需每月对上月印章用印情况予以核查。三、管理与保管制度1.印章刻制和销毁（1）公章刻制审批：印章管理员申请-办公室主任审核-总经理审批。（2）财务专用章（含合同专用章）刻制申请：由财务报办公室主任总经理审批并由财务部负责保管和使用。（3）印章刻制、销毁须严格依据公司相关授权进行审批。2.印章保管（1）公司公章、内部专用章及法人章由办公室专人进行保管。（2）公司财务专用章、合同专用章统一由财务部指定保管人。（3）印章保管人如有岗位变动，须交清所保管的印章、用印登记簿、用印审批单，印章交接要填写印章交接登记卡，由双方当事人监交。（4）保管人由于各种原因不在工作岗位时，应将印章交由印信管理部门主管保管

24、，以保证工作需要。3.印章的使用（1）对外印章（指公章、合同专用章、财务专用章、法人章等在公安机关备案的对外具有法律效力的印章）。（2）不同文本(含合同)申请用印必须填写用印审批单进行申报。（3）印章一般不得外借或带出。若确因工作需要外出使用时，需由两人同时对印章进行监管。（4）印章保管人只有印章加盖权，没有审批权。印章使用审批人只有审批权，没有使用权。（5）公章：在公司对外行文，办理委托书、证明、银行开户等日常公务时使用。（6）合同专用章：与外部单位签署的牵涉到经济往来的合同、协议、意向书及实质为合同的书面协议、备忘录（需盖章的）等合同协议类文件只可加盖合同专用章。如对方明确要求在合同上加盖

25、公章，须上报至总经理审批。4.介绍信的管理（1）公司所使用的介绍信必须使用正规介绍信，本着“实事求是”的原则，不得在空白的介绍信上加盖公章。（2）介绍信必须统一由印信管理部门管理和发放。四、附件（1）用印登记簿（2）印章交接登记卡第九节 档案管理制度为规范档案管理工作，使公司档案管理工作正规化和系统化，特制订本制度。一、范围1.归档范围：（1）证照档案：含营业执照、机构代码证、税务登记证、各类决议、章程或修正。（2）与外单位签署的牵涉到经济往来的合同、协议及意向书等。（3）实物档案：公司经营活动中形成的各种荣誉证书、奖杯、奖牌。二、名词解释档案：是指公司在从事经营管理、业务和文化等活动中形成的

26、，对公司有保存价值的各种文件及记录。三、职责1.办公室负责公司档案业务工作的指导、检查、监督和培训，负责建立有效的档案查询系统。2.档案管理人员的职责是贯彻公司档案管理制度；严格按要求做好档案管理及移交工作。3.档案管理人员须根据档案的有效期限定期进行年度审验。四、管理制度 1.公司档案实行公司立卷归档制度。2.办公室是档案工作归口管理部门，安排专人负责档案管理工作。3.办公室存档均应留存原件。4.凡属合同类档案均由合同签订的主体部门保留合同原件一份外还需上交财务部门一份。5.公司对客户档案进行集中管理。业务部门要将知悉的客户（变动）信息进行整理汇总后报办公室进行备案。6.档案存放要求整齐有序、齐全完整，重要档案，如房产证、土地证等的保管应单独存放于带有安全装置的保险柜中。六、工作流程1.档案