GD-03信息沟通控制程序

1、制订部门/人：人事行政部审核人：生效日期：2014-10-01分发部门及数量：市场营销部/生产运营中心/财务部/人事行政部各1份。共4份打星号（）的管理层需审批本文件。总经理管理者代表生产运营中心人事行政部财务部市场营销文件修订履历版次修订内容摘要制定/修订部门制定/修订人审核人审批人生效日期a1新制定人事行政部2014-10-1文件控制印记:1.目的设置信息沟通渠道，便于工作顺利开展，以实现持续改进。2适用范围本公司质量和环境管理体系工作运作的交流均属之。3. 职责3. 1各部门/模块：对内：负责内部工作信息的发送、接收、处理与反馈，了解公司的管理要求，执行管理层决 定和工作方案并报告实施结

2、果；对外：工作职责范围内外部信息接收、处理与反馈3.1.1市场营销部：负责与客户方面的信息沟通的管理3. 1. 2采购组：负责与供应商和外协分包方信息沟通的管理3.1.3品质部：与客户或供应商/外协商、认证机构、质量技术监测部门关于品质、环境方面 的信息沟通3. 1. 4人事行政部：环境方面的的信息与政府职能部门沟通的主要负责者3. 2总经理：主持召开总经理办公会议（每月10日（特殊情况另择日期），听取各部门模块提 岀的工作报告，组织研究改进措施并监督检查执行情况3. 3管理者代表：组织策划内部质量/环境管理信息的汇总、分析处理与公告3. 4人事行政部：总经理办公会议会议记录的发布与管理4.

3、工作程序4. 1信息分类4. 1. 1外部信息a、政策、法规、标准类的信息（如质量、环保、法律法规、产品标准等）b、监测或检查机构提供的监测报告或检查结果等c、相关方（顾客、供方）反馈的信息或投诉d、其他外部信息：不限于以上，由各部门收集到的外部有关于质量管理、环保方面的信息4. 1.2内部信息a、有关于公司内部质量/环境体系运作情况的信息（包括过程记录、过程异常处理记录、过程 监测记录、质量目标达成情况等）b、其他内部信息：包括员工的意见和建议4. 2信息的沟通控制4. 2. 1外部信息的沟通控制4.2. 1.1政策、法规及标准类的信息由人事行政部和质量技术部进行对口收集，更新、整理后提 交

4、人事行政部，按文件控制程序进行管理。4. 2. 1. 2品质部负责对质量/环境体系运作监测或检查结果外部信息的收集，并传达到公司内部， 出现不符合体系管理的情况时，按纠正与预防措施程序处理。4.2. 1.3从相关方（顾客、供方等）获得的信息或投诉由对口的部门负责沟通控制，出现不符合 体系管理的情况时，由品质部按纠止与预防措施程序处理，以满足相关方的要求。4. 2.1.4其他各部门获得的外部信息，由对口的部门负责沟通控制，根据需要作岀处理。4. 2.2内部信息的沟通控制4. 2. 2. 1有关于公司质量/环境体系运作的信息按公司质量/环境体系管理文件的规定进行记录、 反馈，收集、汇总统计和发布。

5、4. 2. 2. 2对于内部的异常信息，发现部门应立即组织处理，岀现不符合体系管理的情况时，按纠 正与预防措施程序处理。4. 2. 2. 2各部门负责人负责接收并处理有关于员工提出的意见和建议。同时员工也可直接将意见 和建议反馈到对口管理部门进行处理。4. 2. 3信息沟通形式及处理方式4. 2. 3. 1信息沟通可通过书面文件的上传下达、电话、邮件、面谈等形式。信息沟通内容应形成 书面记录。4. 2. 3. 2信息处理方式包括：上报、下达执行、答复、召开会议研讨等，由信息接收部门依情况 进行处理。4. 2. 4信息的传达4. 2. 4. 1信息传达的方式包括汇报、会议、下发文件、公告栏告示等形式。4. 2. 4. 2会议是重要的信息传达方式，本公司的会议包括有班前会、周会、部门会议、总经理办 公会议、专题会议等，按时间分类有固定会议和临时会议。参会人员填写会议/培训签到表以 作参会记录。4. 2. 4. 3部门级以上会议及重要的专题会议，会后应形成会议记录发送参会人员并报人事行政部。 会议记录表采用统一模板，格式统一。6.相关文件文件控制程序纠正与预防措施程序6.相关记录会议/培训签到表会议记录表附：表单样版会议/培训课程名称：时间：地点:组织部门/人：主持人/讲师：应参加人员：签到表序 号人员签名部门岗位序 号人员签名部门岗位会议名称： 组