销售与收款内部控制ppt课件

1、销售与收款的内部控制主讲：张兰内容提要与重难点 使内控人员掌握企业销售与收款环节中的内部控制知识和相关内部控制业务流程。培训目的与要求 了解企业销售与收款环节中的根本业务与根本内部控制制度； 掌握销售与收款环节内部控制的目的和关键控制点； 掌握销售与收款环节中内部控制流程设计的八项业务； 了解销售与收款环节中内部控制的常见弊病； 能运用本章所学知识，分析章末的相关案例。第一节 根本业务与根本内部控制制度 一、销售与收款的根本业务一、销售与收款的根本业务 接受顾客订单 同意赊销信誉 编制销货通知单 按销售通知单供货 按销售通知装运货物 向顾客开具销售发票 记录销售 办理和记录现金、银行存款收 入

2、输出和记录销货退回、销货折扣与折让 注销坏账 提取坏账预备 上述业务主要涉及以下部门：销售部门信誉管理部门仓储保管部门会计部门销售与收款业务流程控制图销售与收款业务流程控制图1内部控制目的与内部控制要点内部控制目的内部控制要点登记入账的销货业务确系曾经发货给真实的顾客在发货前，顾客的赊销曾经被授权同意；销货业务是以经过审核的发运凭证及经过同意的顾客订货单为根据登记入账的；销售发票均经事先编号，并已恰当地登记入账；每月向顾客寄送对账单，对顾客提出的意见做专案清查。现有销货业务均已登记入账发运凭证或提货单均经事先编号并曾经登记入账；销售发票均经事先编号，并登记入账登记入账的销货数量确系已发货的数量

3、，并已正确开具收款账单并登记入账销售价钱、付款条件、运费和销售折扣确实定曾经适当的授权同意；由独立人员对销售发票的编制造内部核对销货业务的分类正确采用适当的会计科目表；内部复核和核实销货业务的记录及时采用尽量能在销货发生时开具收款账单和登记入账的控制方法；内部核对销货业务曾经正确地记入明细账，并曾经正确汇总每月定期给顾客寄送对账单；由独立人员对应收账款明细账作内部核对；将应收账款明细账余额合计数与其总账余额进展比较二、销售与收款的根本内部控制制度二、销售与收款的根本内部控制制度2根本的内部控制制度根本的内部控制制度 * 适当的职责分别适当的职责分别 对于销售与收款循环，适当的职责分别对于销售与

4、收款循环，适当的职责分别有助于防止各种有意或无意的错误。有助于防止各种有意或无意的错误。 销售与收款循环应适当分别的职务主要有接受客户订单的人员不能同时是担任最后核准付款条件的人员，付款条件必需同时获得销售部门和专门追踪和分析客户信誉情况的信贷部门或会计部门下的信贷小组的同意； 发货通知单的编制人员不能同时担任贷款的收取、产品的包装和托运任务； 填制发票的人员不能同时担任发票的复核任务； 办理退货实物验收任务的人员必需同退货账务记录分别；应收款的记账人员不能同时成为应收账款的核实人员。 * 正确的授权审批 * 充分的凭证和记录 * 定期寄送对账单 * 内部核对程序内部核对程序 内部控制目的内部

5、核对程序举例 登记入账的销货业务是真实的 销货业务均经适当审批 一切销货业务均登记入账 登记入账的销货业务均经正确估价 登记入账的销货业务的分类恰当 销货业务的记录及时 销货业务曾经正确地记入明细账并经准确汇总检查销售发票的延续性并审查所附的佐证凭证；查阅顾客的信誉情况，确定按企业的政策能否应同意赊销；检查发运凭证的延续性，并将其与主营业务收入明细账核对；将销售发票上的数量与发运凭证记录进展比较核对；将登记入账的销货业务的原始凭证与会计科目表比较核对；检查开票员所保管的未开票发运凭证；从发运凭证清查至主营业务收入明细账和总账。第二节 销售与收款的根本业务流程设计 一、订单的证明和审核流程一、订

6、单的证明和审核流程企业的销售与收款循环始于客户提出的购货订单，企业的销售与收款循环始于客户提出的购货订单，企业的销售部门接订单后，需求首先到企业的企业的销售部门接订单后，需求首先到企业的信贷部门办理同意手续。对于赊销业务，信誉信贷部门办理同意手续。对于赊销业务，信誉管理部门应根据企业的赊销政策，以及对每个管理部门应根据企业的赊销政策，以及对每个顾客的已授权的信誉额度来进展的。企业应对顾客的已授权的信誉额度来进展的。企业应对每个新顾客进展信誉调查，包括获取信誉评审每个新顾客进展信誉调查，包括获取信誉评审机构对顾客信誉等级的评定报告。机构对顾客信誉等级的评定报告。 设计信誉同意控制的目的是为了降低

7、坏账风险。设计信誉同意控制的目的是为了降低坏账风险。企业应分别对原有客户老客户和新客户进企业应分别对原有客户老客户和新客户进展审查：展审查： 1、老客户应调查其过去的成交记录，确认其能否具有良好的商业信誉；同时信贷部门还应思索本次订购的数量能否异常，如企业具有良好的商业信誉且此次订购根本接近历来订购数量，即可办理同意手续；假设所需数量大大超越了历史记录，在办理同意手续前，必需求求客户提供近期的财务报表，并经过财务报表的审查来判别客户近期的财务情况，然后决议能否接受赊销。 2、新客户对于新客户提出的购货订单，信贷部门必需求求其同时提供可以证明其资信情况的资料和财务报表。经过分析其资信情况和审查财

8、务报表来决议能否接受其订单，以及允许的信贷限额。当客户难以提供其资信情况的资料时，企业也可以采用另一种控制手段来接受订单，即对本次订单规定最大 供货数量，在客户被证明确实有良好信誉后，供货数量才干允许被扩展。对于现销的购货订单，上述审核客户信誉的控制程序可以省略，但订单的接受仍需得到销售部门经理人的签字赞同。 二、 销售通知单的编制和核实流程 企业收到客户的订货单以后，应编制一致的销售通知单，销售通知单可以说是贯穿控制整个销售业务执行的单据。在编制销售通知单前，销售部门首先应向发货部门讯问所订货物能否有库存，如无库存，应及时通知客户；如有库存，应及时编制销售通知单。 销售通知单一式多联，以完好

9、和规范化的格式记录不同的客户订单内容，如所订货物的编号、数量、价钱等。同时也应记录销售过程所需的各种授权和同意。为发运业务的执行和有关账册的记录提供 书面根据。 发运通知单必需在事前进展延续编号，在执行后应归档管理，并由专门人员对其进展定期检查。 执行1订单2销售通知单销售通知已审批销售通知单3已审批销售通知单54销售发票执行阐明销售部门信贷部门会计部门1、销售部门接纳客户订单2、销售部门根据接纳的订单编制一致的销售通知单3、信贷管理部门根据企业的赊销政策和客户的资信情况同意赊销信誉4、会计部门根据信贷管理部门同意的销售通知单开具销售发票5、销售部门根据信贷管理部门同意的销售通知单组织销售业务

10、 三、 销货业务的执行流程 企业仓储部门根据已授权审批的销售通知单发货。实践发货的种类和数量应记录在有关账册和销售通知单各副联上，并将其中一联交会计部门入账，假设包装业务也由仓储部门执行，那么应同时填制包装情况表，记录其完成的任务量。 详细的销货业务控制流程我们用以下图表示。 上图上图已审批销售通知单2装运单销售发票4有关账簿已审批销售通知单1有关账簿销售发票装运单3说 明销售部门会计部门仓储保管部门运输部门1、仓储保管部门根据已授权审批的销货通知单发货2、销售部门根据已审批的销售通知单编制装运单3、运输部门根据发票的提单联和装运单组织运输4、会计部门根据销售发票记录销售业务的有关账簿 四、

11、销货发票的控制流程1、在会计上，销售发票是销售业务的真实记录。假设在发票和开具的账一方面缺乏有效的控制，会导致企业财务情况反映不实和舞弊行为的发生。2、对填制发票的控制，是经过对开票的授权来进展的。而这一授权是应以适当的附件为根据的。这些附件包括客户的购货订单、发货通知单等。当这些附件获得之后，开票人员就可以据此开具发票。 3、对发票开列的数据和其他内容的控制可以从以下几个方面进、对发票开列的数据和其他内容的控制可以从以下几个方面进展控制：展控制： 在开票根据发货通知单上延续编号，以保证一切发出货物均要开在开票根据发货通知单上延续编号，以保证一切发出货物均要开票；票；发票上客户的称号应同主要客

12、户一览表或客户购货定单相对照；发票上客户的称号应同主要客户一览表或客户购货定单相对照； 发票上的数量必需以发货通知单上载明的实践发货数量记录或完发票上的数量必需以发货通知单上载明的实践发货数量记录或完成的劳务数量记录为根据，并应遭到非记录发运数量人员的检成的劳务数量记录为根据，并应遭到非记录发运数量人员的检查；查； 发票上的价钱必需以信贷部门和销售部门同意的金额或价钱目的发票上的价钱必需以信贷部门和销售部门同意的金额或价钱目的为根据，并应遭到独立于销售职能的其他人员的检查；为根据，并应遭到独立于销售职能的其他人员的检查； 发票的内容应遭到其他独立于发票编制人员的复核；发票的内容应遭到其他独立于

13、发票编制人员的复核； 发票总额应加以控制，即一切发票应定期结出合计金额，以便同发票总额应加以控制，即一切发票应定期结出合计金额，以便同应收账款或销货合计数相核对。应收账款或销货合计数相核对。五、折扣与折让政策的制定和审核流程 对多数企业来讲，给予客户一定的折扣是相当普遍的销售行为，因此企业该当制定较为详细的折扣政策或规定。 折扣政策必需得到有关授权人员的同意，普通为销售部门的经理。办理现金收入或记录应收账款明细业务的人员不能同时办理客户折扣的业务。 销售折让属偶尔经济行为，普通不具有共性特征，往往需求详细问题详细分析，因此，当客户提出折让要求时，企业应对其提出的理由加以记录，并派专人核实理由，

14、最后由授权人员复核客户提出的理由和企业调查结果，并决议在特定情况下给予客户的特定折让金额。 六、六、 应收账款的控制流程应收账款的控制流程 由于应收账款是一种记录在账上的债务而非存在于公司中的实物资产，它容易被非法职员挪用，同时应收账款能否可收回直接影响到公司的资金流动；应收账款记录也是信贷部门确定信贷政策和能否添加限额的根据，所以应收账款控制是销售环节的控制重点。 普通应实施的控制方法有： 应收账款的记录必需以经销售部门核准的销售发票和发运单等为根据； 根据应收账款的明细账户余额，定期编制应收账款余额核对表，并将该表寄客户核实，编制该表的人员不能同时担任记录和调整应收账款的任务； 应收账款的

15、总账和明细账户的登记应由不同的人员根据汇总的记账凭证和各种原始凭证、记账凭证分别登记，并由独立于记录应收账款的其他人员定期检查核对总账账户和明细账户的余额； 由信贷部门定期编制应收账款分析表，从中分析出能否存在虚增的应收账款或不能回收的应收账款； 指定专人对应收账款账龄较长的客户进展催收和索取货款，以保证公司债务得以收回；应收账款的各种贷项调整包括坏账冲销、折扣与折让的给予等必需经财务经理同意才干进展。 七、 退货理赔的控制流程 验收客户退回的货物 调查退货索赔 核准退货 填制和邮寄贷项通知单 八、计提坏账预备和核销坏账 企业该当定期或者至少于每年年度终了，对应收款项进展全面检查，估计各项应收

16、款项能够发生的坏账，对于没有把握可以收回的应收款项，该当计提坏账预备。企业只能采用备抵法核算坏账损失。详细方法不再赘述。 第三节 销售与收款业务流程及关键控制点1、受理订单与编制销售方案、受理订单与编制销售方案 1销售部门分析客户需求，受理客户订单，销售部门分析客户需求，受理客户订单，订单应按类别延续编号。订单应按类别延续编号。2一切订单均由被授权人员核准，并对一切订单均由被授权人员核准，并对客户信誉情况进展初步核对。客户信誉情况进展初步核对。 销售部门根据客户信誉情况及订单和消费方销售部门根据客户信誉情况及订单和消费方案、库存等情况，编制销售产口的种类、规格案、库存等情况，编制销售产口的种类

17、、规格型号、数量、价钱、货款支付方式等详细的销型号、数量、价钱、货款支付方式等详细的销售方案与赊销方案，并经部门指点审核签字。售方案与赊销方案，并经部门指点审核签字。第三节 销售与收款业务流程及关键控制点2、审定销售方案和信誉政策、审定销售方案和信誉政策1产品销售方案传送给公司分管业务的指点审定，特别产品销售方案传送给公司分管业务的指点审定，特别艰苦的产品销售方案报公司总经理办分会审定。艰苦的产品销售方案报公司总经理办分会审定。销售产品拟采用赊销方式的应对客户信誉进展审核。销售部门销售产品拟采用赊销方式的应对客户信誉进展审核。销售部门应根据本部门已掌握或客户提供的信誉资料，结合产品销售市应根据

18、本部门已掌握或客户提供的信誉资料，结合产品销售市场情况，提出准予客户赊销的期限和额度，经部门指点审核后场情况，提出准予客户赊销的期限和额度，经部门指点审核后连同有关信誉资料等一并传送给信誉管理部门。连同有关信誉资料等一并传送给信誉管理部门。2信誉管理部门根据客户的信誉资料及本部门已建立的信誉管理部门根据客户的信誉资料及本部门已建立的客户信誉档案和记录，对客户信誉情况进展审核或调查，评定客户信誉档案和记录，对客户信誉情况进展审核或调查，评定信誉等级，提出审核意见。信誉等级，提出审核意见。3销售部门将销售方案销售部门将销售方案/销售订单和赊销审核意见等资料销售订单和赊销审核意见等资料传送给分管业务

19、的指点和财务总监审批，特别艰苦的赊销方案传送给分管业务的指点和财务总监审批，特别艰苦的赊销方案报公司总经理办公会审定。销售价钱未按规定政策执行的，应报公司总经理办公会审定。销售价钱未按规定政策执行的，应报价指点小组或授权指点审定。报价指点小组或授权指点审定。第三节 销售与收款业务流程及关键控制点3、消费订单、消费订单销售部门及时将审批后的销售方案销售部门及时将审批后的销售方案/销售销售订单传送给消费部门。消费部门根据消费订单传送给消费部门。消费部门根据消费方案与销售方案方案与销售方案/销售订单情况，编制消销售订单情况，编制消费订单，安排消费。费订单，安排消费。第三节 销售与收款业务流程及关键控

20、制点4、签署销售合同、签署销售合同销售数量较大或批量销售业务该当签署销售合同。销销售数量较大或批量销售业务该当签署销售合同。销售合同文本由销售部门拟定。售合同文本由销售部门拟定。1法律部门和财务部根据本部门职责对销售合法律部门和财务部根据本部门职责对销售合同进展审核，提出书面审核意见交销售部门修正合同。同进展审核，提出书面审核意见交销售部门修正合同。2分管业务的指点和财务总监根据审核部门的分管业务的指点和财务总监根据审核部门的意见审定销售合同，按内部授权交由授权人员签署。意见审定销售合同，按内部授权交由授权人员签署。 3销售部门将已签署的销售合同分送财务、法销售部门将已签署的销售合同分送财务、

21、法律、仓储等部门备查。律、仓储等部门备查。4销售合同需求变卦或提早终止时，应报分管销售合同需求变卦或提早终止时，应报分管业务的指点和财务总监赞同，艰苦合同需报公司总经业务的指点和财务总监赞同，艰苦合同需报公司总经理办公会审定赞同，并传送财务、法律部门。理办公会审定赞同，并传送财务、法律部门。第三节 销售与收款业务流程及关键控制点 5、组织销售与收款、组织销售与收款 1财务部根据销售合同和销售实施方案财务部根据销售合同和销售实施方案/销售订单，查询核实客销售订单，查询核实客户预留资金和客户预付款的到帐情况或客户信誉额度运用情况，向销户预留资金和客户预付款的到帐情况或客户信誉额度运用情况，向销售部

22、门传送核实信息或据实开具收款通知单。售部门传送核实信息或据实开具收款通知单。 2销售部门根据已签销售合同、销售订单向财务部核实收款情况，销售部门根据已签销售合同、销售订单向财务部核实收款情况，确认无误后向仓储部门传送发货通知单，或销售部门根据已签销售合确认无误后向仓储部门传送发货通知单，或销售部门根据已签销售合同和财务部收款单，开具销售发货通知单延续编号送仓储部门，同和财务部收款单，开具销售发货通知单延续编号送仓储部门，并逐笔录入系统。并逐笔录入系统。 3仓储部门根据销售发货通知单和销售合同、销售订单等组织发仓储部门根据销售发货通知单和销售合同、销售订单等组织发货。货。 验货人员清点装货数量并

23、与有效销售发货通知单核实一致。验货人员清点装货数量并与有效销售发货通知单核实一致。 发货人员根据核准的发货单实践发货量对销售订单发货，系统发货人员根据核准的发货单实践发货量对销售订单发货，系统自动生成相应会计凭证，将核准的发货单财务联传送给财务部，经会自动生成相应会计凭证，将核准的发货单财务联传送给财务部，经会计主管复核后过帐，或发货人员根据核准的发货单实践发货量录计主管复核后过帐，或发货人员根据核准的发货单实践发货量录入系统，并将核准的发货单财务联传送到财务部进展帐务处置。入系统，并将核准的发货单财务联传送到财务部进展帐务处置。 门卫核实发货单准予出厂。门卫核实发货单准予出厂。 客户应按合同

24、指定地点指定发货签收人员签收货物，货运人员对客户应按合同指定地点指定发货签收人员签收货物，货运人员对签收人员身体进展核对。签收人员身体进展核对。 采用赊销方式的，销售部门及主管人员应担任货款的按期回收，采用赊销方式的，销售部门及主管人员应担任货款的按期回收，并对销售人员建立并对销售人员建立“谁销售，谁担任货款回笼的责任考核机制。谁销售，谁担任货款回笼的责任考核机制。第三节 销售与收款业务流程及关键控制点 6、财务开票与记帐、财务开票与记帐 1财务部根据销售合同、核准的发货单和已财务部根据销售合同、核准的发货单和已办出库手续等有关原始单据传送到有关财税系统办出库手续等有关原始单据传送到有关财税系

25、统开具销售发票，并加盖印单。开具销售发票，并加盖印单。 2根据财税系统开具的销售发票数据系统根据财税系统开具的销售发票数据系统生成收入和税金的会计凭证，或根据开具的销售生成收入和税金的会计凭证，或根据开具的销售发票、核准的发货通知单等有关销售单据确认收发票、核准的发货通知单等有关销售单据确认收入和税金，编制入和税金，编制/录入相应会计凭证。录入相应会计凭证。 3会计主管复核会计凭证后记会计主管复核会计凭证后记/过帐。过帐。第三节 销售与收款业务流程及关键控制点 7、销售折让或退货、销售折让或退货 1销售部门受理客户提出的折让或退货恳求，并根据折让或销售部门受理客户提出的折让或退货恳求，并根据折

26、让或退货理由组织相关部门查验和核实，提出处置意见。属于合同规定退货理由组织相关部门查验和核实，提出处置意见。属于合同规定的折让和退货，那么由销售部门审核后，将销售折让通知书传送财的折让和退货，那么由销售部门审核后，将销售折让通知书传送财务部，将退货产品入库单和退货通知书传送仓储部门。务部，将退货产品入库单和退货通知书传送仓储部门。 2销售部门将折让或退货恳求及核实处置意见报分管业务的销售部门将折让或退货恳求及核实处置意见报分管业务的指点和财务总监审定，涉及法律纠纷的，还应有公司法律部门的审指点和财务总监审定，涉及法律纠纷的，还应有公司法律部门的审批意见。批意见。 3销售部门根据销售折让及退货审

27、批意见，将销售折让或退货销售部门根据销售折让及退货审批意见，将销售折让或退货通知书传送给财务部，将退货产品入库单和退货通知书传送给仓储通知书传送给财务部，将退货产品入库单和退货通知书传送给仓储部门。部门。 4仓储部门审核退货通知书后，将退货产品验收入库，系统生仓储部门审核退货通知书后，将退货产品验收入库，系统生成相应会计凭证，将核实后的退货产品入库单财务联传送给财务部。成相应会计凭证，将核实后的退货产品入库单财务联传送给财务部。 5财务部审核销售折让通知书或退货通知书及退货产品入库单财务部审核销售折让通知书或退货通知书及退货产品入库单后，编制后，编制/录入折让或退货会计凭证系统生成退货会计凭证

28、的，不录入折让或退货会计凭证系统生成退货会计凭证的，不需编制需编制/录入。录入。 6会计主管审核销售折让通知书或退货通知书及退货产品入会计主管审核销售折让通知书或退货通知书及退货产品入库单，复核会计凭证后由会计人员记库单，复核会计凭证后由会计人员记/过帐。此外，需在会计报表披过帐。此外，需在会计报表披露的该当披露。露的该当披露。第三节 销售与收款业务流程及关键控制点 8、清点对帐、清点对帐 1销售、财务、仓储等部门定期对产品销售及存销售、财务、仓储等部门定期对产品销售及存货情况等进展对帐和实物清点，核实产品库存，对差别货情况等进展对帐和实物清点，核实产品库存，对差别情况应及时查明缘由并按规定处

29、置。情况应及时查明缘由并按规定处置。 2财务部应及时对赊销货款进展清结。未按合同财务部应及时对赊销货款进展清结。未按合同清结的，要及时通知销售部门采取措施。要定期组织销清结的，要及时通知销售部门采取措施。要定期组织销售等部门与客户核对往来帐款，发现差别及时查明缘由售等部门与客户核对往来帐款，发现差别及时查明缘由并按规定处置。并按规定处置。 3期末财务部对应收帐款应进展帐龄分析，合理期末财务部对应收帐款应进展帐龄分析，合理计提坏帐预备，并提出追收措施和建议，报分管业务的计提坏帐预备，并提出追收措施和建议，报分管业务的指点和财务总监审核赞同后实施。同时做好客户资信档指点和财务总监审核赞同后实施。同

30、时做好客户资信档案的记录。案的记录。 4分管业务的指点应组织销售部门和责任人员积分管业务的指点应组织销售部门和责任人员积极落实清欠措施并严厉实施奖惩措施。极落实清欠措施并严厉实施奖惩措施。第三节 销售与收款业务流程及关键控制点 9、清理、终止合同、清理、终止合同 1合同执行终了后，销售部门应对合同合同执行终了后，销售部门应对合同执行情况进展清理、终止、建立客户信誉执行情况进展清理、终止、建立客户信誉档案。档案。 2销售部门将合同清理结果和客户信誉销售部门将合同清理结果和客户信誉情况反响给财务部。财务部应按季向分管情况反响给财务部。财务部应按季向分管业务的指点和财务总监提供核销合同遗留业务的指点和财务总监提供核销合同遗留问题的清结情况，并督促销售部门落实追问题的清结情况，并督促销售部门落实追索任务。索任务。第四节 销售与收款内部控制常见弊病及案例 一、销售和应收账款业务中的常见弊端一、销售和应收账款业务中的常见弊端 虚记销售收入，调理利润虚记销售收入，调理利润 销售本钱结转不实，调理利润销售本钱结转不实，调理利润 收款方式选用不当，呵斥坏账收款方式选用不当，呵斥坏账 销售费用支出失控，本钱增大销售费用支出失控，本钱增大 销售凭证保管不严，呵斥资产流失销售凭证