费用报销审批制度及流程

1、惠州市威廉王子皮具有限公司费用报销审批及流程制度第一章总则第一条 ：为了加强公司财务管理工作，完善公司的报销程序及规定，合理控制公司经营费用，根据国家有关财务法规的规定及公司对财务规章制度的要求，制定本制度。第二条 ：本制度中所称的费用，是指差旅费、市内交通费、业务招待费、通信费、办公费、各项补贴及其他费用等。第三条 ：原始凭证有效性的规定：1 、经办人员在费用支出时，应取得真实合法的原始凭证。以下凭证视为合法凭证，准予报销：税务机关批准的带防伪水印底纹和全国统一发票监制章的税务发票；财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；邮政、银行、快递等系统的各类带印戳的收据、支出证明单；经董事长（总经理

2、）同意并审批的公司内部自制原始凭证。2 、经办人取得的原始报销凭证，若内容填写不完整；填开单位未加盖任何有效印章等， 均视为无效原始凭证，不予报销。3 、经办人员填写报销单时，统一用黑色墨水笔规范填写，不得涂改、挖补。否则，视为无效报单，不予受理。4 、经办人报销支出费用时，报销内容应符合报销凭证的使用范围及性质。第四条 ：本制度适用对象为公司全体人员（董事总经理除外，董事总经理费用按实报销）。第二章审批权限第五条 ：备用金借支在3000 元（含 3000 元）以下和费用的报销金额在1500 元（含 1500元）以下的，由部门经理确认，财务会计复核，财务经理审核，财务总监核准，总经理审批。审批

3、流程图如下：第六条 ：备用金借支在 3000 元（不含 3000 元）以上和费用的报销金额在1500 元（不含 1500元）以上的，由部门经理确认，财务会计复核，财务经理审核，财务总监复审，总经理核准，报董事长审批。审批流程图如下：第七条 ：部门经理 (不含财务经理 )的备用金借支和费用报销，由财务经理确认，并按本章第五、六条规定权限报核、报批；财务经理的备用金借支和费用报销，由财务总监确认，并按本章第五、六条规定权限报核、报批。- 2 -_第八条 ：部门总监或副总（不含财务总监）的备用金借支和费用报销由财务总监确认，并按本章第五、六条规定权限报核、报批；财务总监的备用金借支和费用报销，由董事

4、长确认，并按本章第五、六条规定权限报核、报批。第九条 ：董事长和总经理的备用金借支和费用报销，实行交叉确认、交叉审批，并按本章第五、六条规定权限报核、报批。第三章备用金借支程序第十条 ：各部门人员为保证公务的合理需要，按审批权限报批后，可向财务部预支一定数额的备用金。第十一条 ：备用金借支程序：借支人填制借款单，按本制度第二章第五、六条规定权限报核、报批，出纳根据审批后的借款单，向借支人支付备用金。第十二条 ：管理部门公务较多的人员可申请实行定额备用金制度，即可预支保证公务合理需要的一定限额备用金，报销时可不抵借支，直接支取现金。实行定额备用金制度的人员不能有拖欠公司款项的不良记录，须经财务和

5、董事长认可。第十三条 ：备用金借支人须在公务完毕后，及时按照审批程序到财务部结清备用金，不能及时结清的，借支人必须按规定时限结清备用金，前款不清后款不借。每年 12 月 31 日前，除 12 月下旬借支的备用金外，其余所有个人借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次或分次从工资中扣回。第十四条 ：借款单是财务部门处理账务依据之一，报销费用时借款单不予退还；声明归还所借备用金时，由出纳开具收款收据给报销者本人，收款收据须妥善保管备查。精品资料第十五条 ：备用金是为保证公务需要而设，任何个人不得因私借用公款。第四章费用报销程序第十六条 ：费用报销程序：报销人按下款要求自行粘贴票据并填制费用报销

6、单或差旅费报销单，按本制度第二章第五、六条规定权限报核、报批，出纳根据审批后的费用报销单或差旅费报销单向报销人支付报销款或收取归还的备用金金额；报销人领取报销款项须在费用报销单或差旅费报销单上签字，收到归还的备用金，按本制度第三章第二十一条规定办理。第十七条 ：费用报销的所有原始凭证必须符合本制度第一章第三条的相关规定，财务对费用报销的审核，严格按本制度第一章第三条的相关规定执行，严禁白条报销；公务中因个人原因，违章的罚款支出不予报销（董事长特批的除外）。第十八条 ：原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一

7、定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。第十九条 ：原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。第二十条 ：用于报销的定额票据， 报销人须在每张票据正面空白处注明实际开支金额、开支的用途并签名。对装卸费、运杂费、仓租费、保险费等的报销须附上相关订单、合同复印件、装箱单、货物清单等。第二十一条 ：不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，不予报销受理。第五章出差补贴标准- 4 -_第二十二条 ：本制度所指出差是指公司员工受公司主管负责人派遣，在公司办公所在地城市以外的地区履行公务。出差员工根据本制度的规定享受相应标准的住宿补贴

8、、伙食补贴和交通补贴；在公司办公所在地城市市内履行公务不享受出差补贴、伙食补贴和交通补贴。第二十三条 ：公司员工出差应严格履行报批手续，并且必须填写出差审批表，说明出差地点、出差起止时间、 业务洽谈内容及费用预算， 经部门经理确认、 总经理及董事长批准后方可执行出差；经理级以上（含经理级）出差，出差前须将出差期间的工作安排在电子公告里面发布，并注明联系方式，以便工作的联络；出差人员出差工作完成后，须出具出差工作报告，说明出差业务洽谈内容达成情况及取得的效果，提交部门经理、总经理或董事长确认签字；报销费用时须将出差审批表、出差工作报告连同费用票据粘贴在一起办理费用报销手续，否则不予报销；未经批准

9、不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的旅差费均由其本人自行承担，公司亦不予报销。第二十四条 ：公司各部门应严格控制出差人数，并考虑其完成任务的期限，确定合理出差日期，逾期出差应向上一级主管负责人报告，对因公出差人员，按相应标准报销出差费用。第二十五条 ：长途出差交通工具乘坐标准及补贴标准按公司原有标准执行。第二十六条 ：出差住宿费及补贴实行全额包干制，按公司原有标准执行。第二十七条 ：操作层员工与管理层员工一起出差时，由带班管理人员控制各项开销，不得超过按照人员的出差补贴标准，费用报销时凭发票报销。第二十八条 ：报销凭据必须是出差地实际发生的票据，费用包干部分凭发票报销（发票金额大于费用包干

10、标准的按标准报销，发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销）。第二十九条 ：出差交通费、住宿费的报销，未超过标准限额的，按实际发生的费用报销，超出标准限额的， 超出部分自行承担 ;若出差在外自行解决住宿的，可按标准的 50% 予以住宿补贴； 无精品资料法提供正式住宿发票的出差员工，按自行解决住宿处理，但参加包括住宿、市内交通与生活费用在内的会议和由邀请方承担费用的会议，不享受任何补助。第三十条 ：出差人员当日有招待费发票的，当日不计算伙食补贴，招待费发票日期栏必须填写清楚，并说明招待事由，招待费发票未注明日期的，一张招待费发票视同一天发生招待费，并按张数计算扣除伙食补贴天数。第三十一条 ：出差

11、人员的出差补贴天数按出差自然天数减去一天计算，即算头不算尾；住宿补贴按实际住宿天数计算。第三十二条 ：出差人员超标准乘坐交通工具，须事先书面或电话申请，说明理由，经董事长批准同意后，方可改乘交通工具，否则超标费用自行承担。第三十三条 ：出差人员因长途交通票据遗失，须写出书面报告，且有1 人以上同行人员或有关人员签字证明，经部门经理或总经理签署意见，报财务总监（或财务经理）核实、董事长（或总经理）审批后，按票价的50% 报销。第三十四条 ：公司员工随同经理级以上级别人员一同出差，其交通工具乘坐标准可按经理级以上级别人员相应标准执行；公司员工随同总经理/董事长一同出差，原则上不予发放出差补贴和报销

12、出差地市内交通费。第三十五条 ：司机带车出差当天来回按每天30 元补助（包括长途补贴、误餐补贴及货物搬运等补贴），超过一天按本制度第二十六条的规定标准执行，不带车出差按按本制度第二十五、二十六条规定标准执行；其他特殊情况的补贴办法，需报董事长批准。第六章市内公共交通费及自备交通工具补贴标准第三十六条 ：市内交通费，是指公司员工在公司所在地及出差人员在出差目的地城市办理公务- 6 -_所发生的交通费（包括公共汽车费和出租车费），公司员工上下班或因私所发生的交通费不在此列。第三十七条 ：凡市内办理公务的主管及以下人员，一般只能乘坐市内公共汽车，特殊情况下需要乘坐出租车的，事先必须取得部门经理的批准

13、。第三十八条 ：因公务报销出租车费用的员工，必须在出租车票背面注明往返地点及用车事由，并经部门经理确认签字。第三十九条 ：报销的市内公共交通费严格限定为办理公务所发生的交通费，不得将个人上下班交通费混同报销，如经发现将追缴当次报销的所有市内公共交通费，第二次发现将予以通报批评，第三次发现将移交人力资源部处理。第七章通信费标准第四十条 ：通信费指因公使用通信工具而发生的费用，包括移动电话等。通信费一律实行凭票限额包干报销制。第四十一条 ：通信费限额包干标准，按公司原有标准执行。第四十二条 ：移动电话通信费指到营业厅交费凭正规票据报销。第四十三条 ：通讯费报销时， 报销人员必须提供当月通话记录清单

14、，连同通讯费发票一起粘贴，否则财务不予受理。第四十四条 ：享受通信费报销标准的人员必须保持24 小时（含节假日）通信畅通，如发现三次通信不畅通（特殊情况例外，如手机短时断电、手机丢失、损坏等），次月取消通信补贴。第八章业务招待费标准精品资料第四十五条 ：业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的费用，实行事前申请、实报实销制。第四十六条 ：部门人员因公接待外单位人员，建议安排工作餐，需要到外面宴请的，须事先提交应酬申请报告，并说明应酬人员或单位、应酬事由及额度，经部门经理、部门总监确认，报总经理或董事长审批，否则不予报销；部门需安排接待工作餐的，亦须事先提交应酬申请报告，并说明应酬

15、人员或单位、应酬事由及额度，经总经理确认，报董事长审批，否则不予报销。第四十七条 ：各部门人员因公出差确需应酬的，须事前电话请示部门经理、部门总监，并说明应酬人员或单位、应酬事由及额度，经总经理或董事长同意后，可执行接待，但返回公司后须补办应酬申请报告。第四十八条 ：业务招待费报销时，报销人必须将费用开支票据连同应酬申请报告一起粘贴，否则财务不予受理。第九章办公费标准第四十九条 ：办公费是指办公用品、印刷品及其他办公物料等项目的支出，实行统一采购、专人管理制。办公费统一由综合管理部指定专人进行控制与管理。由各部门按月编制预算，经研究核准后，必须在限额内领取使用，非一次性消耗品，实行以旧换新，超支不报原则。第五十条 ：各部门申请购置办公用品、印刷品时，需注明用途、数量、规格型号，行政办公室需查明是否可调节使用，再确定是否购买，报行政总监或总经理审批后，由采购部门执行。第五十一条 ：行政办公室负责办公用品领发的人员，每月需填报办公用品、印刷品的领、发、存报表，按部门分类归档，报送财务部和各有关部门。第十章其