公司公文发放及流程管理制度汇总

1、公司公文收发及流程管理制度一、总则 为加强公司的公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，提高公文质量和公 文管理工作效率，特制定本制度。二、适用范围 本制度适用于公司各部门的公文管理工作。三、管理责任1、行政部是公司公文的统一管理部门，主管本公司并负责指导各部门的公文管 理工作。2、公司及各部门在公文管理中必须严格执行保密制度，以保证公司秘密文 件及事项的安全。四、公文种类 公文种类包括决定、公告、通告、通报、通知、报告、请示、批复、函 、会议纪 要等。要等。决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。 公告：适用于向公司内外宣布重要事项。 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

2、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 通知：适用于传达要求下级单位或员工周知、执行或办理的事项；批转下级公司 的公文；转发上级机关或不相隶属单位的公文；发布规章制度；任免和聘用管理 人员。报告：适用于向上级汇报工作，反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问。 第 1 页 共 12 页请示：适用于向上级请求批示、批准。 批复：适用于答复下级请示的事项。函： 适用于不相隶属公司、部门、员工之间相互商洽工作、询问和答复问题。 会议纪要：适用于记载会议情况和议定事项。五、行文规则1、为了维护正常的领导关系，维护组织系统中的合理分工和正常的工作秩序， 防止工作上的脱节、被动或抵触，具有

3、隶属关系或业务指导关系部门之间应当遵 守逐级行文的规则，避免越级行文。2、公司各部门在本部门职权范围内，可以互相行文，也可以对下属其对应部门 行文。3、对下属部门的重要行文，应当同时抄送行政部及公司领导。4、对上级的 “请示 ”不得同时抄送下属公司或同级公司； “报告”中不得夹带请示事 项。5、必要时，公司内的有关部门可以联合行文。6、公司内部门之间对有关问题未经协商一致时，不得各自向下行文。7、发文的内容涉及到其他部门的业务时，需经所涉及的部门会签。六、签收规则1、收文管理一般包括文件的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、催办、查 办、立卷、归档、销毁等程序。2、各部门要明确专门的文件签收人

4、员负责本部门文件的收收签工作，对来文进 行清点、核对与检查并履行签收手续。3、签收人员对来文进行清点、核对后，要进行签收登记，然后根据文件的性 质、重要程度、涉密等级、办理时限、所涉及的职权范围以及各部门的责任分 工，将签收的文件分门别类地分送给有关部门（人员）办理，并履行签收手续， 即填写文第 2 页 共 12 页 件签收登记表（见附表一）。4、公司领导批示后再行办理的文件，收发人员应一并附上文件报批表（见 附表二），公司领导要将批示意见、姓名及批示时间填写在相应栏目中。5、凡属公司领导批转其他部门办理的公文，收发人员要按要求进行公文批转登 记，即填写批转文件登记表（见附表三），并将批转的文

5、件复制一份存档。6、对于需要传阅的文件，收发人员要附上文件传阅表（见附表四），送达 规定的传阅范围内的有关人员传阅。7、办理完毕的文件要随时收集、及时归档（所有办毕的文件归档时都要附上 文件报批表；属传阅的文件归档时要附上文件传阅表）。七、发文规则1、发文管理包括拟稿、校正、审核、签发、用印、登记、分发、立卷、归档、 销毁等程序。2、公文一般由密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、 附件、印章、成文时间、主题词、抄送部门、拟文部门、份数和印发日期等部分 组成。3、草拟公文应当做到 符合国家和政府的法律、法规及公司的规章制度。如提出新的政策规定，要按 制度审批。 篇幅简短，观点

6、明确，情况确实，条理清楚，文字精确，标点准确。 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。 公司的对内对外行文一律要求使用统一的文件格式。八、公文格式1、公文一律采用 A4或 B5型号的纸张打印，页面边距按标准版面。2、公文的字体采用 “宋体 ”形式。第 3 页 共 12 页3、所有正式的对外文件要求统一排序，各部门代字如下： 总经办 粤晟总字行政部 粤晟行字 财务部 粤晟财字 凯诺晟公司 粤晟字九、公文的校正程序 先由相关出台文件的责任部门起草，行政部负责初步编制文件，按文件形式书写 并进行文字的修饰和校对。十、公文审批程序1、公司的公文采取逐级审批的程序，根据职务说明

7、书的约定，应将拟制的 公文报送直接上级审核。2、公司领导审批后，再由行政部统一发放相关部门3、文件审核（批）的重点是：是否需要行文；是否符合公司的规章制度；是否 应与有关部门或公司协商、会签；文种使用、公文格式、文字表述是否符合本制 度规定等。4、公司颁布的规章制度以及涉及公司全局的文件，正式发文前应先经总经理审 核。交公司领导审批公文审批表。十、公文签发办法1、按各部门、各级领导职权划分的规定，各级领导负责签发职权范围内报送的 文件；2、有关规章制度、管理办法以及关系公司全局的文件由总经理签发；3、法律文件由法定代表人或法定代表人授权的人员签发。4、公文在公司领导签字或用印后生效。5、文件收

8、发人员负责本部门的发文工作：对于公司全部发文，要进行登记，即 填写发文登记表（见附表六）。第 4 页 共 12 页6、文件收发人员将公文原件进行归档管理；将公文的复印件发至抄送部门；存 档公文应为原件。十一、收发效率与管理1、公司行政部负责公司的文件收发工作，所有上报、下达的文件一律由行政部 人员进行登记，即填写文件签收登记表、发文登记表和批转文件登记 表。2、文件收发人员必须尽职尽责，在收文和发文的各个环节都要严格登记手续， 使文件的流转方向和办理过程一目了然。3、文件收发人员应在收文后一小时之内将公文及时送达各收文部门（个人）， 不得在手中积存，以免造成办公效率低下。4、文件审核人、审批人原则上应在 24 小时内将所交批公文签署意见并批转或交 办。5、所有办毕文件都应立卷归档（具体办法见另行发布的档案管理制度）。 附：本制度最终解释权归公司行政部。 本制度自颁布日起生效。行政部 2012年2月 29日 第 5 页 共 12 页 公司文件签收登记表第 6 页 共 12 页 公司文件报送单第 7 页 共 12 页 公司文件批转登记表第 8 页 共 12 页 公司文件传阅登记表第 9 页 共 12 页 公司公文审批表第 10 页 共 12 页 公司发文登记表第 11 页 共 12 页传真 XX 责任公司地址：电话： 传