基础行政单元工作手册(修改版)考核版

1、基础行政单元工作手册 审核： 审批： 目录一、企业文化4（一）公司核心价值观4（二）行政部核心价值观和服务理念4二、组织架构5（一）公司组织架构5（二）部门组织架构5（三）部门职务架构6三、岗位职务说明7（一）行政经理职务说明书7（二）行政副理职务说明书9（三）行政专员岗位说明书11四、工作内容13（一）行政经理工作内容13（二）行政副理工作内容14（三）行政专员工作内容15五、工作流程16（一）办公室饮用水订购工作流程16（二）办公室员工餐订购工作流程17（三）办公室卫生管控工作流程18（四）办公室图书管控工作流程19（五）公司档案管理工作流程20（六）公司证照管理工作流程21（七）打印复印

2、操作工作流程22（八）印刷品订制工作流程23（九）快递收发工作流程24（十）传真收发工作流程24（十一）公司内部公文发布工作流程24（十二）公司文件物品交接工作流程24（十三）办公用品订购工作流程24（十四）会务接待工作流程24（十五）差旅服务工作流程24六、工作制度24（一）办公室日常接待安全管控工作制度24（二）办公用品管理工作制度24（四）差旅服务工作制度24（五）公司档案管理工作制度24（六）公司证照管理工作制度24（七）会务接待工作制度24七、工具表单24（一）饮用水登记表24（二）月餐费统计表24（三）办公室卫生检查标准及检查表24（四）奖惩汇总表24（五）公司安全检查表24（六）

3、图书入档目录24（七）图书借阅归还登记表24（八）档案建档目录24（九）档案销毁记录表24（十）档案证照借阅登记表24（十一）打印复印登记表24（十二）印刷品下发签收表24（十三）收发快递/传真登记表24（十四）文件签发签收表24（十五）办公资产台账明细表24（十六）办公资产盘点表24（十七）办公用品领用登记表24（十八）办公用品结存表24（十九）会务接待安排流程表24（二十）出差日常安排清单24一、企业文化（一）公司核心价值观感动顾客：感恩、感动、敬畏、服务、支持、配合 感动员工：感谢、尊重、信任、关爱、垂范、成长感动自己：梦想、激情、进取、勤奋、坚持、成就创新求变：创新、学习、思考、钻研、

4、超越、领先崇尚理性：理性、严谨、认真、科学、规范、系统德才兼备：正直、善良、诚信、智慧、气度、胆量使命必达：担当、执行、高效、敬业、合作、忠诚（二）行政部核心价值观和服务理念01.核心价值观服务：保障公司基础行政服务快速、无误。支持：满足全公司行政需求，提供全面系统支持。高效：开发先进工具，打造高服务质量，强服务技能。感动：发挥部门优势，设身处地的解决员工需求，安排丰富多彩的文化生活。02.服务理念基础行政细心用心总务后勤保质保量二、组织架构（一）公司组织架构（二）部门组织架构行政部基础行政总务后勤商业情报法务法律办公事务档案证照打印复印印刷品快递传真文书收发办公资产办公用品会务服务差旅管理（

5、三）部门职务架构行政总监行政经理行政副理行政专员后勤专员法务专员商业情报专员三、岗位职务说明（一）行政经理职务说明书行政经理职务说明书职务名称：行政经理 所属部门：行政部 撰写日期： 职位级别：经理级别 职位评价：行政总监 资料备案：人力资源部 营建、策划、研发部物流部财务、训练部总经办、人力资源部营运部、各门店店长行政总监行政经理行政副理工作范围：01.负责行政部日常管理工作（01）负责行政部工作计划制定、分解、跟进工作；（02）负责行政部工作职能设计、内容分解工作；（03）负责行政部工作手册内容编写、内容审核；（04）负责行政部管理手册内容编写、内容审核；（05）负责行政部预算审核，预算管

6、控工作（06）负责行政部日常费用审批、费用管控工作；（07）负责行政部员工晋升训练计划、训练课件编写执行；（08）负责行政部工作总结、报告编写，月报数据分析工作；（09）负责行政部提高相关满意度评价、改进工作；（10）负责行政部部门员工激励评价方案设计，推行工作；（11）负责行政部部门员工学习计划制定、评价工作。02.负责行政部企业文化日常管理工作（01）负责行政部部门企业文化学习计划制定、考核工作；（02）负责行政部部门价值观、服务理念的编写、修改工作；（03）负责行政部部门企业文化践行方案的推行、存档工作；（04）负责行政部员工亲情化活动的方案制定、费用审核工作；（05）负责行政部优秀案例

7、、创新方案提报评价工作03.处理部门日常事务工作（01）负责公司办公室日常综合管理、部门执行评价工作；（02）负责公司办公室房租结算、审批工作；（03）负责公司办公室安全事务的组织实施、安全检查工作；（04）负责公司员工餐费用管理，报销审核；（05）负责公司办公人员行为规范监督检查、评价工作；（06）负责公司办公室资产配置，盘存审核工作（07）负责公司工艺排版、制作、下发工作；（08）负责公司员工宿舍费用管控、报销审批；（09）负责公司员工宿舍安全检查的实施，分析、评价工作；（10） 负责公司员工宿舍资产下单审批，盘存审核工作。（11） 负责处理宿舍投诉的部门协调、处理结果跟进工作；04、其它

8、事务工作（01）负责公司年会活动组织、协调、费用报销工作；（02）负责公司春节活动组织、协调、费用报销工作；工作责任：01.负有根据公司年度战略目标完成部门年度计划责任；02.负有协助公司领导维持行政工作正常高效运转责任；03.负有实施行政部人员晋升训练的方案计划考评责任；04.负有管控行政部年度预算的日常支出管控达标责任；05.负有加强行政部门满意度评价的考核结果评价责任；06.负有拟定行政部门员工岗位设计完善职务说明责任。权力范围：01.公司用工需求建议权；02.公司员工异动建议权（包含部门调动、晋级、晋职、淘汰、辞退、开除）；03.公司员工奖惩建议权；04.下属员工岗位调动权；05.下属

9、工作争议裁决权；06.下属员工业绩评价权。权力限制：01.遵纪守法，遵守国家宪法及相关法律规定，遵守公司经营业务所在地区法律、法规和有关监管规则，遵守公司各项规章制度；02.遵守公司相关保密制度，不私自复制，不将公司资料传播给他人或其他公司；03.不兼职或协助他人从事与公司经营项目相似的工作；04.代表公司购买商品时应遵循公司的采购制度，在业务往来中不允许进行贿赂、收取回扣或其它违反公司规定的事务；05.不得利用职权之便将公司一切有关财物或者货物带出、借出私用、据为己有。 入职要求：01.资历：大专以上学历，工商管理、行政管理、人力资源管理或其它相关专业，5 年以上行政管理工作经验，3年以上行

10、政岗位工作经验；02.能力要求：实现行政管理的专业能力（包括部门手册设计、职位分析、绩效考核管理、人员培训、办公自动化系统应用管理、企业文化建设）；03.技能要求：熟练的公文写作能力，优秀的口头表达能力，熟练掌握办公软件和各类办公设备的操作；04.素质要求：较强的亲和力，优秀的人际关系处理能力；05.优秀的组织能力、领导能力、表达能力、判断力、自信力，高度的行动力；06.较强的创新意识和创新能力，坚定勇敢的意志力，良好的职业道德。（二）行政副理职务说明书行政副理职务说明书职务名称：行政副理 所属部门：行政部 撰写日期： 职位级别：经理级别 职位评价：行政经理 资料备案：人力资源部 行政经理区位

11、经理，各店长行政副理物流部营建、策划、研发部财务、训练部商业情报专员法务专员后勤专员行政专员工作范围：01.处理基础行政日常事务（01）负责公司办公室卫生的监督检查、评分工作；（02）负责组织公司办公室日常安全检查、检查结果汇总工作；（03）负责公司合同、协议、证照等档案的建档、下发、存档、销毁工作；（04）负责公司行政通知编写、存档、下发、检查工作；（05）负责公司内部文件排版、存档、下发、交接、跟进工作；（06）负责公司办公资产申请、下单、验收、入库、领用、盘点、报损工作；（07）负责公司会务接待的计划安排工作；（08）负责部门亲情化基金日常管理（账目建立，资金登记，费用报销等）；（09）

12、负责部门员工制度考核实施、结果汇总工作。02.处理总务后勤日常事务（01）负责公司员工宿舍资产的日常巡检计划制定、跟进、分析工作；（02）负责公司员工宿舍安全检查的结果汇总、问题处理工作；（03）负责宿舍房租费用的发票申请、费用报销工作；（04）负责宿舍住宿人员每月扣款的核算工作；（05）负责总务后勤单元员工评价数据汇总工作（06）负责宿舍饮用水订购、水票发放工作；（07）负责处理宿舍投诉的对外沟通、处理意见执行工作；03.公司福利日常管理工作（01）负责日常福利的下单、发放管理工作；（02）负责节日福利的下单、发放管理工作；（03）负责门店急救药品下单、盘点检查工作。工作责任：01.负有协助

13、部门领导完成部门年度工作计划责任；02.负有协理部门领导完善部门员工训练评价责任；03.负有监督部门专员完成办公日常管理达标责任；04.负有保证部门专员完成员工宿舍服务巡查责任；05.负有协调公司部门完成公司福利领用发放责任；权力范围：01.所负责模块工作人员的工作计划分配权；02.所负责模块工作人员的工作调动建议权；03.所负责模块办公费用的使用审核报销权；04.所负责模块办公费用的申请权。权力限制：01.遵纪守法，遵守国家宪法及相关法律规定，遵守公司经营业务所在地区法律、法规和有关监管规则，遵守公司各项规章制度；02.遵守公司相关保密制度，不私自复制，不将公司资料传播给他人或其他公司；03

14、.不兼职或协助他人从事与公司经营项目相似的工作；04.代表公司购买商品时应遵循公司采购制度，在业务往来中不得进行贿赂、收取回扣或其它违反公司规定的事务；05.不得利用职权之便将公司一切有关财物或者货物带出、借出私用、据为己有。 入职要求：01.资历：中文、公关、行政管理、人力资源管理等相关专业大专以上学历，3年以上（含）行政工作岗位工作经验，2年以上（含）行政工作管理岗位工作经验；02.能力要求：思路清晰，逻辑推理能力强，学习能力强，能够组织大型活动项目，有基础财务知识为佳；03.技能要求：熟练的公文写作能力，优秀的口头表达能力，熟练掌握办公软件和各类办公设备的操作；04.工作环境：该职位办公

15、场所位于公司办公室，上班时间9：30-18：00，实行2周双休2周单休的考勤制度，国家法定节假日正常休息。（三）行政专员岗位说明书行政专员岗位说明书岗位名称：行政专员 所属部门：行政部 撰写日期： 岗位级别：专员级别 岗位评价：行政副理 资料备案：人力资源部 公司各部门营运部，各门店行政专员员行政副理后勤专员员法务专员商务情报专员工作范围：01.接受训练（01）行政专员应接受基本技能训练，了解并掌握公司企业文化、价值观；（02）行政专员应接受专业技能训练，了解并掌握行政部整体运作。工作内容：01.办公室事务操作（01）负责公司办公室饮用水订购工作（申购、使用、管理等）；（02）负责公司办公室员

16、工餐订购工作（订购、供应商管理、费用报销等）；（03）负责公司月度卫生大扫除组织实施工作（04）负责公司办公室员工行为管理工作（检查、公布等）；（05）负责公司办公室安全监管工作（用水、用电、防火、防盗、日常检查等）；（06）负责公司办公室图书保管工作（采购、入库、借阅、归还等）；（07）负责办公室前台接待工作（出入登记、钥匙交接、来访接待等）；（08）负责部门公积金账目日常管理（费用报销、现金管理等）。02.图书管理事务操作（01）负责公司图书杂志的外借、归档等工作。03.打印复印事务操作 (01) 负责公司文件打印、复印，数量统计，费用报销等工作。04.快递传真事务操作（01）负责公司快递

17、收发工作（收件、发件、登记、交接、统计等）；（02）负责公司传真收发工作（收件、登记、交接等）。05.门店公文交接操作（01）负责公司办公室和门店间公文交接工作（下发、交接、核查、跟进等）。06.日常办公用品操作（01）负责公司办公用品下单、验收、入库、领用、登记、盘点、分析等。07.差旅会务服务操作（01）负责公司会务接待工作（预订酒店、会务服务、费用报销）。（02）负责公司差旅管理的票务酒店预定、票据回收、费用报销。08.公司办公会议管理操作（01）负责公司会议是日常预定管理工作09.月度报表制作（01）负责部门月度报表中办公费数据统计工作。10.办公室卫生清洁操作（01）负责公司办公室卫

18、生管理工作（清洁工管理、检查、汇总、公布等）。岗位职责：01.负有执行部门领导制定的岗位工作计划责任；02.负有独立实施办公室日常事务服务操作责任；03.负有协助管控办公费用的日常支出报销责任；04.负有完善基础行政单元的满意评价提升责任。经济责任：01.在工作中出现过失，根据员工手册、奖惩制度等相关规定，视具体情节与造成后果严重程度给予警告、赔偿、处理、处罚等；02.因工作失误带来经济损失需要承担相应的经济责任。入职要求：01.学历要求：中文文秘或相关专业大专以上学历（含）。02.工作经历：从事相关工作岗位一年以上（含）。03.个人技能（01）工作主动性强，耐心细致，有责任心，善于与人沟通；

19、（02）学习能力强，善于分析、思考问题；（03）具备团队合作精神，适应高效率团队的工作方式。04.专业技能（01）基础公文写作能力，文件处理能力，文字录入编辑能力， WORD、EXCEL等办公软件熟练操作能力；（02）良好的表达能力，较强的沟通能力；（03）公司文件档案管理能力。四、工作内容（一）行政经理工作内容行政经理工作内容类型周期时间段工作内容制度支撑备注每日每日09:3010:00OA查看与处理每日10:0010:30部门工作人员日记批阅每日11:0012:00前一日未完成工作跟进每日09:3018:00部门工作投诉处理每日11:0018:00各工作工作计划跟进每日11:0018:00

20、宿舍事务完成情况跟进每日11:0018:00部门制度工作处理每日11:0018:00部门人员日常培训工作跟进每日11:0018:00部门协调事务跟进每周周二09:30-12:00部门日常工作会议周三14:0018：00部门日常费用审核周四14:0018：00宿舍事务会议周五16:0018：00部门制度审核周六14:0018：00部门周工作计划编写每月20日10:3018:00部门优秀案例、创新案例提报28日10:30-18:00门店月度评价数据提交30日10:30-18:00部门员工评价数据提交5日-8日10:3018:00组织召开部门月度总结报告会10日-14日10:3018:00部门月度总

21、结报告提交15日10:3018:00组织召开部门月度案例评选会议28日10:3018:00部门下月度工作计划提交每季度第三月10日10:3018:00行政部季度总结报告第三月15日10:3018:00公司办公资产核查办公资产管理工作制度第三月18日10:3018:00公司个人办公台帐核查第三月20日10:3018:00宿舍资产盘点核查宿舍资产盘点工作流程第三月22日10:3018:00公司档案证照存档核查公司证照管理工作制度每年度11月10:3018:00部门年度总结报告12月10:3018:00部门下一年度工作预算编写12月10:3018:00公司下一年度工作计划编写12月10:3018:0

22、0公司年会组织执行（二）行政副理工作内容类型周期时间段工作内容制度支撑备注每日每日9:30-10:00OA查看与处理每日10:00-10:30前一日工作情况了解每日11:00-12:00宿舍房租开具发票机动每日9:30-18:00宿舍投诉处理宿舍投诉处理工作制度机动每日11:00-18:00档案证照外借公司档案管理工作制度机动每日11:00-18:00新宿舍地址协助寻找机动每日11:00-18:00宿舍退租机动每日11:00-18:00参照周工作计划工作机动每日11:00-18:00印刷品订制印刷品订制工作流程机动周二14:00-18:00行政账目核对周三14:00-18:00日常费用报销周四

23、14:00-18:00档案建档工作公司档案管理工作制度周五10:30-12:00宿舍巡查工作周五14:00-18:00提交下周工作计划每月1日10:30-18:00餐费结算5日10:30-18:00门店宿舍费用汇总统计6日10:30-18:00月度工作总结15日10:30-18:00餐费结算28日10:30-18:00宿舍水电煤扣款宿舍均摊费用扣款工作流程每季度第三月10日10:30-18:00行政部季度总结报告第三月15日10:30-18:00协助办公资产盘点办公资产管理工作制度第三月15日10:30-18:00协助个人台账盘点第三月15日10:30-18:00协助宿舍资产盘点宿舍资产盘点工

24、作流程第三月20日10:30-18:00档案证照核查工作公司证照管理工作制度每年度第12月10日10:30-18:00部门年度总结报告（三）行政专员工作内容行政专员工作内容类型周期时间段工作内容制度支撑备注每日每日9:30-9:45办公室卫生检查办公室卫生管控工作流程每日9:45-9:55OA工作回复每日9:55-10:30办公室员工点餐事宜办公室员工餐订购工作流程每日10:30-11:05传真快递收发快递收发工作流程每日12:30-16:00办公室会议预定工作公司会议管理制度每日16:00-17:00打印复印工作打印复印操作工作流程机动每日17:00-18:00编写工作日记每日17:00-1

25、8:00饮用水领用办公室饮用水工作流程每日17:50-18:00安全检查、设备关闭办公室安全管理制度每周周一10:00-10:30文件交接工作会议服务内部公文发布工作流程 公司文件物品交接工作流程每周一、三、五交接周三13:00-15:00办公物品领用汇总办公用品管理工作制度周四12:00-18:00行政月报数据汇总周五12:30-18:00报销费用核查发放一周办公检查汇总提交下周计划周二12:30-18:00办公用品盘点核查每月1日10:30-18:00办公物品下单办公用品管理工作制度1-3日10:30-18:00提交行政月报表5-8日10:30-18:00月度总结25-28日10:30-1

26、8:00每月考勤制作15日10:30-18:00优秀案例，创新案例提报1010:30-18:00员工餐费报销结算公司员工餐管理制度25日18:00-20:00办公室大扫除20/25日26号-30日10:30-18:00办公事务费用统计10:30-18:00月计划编写28号12:30-18:00餐费统计员工餐订购工作流程每季度第三月15日12:30-18:00办公资产盘点办公资产管理工作制度个人台帐盘点第三月10日12:30-18:00行政部季度总结报告每年度第12月12:30-18:00公司年会服务办公室安全检查办公室综合管理制度五、工作流程（一）办公室饮用水订购工作流程办公室饮用水订购工作流

27、程为了规范行政专员实施办公室饮用水订购、使用、统计、结算工作时的操作要求，特制订本流程。本流程包含办公室饮用水定义、流程要求两部分内容。 一、办公室饮用水定义 本流程所称办公室饮用水，是指公司办公室、培训教室、物流中心使用的饮用水。 二、流程要求数据统计费用结算01.行政专员未及时和供应商结算费用，造成供应商投诉等情况，处罚20-60元不等；02.行政专员逾期未交付款凭证处罚5元/天。01.行政专员遗漏或遗忘订购，导致无水饮用，处罚其自行购买矿泉水替代。01.行政专员未登记或记录不规范导致数量不符，处罚行政专员10元/次。01.行政专员未在规定时间内提交数据核查，推迟一天处罚行政专员5元；02

28、.核查中一旦发现记录与实际不符，处罚行政专员20-60元不等。饮用水订购饮用水领用01.行政专员每日18:00下班前，查看办公室饮用水库存数量，当办公室饮用水库存少于2桶时，根据供应商通讯录向供应商订购饮用水，每次订购不超过5桶。01.行政专员在办公室人员领用饮用水时，应监督领用人在饮用水登记表上登记。01.行政专员每月25日做好办公室饮用水数据统计工作，填写办公室饮用水费用统计表，并于下月1日将上月办公室饮用水费用统计表提交行政副理审核。01.行政专员每月28日前根据统计的上月饮用水数量和供应商结算费用，供应商必须开具发票；02.行政专员通过OA流程将相关票据提交至部门相关领导审核，并于下月

29、5日前将付款凭证提交至财务部。 （二）办公室员工餐订购工作流程办公室员工餐订购工作流程为了规范行政专员实施办公室员工餐订购、使用、统计、结算工作时的操作要求，特制订本流程。本流程包含办公室员工餐定义、流程要求两部分内容。 一、办公室员工餐定义 本流程所称办公室员工餐，是指在公司办公室范围内，员工在上班期间公司向其免费提供午餐，对于18:00后加班的员工另提供晚餐。 二、流程要求01.行政专员未在规定时间内提交数据核查，推迟一天处罚元；02.核查中发现记录与实际不符的，将处罚行政专员20-60元不等。01.行政专员未在规定时间内点餐或点餐错误，导致员工无法正常用餐，处罚50元/次。01.领取午餐

30、时安排混乱，给予行政专员口头警告一次，累计三次处罚50元/次；02.餐后未监督各部门清理干净用餐场地，处罚行政专员10元/次。01.行政专员未及时和供应商结算费用，造成供应商投诉等情况，处罚20-60元不等；02.行政专员逾期未交付款凭证处罚5元/天。员工餐订购数据统计领取及用餐费用结算01.行政专员每日10:30根据各部门提交的当日用餐人员数量，通过电话向供应商预定当日午餐。（注：外出员工需要回公司用餐可委托本部门员工代替点餐。）01.行政专员每日12：00左右签收供应商送来的菜品后，通知各部门于前台领取部门午餐菜品；02.行政专员在用餐过程中提醒各部门用餐时间不得超过30分钟，并监督各部门

31、用餐后清理餐桌垃圾并打扫干净用餐场地。01.行政专员每月26日做好办公室用餐数据统计工作，填写办公室员工餐费用统计表，并于每月27日将上月办公室员工餐费用统计表提交行政副理审核。01.行政专员每月10、28日根据审核通过的办公室员工餐费用统计表给供应商结算费用。下月2日根据员工餐费用总金额填写付款凭证，通过OA流程将相关票据提交至部门相关领导审核，并于下月5日将付款凭证提交至财务部。（三）办公室卫生管控工作流程办公室卫生管控工作流程为了规范行政专员实施办公室卫生排班、执行、检查、汇总公布工作时的操作要求，特制订本流程。本流程包含办公室卫生定义、流程要求两部分内容。 一、办公室卫生定义 本流程所

32、称办公室卫生，是指公司办公室区域、公共区域（包括楼梯、过道）在办公期间的卫生。二、流程要求01.行政专员每周五和每月28日未按时公布检查结果，处罚打扫卫生间一周。01.行政专员未在规定时间内安排并张贴好值日表，处罚打扫办公室卫生，直到值日表张贴为止。01.行政专员未监督值日员在规定时间内完成清洁工作，处罚协助打扫卫生3天。01.当天无检查结果，处罚行政专员打扫卫生间2天。卫生检查卫生执行卫生汇总公布01.行政专员负责每日监督当天值日员在9:25内保质保量完成清洁工作。01.行政专员每日9:30检查当天值日情况，并在卫生检查表上做好记录。01.行政专员每周五统计一周检查结果汇总公布在公告栏上，并

33、于每月28日将汇总的上月卫生检查结果公布在公告栏上。卫生排班01.行政专员每月26日根据各部门负责人提供的下月卫生值日排班表制定办公室卫生值日表，每月27日前将办公室卫生值日表张贴在公告栏以供查看，并于每月中下旬各安排1次卫生集体打扫除。（四）办公室图书管控工作流程办公室图书管控工作流程为了规范行政专员实施办公室图书采买、入库、借阅、归还工作时的操作要求，特制订本流程。本流程包含办公室图书定义、流程要求两部分内容。 一、办公室图书定义 本流程所称办公室图书，是指公司各部门使用的所有图书、报刊等。 二、流程要求01.行政专员未按时发布图书采买信息，处罚20元/次；02.行政专员未按时将图书调研信

34、息提交行政副理，处罚20/次。01.行政专员未在规定时间内进行图书编号入库，或者未登记在图书入档目录上，处罚20元/次。01.行政专员借阅登记手续不规范，或者每周未检查一次外借状况，处罚20元/次。01.行政专员归还入档不规范，处罚50元/次；02.归档后期发现有破损或者遗失图书时，处罚行政专员按原价赔偿。图书采买图书借阅登记图书编号入库图书归还入档01.行政专员每季度第一个月5日发布公司图书采买信息，当月15日根据各部门图书采买需求表进行市场调研，并于当月22日将图书采买调研表提交行政副理审核。01.行政专员在图书到货后3日内，根据部门、类别将图书进行编号入库，并在图书入档目录上登记。01.

35、行政专员要求借阅人在图书借阅归还登记表上登记图书借阅信息，并告知图书借阅登记周期为1个月，到期未归还必须办理续借手续。行政专员每周检查一次外借状况。01.行政专员在借阅人归还图书时要检查图书的完整性，将确认完整无损的图书第一时间归还入档；若发现破损/缺页图书拒收，并第一时间向行政副理汇报。（五）公司档案管理工作流程公司档案管理工作流程为建立健全公司档案，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案，特制定本流程。本流程包含为公司档案定义、流程要求两部分内容。 一、公司档案定义 本流程所称公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式

36、的历史记录。公司档案包括但不仅限于：（一）行政文书档案（包括法规性文件、各种合同协议等）；（二）声像档案（包括照片、录音、录像档案等）；（三）技术档案（包括技术研究档案、产品档案等）。01.行政专员未进行建档交接工作而导致档案遗失的责任界定不清，处罚20元/次。01.行政专员未在规定时间存档，处罚10元/天；02.行政专员未按要求存档，导致无法正常查阅档案，处罚20元/次。01.行政专员借阅登记手续办理不规范，或者到期未跟踪返还，处罚20元/次。01.行政专员未在规定时间内扫描，处罚10元/次；02.扫描不规范，处罚行政专员重新扫描直到合格为止。01.行政专员销毁档案前未造册清单，导致档案销毁

37、错误，将承担相应处罚。档案借阅档案存档档案扫描档案销毁01.行政专员接收各部门上交的待存档的档案时，需在档案入档交接记录本上与移交方进行档案交接记录（详见公司档案管理制度）。01.行政专员每月20日前将待存档档案统一存档，并分别用电子版和纸质版记录档案建档目录。01.行政专员根据借阅人填写的档案证照借阅登记表的内容在指定的时间前准备好外借档案，交接给借阅人。每周检查一周内外借档案情况，借阅时间到期的，当天跟进档案归还工作（详见公司档案管理制度）。01.行政专员每周五13:00-15:00扫描上期已存档档案，并保持纸质版、电子版档案编号一致，将扫描好的档案以档案盒命名打包存放在一起。01.行政专

38、员每年3月将已到保存期限的档案清理出并给予销毁，销毁前在造册的目录附栏内注明销毁日，报呈行政总监核准；02.保管期限届满的档案中如有部分经核定仍有保存参考价值的档案应在档案目录上注明“保留文件”。档案接收二、流程要求 （六）公司证照管理工作流程公司证照管理工作流程为建立健全公司证照，加强对公司证照的科学管理，有效地保护和利用证照，特制定本流程。本流程包含公司证照定义、流程要求两部分内容。 一、公司证照定义 本流程所称公司证照，是指公司办理的准予企业注册营业资格的工商、质检、税务等资质和公司二级单位办理的准予企业注册营业资格的工商、质检、税务等资质。 二、流程要求01.行政专员未进行建档交接工作

39、而导致证照遗失，责任界定不清，处罚20元/次。01.行政专员当天未将已交接的带存档证照进行存档，处罚10元/天。01.行政专员借阅登记手续办理不规范或者到期未跟踪返还，处罚20元/次。01.行政专员未在规定时间内扫描，处罚10元/次；02.行政专员未将证照扫描件存放好导致遗失，处罚利用工作外时间完成扫描工作。01.行政专员当天将已交接的待存档证照进行分类，证照的正本原件移交给门店保管，证照副本原件由行政部保管（详见公司证照管理工作制度）。01.行政专员根据借阅人填写的外借登记表，在指定时间前准备好外借证照，交接给借阅人；02.行政专员每周检查一周内外借证照情况，外借时间到期，当天跟进证照归还工

40、作（详见公司证照管理工作制度）。证照建档证照借阅证照存档证照扫描01.行政专员在收到各部门上交的待存档证照时，需在档案入档交接记录本上与移交方进行证照交接记录工作（详见公司证照管理工作制度）。01.行政专员每周五13:00-15:00进行证照扫描工作，原版、电子版档案名称一致，将扫描好的证照以店名命名存档在移动硬盘中。(七）打印复印操作工作流程打印复印操作工作流程为了规范公司打印复印工作管理，确保文印质量和效率，防止公司重要文件资料外泄，结合本公司的实际情况，特制定本流程。本流程包含打印复印定义、流程要求两部分内容。 一、打印复印定义 本流程所称打印复印：是指公司办公室、培训教室无打印权限或者

41、不会使用打印复印机的员工，需要进行文书打印复印和办公室日常打印复印工作。 二、流程要求01.行政专员未及时和供应商结算费用，造成供应商投诉等情况，处罚20元/次；02.行政专员逾期未交付款凭证处罚5元/天。接收排版数据统计打印复印费用结算01.如需帮助打印，行政专员每日10:30-11:30接收各部门需打印的电子版文件，要求打印人在打印复印登记表上登记时间和份数，根据所需文件的时间安排进行基础排版工作。01.行政专员未接收打印文件，或者接收后未及时进行排版，处罚10元/次。02.行政专员在需求方指定时间内按打印复印登记表上的要求进行文件打印复印工作，并核对打印份数，打印完成后销毁该文件的电子版

42、。01.行政专员未打印文件，或者打印错误，处罚10元/次。01.办公室日常打印复印统计：行政专员每月30日将统计的公司办公室打印机上的打印量与各部门自行统计的数量进行核对，并将数据填报至当月报表中提交。01.行政专员未在规定时间内提交数据核查，推迟一天处罚5元；02.核查中一旦发现记录与实际不符的，处罚行政专员10元/次。02.行政专员每月根据供应商提供的发票核对每月费用是否准确，核对无误后在3天内填写付款凭证，通过OA流程将相关票据提交至部门相关领导审核，同时将付款凭证提交至财务部。（八）印刷品订制工作流程印刷品订制工作流程 为了规范公司印刷品的管理，进一步节约成本和统一公司的形象，特制订本

43、流程。本流程包含印刷品定义、流程要求两部分内容。 一、印刷品定义 本流程所称印刷品，是指公司办公室和二级单位将文件、表格、公司统一制作的名片、店卡等批量印刷到纸张或特殊的材质上的，可装订成册或单页的成品。 其中，行政部负责公司人员名片、门店店卡的统一印刷工作。二、流程要求01.行政副理未按时核对费用或者费用核对错误，由行政副理承担由此产生的一切费用。信息收集印刷品交接信息核对费用核对01.行政副理统一收集各部门需要印刷的名片、店卡的信息，汇总后在X年X月印刷品清单登记。01.行政副理未收集信息，处罚20元/次；02.信息登记错误，导致名片/店卡印制错误，行政副理处罚20元/次，并承担重新印制的

44、一切费用。01.行政副理将X年X月印刷品清单发送给印刷品供应商进行排版工作，排版确认无误后再安排供应商进行批量印刷工作。01.行政副理未确认内容或者确认不仔细导致印刷错误，由行政副理承担由此产生的一切费用。01.行政副理现场清点供应商配送的印刷品时发现数量不符或者版式颜色不符，可现场退还给供应商。验收后，将印刷品随最近一次前台交接袋配送到门店或者直接交接给当事人，并在印刷品下发签收表上登记。01.行政副理未清点印刷品，后期出现问题，由行政副理承担由此产生的一切费用。01.行政副理每月跟印刷品供应商核对费用，核对无误后提交给策划部统一结算。 （九）快递收发工作流程快递收发工作流程为了保证公司快递

45、收发准确无误，特制定本流程。本流程包含快递收发定义、流程要求两部分内容。 一、快递收发定义 本流程所称快递收发，是指因公司业务需要产生的往来快递，范围包括所有外来快递以及工作快递，员工私人寄送快递不属于此范畴，需自行处理。 二、流程要求快递收件快递统计快递发件费用结算01.行政专员负责每日接收快递公司送来的各部门快递，并于每日14:00左右将收到的快递进行派发登记工作。01.行政专员因未登记或者保管不当导致快递遗失，将承担相应责任。01.行政专员每日14:00前统计所有需要寄件的快递，每日15:00左右根据所寄的快递要求打电话给快递公司来取件。01.行政专员因失误造成快递遗失等情况，处罚10元

46、/次。01.行政专员每周五进行快递统计，月末在月报表上对快递数据汇总分析，并每月28日前将统计好的数据与韵达快递进行核对工作。01.行政专员统计数据有误，导致数据汇总分析错误，行政专员必须纠正错误，同时罚款20元/次。01.行政专员每月28日根据审核的快递收发登记表和快递公司结算费用，每月2日根据快递费用总金额填写付款凭证并制作清单，并通过OA流程将相关票据提交至部门相关领导审核，同时将付款凭证提交至财务部。01.行政专员报销错误造成损失，由行政专员承担相应的差价。 （十）传真收发工作流程传真收发工作流程 为了公司传真信息能够准确无误的传达到位，公司特地制定本工作流程。本流程分为包含传真收发定

47、义、流程要求两部分内容。 一、传真收发定义 本流程所称传真收发，是指公司文件、资料或信息通过传真的方式与门店、部门、外单位互通的行为。二、流程要求传真收件传真发件传真登记工作交接01.行政专员每日上班第一件事：将传真机上的文件进行汇总，保证传真机上无堆放的传真纸。01.行政专员未及时接收传真，或者未及时更换传真纸造成严重后果，行政专员自行承担相应的后果。01.行政专员接收到各部门要求传真的文件后，第一时间进行传真，传真成功后在该文件背后注明传真的时间等信息，以备查。01.行政专员未及时传真，或者传真错误，处罚5元/次。01.行政专员接到传真后，分类整理，并在交接本上做好相应的登记。01.行政专员未做好登记造成严重后果，处罚5元/次。01.行政专员登记完成后，当日11：30和17点分发传真，并要求收件人在交接本上做好登记。行政专员下班后检查传真纸是否充足，保证传真顺利接收。