第五章Excel2000电子表格处理软件

1、第五章 excel 2000电子表格处理软件重点：excel的窗口、数据类型、统计计算（公式与函数）、统计图表、排序、筛选、分类汇总。难点：函数、排序、筛选、分类汇总。 实验：1个（函数、排序、筛选、分类汇总）学时：4 （第四周） 教学手段：机房广播教学 作业：15在线测试51 excel概述 excel 2000加强了internet（互联网）和intranet(企业网)应用，不但可将工作簿保存为html格式并在web上使用，还可以从internet的ftp站点上导入数据，在我国excel获得迅速推广，成了办公应用软件中的主导产品。511 excel 2000的功能和特点1、 主要功能（1）

2、 表格编辑功能：excel通过单元格（cell）构成工作表（worksheet）。（2） 表格管理：把相关工作表组成一本工作簿（workbook）。（3） 设置工作表格式：格式化表格。（4） 绘制统计图表：excel 2000支持14类200余种统计图。它们既可以成独立的图形，也可以放在工作表中，作为嵌入式图表。（5） 数据管理功能：提供数据清单。（6） 网络功能：可以将工作簿保存为html格式文档，以便web使用，还可以从internet上导入数据。2、 主要特点（1） 强有力的人性化设计（2） excel 2000将表格组织成工作簿，从二维扩充为三维。（3） 提供了上百种统计图。（4） 允

3、许在工作表中使用公式和函数，提供了11大类300余种。（5） excel 2000作为办公套件。512 excel 2000的运行环境、安装、启动和退出1、 运行环境（1） 带光盘，主频在100m以上的奔腾机；（2） 32mb以上内存。（3） windows95/98中文版本或windows nt3.51中文版或更高版本。（4） 典型安装需要120mb以上的空闲硬盘空间。2、 安装 excel 2000是office 2000的一个软件包。3、 启动：（1）“开始/程序/microsoft excel”（2）双击表格文件（.xls）（1） 双击桌面上的excel 2000快捷图标。（2） 在“

4、启动”文件夹中添加excel 2000中文版快捷方式。2、 退出（1）“文件/退出”（1） 控制菜单中的“关闭”（2） 双击“控制菜单”（3） 按alt+f45.3.1 excel 2000中文版的用户界面与操作excel 2000用户界面就是excel在windows桌面上的程序窗口。该窗口由：标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏、工作簿窗口与编辑栏等6个部分组成。公式栏：输入公式列号：256列名字框：单元格名称行号：65536当前单元格（能存放32000个字符）工作表标签:魔认3张，最多256张工作表工作簿名称：魔认工作簿，保存时改为正式名称。1、 窗口组成（1） 标题栏:当工作簿窗口不是最大化

5、时,标题栏分裂成两部分：整个excel的标题栏和工作簿的标题栏。（2） 主菜单栏：位于标题栏下，包含了在excel中工作所需要的大部分命令。（3） 工具栏：菜单栏下形象地把用户常用的命令用图标排列出来。（4） 工作簿窗口：excel的主要工作区。excel允许同时打开多个工作簿，每一工作簿占用一个窗口。工作簿窗口又以下几部分组成：l 工作簿标题栏：缺省名称为book1。l 工作表标签：位于工作簿窗口底行，用来显示工作表名称，单击激活相应工作表。excel 2000每个工作簿有255张工作表，系统默认3张（sheet1,sheet2,sheet3）。l 工作表工作区：工作区由单元格组成，每个单元

6、格可存放32000个字符的信息，整个工作区最多有65536行、256列。单元格有唯一标识，称为单元格地址，有列标和行号构成（列用字母表示，行用数字表示），例如b11表示第11行，第2列的单元格。活动单元格由一个加粗的边框标识，任何时候只能有一个活动单元格，只有单元格是活动的，才可以输入数据。在行头和列头还有一个全选按钮。（5） 编辑栏：位于工作簿窗口的上方，用来显示活动单元格中的数据和公式。自左至右分别为：名字框、工具按钮和编辑框三部分组成。l 名字框：单元格地址；l “”：相当enter，确定按钮。l “×”：相当esc,取消按钮（取消本次操作）；l “=”：为函数编辑按钮，用于向

7、单元格中输入公式和函数。（6） 状态栏：位于窗口底部，显示当前工作区状态。2、 操作方式（1） 菜单操作，excel的主要操作方式：例如，alt+字母（2） 工具栏操作：快速，常用命令。（3） 快捷菜单操作：单击右键。514 excel 2000的帮助系统：参考word的帮助系统。52 工作表的建立和编辑521 建立工作表1、 新建工作簿当启动excel 2000时，将自动产生一个新的工作簿，默认名为book1.xls。其中xls是excel 2000为工作簿文件规定的统一扩展名。新建立的工作簿在内存中。缺省时显示工作簿的第一张工作表（sheet1）。此时在状态栏的工作表标签中sheet1被加

8、亮并在下方出现一条下划线。建立工作簿步骤：单击菜单上的“文件/新建”；或在常用工具栏上单击“新建”图标；或按ctrl+n。2、 输入数据（1） 选择单元格或单元格区域：在输入数据前，要选择要输入数据的单元格或单元格区域。单元格区域是单元格的集合。 选择单元格、区域、行或列选择对象执行操作单元格单击单元格某个区域从第一格，拖动鼠标到最后一格不相邻区域选择第一个区域，按住ctrl再用鼠标选择其它区域。整个工作表单击“全选按钮”整行单击行号整列单击列标相邻的行或列沿行号或列标拖不相邻的行或列选择第一行或列，按住ctrl再用鼠标选择其它行或列。（2） 输入数据的类型：excel能自动识别文本、数值、日

9、期时间3种类型数据。l 数值类型：系统默认数值型数据一律靠右对齐，可以包含的字符：“$”、“%”、“.”、“，”、“e”、“e”，e或e表示科学计数。若输入数据的长度超过单元格的宽度，系统自动调整宽度。当整数长度大于12位时，自动改为科学计数法表示。输入小数时，小数位数超过设定值，自动“四舍五入”，但计算时一律以输入数而不是显示数进行，故不必担心误差。无论输入数字位数有多少，excel都只保留15位的有效数字精度，超出时多余的数字位舍入为零。l 为避免输入的分数视为日期：应在分数前冠以0。例如输入1/2，应键入0 1/2。l 日期或时间数据：excel 2000将日期和时间视为数字处理。工作表

10、中日期时间的显示方式取决于所在单元格中的数字格式。默认时，向右对齐，excel 不能识别的日期时间视为文本处理，向左对齐。注意：输入日期和时间，之间用空格分开；按12小时制输入时间，应在时间后留一空格；am表示上午、pm表示下午。若不输入am或pm作为24小时制。日期时间用连字符“-”或“/”。输入当天日期：ctrl+；输入当天时间：ctrl+shift+；l 文本数据：除“=”、日期、时间数据外，其余都视为文本，向左对齐。注意：数字变为文本，前面加(英文符号)；若在公式中有文本数据，输入时必须用双引号将文本括起来。l 简单的数据输入：选定一个单元格，输入数据（用鼠标或键盘选择）。l 按区域输

11、入数据：但活动单元格到达选择区域的边界时，若按tab或enter选择下一个单元格，excel能自动换行或列。（3） 填充：使用“自动填充柄”l excel 2000预先设置了“sun、mon、tue”、“一月、二月”、”子、丑”等中英文序列。l excel 能识别四种类型序列：等差、等比、日期和自动填充。3、 添加批注：单元格的说明。打印时不会打印出来。若需要查看只需要将鼠标移到该单元格即可。522 公式与函数公式是在工作表中对数据进行计算和分析的式子。它可以引用同一工作表中的其它单元格、同工作簿不同工作表中的单元格，或其它工作簿的工作表的单元格，对工作数值进行计算。公式通常由算术式子或函数组

12、成。excel提供了11大类300余种函数。在excel中，切公式均以“=”开头。函数的一般形式为“函数名（）”。1、 公式(1) 运算符:运算符有:算术符、比较运算符、文本运算符、和引用运算符。l 算术运算符：+、-、*、/、l 比较运算符：=、<、>、>=、<=、<>，在公式中计算一个比较运算符时，结果为“真（true）”或“假faulse”，它们被称为逻辑值。l 文本运算符：连接运算“&”。l 引用运算符：指明单元格的区域（数据位置）。在excel中引用运算符有两个：“：”(表示区域)和“，”（单个数）。 “：”被称为区域运算符。例如，b1：c

13、11 “，”是一种连接运算符。用于连接两个或更多的单元或区域引用。例如，“b3，d4”表示b3和d4两个单元格。“a2：b4，e6：f8”表示区域a2:b4和e6：f8。（1） 运算符的优先次序：从高到底，“：”“，” “-” “%” “” “*/” “+ ” “&” 比较运算符。（2） excel不在单元格中实际显示公式，而是显示计算结果。若需要查看公式，只需要选择该单元格即可（也可以用ctrl+(键盘左上角)进行结果和公式的切换显示）。编辑公式双击单元格即可。（3） 公式复制：一个单元格可以包含公式、值、格式和批注等方面的内容。在执行移动或复制时，默认包含全部内容。若要选择性地复制

14、，利用菜单“编辑/选择性粘贴”。注：复制的时候单元格的地址会随复制目标单元格的变化而变化。（4） 公式跟踪计算机功能：是为保证表中数据的一致性而设置定的。2、 函数提供了11类函数300余种，一般形式为：函数名（参数1，参数2），参数可以多达30个，应在函数名前加“=”。(1) 自动求和：用工具栏上的按钮“”或sum函数（区域）。(2) 使用函数向导：在编辑栏中进行，单击“=”，选择函数。(3) 常用函数:sum()求和、average()平均、max()最大值、min()最小值、if()判断例1、“=sum(a2:a10)” :求a2:a10区域的和。例2、“=average(a2:a10)

15、”:求a2:a10区域的平均值。例3、“=max(a2:a10)” :求a2:a10区域的最大值。例4、“=min(a2:a10)” :求a2:a10区域的最小值。例5、如果“总分”大于300分就“录取”，否则“不录取”。“=if(d2>300,“录取”,“不录取”)” 523 编辑工作表1、 修改：双击单元格；2、 插入单元格：“插入/单元格”3、 清除单元格：用于清除单元格（或区域）中的内容，也可以清除单元格（或区域）中的格式。只能移走内容。单元格的空间照样存在4、 删除单元格：删除内容和空间。5、 移动和复制:在excel中，把数据从源工作表移动或复制到目标工作表，在性质上属于数据

16、交换，可以借助剪贴板完成。若在同一张工作表中直接用鼠标拖动即可。而且更加方便。键盘操作：ctrl+c(复制) ctrl+x(剪切) ctrl+v（剪贴）复制：用ctrl+c和ctrl+v完成；移动：用ctrl+x和ctrl+v完成。 鼠标操作：选择区域（或单元格）；鼠标指针移动到区域（或单元格）边框上，变成箭头，按住左键不放拖到目标位置即可。（复制：按住ctrl拖，移动：直接拖）。6、 查找与替换：可以在一张工作表或几张工作表中查找或替换。注意：进行查找时，可以使用通配符“？”或“*”来代表一个或若干个不固定的字符。4、 单元格和单元格区域命名（1） 指定名称方法：l 选择要命名区域l 选择菜

17、单：“插入/名称/指定”l 选择“首行”l “确定”注意：这样一来，首行的名称就是字段名称。（2） 定义名称方法：l 选择区域；l 选择菜单：“插入/名称/定义”l 在对话框的“在当前工作簿的名称”文本框内输入要定义的名字。l “确定”注意：以后对区域的引用，直接引用名字即可。524 设置工作表格式 当用户建立工作表时，使用的都是默认格式。1、 调整单元格的行宽与行高（1） 选择要改变的单元格；（2） 选择“格式”菜单；（3） 选择“行”子菜单的“行高”或“列”子菜单的“列宽”；（4） 输入相应的数值，“确定”2、 利用鼠标调整只需要移动鼠标指针到单元格的边缘，指针变成带左右箭头的黑色横竖线时

18、，按下左键进行上、下、左、右拖动即可。3、 设置字体、数字格式与对齐方式（1） 用菜单：“格式/单元格”注意：若单元格需要“自动换行”，选择“对齐/对话框中的自动换行”（2） 用工具按钮设置4、 设置边框和图案在使用屏幕上的工作表时，每个单元格都由围绕单元格的网格线标识。在打印中网格线可能不出现，这时就需要设置。（1） 使用格式工具栏上的按钮 弹出如下的选择项目，选择需要的边框。（2） 使用菜单：“格式/单元格/边框”注意：对“批注的编辑”：右击单元格，单击弹出菜单中的“插入批注（或删除、编辑批注）”。5、 设置单元格的保护“格式”“单元格” 对话框中的“保护”选项卡。“锁定”：可以防止所选单

19、元格被改动、移动、删除或更改大小。“隐藏”：隐藏单元格公式。6、 自动套用格式:excel预先定义好了17项工作表的格式。选择要套用的表格，“格式/自动套用格式”53 工作簿的编辑和管理 在excel中，工作表是工作簿的组成部分，一切工作表均由工作簿管理。工作簿使用扩展名“.xls”。531 工作簿的管理 工作簿的管理包括：建立、保存、打开、关闭、查找、显示等操作。1、 工作簿的建立与保存：启动excel后，系统自动打开一个名为book1的工作簿。2、 保存工作簿：保存工作簿就是保存工作簿的.xls文件，在进行处理时，工作簿保存在内存中，关机或掉电所输入信息（未保存过的）全部丢失，所以需要把工

20、作簿保存在外存（磁盘上）。第一次保存工作簿时，必须为它取一个文件名，否则于book？（？为一个整数）保存。步骤：菜单上的“文件/保存”或“另存为”。注意：在文件名文本框中输入工作簿名，最多218个字符。若要在不同的驱动器上保存文件，需要打开驱动器“保存位置”下拉列表框，单击需要的驱动器名。设置“自动保存时间”：在规定的时间内自动保存，减少损失。步骤：“工具/自动保存”，若工具中没有次选项，“工具/加载宏/选择自动保存/确定”。3、 打开与关闭工作簿（1） 打开工作簿l 在windows 的桌面上打开，找到欲打开的工作簿，双击即可；l 在excel下打开：“文件/打开”，不在当前的位置，选择“查

21、找范围”，选择驱动器，文件夹，找到要打开的文件双击。（2） 关闭工作簿l “文件/关闭”l 双击“控制菜单”l 右击“控制菜单/关闭”l alt+f4l 标题栏右边的“×”4、 查找与显示工作簿excel可以根据：文件名、作者、标题、关键字来查找。（1） 搜索工作簿：“文件/打开文件/工具按钮”（2） 根据“定义多重条件”框架中的属性、条件、值设置好查找条件。（3） 显示摘要信息：“文件/属性/摘要信息”（4） 显示多个工作簿：在打开多个工作簿时，用以下方法进行显示。l 窗口切换l 重排窗口：excel有，平铺、水平并排、垂直并排、层叠四种排列方式。532 工作簿的编辑 对工作也可以

22、进行插入、删除、移动、复制等编辑操作。还可以命名。（1） 选择工作表与选择文件一样；（shift或ctrl）。（2） 插入和删除工作表：确定位置、选择“插入/工作表”l 插入工作表：确定插入位置，“插入/工作表”。当要插入n张工作表时，在插入位置上也要选择连续的n张工作表，以便有足够的位置来存放。l 删除工作表：选择要删除的工作表，“编辑/删除工作表/确定”。3、 移动和复制工作表（1） 菜单移动和复制l 在工作表标签中选择工作表l “编辑/复制（或剪切）”l 在目标位置“编辑/粘贴”（3） 鼠标操作：直接拖（移动），按住ctrl拖（复制）（4） 键盘操作（略，与文件操作一样）4、 给工作表命

23、名工作表名中可以有空格，但长度不超过31个字符。重命名步骤：（1） 双击或右击（弹出菜单中“重命名）工作表名称 （2） 输入新的名称。533 工作簿的打印 一本工作簿由许多工作表组成，工作簿的打印可以一次打印一张或多张或整个工作簿。1、 页面设置 2、打印预览 3、打印。54 图表及应用 用图表表示数据和数据计算的结果，是一种非常形象、直观的方法。541 图表类型及用途 excel 2000为我们提供了14种内部图表类型，每种又有子类型，并且还有自定义图表类型。选择图表类型取决于数据及如何表示数据（1） 条形图：显示特定时间内有关项目的变化情况或各项的比较。（2） 柱形图：用于显示一段时期内数

24、据的变化或不同项目之间的比较。（3） 饼图与圆环图：显示部分与整体的关系。（4） 折线图：以等间隔显示数据的变化趋势。（5） 面积图：强调幅度随时间的变化情况。542 创建图表图表对象图表区格式图表类型数据表图例按行按列 excel可以创建嵌入图表，也可以创建一个独立图表。嵌入图表的数据和图表在同一工作表上，可同时显示和打印；独立图表则是在数据工作表之前插入一张名为“图表n”的单独图表，只能分别显示和打印。两类图表表链接到它所表示的工作中，所以在改变工作表时，图表也会自动更新。1、 图表工具栏2、 创建嵌入式图表使用常用工具栏的“图表向导” 按钮，或菜单“插入/图表”。3、 创建图表工作表如果

25、不想让图表在同一页上作为工作表数据出现，创建图表的第四步选择“新工作表”，则excel在当前工作表的左边插入一个单独的图表工作表。如下图：543 编辑图表1、 编辑图表内容（1） 删除图表数据若需要删除图表中的某一数据系列，应先激活图表（选择图表），然后按del键或选择“编辑/清除”。（2） 添加数据系列 给图表添加数据系列有三种方法：拖、“图表/添加数据”、复制和粘贴。（3） 修改数据图表中的数据值是链接在创建该图表的工作表上的。图表将随工作表中的数据变化而更新。2、 修改图表单元数据（1） 选择图表（2） 选择含有要修改数据的数据系列（3） 此时该数据系列周围出现8个句柄（小黑色方框）（4

26、） 拖句柄即可。3、 编辑整张图表（1） 图表的移动、删除、复制和删除（2） 改变图表类型（3） 改进外观55 excel 2000数据库 excel数据库是由行和列组成的数据记录的集合，又称为数据清单或数据列表。数据清单是指工作表中连续的数据区，每一列包含着相同类型的数据。在执行数据库操作的过程中，excel活自动将数据清单视做数据库来对待。数据清单的列相当于数据库的字段；列标是字段名；每一行对应数据库的一个记录。字段字段名记录551 数据清单的基本操作 一个excel数据清单由三部分组成:记录、字段和字段名称。记录：是某个特定项的完整值。字段：是构成记录的基本数据单元。字段名称：是exce

27、l数据清单的列标题，位于数据清单的最上面。一个工作表满足以下条件，则能被识别为数据库：（1） 表格上方有用字符串表示的列名。通常占12行，相当于关系数据库的字段名。（2） 列相当于关系数据库的字段，每列应包含同一类型数据。（3） 每行相当于数据库的一个记录。（4） 表中不存在全空的行或列。1、 数据清单的编辑可以直接在工作表中编辑，也可以使用“数据/记录单”进行，方便使用。使用“记录单”进行编辑处理，应先选择数据清单。单击清单中任意一个单元格，然后执行“数据/记录单”。（1） 增加记录：在“记录单”上单击“新建”按钮，然后输入每一个字段的数据。（2） 删除记录：选择要删除的记录，单击“删除”。

28、（3） 修改记录：定位在修改记录上，进行修改后，单击“关闭”。2、 数据清单的查询使用“记录单”可以对数据清单中的数据逐个查找，或以每10个为单位进行查找。3、 数据清单的筛选筛选包括：“自动筛选”和“高级筛选”，前者是对整个数据清单操作，筛选结果将在原有区域显示。后者通过“高级筛选”对话框指定筛选数据区，结果可在原有区域或某一指定区域显示。（1） 自动筛选：“数据/自动筛选”。（2） 自定义自动筛选：单击上图下拉按钮，选择“自定义”。（3） 自动筛选前10个（4） 数据清单的排序排序的字段通常称为关键字，excel允许同时对至多三个关键字进行排序。 步骤：单击清单中的任一单元“数据/排序/在对话框中选择主要关键字” 选择排序字段“确定”。 552 数据清单的分类汇总 分类汇总就是对数据清单中的某一字段，按某种分类方式进行汇总并显示出来，汇总方式