事业单位办公室档案工作探究

1、       事业单位办公室档案工作探究                     摘要：改革开放以后，我国经济与社会实现了快速发展，科学技术发展突飞猛进，信息管理逐步向数字化转变，亟需创新改革档案管理工作。为此，各事业单位应充分结合自身情况，适当优化档案管理方式，促使工作质量和效率有效提升，加强档案管理工作在事业单位的重视程度。基于此，本篇文章对事业单位办公室档案工作

2、探究，以供相关从业人员参考。关键词：事业单位；档案管理；探究引言做好事业单位档案管理，将有助于增强其为社会提供公益性专业技术服务的能力。在问题导向下去探索做好事业单位档案管理的对策，需要从“人”和“物”这两个方面展开。事业单位档案管理人员构成了“人”的要素，随着档案管理向信息化、智能化趋势发展，提升他们适应时代要求的档案管理能力则成为了第一要务。1事业单位档案管理工作中存在的问题1.1对档案工作缺乏重视，档案信息资源的利用率低在大数据信息时代的背景下，事业单位的档案工作长期没有新的开发和利用，基本一直停留在收集档案信息和保存档案信息的状态，档案信息的利用程度低。这种停滞不前的情形严重影响了档案

3、管理工作的优化和提升，特别是面对信息化时代，社会与单位人员流动性强，利用率低势必会对其产生影响。另外，对于管理人员和工作本身的不重视也导致岗位上的人才没能得以开发，很多事业单位轻视档案管理，更加注重业务带来的经济效益，对于档案管理来说，在事业单位中的作用得不到发挥，恶性循环下更加容易被时代淘汰。1.2档案资源的开发与利用工作还未形成机制随着增强事业单位助力区域社会经济发展的要求被提出，事业单位已将档案资源开发与利用提上议事日程，但在实践中却缺少长效机制保障。具体表现为:（1）参与档案资源开发和利用工作的人力资源整合工作相对滞后;（2）档案资源开发与利用相脱节，难以对区域社会经济发展提供建设性建

4、议;（3）档案资源开发与利用的工作体系尚不健全，无法实现全域式的档案资源开发与利用工作。由于这项工作还未形成机制，则导致了大量的人才档案资源仍处于“沉睡”状态。在国家大力推进教育扶贫的历史背景下，便弱化了就业与人才服务中心的服务能力和与社会保障部门之间的协作能力。1.3电子信息的保密问题信息时代计算机和网络技术的应用大幅提升了人们的工作效率，事业单位也不例外，但电子信息在提升工作效率的同时也带来了信息保密的问题。事业单位要提升档案信息管理效率，就需要将现有的纸质档案转化为电子档案，而电子档案与纸质档案不同的是其保密性将进一步降低。对于恶意攻击者来说，将有更多的方式获取电子档案的信息，但这对于档

5、案管理人员来说通常是难以发现的，因此攻击者的窃密行动可能会造成事业单位重要信息的泄露，对单位的信息安全造成影响。2事业单位档案管理工作的创新及优化策略2.1提高档案管理人员的综合素质提高档案管理人员的综合素质是提升档案管理工作质量的重要保障。选用热爱该岗位工作的人员，有高度的责任感，有耐心，工作足够认真细致。在此基础上，提高档案管理工作人员对自身工作的认可，培养和引导档案管理工作人员正确的价值观，提升思想素养和职业素养，对相关档案资料能及时、准确、规范归档，强化档案内容的真实性、连续性和完整性，是档案管理工作质量的保证。2.2重视档案信息资源开发在事业单位档案由传统向电子化进行转化的过程中，单

6、位应当重视对档案信息资源的开发。在进行档案信息开发的过程中，应当将现有的档案按照目录和性质进行分类，建立完善的档案信息索引，实现对分散档案信息的有效整合。在将传统档案转化为电子档案的同时，应当建立分级化的档案管理和检索机制，实现对大量档案信息的快速检索和管理，满足大数据时代事业单位对档案管理的需求。2.3做好电子文件的收集和整理档案管理中有很多电子资料或文件，利用数字化技术比较重点的就体现在对于电子档案的收集和管理，包括文件、照片、录音、视频等资料，档案管理部门还可以利用专业设备，将纸质档案资料转化为电子文件资料，例如利用扫描仪等扫描档案资料。档案管理部门要转变传统的人为管理模式，实现电子文件

7、的科学归档和管理，节约大量的时间和精力。档案管理部门要制定扫描机技术规范，确定扫描索引信息，对扫描过程环节进行控制，做好扫描监督。2.4加大资金投入来更新技术设备档案数字化管理主要是采集和整理比较有价值的信息资源，这些有价值的新型资源要为特定的组织部门、特定的人员服务，从而体现出更大的价值，创造出新的效益。档案作为重要活动的纪录材料见证事业单位的成长，在组织运营管理过程中的使用频率也在提升，对档案数字化收集与归档管理的时效性提出了新的要求，要在确保时效性的基础上保障档案资料的质量，以高质量的档案材料为组织决策提供参考依据，实现工作开展的价值。所以，事业单位管理者要提升对档案数字化管理的重视度，

8、投入专项资金配备专业的计算机设备、打印机设备等，在设置目标或者做决策的时候参考档案信息资料，发挥档案信息资源在维持组织政策运行方面的重要作用。打破传统的信息格局形势，让档案信息变得更加精确化。2.5完善电子档案的组织和管理随着信息时代的来临，计算机和网络被普遍的运用到文书工作与档案管理工作之中，对文书事务与档案办理事务提出了更广、更深的需求。实践证实，在各事业单位内部，制定一项科学有效的制度，有助于提高工作效率，况且，当前我国较多事业单位的档案办理工作中的弊端之处，有一部分原因便是电子档案体制不健全，所以制定相应的制度规范是非常有必要的。因此，各企事业单位需要根据自身的现状和发展成效，建立一套

9、成熟的管理体系，并具体落实。惟有如此，才能使各项政策有效地贯彻实施，从而提高工作的质量和效率，推进事业单位的可持续健康发展。文书职员和档案管理职员需要熟练应用计算机技术，并将现代科技大力投入到文档信息资源的处理、保管和治理事务中，提高文档办理水平。所以，单位应组织相关工作人员学习电子信息技术，健全电子档案体系，加强其管理队伍建设。2.6做好档案案卷的精细化管理对于机关事业单位来说，部分单位的成立时间比较久，因此，经常会有一些陈旧、没有使用价值的档案，如部分早期纸质档案的制作比较粗糙、简陋，在当前要做好这些档案的管理与整理工作，难度之大可想而知。因此，在当前的机关事业单位中要实现档案管理的规范化与标准化，还需做好档案管理的精细化管理，针对一些制作简单、缺乏价值的档案可以及时地将其剔除，避免大量资源被占用。而针对一些有价值的纸质档案，则需要及时的实现档案的电子化管理，保证单位档案的全面性，不断对档案信息管理系统进行完善和补充。结束语事业单位必须重点关注档案管理的创新优化，制订科学有效的档案管理办法，建立相关管理工作制度，充分利用信息化技术和配套设备，有效提升档案管理工作水平，为事业单位的持续稳定发展发挥积极作用。参考文献：1符永照.事业单位档案管理信息化建设路径分析j.城建档案,2019(12):16-17.2孙毅然.事业单位档案管理优化路径分析j.城建档案,20