档案管理制度(超详细)

1、档案管理制度（超详细）上海大富豪土豆公司档案管理制度第一章总则第一条为加强和规范上海大富豪土豆公司档案工作， 充分发挥档案在公司运营管理、风险防控等工作中的作 用，确保档案工作质量满足国家档案现行标准，根据中 华人民共和国档案法等法律法规和标准规范，结合公司 实际，特制定本制度。第二条本制度所称的档案是指公司在经营和管理等各 项活动中形成的有保存价值的各种形式、各种载体的文 件，包括各种文字、声像、实物等档案材料的总称，是公 司各项工作活动的真实记录和原始凭证、是考察公司工 作、研究公司历史的重要依据。第二章档案机构设置及其职责第三条公司档案管理工作实行统一领导，分类管理。 综合部为公司档案管

2、理部门，负责公司文件与档案管理， 并对各部门档案管理工作进行业务监督、检查和指导。第四条 公司各部门应指定专（兼）职档案人员，负责 本部门档案的收集、整理和归档工作，并将档案工作纳入 有关人员的职责范围。各部门负责人为部门档案管理责任 人，对本部门归档文件的完整和系统负责。6第五条 档案工作机构及专（兼）职档案人员主要职 责：（-）宣传和贯彻执行国家关于档案工作的法令、政 策和规定，负责统筹规划公司档案工作；（二）制订和完善公司档案规章制度，并负责监督、 检查和指导执行情况；（三）负责收集、整理、保管、鉴定、统计公司档案 及有关资料；（四）建立和健全档案管理工作，对档案人员进行业 务培训，促进

3、档案工作的科学化、规范化、现代化；（五）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极 开发档案信息资源；（六）负责管理公司专业档案和重点项目档案，对所 属公司档案管理进行业务指导、检查和监督；（七）组织开展档案的开放和利用工作；（A）组织实施对无存档价值和已超过保管期限的档 案的鉴定、销毁工作；（九）开展档案学术研究和交流活动；（十）严格执行国家有关保密制度，切实保护档案的 安全和完整，保障国家和集团公司秘密不散失、不泄密；（一）完成上级交办的其他工作任务。第三章归档范围和归档要求第六条 公司档案的保管期限根据有关规定划分为永 久、30年、10年。公司文件材料归档范围和档案保管期限参见上海大 富豪

4、土豆公司文件材料归档范围和档案保管期限表。第七条归档要求：（一）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成的特 性，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求；（二）归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归 档具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改；（三）归档的文件材料必须齐全完整，拟文稿必须有 领导签发和加盖印章。（四）反映同一内容而形式不同的文件材料需保持其 一致性；（五）归档文件材料须有保存价值，一般一式一份， 重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数；（六）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要 求，归档的文件材料不得用铅笔、圆珠笔、复写纸书写。第八条归档时间：（一）各部门一般应

5、在每年一季度末完成上一年度文 件材料的归档工作；（二）企业产权变动过程中形成的文件材料应随时归 档；（三）变更、修改、补充的文件材料及其他临时活动 中形成的文件材料应随时归档；（四）公司员工外出参加公务活动形成的文件材料及 录音、照片、底片、实物等形式的文件应在活动结束后及 时归档；（五）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部 门或个人手中的文件材料应随时归档。第九条归档手续：各部门档案管理人员应检查归档文件的齐全、完整与 准确情况，整理完毕后编制移交清单，由部门负责人签字 核准后向综合部移交。综合部接收时应全面检查归档文件 材料的质量。移交双方根据移交清册清点核对，并履行签 字手续，移交清

6、册各留一份以备查考。第四章档案的类目设置及分类编号第十条类目设置：根据国家档案局颁发的行业标准档案著录规则等文 件要求，结合公司情况，公司档案设6个一级类目。即： 管理类、合同类、业务类、会计类、人事类以及特殊载体 类。第十一条公司的全宗号为“DFH”。公司档案类目标 识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合编号方法，全 宗号（DFH）与分类号之间、分类号与案卷顺序号（管理类 及合同类档案为件号）之间用短横线“一”隔开，分类号 之间用间隔号“ ”隔开。第十二条管理类档案分类编号（一）管理类档案代码为“GL” o（二）保管期限，按永久、30年、10年设置三个二级 类目，用“永久、30年、10年”标

7、识。（三）在同一保管期限内按年度设置三级类目，用四 位阿拉伯数字标识。（四）同一年度，同一保管期限下以件为单位进行整 理，件号用四位阿拉伯数字从“0001”依次编号。例：2018年永久管理类文件第1件的档号为:件号三级类目（年度）二级类目（保管期一级类目（管理类）全宗号（单位代码）第十三条合同档案分类编号（一）合同类档案代码为“HT” o（二）保管期限，按永久、30年、10年设置三个二级 类目，用“永久、30年、10年”标识。（三）在同一保管期限内按年度设置三级类目，用四 位阿拉伯数字标识。（四）同一年度，同一保管期限下以件为单位进行整 理，招投标文件等为合同附件视为1件，件号用四位阿拉 伯数

8、字从“0001”依次编号，每份文件使用归档签，归档 签同管理类档案。例：2018年合同档案第1件的档号为：DFHHT 30 年 2018 0001件号三级类目（年度） 二级类目（保管期 限）_级类目（合同类） 全宗号（单位代码）第十四条业务类档案分类编号（一）业务类档案代码为“YW” o（二）业务所属公司代码，根据公司类别，用两位阿 拉伯数字标识,用“01、02、03”标识。（三）项目编号，用四位阿拉伯数字标识。（四）同一公司的业务类文件，以项目为单位进行整 理，项目卷号用阿拉伯数字进行编号。例：大富豪公司（代码为01）业务类文件第1个项目的档号 为：DFHYW 01 0001 1234T1

9、7卷号（项目卷号）三级类目（项目编号）二级类目（业务所属公司代码）一级类目（业务类） 全宗号（单位代码）第十五条会计档案分类编号会计档案（代码KJ）是指各单位的会计凭证、会计账 簿和财务会计报告等会计专业材料，是记录和反映各单位 交易或事项的重要史料和证据。（一）按凭证、报表、帐薄及其他（会计档案移交清 册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调 节表、银行对账单等）设置四个二级类目，分别用两位阿 拉伯数字标识如下：01 凭证02 帐薄03 报表04 其他（二）二级类目下用阿拉伯数字“001”开始分年度 依次编案卷号，若干年为一个断号（每个断号不超过 1000） o同一年度不得跨越两个

10、断号，若某年的案卷续接 上年案卷号超过1000时，必须重新启用新的断号，从 “001”开始编案卷号。例：会计凭证的第100号案卷的档号为:DFH KJ01100第十六条人事档案分类编号公司人事档案设置在职、离职、退休、死亡四个一级 类目，分别用“01”、“02”、“03”、“04”标识。例：在职职工的第5个案卷（即第5名职工）的档号为：DFH01 5案卷号（第5名职工档案） _级类目（在职）全宗号第十七条特殊载体档案分类编号特殊载体档案包括声像、照片及荣誉实物档案，是公 司档案中的一个重要组成部分，是反映机关发展面貌和历 史的真实纪录。包括公司在经营管理、科研、建设等活动 中形成的，具有价值的

11、声像、照片、荣誉实物档案。（一）照片档案（代码ZP）:按照片归档的先后顺序 进行编号，按年度进行分类，在年度内照片从1开始依次 排列。例：第1册照片的档号为：（二）电子文件（代码GP）:编号的格式设为：全宗 号一分类号一件号。例：永久保存的第1张光盘档案号为：DFHGP1件号（光盘号）一级类目（电子文件）全宗号（三）实物档案（代码SW）:编号的格式设为：全宗 号一分类号一件号。例：第1件实物档案档号为：DF1ISW 1件号一级类目（实物档案）全宗号第十八条 反映同一内容而载体形式不同，并另行保 存的档案案卷应用互见号标注，互见号应在案卷或档案盒 内备考表固定的位置注明。第五章档案整理第十九条档

12、案整理：（一）管理类及合同类文件材料，按归档文件整理规 则、文书档案案卷格式进行整理，按件装订后装 盒。（二）会计档案按会计档案案卷格式、上海大富 豪土豆公司会计档案管理制度整理组卷，即凭证按月进 行整理组卷，帐薄按单个不同账本整理组卷，报表按册整 理组卷，其他类文件材料按册进行整理组卷。（三）人事档案按干部人事档案材料收集归档规 定、上海大富豪土豆公司人事档案管理制度整理归 档。（四）特殊载体档案根据国家标准照片档案管理规 范电子文件归档与管理规范等规定，结合公司具体 情况整理归档。（五）信贷业务档案按照上海大富豪土豆公司信贷档 案管理制度进行整理归档。（六）档案目录和档案盒的样式、规格按照

13、国家档案标 准规范由综合部统一制作标准。第六章档案保管第二十条 档案保管实行“集中统一管理”原则。综合 部在接收档案时，要依据移交清单仔细核对，编制检索工 具。不同类别和载体的档案按照规范排列入柜，档案柜架 排放整齐。第二十一条档案密级分为“绝密”、“机密”、“祕 密”三级。凡“绝密”、“机密”档案要专人单独保管； 对一定时期内不宜公开的文件材料也按“秘密”档案管 理。第二十二条档案管理人员应定期检查入库档案，发现 破损、变质的档案要及时修补和复制，并作记录。做好防 火、防潮、防高温、防强光、防尘、防鼠、防虫和防盗的 “八防”工作，定时记录库房温湿度，确保档案安全。第二十三条 档案管理人员应做

14、好档案的入库、移出、 保管、利用等情况统计。第二十四条档案室应配置计算机、复印机、扫描仪、 光盘刻录机等设备，以适应档案管理现代化的需要。第二十五条档案室应加强档案的各项基础管理工作， 促进档案管理信息化建设，逐步使档案工作现代化、数字 化和网络化。第二十六条档案室根据国家档案行政管理部门的有关 规定，定期组织对档案进行鉴定，销毁不需要保存的档 案。销毁档案应严格审批手续。第二十七条 档案工作经费，应单独立项，列入公司年 度费用预算，统筹解决。第七章档案借阅第二十八条 公司员工借阅档案必须严格履行借阅手 续，利用人必须填写档案借阅登记表。借阅本部门归 档文件需由部门负责人审批后办理借阅，具体流

15、程为：档 案利用人填写档案借阅登记表一部门负责人审批f综 合部办理借阅。凡查阅不属于自己职能范围内的档案，必 须经综合部的分管领导审批同意，具体流程为：利用人填 写档案借阅登记表一分管领导审批同意f综合部办理 借阅。查阅有密级规定的文件，需根据上海大富豪土豆 公司档案保密制度规定进行审批。人事档案借阅参照上海大富豪土豆公司人事档案管 理制度办理手续；会计档案借阅参照上海大富豪土豆 公司会计档案管理制度执行办理手续。第二十九条档案文件一般不准外借，确因工作需要必 须借出时，需经综合部分管领导批准，并限期归还，一般 最长时间不得超过1周。第三十条对借阅的档案，要保持完整清洁，严禁私自 拆卷、勾划、涂改、撕页、照相等。借出的档案不准转借 他人，要严加保管。如发现丢失、损坏，应按有关规定追 究相关人员责任。第三十一条 在交还档案时档案管理员要认真检查案卷 的完整情况，发现问题立即追查责任。第三十二条借阅档案人员要严格遵守保密制度，严禁 把档案内容向无关人员泄露，违者按有关规定处理。第八章档案鉴定和销毁第三十三条 根据国家档案行政管理部门的有关规定， 定期组织对档案进行鉴