档案管理工作中存在的问题与建议

1、档案管理工作中存在的问题与 建议电子档案管理工作中存在的问题与建议近年来,随着信息技术的迅猛发展，成熟的信息及电子技 术被迅速应用到档案管理中。在这种情况下，一种新型的档案 形式-电子档案应运而生。电子档案管理是档案管理和时代接轨的产物，是档案管 理中的一种新型模式。由于电子档案具有机读性、档案信息 存储的高密度性、档案信息的数字化性等特点，不但使档案 的存储载体面临重大挑战，而且赋予了档案工作新的特征和 内涵。一、电子档案管理过程中的问题（一）电子档案自身的安全性问题。档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传 输安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影 响。电子档案通常以磁盘

2、、 光盘为载体，这类载体成分比较复 杂，性能不稳定，可能出现档案失真的问题。而且对环境温 度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高， 易损坏变质， 保存年限低于传统纸质档案。传输安全性也就是网络安全 性，网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子档 案的管理带来巨大的安全隐患。除此之外，电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料 的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法 在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否 具有真实性和权威性。如果有人出于自己的目的将磁盘中存 的内容进行了删改，是难以发

3、现和确定。（二）面对电子档案的冲击，纸质档案的处理问题。在多年的管理过程中形成各类纸质档案是最原始最直接.最真实.最权威的记录和依据，是弥足珍贵的资源。然 而电子档案的产生并非是纸质档案的消亡之日。不可能全面 抛弃传统档案的运行方式.因此绝对不可忽视传统档案工作的统筹安排，需要尽快实现纸质档案的数字化。使电子档案 和纸质档案尽快接轨。(=)办公自动化与电子档案管理无缝结合。在新的办公模式下，办公自动化慢慢站主导地位.每天处理的公文数量急剧增加.虽然电子文件有逐渐替代纸质文 件的趋势，但在现阶段文件的归档依然应以纸质文件为主。 由于设计和开发人员手段不统一，使得电子档案系统和办公档后文件的准确性

4、也无法保证。（四）对电子档案管理人员提出了新挑战。电子档案管理工作人员知识结构单一的矛盾。文档一体 化的推行，使电子文件的管理超出单纯的学科范围。使档案 工作成为一门集计算机科学与档案学于一体的综合性的学 科。电子档案管理人员除了要掌握档案管理专业知识.还要 不断提高现代化管理技能，同时还要掌握其他相关学科的知 识.这样才能适应档案工作现代化需要.才能从根本上保证 在电子时代人类活动的真实记录得以长期保存。目前档案管 理人员的素质普遍较低，知识面较窄.特别是对网络安全.计算机技术.数据库技术.等相关知识几乎一片空白.面对 新的需要显得难以适应无所适从尽管引进了现代化设备, 仍不能充分发挥作用。

5、二、电子档案管理过程中的建议（一）加强电子档案的保管。电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受磁 场、温度、湿度、细菌等因素影响，电子文件本身还易受到 计算机病毒、电脑黑客的破坏，必须建造专用库房、档案柜 存放电子档案，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电 脑设备。使用一次性写入光盘较好，比磁盘、磁带、硬盘等 有更好的稳定性，又只有只读性。保持良好的温度和湿度 并能满足避光、防尘、防虫、以及防机械磨损和强烈震动等 条件。（二）做好电子档案数据备份恢复工作。备份技术是一种安全策略，是确保电子档案信息安全的 一个非常重要的技术手段。 备份对象主要为文书、照片音频、 视频等电子档案和传统档案数

6、字化后的文件，最好实行双备 份制，一份封存，一份提供借阅。针对网络的不安全性，要 建立数据备份和恢复系统，确保关键信息能在计算机和网络 发生灾难性故障后得以恢复。（三）要加强网络的安全管理。通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、阅读权 限。安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑 客对电子档案的恶意破坏和篡改。积极采用密匙管理、数字 式签名等先进技术手段，保证电子档案管理网络的正常运行。 同部门、不同人员的查阅权限，并对所利用的电子档案进行全 程监控并自动记录，防止电子档案被篡改而造成不可挽回的 损失。（四）对文件进行安全监控在一般电脑系统中，文件内容若有任何改变，电脑并不 会加以

7、记录，因此更改文件的动作会不留痕迹，这使得事件 发生后，追查毫无线索。因此有不要让电脑详细记录在存取 电子文件时候留下的所有异动记录。（五）处理好档案管理的投入问题。电子档案的应运而生是现代化的标准，然后现代化的办 公就要求有现代化的设备，档案工作要适应新的形式、满足 计算机网络办公条件下的信息接受、处理、存储和利用，就 必须又相应的现代化的设备投入。与传统档案管理相比，现 代环境下的档案工作的自觉投入超出以前一倍以上甚至几 倍。（六）采取“双轨制”归档法。由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条 件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质 形式保存。鉴于电子文件载体和信息技

8、术的不稳定性，以及 电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷 贝存档，以确保数据的安全。（七）尽快完成对纸质档案的数字化。纸质档案电子化可以改善档案管理工作，才能尽快适应 信息时代的要求。因此需要尽快将现有纸质档案通过扫描实 现原文件数字化，建立文件目录和扫描后的电子文档对 应关系。（八）做好对 办公自动化系统和电子档案无缝集成的开发 工作。使电子文件能及时归档，增强文件利用的时效性。 要严把电 子信息归档关，做好电子信息动态管理， 也即做好电子档案的更 改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。（九）提高档案工作人员综合素质和创新能力。随着档案信息进程推进和现代档案事业的发展，对档案 工作人员的要求也越来越高，电子档案在操作过程中存在很 大随意性，难免出现一些失误，所以要树立档案工作者的风 险意识，提高政治素质、职业道德水平，强化保密意识、加 强对密码、口令、机房安全管理及应用软件、数据库管理的 维护工作，系统掌握现代管理知识和档案专业知识，努力优 化知识结构，以适应信息时代档案工作的需要。同时电子档 案管理作为档案事业发展进程中的新生事物，注定了它的发 展要“摸着石头过河”。因此只有档案工作人员勇于探索、 敢于创新，才能探索出一条新时期