采购基本知识ppt

1、1 采购人员的基本知识 2 采购人员的基本知识培训n采购人员须熟练掌握采购的基本知识，以更好地进行采购工作。3 采购工作的十点要领采购工作的十点要领n1、采购和利润的关系 n2、采购及采购管理的目标 n3、采购的基本要点n4 4、采购工作的基本规则n5、比价方法、原则及方式 n6、分解供应商报价的因素n7、与供应商谈判的要领n8、设计有效地谈判方案n9、谈判中发问与倾听的技巧n10、应对供应商涨价的策略4 一、采购和利润的关系n 有数据表明，产品与服务的采购，占企业高达50%80%的支出。因此，降低采购成本就成为提高企业利润的重点。n首先我们看一个案例：n 假设某公司购进50000元的原材料，

2、加工成本为50000元，若销售利润为10000元，需实现销售额110000元，则利润率为10%。如果保持利润率10%不变，将销售利润提高到15000元，那么销售额就需实现165000元。n 这意味着公司的销售能力必须提高50%，这是非常困难的。但是，假设加工成本不变，我们可以通过有效的采购管理使原材料只花费45000元，节余的5000元就直接转化为利润，从而在110000元的销售额上把利润提高到15000元。n 可见，合理的采购能起到增加企业利润的作用，一方面可以降低成本，另一方面可使销售额成倍地增长，如表1.11所示。5表表1.11 采购对利润的作用采购对利润的作用作用说明提供成本优势降低采

3、购费用 合适的采购价格，可使企业减少货款的支出，减少资金占用，并促使达到合理的采购批量，减少采购的次数，减少订货费用。降低生产费用 保证生产的需要，不会出现停工待料、加班加点的现象。降低销售费用 做好采购的调查与预测工作，购进适销对路的物料，做到不缺货，可降低销售的工作量及广告费用，减少销售费用。降低物流费用 合理的采购批量，可合理地组织物流活动，减少运输费用、配送费用、装卸搬运费用等。降低库存费用 确定合理的采购批量和采购时间，减少库存。提供价值优势增加销售收入 采购工作快、准、好，可缩短生产周期，使客户满意，提高客户的满意度和忠诚度，从而扩大销售量. 二、采购及采购管理的目标n1.采购与采

4、购管理的区别n采购与采购管理是两个不同的概念，两者的区别，如1.12所示。 表表1.12 采购与采购管理的区别采购与采购管理的区别 名称区别采购 采购是一种作业活动，是指为完成指定的采购任务而进行具体操作的活动，一般由采购员实施。 责任：完成具体的采购任务。 权力：只能调动采购部分配的有限资源。采购管理 采购管理是管理活动，是面向整个企业的（包括所有采购人员及其他相关人员）。 责任：保证整个企业的物资供应。 权力：可调动整个企业的资源。7n2.采购及采购管理的目标n（1）采购的目标。n物料采购目标是在全球范围内，在合适的时间，以合适的质量，向合适的供应商采购，为客户提供合适的产品。n具体如表1

5、.13所示。 目标说明计划用料 1.配合销售。 2.预防呆料。 3.控制用料比例。保持适当存量 1.重点管理（abc法）。 2.存货周转率、存料率。 3.提高仓库使用率。降低成本 1.物尽其用。 2.开发代替品。 3.余料再使用。 4.降低采购储存成本。 5.科学处理呆料。8(续表)目标说明发挥储存运输功能 1.确保材料品质。 2.安全库存。 3.合理储存。 4.收发管理。强化采购管理 1.采购5r。 2.存量合理. 3.参考市场行情。 4.供应商辅导。 确保产品质量 1.进货验收。 2.提高物料品质。9n（2）采购管理的目标。 n 采购管理的目标是提高采购效率，确保采购质量，加强采购监督，降

6、低采购成本。具体如表1.14所示。目标说明降低采购成本 1.通过提高采购工作效率、定期谈判、优化供应商、实施本地化、与供应商共同改进项目等途径直接减低成本。 2.通过缩短供应周期、增加送货频率、减少原材料库存、循环使用原材料包装等方法间接降低成本。保证供应 1.保证物资的连续供应，保证不缺料，保证生产与销售的顺利进行。 2.建立与管理供应链。提高产品质量 改进采购过程，加强供应商管理，提高物料的质量，进行提高产品的质量。提供最新信息 及时掌握采购资源市场（包括物料的市场价格、可用性、新供应源、新物料及新技术信息），并及时反馈。推进产品开发 与供应商一同推进产品开发，寻找替代产品等。提升企业竞争

7、力 以降低成本、缩短产品交货时间和提高产品质量等方法提高竞争。 三、采购的基本要求 为获取更好的产品价格和服务，采购管理人员和采购须注意以下采购要点。如表1.15所示要点说明 选择综合 型供应商 1.综合型供应商能很好地满足买方全方位的采购需求，当采购大批量物料时，还能获得特别的折扣。 2.综合型供应商还能通过增加库存和额外服务等手段，与采购企业结成紧密的合作伙伴关系，形成一个互惠互利、优势互补、共同发展的共赢利益体。 批量优势 1.物料采购的批量是买方在谈中的最大优势，有时，可以左右采购物料的最终价格。 2.为维持价格竞争优势，分散采购风险，采购方应有23个供应商。 3.比较零散的物料采购，

8、可通过将同类商品，甚至不同类的商品合并采购的方式，增加批量优势。要点说明 正确的采购观 1.制度观念。一切采购行为须按事先制订的程序、流程进行。 2.整体观念。从企业实际采购需求出发，一切以企业实现利益为前提。 3.服务观念。坚持服务于企业整体发展，服务于企业发展目标的实现及自身价值的体现。 就地取材 分析采购物资的特征，在保证商品品质的前提下，选择距离最近的供应商，以缩短交货周期，减少运输成本。及时支付货款 1.与财务部门配合，及时支付货款，以建立长期合作关系。 2.保证在物料短缺，价格上扬时能以较合理的价格及时购货。（续表）12 提供支持 维护管理 采购预算 物资需求信息 支付货款 提供物

9、料 信息反馈 最新物料信息 物料信息 提供技术指导 物料验收 品质知识 反馈信息图图1.16 供应部在组织结构中的地位供应部在组织结构中的地位 供应部 生产部 公司高管 实验室 财务部 销售部 技术部采购在组织结构中的地位 供应部在企业中属于支持性部门，应与其他部门保持密切的协助关系。具体如图1.16所示13下面做具体说明，如表1.17所示与各部门的关系说明与生产部的关系 1.供应部及时采购适当品质的物料，配合生产的需要。 2.供应部采购生产部的请购量，为生产部提供准确，必需的采购数量。 3.根据生产部的要求适时资料。 4.生产部为采购部提供物料需求资料。与销售部的关系 1.销售部为供应部提供

10、最新的市场物料信息。 2.供应部根据销售部的信息反馈，为生产部提供品质合格，价格合理、供应速度合适的物料，从而支持销售，为客户提供所需的产品，提高客户的满意度。 3.供应部为销售部提供竞争对手的物料需求情况及物料采购情况，销售部可根据这些信息指定相应的销售竞争策略，提高产品的销售额。 4.供应部根据客户的个性化需要，提供超出常规的服务内容，为销售你与客户建立良好关系提供支持。14（续表）与各部门的关系说明与技术部的关系 1.技术部为供应部提供合理的技术指导意见。 2.技术部根据供应部的物料信息，通过标准化设计为供应部取得批量优势。 3.供应部随时为技术部提供最新的用料规格、性能、价格等资料，供

11、其参考。与财务部的关系 1.供应部依据生产部计划制定采购预算。 2.财务部根据采购预算筹措采购资金，按合同支付款项。与实验室的关系 1.采购人员学习和掌握相关品管知识及品质标准。 2.实验室进行进料检验，如发现不良，及时通知采购部。15 四、采购工作的基本规则n 采购工作有一定的规则，也就是原则问题。在采购工作中，应遵循以下基本原则：n “五不”采购原则。即无计划不采购，“三无”产品不采购，名称规格不符不采购，无资金来源不采购，库存已超储积压的物资不采购。n 同等条件”六优选“采购原则。即在同等条件下，质优价低优选，本单位优选，近处单位优选，老供货商优选，直接生产单位优选，信誉好单位优选。n

12、”五适“采购原则，即适时、适质、适量、适价、适地采购，具体如表1.18所示。16表1.18 ”五适“采购原则”五适“采购原则说明适时 在最恰当的时候，购回生产所需物料，避免采购延迟或提前，造成库存或断料。适质 适当品质的物料的特征如下： （1）适当性：即”适当的品质“，要根据 产品生产的实际需要，考虑其经济与使用两方面的成本与价值。 （2）可用性：是指在合理的时间内，可随时以合理的价格获得充足的数量。 （3）经济性：是指使采购费用继续维持在最低水平，以达到最大经济利益。适量 以适量库存为基本要求，仔细计算生产需求，物料损耗，搬运和仓储费用等，制订周密的采购计划，最终确定是一次性采购还是分批量采

13、购，同事督促供应商按预定数量交货。适价 在满足数量、品质、交期的前提条件下，用最合理的价格采购。适地 利用”群集效应“和”jit及时制生活方式“理论，同时从沟通的方便性、处理事务的快捷便利性，降低采购成本等方面综合考虑选择最佳供应商和最佳供货地点。17 五、比价的方法、原则及方式一、比价的方法、原则及方式一、比价的方法、原则及方式 比价是在询价的基本上，对供应商报价进行全面分析和比较，从而确定一个最优的价格性能比。 1.比价的方法比价的方法采购比价应采取成本分析、价格分析等方法，如表1.19所示。比价方法说明 价格分析法 1.与采购低价相比或与其他供应商的价格相比。 2.与供应商过去的报价相比

14、。 成本分析法 将总成本分成各细项，包含人工、原料、外包、制造费用、管理费用、利润。卖方与买方估计的价差，需要双方讨价还价来达成协议。18比价过程可利用比价议价记录表进行记录，如表1.20所示项目供应商 简称原询单价货币类别议价后的总价付款条件价格条件交货日期交运方式采购（拟购）方式天数料号品名规格单位备注核准检核承办单位主管承办人19n2.比价的原则比价的原则n 比价时，须遵循以下4条原则：n 质量相同价格优先原则。n 价格相同质量优先原则。n 质量、价格相同，售后服务优先原则。n 质量、价格、服务相同，品牌信誉优先原则。n 3.比价的方式比价的方式n 比价时，报价的供应商须超过3家。比价的

15、最低价须低于采购人的预算，同时比价数额不可过大。n 不同的物资，其比价的具体方式不同，如表1.21所示。20表1.21 比价的具体方式物资类型比价方式重要物资和金额较大的物资的采购 1.采取分类报价的策略，进行成本明细分析，要求对方提供主料、辅料、加工费、运输包装及其他成本，以便公司分开核价后，计算总的成本。 2.综合考虑价格、质量、交货期及订货批量等因素，进行综合成本分析。必须经常大量购买的物品或服务 成本偏高者，经常发生质量问题者，设计、开发比较复杂者，应进行价值分析，寻求采购技术的改进，更低价的供应，简化作业方法，引进新材料或替代品等。大型机械设备的采购 进行生命周期分析，以采购设备的有

16、效使用期间的总拥有成本为准，如机械设备的燃料损耗，损坏故障维修、操作工时、生产效能等，包括使用该项机械的所有费用或成本。市场垄断、独家代理，专利产品等物资的采购 包括总体采购金额低于100元以下的零星采购，由采购人员与供应商谈判，获得合理价格。21 六、影响供应商报价的因素 影响供应商报价的因素，如表影响供应商报价的因素，如表6.01所示。所示。因素说明规避措施生产成本 供应商花费的包括原材料、劳动力以及间接费用摊派等在内的来提供产品或服务的资金。 提高技术，降低生产成本。所需东西的确定程度 供应商所安排的任何未预见到的成本，所需东西具有不确定性，成本就比较高，反之则比较低。 尽量减少未预见到

17、的成本和具有不确定性的东西的运用。竞争程度 同行业之间残酷的比拼。 提高本企业在行业内的竞争力。市场情况 当供大于求时，价格低；供小于求时，价格高。 寻求供过于求的物料产品或服务。22（续表）n 影响供应商报价的因素会随着时间的变化而变化，采购员应了解只要因素有何动态以及预测趋势如何发展。因素说明规避措施客户所感觉的价值 客户认为该产品或服务有价值，则供应商报价高，反之则低。 正确认识和评价产品或服务的价值。客户的业务对供应商的吸引度 客户采购是低值的、偶尔的，并且经常延迟付款，供应商报价就高；客户能带来潜在的销售额增长、并能及时付款、具有良好的信誉、声望等，供应商报价会降低。 提高企业自我的

18、信誉及声望。 交货条件 交货周期越短，产品技术和品质要求越高，供应商报价越高。反之，报价就有所优惠。此外，采购数量大，报价较低；付款期长，报价会有所提高。 与供应商达成协议，建立战略伙伴关系。23 七、与供应商谈判的要领 1.选择合适的谈判时机需考虑一下因素，如7.01所示。 表表7.01 选择合适的谈判时机需考虑的因素选择合适的谈判时机需考虑的因素 考虑因素说明 岗位职责 以岗位职责为依据，遇到以下5种情况时须与供应商谈判。 （1）物料的价格不合理。 （2）物料成本结构不合理。 （3）购备时间充裕。 （4）供应商来企业拜访时。 （ 5）周期性或计划性降价时。24（续表） 考虑因素说明 客观环

19、境若客观环境发生变化，采购人员应借机与供应商进行谈判。 （1）新供应商或物料来源开发成功时。 （2）有副料或代用品开发成功时。 （3）采购量增加时。 （4）行情变化价格看跌时。 （5）汇率变动有利于供应商时。 （6）供应商有超量库存或存货时。 （7）规格要求变更、采用价廉材质时。 （8）增加交易机会时。 产生危机 当察觉供应商有围标、联营嫌疑或有独家采购或被吃定的感觉时，应及时与供应商谈判，避免供应商不能及时提供物料。252.选择最佳的谈判模式 采购价格的谈判模式包括口头谈判和书面谈判两种模式。采购人员应注意选择最佳模式，如7.02所示。 表表7.02 采购价格谈判的模式采购价格谈判的模式谈判

20、模式优缺点口头谈判 谈判人员面对直接用口头语言来交流信息和协商条件，或在异地通过电话进行商谈，其优缺点如下： （1）优点。 当面陈述、解释，直接、灵活。 为谈判人员展示个人魅力提供了舞台。 便于谈判人员在知识、能力、经验等方面互相补充、协同配合，提高整体谈判能力。 反馈及时，利于有针对性地调整谈判策略。 能够利用情感因素促进谈判的成功。 （2）缺点。 利于对风察言观色，推测企业的谈判意图及达到此意图的坚定性。 易于受到对方的反击，动摇谈判人员的主观意志。26（续表）考虑因素说明书面谈判 利用文字或图表等书面语言进行交流和协商，一般通过信函、电报、传真等方式进行，是口头谈判的辅助方式。 （1）优

21、先。 谈判人员思考从容，利于审慎抉择。 表达郑重、准确，避免偏离谈判主题和不必要的矛盾。 费用较低，利于提高谈判的经济效益。 （2）缺点， 切忌文不达意和粗心马虎。 要求谈判人员具有较强的书面表达能力和工作作风。 273.掌握价格谈判的流程采购价格谈判的流程 ，如图7.03 所示。28八、设计有效地谈判方案n 1.做好谈判规划n 一个有效地谈判方案，要求必须在谈判前做好谈判规划，包括预测、学习、分析和谈判策略四项内容。n（1）预测。n谈判预测包括以下内容，如表8.01所示。 29表表8.01 谈判预测的内容谈判预测的内容 内容说明设法得到供应商的协助 供应商更熟悉所采购的产品，因此，采购商应要

22、求供应商给予技术、管理、财务等方面的协助。预测使用量 收集过去使用量的资料，作为未来订购量的参考，也有助于在谈判时得到较大的折扣。掌握特殊重大事件 从报章杂志或销售 人员处了解、掌握有关罢工、天气、关税、法令、运输状况等重大事件，以便更准确预测合理的价格，在谈判桌上取得优势。注意价格趋势 包括了解过去供应商有多少产品项目价格上涨（何时、上涨幅度、通报方式），比较供应商的价格上涨模式与该产业的模式（是否比同业涨得快、涨得多）。30（2）学习谈判模式 从所获得的信息或资料中学习谈判的问题、对象及内容，是价格谈判的关键。这些信息和资料的内容如表8.02所示。信息来说明易得信息价格及谈判的历史资料 找

23、出供应商谈判技巧的倾向以及供应商处理上次谈判的方式。产品与服务的历史资料 根据工程部及使用该产品的制造的信息，确定产品的品质或服务水准，以此作为谈判筹码。 稽核结果 从会计或采购稽核中发现待加强控制之外，例如，供应商常发生错误的账款。最高指导原则 以公司政策、政府法令和过去发生的先例，增强谈判力。供应商运营状况 其销售人员及竞争能力可反映供应商的问题与优劣势，知己知彼才能百战不殆。31信息来说明易得信息谁有权决定价格 收集谈判者的个人资料加以运用（卖方通常较易对陌生人抬高价格）。掌握关键原料或关键因素 运用80/20原理，对非紧要项目可以退让，对重要项目紧守谈判原则。利用供应商的情报网络 从销

24、售人员处得到一些有价值的信息，例如，价格趋势、重要发明、市场占有率、设计的改变等。难得信息寻求跟多的供应商 寻找更多的供应商，增强议价能力，增加原供应商的压力。有用的成本、价格资料与分析 良好的成本、价格分析可提供有效地采购谈判工具，必要时应借助成本分析师。供应商的估价系统 从供应商各个部门的生产过程推算其合理的成本。限制供应商的谈判能力 向供应商提供相对较少的资料，尽量让对方发表意见，仔细聆听并从中找出对策。了解供应商的利润目标及价格底线 耐心地通过各种管理了解供应商的利润目标机价格底线，确定已方采购价格底线。（续表）（续表）32（3）分析。 分析供应商的报价系统，找出价格谈判的突破口。 具

25、体内容如表具体内容如表8.03 所示所示n 33（4）谈判策略。 制定不同情况下的谈判策略，以便沉着应对。表8.04为谈判时应注意的一些策略及其应对方法。 表表8.04 谈判的策略谈判的策略 342.指定谈判方案 谈判方案包括确定谈判目标，规定谈判期限，拟定谈判程，安排谈判人员和选择谈判地点五个方面内容，如图8.05 所示。 35 九、发问与倾听的技巧n 掌握发问与倾听技巧可获得平时无法得到的信息，有利于促进采购谈判的成功。 n 1.发问的技巧 发问是使采购员“多听少说”的一种最有效的方法，谈判中须掌握下发问技巧，如表8.06 所示。技巧说明举例选择合适的发问方式封闭式发问 使发问者获得特定的

26、资料，而对方并不需要太多的思索工夫即能给以答复。 “你是否认为售后服务没有改进的可能？“（答复应为”是“或”否“）开放式发问 不限定答复的范围，可使对方畅所欲言，同时发问者也可以从中获悉对方的立场与感受。 ”假如你方再度延迟交货，则我方将对已到期的货款进行止付。这样做，你方有何意见？“36技巧说明举例选择合适的发问方式澄清式发问 针对对方的答复，重新提出问题使对方作出证实，或补充原先的答复。这种发问方式能确保谈判双方在”同一语言“基础上进行沟通。 ”你刚刚说对目前进行的这笔生意你可以作取舍，这是不是说明你全权负责与我方的谈判？“探索式发问 针对对方的答复，要求引申或举例说明。这种方式，可用以发

27、掘较充分的信息，还可显示出发问者对对方答复的重视。 ”你说你们对所有的采购商都一视同仁地按定价给予30%的折扣，那为什么你们不对订购量更大的采购商给予更大的折扣，作为鼓励呢？“含有第三者意见的提问 借助第三者的意见以影响对方意见的一种问句。问句中的第三者，若是对方所熟悉或尊重的人，将产生很大的影响，否则，将适得期反。 ”工程部的专家认为使用你们公司的物料难度很高，你们怎么看？“引导性提问 对答案具有暗示性。这类问题几乎使对毫无选择地按提问者设计的答案回答。 ”你们违约，是不是应承担责任？”37（续表） 2.倾听的技巧 在面对面的谈判场合中，运用一定的技巧去倾听，能获得更多的信息。在谈判中倾听的

28、技巧，如表8.07 所示。技巧说明举例注意提问时机 在对方发言完毕后再提问；在对方发言停顿、间歇时提问；在自己发言后提问；在议程规定的辩论时间内提问。注意事项 注意发问语速，为对方保留意一定能够的答复时间，发问时，尽量保持问题的连续性。38技巧说明专心地有鉴别地倾听 在别人发言的时候集中精力，以鉴别对方信息的真、假，剔除无用信息。不带偏见地听 端正态度，控制对对方的偏见情绪，从客观角度听其说话，以获得有用的信息。 不要抢话 抢话是一种不尊重人的行为，往往会阻塞双方的思路或感情的渠道，不利于创造良好的谈判气氛。不要回避难以应付的话题 以足够的信息迎接对方的一切问题，并细心领会对方提出此类问题的真

29、实用意，以找出摆脱难题的有效答案。主动地向对方进行反馈 及时对倾听结果做出反馈性的表示，例如，如口头语言、面部表情或动作向对方表述你对他的话语的了解程度或者要求对方澄清或阐述他所说的话语，这样对方会因你的态度而愿意更多、更广、更深刻地暴露自己的观点。39 十、应对供应商涨价的策略n 谈判过程中，可能由于种种原因，供应商提出涨要求，面对这种情况，采购人员首先应分析供应商涨价的原因，进而找到应对策略。n1.供应商涨价的原因供应商涨价的原因 供应商涨价的原因如表10.01所示。涨价原因分析 外在环境的影响，例如，通货膨胀、原材料的匮乏等。 通货膨胀、原料的匮乏，增加了供应商的成本压力，只能以涨价的方

30、式保持利润。 原材料、包装材料、辅助材料价格上涨。 导致供应商生产成本加大、为回避成本的攀升，保证企业的正常赢利，必须涨价。 能源价格上涨 供应商运输成本增加。40 涨价原因 分析 行业自行涨价。 行业内普遍性涨价带动供应商涨价。 市场竞争的需要以及采购商购买习惯的变化。 为适应市场竞争需求及采购商购买习惯的变化，以提价增加产品的附加值。 畅销产品因为窜货价格穿低，造成各环节利润趋零。 为保证渠道的稳定，采取涨价的方式整合市场，规划渠道赢利。 原料供应商不可预测的生产故障。 供应商的供应商由于不可预测的故障导致原料成本上升。 流通环节成本的增加 例如，进行宣传所花费的广告费用，增加了无形成本。

31、 工人工资的上涨。 直接人工成本增加。 生产效率的降低，原材料使用的浪费以及管理费用的增加。 导致供应商整体成本的增加，只能以涨价的方式覆盖。 采购商采购批量低于供应商最低采购要求。 由于采购量末达到供应商生产要求，小量生产导致供应商亏本，供应商以涨价进行弥补。 供应商所供物料处于供不应求状态。 因为供不应求，供应商利用采购商急需货物的心理涨价。41 2.应对策略应对策略 针对以上供应商涨价的原因，采购商可采取以下策略。（1）采用灵活的谈判策略进行谈判。 谈判中，面对供应商的涨价要求，采购人员可采取以下策 略，如表10.02所示。策略说明 直接议价 1.供应商提高售价时，往往不愿意花太多时间重复价格谈判，因此采购方可要求沿用原来价格购买。 2.买方直接表明预设的低价，使供应方提出较接近该底价的价格，进而要求对方降价。 3.要求供应商说明提高价格的原因，采购人员对任何不合理的加价提出质疑，要求供应方降价。 4.当采购人员不想再讨价还价时或当议价结果已达到买方可以接受的价格上限时，采用“不干拉倒”的强硬手段，扭转供应商的态度，使其让步。 5.当谈判双方力量均衡且双方价格相差悬殊时，可让双方先提出中间价格，采购人员再尽力让供应商再退让一些，从而达成一致。42策略说明间接议价 1.议价时不急于进