人事档案、劳动合同管理培训

1、第二期行政人事助理培训 华南区域行政人事部2009年8月1日 目目 录录l一、档案管理制度l二、签订劳动合同的注意事项l三、员工须知签订的注意事项l四、行政人事助理的工作职责档案管理制度第一部份一、档案管理的目的l为了加强物业总公司、各项目管理处及各部门档案、文件、资料（财务账册除外）的分类、归档、保管和查阅等工作，实现档案管理标准化、规范化、现代化，有效地为企业积累档案史料。二、档案管理人员的职责l华南区域行政人事部对分公司、各项目的档案保管工作有监督、检查管理权力，对违反档案管理的相关人员有处罚权。l华南区域的档案、文书等资料由华南区域行政人事部负责保管。l各分公司、各项目行政人事分部负责

2、文书档案立卷归档及保管；客户资料由业服分部负责归档及保管。设立档案室，各配备兼职档案管理员。特殊载体档案分别由属公司行政人事管理部门收集、整理立卷、保管。l华南区域行政人事部档案管理应贯彻执行国家档案工作的方针、政策、法规及标准规定和办法。负责收集、整理、保管好公司的各类档案资料。l各分公司、各项目档案管理部门要做好开发利用档案信息资源，做好借（查）阅档案和登记等工作。l做好档案的统计及初步鉴定工作，对保管期限已满的、经初步鉴定无保存价值的档案，应编制成册，报公司主管领导审批后进行销毁。l 开展档案宣传工作，提高员工档案管理意识，利用各种现代化管理设施和技术，完善档案管理工作，不断提高档案管理

3、水平。理人员必须严格保密员工档案的内容。负责接收，收集、整理、保管档案。三、档案管理的制度内容三、档案管理的制度内容l3.1 收、发文的档案管理l3.2 档案的归档、立卷管理 l3.3 档案借阅管理 l3.4 违反档案管理制度处罚规定 3.1 3.1 收、发文的档案管理收、发文的档案管理l3.1.1 公司各部门所有对外发文、收文和合同、图纸、证照等一 律须在收、发文的次日将文件的原件交档案（资料）室（部门只保留文件的复印件），未设立档案室的交由指定档案管理人员.并由负责档案管理的人员办理登记、归档手续。l3.1.2 各分公司、各项目、各部门对外发文，一律须填写统一的发文稿纸，由项目负责人签发，

4、发文后将发文签收的稿纸及文件正本一份交指定档案（资料）管理人员保存。l3.1.3 各项目、各部门所有外来文件和图纸、证照等，在收文之日起三天内必须将原件交档案室或指定档案管理人员（各部门如有工作需要，可保留复印件）。l3.1.4 负责档案管理的人员需对收、发的文件建立完善的档案目录，并注明来文单位、送件人、接收时间等资料，便于查找。3.2 3.2 档案的归档、立卷管理档案的归档、立卷管理l3.2.1 各类文件资料应及时入册，并在档案目录和卷内目录上作好相应的记录，便于管理。l3.2.2 所有入册的档案资料必须把原件和附件、请示和批复放在一起。翌年应对各册中的资料进行一次清理，对具有永久和长期备

5、查价值的资料，应进行立卷，并标明名称、种类、立卷日期，编列卷内目录明细。3.3 3.3 档案借阅管理档案借阅管理l3.3.1 各项目因工作需要借阅档案（包括文件、资料、图纸、合同、证照等），必须经所属项目负责人批准后，原则上在档案室内阅读；因工作需要外借档案必须经所属项目负责人批准，方可由档案管理员办理借阅手续。l4.3.2已立卷的档案资料原则上不得外借，只可在档案室阅读；对未立卷的文件及资l料可办理借出手续。l4.3.3借阅期限不得超过七天，到期必须归还，如需续借，须经管理处总经理或部门总监/经理同意签名后，按规定办理续借手续。l4.3.4 借阅档案的人员必须爱护档案，保证档案的安全与保密，

6、不得擅自涂改、沟画、l剪裁、抽取、拆散、翻印、转借或损坏。因工作需要而必须摘抄或复印档案资料的，必须经所属管理处总经理同意。否则，将按公司的规章制度追究当事人和负责档案管理的人员责任。l4.3.5 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经公司总经理或部门总监/经理同意（重l要文件须征得总公司总经理同意），如摘抄内容要经审查，并签名确认。l4.3.6外单位人员借阅档案资料，原则上不能离开档案室。 3.4 3.4 违反档案管理制度处罚规定违反档案管理制度处罚规定l3.4.1 区域行政人事部对各分公司、各项目档案管理情况进行例行检查过程中，出现不符合制度要求的人员，将扣罚当事人50元绩效奖金，并从当月

7、工资中扣除，同时责令限期改正。l3.4.2 对负责档案管理人员未严格执行档案管理制度，对档案保管不善的，将扣罚当事人100元绩效奖金，并从当月工资中扣除，同时责令限期改正。l3.4.3 违反档案外借管理规定造成档案遗失或损坏，将扣罚当事人100元绩效奖金，并作必要的纪律处分。对公司造成损失的，将由责任人负责赔偿公司经济损失。l3.4.4 所有员工必须严格执行档案管理的规章制度，对违反上述规定的责任人、当事人将给予必要的纪律处分，情节严重者，将对有关责任人作违纪辞退处理。4 4、人事档案管理的几点规定、人事档案管理的几点规定: :l4.1 员工人事档案资料包括以下几项内容：l入职申请表/面试记录

8、表（带相片）l身份证复印件l学历证及及其他相关证件（职称、前任公司的离职证明、担保人证件等）复印件l健康证明（体验表）l银行卡复印件l转正、调薪、调岗、晋升、奖惩等相关资料人事异动资料4 4、人事档案管理的几点规定、人事档案管理的几点规定: :l4.2 人事档案归档的要求：l上述4.1要求的所有员工人事资料按员工入职的先后顺序装订成册后归档，并编号。l在职员工和离职员工的资料要分开管理。l 所有员工档案归档前要制订员工档案目录，以便查找及防止员工丢失。l员工劳动合同要单独归档管理。4 4、人事档案管理的几点规定、人事档案管理的几点规定: :l4.3 行政人事助理要对“员工人事档案”的相关资料做

9、好保密工作，不得随意泄露员工信息。第二部份第二部份签订劳动合同的注意事项劳动合同签订注意事项l一、劳动合同版本：l公司劳动合同分两种：l1、以完成一定任务为期限的劳动合同（即临时劳动合同）l2、有固定期限的劳动合同劳动合同签订注意事项二、劳动合同的签订时间：二、劳动合同的签订时间： 1 1、所有新入职员工必须在入职一周内签订。、所有新入职员工必须在入职一周内签订。 2 2、合同期满需续签的员工，在合同到期前一个月签订。、合同期满需续签的员工，在合同到期前一个月签订。三、劳动合同签订期限三、劳动合同签订期限 1 1、临时合同的签订期限从起签日起至项目的服务合同结束日止。、临时合同的签订期限从起签

10、日起至项目的服务合同结束日止。 2 2、固定期限劳动合同的签订期限为（新签和续签）：、固定期限劳动合同的签订期限为（新签和续签）： 1 1）主管级（含）以上管理人员、办公室人员合同签订期限原则上为）主管级（含）以上管理人员、办公室人员合同签订期限原则上为3 3年，设年，设试用期试用期3 3个月；特殊情况另外处理。个月；特殊情况另外处理。 2 2）基层员工合同签订期限是）基层员工合同签订期限是1 1年，设试用期年，设试用期1 1个月；个月； 3 3、固定期限劳动合同到期人员续签合同时要注意：如项目物业合同期限不足、固定期限劳动合同到期人员续签合同时要注意：如项目物业合同期限不足1 1年的，签订年

11、的，签订临时合同临时合同，合同终止日期为项目物业合同的到期日期；，合同终止日期为项目物业合同的到期日期；劳动合同签订注意事项例：例： 张三张三20092009年年2 2月月1 1日入职某项目秩序维护员，该日入职某项目秩序维护员，该项目的物业合同期限是到项目的物业合同期限是到20092009年年7 7月月3131日终止的，日终止的，则张三必须签订则张三必须签订临时合同临时合同，合同起始日期，合同起始日期为：为：20092009年年0202月月0101日日20092009年年7 7月月3131日日劳动合同签订注意事项四、四、劳动合同劳动合同的填写严禁出现漏项、错误、勾划、涂改等的填写严禁出现漏项、

12、错误、勾划、涂改等 情情况；出现填写错误不允许使用涂改液修改；况；出现填写错误不允许使用涂改液修改；五、劳动合同五、劳动合同“员工信息员工信息”部分必须由员工本人亲笔填写及签名，部分必须由员工本人亲笔填写及签名，以确保合同依法有效；填写必须用黑色水笔，字迹清楚、工整、以确保合同依法有效；填写必须用黑色水笔，字迹清楚、工整、易辨认，签名必须与本人身份证姓名一致，严禁出现错别字或涂易辨认，签名必须与本人身份证姓名一致，严禁出现错别字或涂改；改；六、合同第二条第一条乙方的工作点一律填写为六、合同第二条第一条乙方的工作点一律填写为“广东省广东省”；劳动合同签订注意事项七、合同中关于乙方的劳动报酬填写须参照七、合同中关于乙方的劳动报酬填写须参照员工职位、职级及薪员工职位、职级及薪资管理规程资管理规程填写。填写。八、工资结构必须填写清楚八、工资结构必须填写清楚: :正常工作时间工作正常工作时间工作+ +固定加班