初级会计电算化教材文字整理(打印版总结)1

1、 初级会计电算化教材文字整理（打印版总结）第一章 会计电算化概述第一节 会计电算化简介*会计电算化是会计信息化的初级阶段，是会计信息化的基础工作。*我国会计电算化是从20世纪80年代起步的。*会计电算化发展：模拟手工记账的探索起步、与其他业务结合的推广发展、引入会计专业判断的渗透融合、与内控相结合建立ERP系统的集成管理。*（1994 年）6 月同时发布的（三个）有关会计电算化管理的（文件），即会计电算化（管理办法）、商品化会计核算软件（评审规则）和会计核算软件基本（功能规范）。*（1996 年）6 月针对企业发布的会计电算化（工作规范）。*（1989 年）发布会计核算软件管理（规定试行）第二

2、节会计核算软件*会计核算软件是指专门用于（会计核算）工作的计算机（应用）软件，（应当）具有数据（输入）（处理）和（输出）功能模块的软件。*会计核算软件以（会计理论）和（会计方法）为核心；以（会计制度）为依据；以（计算机和通信技术）为基础；以（会计数据）为处理对象；以（提供会计信息）为目标。*不同软件公司开发的会计核算软件所包含的功能模块（并不）完全相同。*企业资源计划（ERP）一般包含（分销）（制造）和（财务）三大部分，其中（财务）是ERP的核心功能之一。*ERP 是（信息技术）与（先进管理）理论相融合的产物。*会计核算软件的分类：按（适用范围）分（通用）和（专用）；按系统（软件结构）分（单用

3、户）和（网络会计软件）；按（ERP 的关系）分（独立型）和（非独立型）；按（处理会计信息的层次）或（会计职能）分（会计核算软件）（会计管理软件）和（决策支持软件）。*通用会计核算软件一般是指由专业软件公司研制，能（适应不同行业）（不同单位），我国通用会计核算软件以（商品化）软件为主。*通用会计核算软件特点：（通用性强）（功能全面）（需要初始化处理）（软件质量高）。*由于会计软件的通用性，软件必须提供一个（初始化处理模块）。*专用会计软件的开发形式：（自行开发）（委托开发）（联合开发），其中（联合开发）利于发挥开发人员和会计人员的特长。*专用会计核算软件是指供（本单位）使用的会计核算软件，也称（

4、定点开发会计软件）。*专用会计软件使用比较方便，但仅适用于个别单位，而且功能与性能一般不及通用会计软件。*开发一个成熟软件不仅周期长，而且成本也很昂贵，所以只有有特殊需求的企业才需要考虑开发专用会计软件。第二章 会计电算化工作环境*（全）计算机的发展阶段经历了(五代)：（电子管计算机）（晶体管计算机）（集成电路IC计算机）（大规模集成电路计算机）（超大规模集成电路VLSI 计算机(集成了10 万个以上电子元件)）。*计算机由硬件系统和软件系统两大部分组成，分别简称（硬件）和（软件）。*硬件系统由（运算器）（控制器）（存储器）（输入设备）和（输出设备）五大部件组成。*软件系统主要包括（系统软件）

5、和（应用软件）。*主机是由（运算器）（控制器）（内部存储器）三部分构成。*存储器分为（外存储器）和（内存储器）。*内存储器称主存；外部存储器又称辅助存储器。*电子计算机的特点：（运算速度快）（计算精度高）（记忆能力强）（由判断能力）（高度自动化）。*根据所处理的信息，可将计算机分为（数字电子计算机）（模拟电子计算机）（数字模拟混合计算机）三类。*从用户应用角度，一般可将计算机分为（微型计算机/个人计算机）（服务器）（终端计算机）等。*计算机另一种分类（巨型计算机）（大型和中型计算机）（小型计算机）（微型计算机）。*目前，微机正在向（微型化）（网络化）（多媒体化）和（智能化）方向发展。*计算机的

6、性能指标：（速度）（字长）（容量）。*（主频或时钟频率）是计算机速度最重要的性能指标。*（字长）是处理的二进制数据的长度，个人计算机字长以32 位、64 位为主，服务器的字长一般都在64 位、128 位以上。*储存容量：是指计算机存储器所能储存的二进制信息的（总量）。*计算机的应用领域：（信息处理）（科学计算）（过程控制）（计算机辅助系统）（计算机通信）（人工智能）。*会计电算化属于（信息处理）应用领域。第一节计算机硬件*中央处理器简称CPU，主要由（运算器）和（控制器）组成。*运算器是CPU 中完成加、减、乘、除等算术运算和与、或、非等逻辑运算的部件，由（算术与逻辑运算部件/ALU）（累加器

7、）及（通用寄存器）组成。*控制器的作用：（指挥作用）。*控制器由（指令部件）（时序部件）和（操作控制部件）组成。*（存储器）是计算机系统中具有记忆能力的部件，用来存放程序和数据。*内存储器包括（只读存储器ROM）（随即读写存储器RAM）。*ROM（只能读，不能写，断电后信息部消失），RAM（既能读，又能写，断电后信息消失）。*外存储器主要有（磁盘）（光盘）等，磁盘可分为（软盘）（硬盘）和（U 盘），光盘则分为（只读光盘）和（读写光盘）。*Ctrl+Alt+Del 双击热启动，单击任务管理器结束任务或切换至；Alt 和Ctrl 不能单独使用。*键盘主要分为（打字键区）（功能键区）（编辑控制键区）

8、（小键盘区）等。*Shift上档键，NumLock数字锁定键，Caps Lock大小写字母锁定键。*鼠标分为（机械式）和（光电式）两类。*鼠标使用方法：（单击）（双击）（拖动）（右键单击(弹出快捷菜单)）。*扫描仪是（图像）输入的主要设备。*显示器屏幕上的每个画面称为一帧。*（分辨率）是显示器最重要的性能指标；分辨率越高，显示的字符与图像就越清晰；点距越小，分辨率就越高，显示效果就越好。*彩色显示器要在（显示卡）的支持下才能工作。*彩色显示器可以显示的颜色数量就与显示卡的内存大小（有关）。*打印机可以分为三类：（针式打印机）（喷墨打印机）和（激光打印机）。*打印机的主要技术指标是（打印质量）和

9、（打印速度）。第二节 计算机软件*软件是（程序）和（文档）；程序是（指令集合）；说明是（文档）。*人们一般称仅有硬件的计算机为“裸机”，“裸机”还不能工作。*（操作系统）是系统软件的核心。*没有（操作系统）的计算机室不能运行的，在计算机工作的整个过程中，操作系统都一直处于运行状态。*目前操作系统有（MS-DOS）（Windows）（OS/2）（UNIX）及（XENIX），当前最为流行的是Windows 系列操作系统。*计算机语言有（机器语言）（汇编语言）和（高级语言）三大类，（机器语言）是计算机的“母语”。*语言处理程序的功能就是将用（高级语言）或（汇编语言）编写的源程序编译为计算机可以识别的

10、目标程序（机器语言）。*会计软件或ERP 软件是用（高级语言）编制的。*（机器语言）和（汇编语言）称为低级语言。*语言处理程序一般称为编辑程序。*（全）数据库管理系统（DBMS），主要功能是（建立）数据库，并对数据库中的数据进行（修改）（增加）（删除）、排序、检索等多种操作。*支撑服务程序是为其他软件和应用软件及用户提供某些通用支持的程序。*应用软件是在（硬件）和（系统软件）的支持下工作。*文字处理软件：如（WPS）（Word）等；电子表格软件：如（Lotus 1-2-3）（Excel）等。*用机器语言编写的程序称为（机器语言程序），优点（功能强）（占用内存少）（执行速度快）。*较人类语言相比

11、，机器语言（难学、难写、难记、难懂）。*汇编语言是用（符号）来表示机器指令的语言。*用汇编语言编写的程序称为（源程序）。*（高级语言）又称算法语言，最接近人类自然语言，所以（易学、易记、易写、易懂、易用）。第三节 计算机网络*世界上第一个计算机网络产生于（1969 年）（ARPANET），是Internet 的起源。*计算机网络的目的是（资源共享）与（信息传递）。*计算机网络的功能：（资源共享）（信息传送）（分布式处理）。*资源共享有以下几种：（硬件）资源共享、（软件）资源共享、（数据）资源共享。*硬件资源共享：即共享主机、大容量存储设备和特殊外围设备，从而避免硬件的重复投资和提高设备的利用率

12、。*软件资源共享：即共享各种语言处理程序、支持软件与应用软件，从而避免在软件开发、维护和管理上的重复投资。*数据资源共享：数据是计算机的重要资源，它们存在于文件或数据库中，计算机网络通过共享文件和数据库，不仅可以提高数据处理的效率和准确性，而且可以大大减少存储数据所需的设备。*计算机网络按照拓扑结构分为（环形网）（星型网）（总线型网）；按照所连接地区的大小和距离分为（局域网）和（广域网）、城域网(MAN)。*局域网的特点：（分布范围一般限制在10 公里范围内）（传输速率较高，误码率低）（网络结构一般为(星形)和(总线型)）。*局域网络可分为（基带局域网）和（宽带局域网）两种。*基带局域网是指介

13、质中只有（一条信道），传送的是（数字信号）；宽带局域网是指介质中存在（多条信道），传送（数字信号）（模拟信号）。*目前流行的局域网主要有（以太网）（Ethernet）（令牌环网/Token Ring）和（光纤分布式数据接口/FDDI）三种。*（局域网络）是计算机网络中发展最快的一种。*（Internet）是当今世界上最大的广域网。*除了上述局域网络(LAN)和广域网络(WAN)之外，也有不少文献提出城域网(MAN)的概念，城域网介于局域网和广域网之间。*微机局域网络的组成：（硬件）和（软件）。*（全）局域网络一般由（网络服务器）（工作站/终端）（网络接口卡/网卡）（集线器）（传输介质）以及（其

14、他网络互联设备）等基本硬件组成。*一个局域网可以安装（多个）服务器。*局域网络的软件系统包括：网络（协议软件）（通信软件）（操作系统）（数据库管理系统）。*因特网的通信协议：（TCP/IP 协议传输控制协议/互“连”网协议）。*Internet 的主要应用：（网络通信）（远程登录）（文件传送）（信息查询）（信息研讨）（电子公告牌）。*在Internet 中每台连接入网的计算机都被分配一个（唯一的）、用以标识其所在位置的逻辑地址，IP 地址是用一个（32 位）二进制数表示。*域名由（数字）和（英文字母）组成，每一个服务器都有一个唯一的域名地址，并且和IP地址一一对应，格式如下：WWW.。*“cn

15、”是一级域名，表示中国，每个国家都有唯一的一级域名；“gov”是二级域名，表示政府部门，“com”是二级域名，表示公司，“edu”是二级域名，表示教育；“www”是WorldWideWeb的缩写，也称（万维网）。*每个收发电子邮件的用户都必须有一个（电子邮件地址）。*电子邮件地址主要用来标识电子邮件用户，以便于处理用户的电子邮件业务。*电子邮件地址的一般格式如下：。*http超文本传输协议。*用户连接Internet 的基本方法：（通过Modem 拨号接入Internet）（通过局域网接入Internet）。*调制解调器的作用：转换数字信号和模拟信号。*若采用Modem 拨号方式联网，则首先需

16、要安装Modem 并设置好拨号网络，向ISP 申请拨号电话、用户名(即账号)和设置用户密码。*采用局域网连接Internet 的用户，不需要经过拨号过程，只要TCP/IP 协议配置正确。*（电子邮件(E-mail)）是Internet 上应用最广泛和最受欢迎的一项网络功能。*电子邮件的收发方式：（用WWW浏览器收发电子邮件）（用Outlook Express 收发电子邮件）。*用户要发送邮件要先单击（【写信】）按钮。*使用IE 可以将计算机连接到Internet，从Web 服务器上搜索信息、浏览Web 网页，此外，IE还提供收发电子邮件、阅读新闻组、制作与发表主页、上网聊天等功能。第四节 计算

17、机安全*影响计算机系统安全的主要因素有：（系统故障风险）（道德风险内部人员道德风险系统关联方道德风险社会道德风险）（计算机病毒）。*故障风险是指由于操作失误，硬件、软件、网络本身出现故障而导致系统数据丢失甚至瘫痪的风险。*道德风险指合法或非法用户有意或无意对系统的破坏，这类事故是最可怕的，往往造成系统的崩溃，使企业陷于瘫痪，带来重大损失。*内部人员道德风险，主要指企业（内部人员）对信息的非法访问、篡改、泄密和破坏等方面的风险，如（有意通过停电、切断通信电缆，造成人为故障）（传播计算机病毒）（错误操作或疏忽大意而造成的过失性安全事故）。*系统关联方道德风险，是指（企业关联方）非法侵入企业内部网，

18、以剽窃数据、破坏数据、搅乱某项特定交易或事业等所产生的风险。*社会道德风险，是通过（互联网）非法入侵和蓄意破坏。*计算机病毒是一种人为蓄意编制的具有自我复制能力的一种特殊的程序。*计算机病毒的特征：具有（隐蔽性）（感染性）（潜伏性）（破坏性）。*计算机病毒以（磁盘）（光盘）（网络）为媒介进行传播。*计算机系统的安全保护措施：（法律与制度）（技术措施）（审计与监控）。*计算机病毒是一种具有（传染性）和（破坏性）的计算机程序。*计算机感染病毒之后一般出现以下症状：（异常现象）（破坏软件）（自动发送大量电子邮件）。*计算机病毒的检测与清除一般要用专门的病毒防治（软件）进行。*虽然对磁盘格式化可以清除

19、其中的病毒，但重新格式化将玉石俱焚，有用数据或程序文件也将与病毒一起被清除。*清除病毒应首先考虑杀毒软件，只有在（杀毒软件）无能为力的时候才考虑通过（重新格式化）的办法清除病毒。*国内常见的计算机杀毒软件有（KV2005）（瑞星杀毒软件）（Norton AntiVirus）（金山毒霸）。*计算机黑客早期指计算机迷，现在泛指计算机入侵者。*一旦联接到Internet 就有可能收到黑客的攻击。*黑客攻击造成的主要危害是：（破坏信息）（盗取机密）（系统瘫痪）。*黑客主要攻击对象：（网络组件）（网络服务）（计算机系统）（信息资源）（网络客户端）。*黑客常用攻击方法：（诱入法）（线路窃听）（网络监测）（

20、特洛伊木马）（服务拒绝/DOS）（口令入侵）。*（全）防范黑客的主要措施：（法律加以约束）（防黑产品）（加密技术）（访问控制）（建立防黑客扫描和监测系统）。第三章 会计电算化基本要求*会计电算化的管理分为（宏观）和（微观）。*微观管理是指（单位自身）会计电算化所指定的管理办法、措施和制度。*宏观管理是指（国家或地区）为保证会计电算化的顺利开发所定制的办法、措施和制度。第一节会计电算化法规制度*会计基础工作规范，符合（国家财政部的统一规定）。*实现会计电算化后，必须打印输出（纸张）会计档案，保存期限（同手工一致）。*会计电算化的保存介质有（磁带）（磁盘）（光盘）（微缩胶片）（纸张）。*有关会计电

21、算化的（专门）法规：（会计.）（会计.）（会计.）（会计.）。（选择答案中带有“会计”字样的选项）第二节会计核算软件的要求*（会计核算软件基本功能规范）从会计数据的（输入）（输出）（处理）和（安全）等角度，进行了规范。*应保证会计数据（合法）（真实）（准确）（完整）。*会计核算软件中的（文字输入）（屏幕提示）和（打印输出）必须采用（中文）。*会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于（自身原因）造成死机或者非正常退出等情况。*会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到（最近状态）的功能。*单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立

22、相应的（审批手续）。*会计数据的输入形式：（键盘输入）（软盘输入）和（网络传输），其中（键盘输入）是最基本最常见的形式。*会计核算软件（应当）具备初始化功能。*会计核算方法包括（记账方法）（固定资产折旧方法）（存货计价方法）（成本核算方法）等。*记账方法分为（单式）和（复式）。*固定资产折旧方法分为（平均年限法/直线法）（工作量法）（双倍余额递减法）（年度总和法）。*输入操作人员岗位分工情况，包括（姓名）（权限）（密码）等。*会计核算软件应当具备输入（记账凭证）的功能。*凭证字又称凭证类别：业务量少，不分类，即记账凭证；业务量多，分为收款凭证（借方必有.）、付款凭证（贷方必有.）、转账凭证（凭

23、证必无.）。*凭证编号是（4 位数）；会计软件对凭证号的（连续性）控制；凭证号的形成方式有（系统自动生成/默认）（手工输入）。*（全）下列数据输入应有必要的提示功能：（1.凭证编号重复提示）（2.以编号形式输入会计科目的，应当提示该编号所对应的会计科目名称）（3.借贷双方金额不平衡或没有输入金额的）（4.有借方会计科目而无贷方会计科目或有贷方无借方的）（5.正在输入的收款凭证借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目的，应予以提示并拒绝执行）。*会计科目的输入方法（1.直接输入会计科目名称）（2.直接输入会计科目编码）（3.直接输入助记码）（4.双击

24、会计科目栏选择）。*凭证的修改：制单后未审核可直接修改（除系统自动生成和外部系统传递）；制单后审核后取消审核可直接修改，红字冲销法和补充登记法。*在账务处理模块内不能提供对自动产生的机内记账凭证进行修改的功能。*采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式机内记账凭证前，应当进行审核确认。*会计数据输出主要有（屏幕查询）（打印输出）（磁盘输出）以及（网络输出）。其中（查询）和（打印）是最基本的输出形式，（网络传输）主要用于下级分支机构向上级传送账簿与报表。（查询）是数据输出的主要形式。*会计软件必须提供对机内（所有）会计数据的查询功能；查询（没有）统一的格式。*（全）查询的

25、内容包括：（会计科目的名称）（科目余额）（总分类账和明细分类账）（现金、银行存款日记账）。*（全）打印输出包括：（机内原始凭证）（记账凭证）（日记账、明细账、总账）（会计报表）。*总分类账可以用总分类账户（本期发生额）（余额）对账表代替。*在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。*会计核算软件不能提供（直接）修改功能。*年度终了，（强制备份）。*会计电算化后（数据处理）主要由计算机自动进行，对于内部数据处理的总要求是符合国家统一会计制度的规定。*在计算机中，账簿文件或者数据库可以设置（一个或多个）。*根据审核通过的（机内记账凭证）或者（计算机自动生成的记账

26、凭证）或者（记账凭证汇总表）登记总分类账。*根据机内（记账凭证）和机内（原始凭证）登记明细账。*会计核算软件应当具有机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。*（出纳）（期末）根据（企业银行存款日记账）（银行对账单）和（适当的手工辅助）编制（银行存款余额调节表）。*全部（登记入账）后才能结账，每月只能结一次账。*结账后不允许再输入（上一会计期间/已结账期间）的会计凭证。*通用会计核算软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的（多种）会计核算方法。第三节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求*（全）实行会计电算化的单位，要建立会计电算化岗位责任制：（明确每个工作岗位的职责范围）（切实做到事事

27、有人管）（人人有专责）（办事有要求，工作有检查）。*会计电算化岗位是指直接（管理）（操作）（维护计算机）及（会计核算软件）的工作岗位。*会计电算化的工作岗位可分为（基本会计岗位）和（电算化会计岗位）。*基本会计岗位可分为（会计主管）（出纳）（会计核算各岗）（稽核）（会计档案管理）等。*电算化会计岗位可分为（电算主管）（软件操作/录入人员）（审核记账）（电算维护）（电算审查）（数据分析）。1*电算主管（运行工作）：可由（会计主管）兼职；*电算主管责任管理监督、协调关系、检查帐表、建立资源、完善改进制度。2*软件操作/录入人员（输入.输出.）：要求具备电算化（初级）知识水平；*软件操作/录入人员责

28、任输入、处理、备份、输出，自检核对，每天数据备份，离开机房或关机前应执行相应命令退出会计软件，操作过程中发现问题或隐患应及时向（系统管理员）报告，由原始凭证直接录入计算机并打印输出的情况下，记账凭证上应有（录入员）的签名或盖章；收付款记账凭证还应由（出纳人员）签名和盖章。3*审核记账（进行审核）：要求具备电算化（初级）知识培训水平，可由（主管会计）兼任；*审核记账责任审核.，审核.，审核.，审核.，对不符合要求的凭证和输出的帐表不予签章确认，审核记账人员不得兼任出纳工作，结账前检查已审核签字的记账凭证是否全部记账。4*电算维护（正常运行）：具有会计电算化（中级）知识培训；*电算维护责任定期检查

29、软硬件，故障排除，升级换版的调试工作，电算化系统的维护，软件功能的改进。5*电算审查（防止.舞弊）：达到会计电算化（中级）知识培训水平，可由会计（稽核人员）兼任；*电算审查责任防止.舞弊.，防止.舞弊.，发现系统问题或隐患，应及时向（会计主管）反映。6*数据分析（进行分析）：达到会计电算化（中级）知识培训水平，由（主管会计）兼任；*数据分析责任对（会计数据）进行分析，制定分析方法、分析模型和分析时间，每日、旬、月、年都要进行分析，应通过.分析.分析.分析，提供（进度）（成本）（费用）分析报告，通过.分析.提供.分析报告，根据单位领导随时提出的分析要求，利用会计数据进行分析。*软件操作岗位与（审

30、核记账）（电算维护）（电算审查）岗位为不相容岗位。*（基本会计岗位）和（电算化会计岗位）可在保证会计数据安全前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。*电算化岗位可以（一人一岗）（一人多岗）（一岗多人）。*单位的会计部门往往有几十个人，工作岗位划分很细，常常一岗多人。*实行会计电算化后的岗位划分，应根据实际需要对电算化岗位进行适当合并，设置一些必须的岗位，一人可以兼任多个工作岗位。*实行会计电算化后的电算化会计岗位设置也应该注意满足（内部牵制制度）的要求。*（系统管理员/或电算主管）可设置任何操作员的权限。*具体操作人员只有修改自己（口令/密码）的权限。第四节 计算机替代手工记账的基本要求*计

31、算机替代手工记账的基本要求（软件）（硬件）（人员）（制度）。*财政部在.工作规范的通知中指出：“替代手工记账是会计电算化的（阶段性）目标。*计算机替代手工记账俗称甩账，根据需要输出各种会计（凭证）（账簿）（报表）。*计算机与手工进行会计核算双轨运行（3 个月）以上。*（“配有适用的会计软件”）是会计电算化的前提条件。*双轨运行必须同正式运行一样要求。*账务处理系统必须基本上与手工同步地输入记账凭证，经审核后登帐，月末要进行转账和结账，并及时打印输出各类报表和账簿。*（设备）是会计电算化的物质基础，必须配有足够的专门或主要用于会计核算的（计算机终端）。*上机操作人员具备会计电算化（初级）以上专业

32、知识和操作技能。*（人才）是会计电算化成功的关键，准备替代手工记账之前必须完成会计电算化岗位人员的配置和培训。*岗位培训的三种形式：（财政部组织）（软件公司提供，培训会计软件的操作员）（企业自己组织）。*（全）建立健全内部管理制度，包括（岗位分工制度）（操作管理制度）（机房管理制度）（会计档案管理制度）。*（全）在双轨运行期间，必须逐步建立并严格执行各种管理制度。会计电算化操作管理制度主要包括（会计电算化岗位责任制度）（会计电算化操作管理制度）（会计电算化机房管理制度）（会计电算化档案管理制度）计算机软件与硬件系统维护制度等等。第五节 会计电算化档案的基本要求*（全）会计电算化档案管理工作包括

33、（立卷）（归档）（保管）（调阅）和（销毁）管理制度。*现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。可采用计算机打印输出的（活页张页）装订成册；业务量少，可按（旬）打印。*一般账簿可以根据实际情况和工作需要（按月）或（按季）、（按年）打印。*系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管。*通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，均视同会计档案保管。*会计电算化档案管理要严格按照财政部有关规定，并由专人负责。*各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经单位领导同意，不得外

34、借和拿出单位。*经领导同意的借阅会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。*存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查病毒，防止感染病毒。*各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案（原件）原则上不得外借。*各单位对会计档案必须进行科学管理，做到（妥善保管）（存放有序）（查找方便）。*存档的记账凭证应有的签章：（录入员）（稽核人员）（会计主管），收付款记账凭证还应由（出纳）签名和盖章。*存有会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有副本。*会计电算化档案管理要做到（防磁）（防火）（防潮）和（防尘），重要会计档案应准备

35、（两份），存放在两个不同的地点，最好在两个不同建筑物内。*对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停用或有重大更改之后（5 年）。第四章 会计核算软件的操作第一节账务处理系统概述*（账务处理系统）又称总账系统，是会计核算的核心。*实际上许多企业一般都是从账务处理系统开始实行会计电算化的。*账务处理系统的基本任务是：A.力求实现会计循环的自动化B.实现会计信息的多元化分类C.实现数据的高度共享*从原始凭证到记账凭证的确认，因其制度复杂、规则灵活、业务多变，目前尚不可能全部实现自动化。*（全）账务处理系统的主要特点：（遵循世界通用的复式记账原则）（记账凭证是数据处理的起点）（

36、部分凭证可以由机器自动生成）（计算机内部账簿体系有较大的变化）（记账规则与记账程序）（内部控制已部分实现程序化）（可以提供定期或实时的财务报表）（查账比手工系统更为方便）。*计算机账务处理系统是建立在（会计循环）和（会计恒等式）基础上的一个通用系统。*（全）账务处理系统内部对于（待摊）（预提）（摊销）（损益结转）等每月固定的转账凭证可由机器自动生成。*（应收）（应付）（工资）（固定资产）（成本）（存货）等业务核算系统都可以自动生成（记账凭证）并传递给账务处理系统/总账。*记账凭证是第一重要的账簿。*记账一般只能按一种固定的处理程序，根据记账凭证更新各种总账文件，除了科目总账之外，可能还要更新客

37、户总账、部门总账、项目总账等辅助总账文件。*手工条件下行之有效的平行登记、试算平衡、签字盖章等许多控制方法已不再适用。*只要输入凭证正确，由此产生的（总账）（明细账）和（日记账）绝对不会出现错误。*如何保证输入凭证的正确性成了内部控制的关键。*尽管账务系统以输出账簿和固定报表为终点，但它仍然是资产负债表等外部报表的主要数据来源。*机内可以储存连续多个会计年度的数据，使得查阅往年账就如同查本年度数据一样方便和迅速。*（全）账务处理系统的基本功能：（系统设置）（凭证处理）（期末处理）（出纳管理）（辅助核算）（帐表管理）（系统维护）等功能。*（全）账务处理系统凭证处理：（凭证录入）（凭证查询）（凭证

38、修改）（凭证删除）（凭证汇总）（凭证审核）（凭证记账）（导入导出）（引入引出）。*账务处理系统最关键的凭证处理：（凭证录入）（凭证审核）（凭证记账）。*账务处理系统期末处理：（转账/结转）（结账）。*账务处理系统维护：（帐套选项）（科目维护）（数据备份与恢复）。*计算机账务处理系统的操作必须从（建立帐套）和（初始设置）开始。*凭证记账，即定期或随时根据已审核的记账凭证更新总账。*考虑到企业一般不能再会计期末及时结账，所以账务处理系统允许本期结账之前输入下一期间的记账凭证，不允许下一期审核和记账，但这些凭证必须在本期结账之后才能审核与记账。*（账务处理系统）是会计信息系统的核心。*会计软件各个子

39、模块之间的关系紧密。第二节账务处理系统基本操作*账务系统需要初始设置，包括：（建立和设置帐套）（设置系统参数）（用户管理）。*（帐套）是用于存放核算单位会计数据的实体。*一个会计软件通常允许同时建立（多套帐）*当企业使用财务处理系统时，首先要做的就是建立一个帐套来存放自己的账务处理数据，而且日后每次进入账务系统都必须通过选择指定需要操作的帐套。*帐套代码/帐套号一般可设置为（三位）数字码。*（全）目前主流会计软件都会提供(多种)行业供用户进行选择：工业企业、商品流通企业.等等。*会计科目编码规则指代码分多少级以及各级代码的长度。*显然，不同帐套的科目编码规则可以不同，这就需要我们根据实际情况进

40、行设置。*在会计软件系统中科目代码一般采用（分组码），呈现（树形结构）。*一级科目用财政部规定的代码体系，用（4 位）数字表示。*目前大多会计软件只对科目代码的（级数/9）和（总长度/15）进行限制。*科目代码结构一经设定，在帐套正式启用之后即不允许修改，所以代码结构必须慎重决定。*我国会计制度规定以（公历）年度作为企业的会计年度。*在目前主流的会计软件中，可以按照（自然年度）的（自然月份）划分会计期间，可以将自然年度划分为（12 个以上或以下）的会计期间，也可以自定义任意的会计期间。*（系统参数）又称帐套选项，用以规定如何使用账务系统。*帐套选项一般包括（基本参数）（凭证规则）（账簿规则）（

41、会计日历）等多方面的内容。*凭证规则主要包括：（制单控制）（内容控制）（审核控制）（输出控制）。*制单控制包括：（资金及往来赤字控制）（预算控制）（支票控制）（现金流量控制）等等。*数据安全可靠是账务处理系统必须重视的一个课题。*会计软件一般对用户（分组管理），这里用户一般指具体的（操作员）。*为操作员分配操作权限是（电算主管）的职责。*（密码）是操作员进入计算机系统的通行证。*密码越长破译越难，但不易记忆，所以一般由48 个字母数字组成。*第一次登录系统时：操作员（admin），密码：（空）。*设置操作员只能由（系统管理员）进行操作，功能主要包括（增加）（修改）和（删除）操作员。*增加操作员

42、必输项是：1.编号2.姓名3.口令。*操作员编号在系统中必须唯一，而且一经确定不允许修改删除，即使是不同的帐套，操作员编号也不能重复。*所设置的操作员一旦被引用，便不能被修改和删除。*创建帐套的步骤：（帐套信息）（单位信息）（核算类型）（基础信息）。*行业性质：新会计制度科目。*在建立帐套时，可选择启用的子系统。也可在帐套建立完成以后，以帐套主管的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。*设置操作员权限只有系统管理员和该帐套主管有权进行设置。*一个帐套可以设定（多个）帐套主管。帐套主管自动拥有该帐套的（所有权限）。*（会计科目）是对经济业务和会计核算内容所作的科学分类。在计算机账务系统中

43、，会计科目必须（标准化）和（代码化）。*财政部统一制定了一级会计科目及一级科目编码。*会计科目的设置一般要满足：（会计核算的要求）（报表编制的要求）（会计管理的需要）（便于计算机的分类、合并、更新等处理）。*科目代码应该按照科目代码结构定义的规则进行编制，而且一般使用（数字）进行编码。*科目代码为全编码=上级科目编码+本级科目编码*科目名称一般用（汉字）或（英文字符）表示。*科目类别是对科目的（经济性质）进行的分类。*会计科目共分五大类：（资产类）（负债类）（所有者权益类）（成本类）（损益类）。*指定科目核算的货币类型。对一个科目来说可以有以下选择：（不核算外币：不进行外币核算，只核算本位币）

44、（核算所有外币：用户可以使用本帐套中设定的所有货币进行核算）（核算单一外币：用户只可以使用本帐套中设定的某一种外币进行核算）。*财务软件提供的帐页格式有：（金额式）（外币金额式）（数量金额式）（数量外币式）。*增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则。*修改或删除会计科目应遵循（“自下而上”）的原则。*修改或删除会计科目已经输入余额的科目，必须先删除本级及其下级科目的期初余额（设为0），才能修改或删除该科目。*科目一经使用，即已输入凭证，则不允许修改或删除该科目。*指定会计科目是指定（出纳）的专管科目。*指定科目后才能执行出纳签字、查看现金和银行存款日记账，从而实现现金、银行管理的（保密

45、性）。*指定科目指定的是（现金）（银行存款）。*辅助核算是对账务处理的一种补充，即实现更广泛的账务处理，以适应企业管理和决策的需要。*常用的核算项目包括往来单位（又称客户往来和供应商往来）、部门、职员（又称个人）等类项目。*管理费用设置部门核算；其他应收款设置个人往来；应收账款设置客户往来；应付账款设置供应商往来；管理费用设置部门核算或个人往来。*辅助核算项目的基础档案包括（部门档案）（职员档案）（客户档案）（供应商档案）（外币及汇率）。*会计核算往往需要按部门进行分类、汇总和管理，从下一级自动向有隶属关系的上一级进行汇总，为适应这种需要必须在初始化阶段设置部门档案。*职员档案主要涉及本单位职

46、员个人的信息资料，设置职员档案可以方便地进行（个人）往来核算和管理等操作。科目（其他应收款）。*企业如果需要设置（应收款）往来管理，那么必须将客户的详细信息录入客户档案中。*企业如果需要进行（应付款）往来管理，则必须将供应商的详细信息录入供应商档案中。*结算方式设置主要内容包括：（结算方式编码）（名称）（票据管理标志）等。*目前不仅外商投资企业有外币业务需要处理，而且一般企业也常常发生外币业务，所以会计软件一般都具有外币核算的功能，这就要求在初始化时设置相应的货币信息。*用户设置的每一种外币，除了给出货币代码、名称、这算方式、小数位数之外，还应选定是固定汇率还是浮动汇率，并至少给出本期期初汇率

47、。*一般有以下两种折算方式：本位币=原币汇率本位币=原币汇率*为了保证账务处理的（连续性），在系统启用之前必须将各种初始数据输入计算机。*科目本位币、外币、数量的年初余额与本年累计发生额。其中，如果系统在年初第一期启用，则只需输入年初余额，否则除了年初余额还必须输入本年累计发生额，以保证资产负债表数据的（连续性）。*辅助核算项目的年初余额与本年累计发生额，而且如果设置有单位往来核算，则还必须输入尚未结清的往来明细业务记录。*用户一般只需要输入最明细级科目的数据，而上级科目数据将由系统（自动汇总产生）。*对于没有设置辅助核算的科目，可直接录入期初余额。*对于设置为辅助核算的科目，系统会（自动）为

48、其开设辅助账页。*在输入期初余额时，设置为辅助核算的科目总账的期初余额时由辅助账的期初明细汇总而来，即不能直接输入总账期初数。*当不想输入某项内容而系统又提示必须输入时，可以按（ESC 键）取消输入。*期初余额录入完毕后应该（试算平衡）。*期初余额试算不平衡将不能记账，但可以填制凭证；已经记过帐，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。*若期初余额不平衡，则修改期初余额直到平衡为止。*设置凭证类型，系统预置五种方式：（现收）（现付）（银收）（银付）（转账）。*系统提供凭证限制类型：（借方必有，借方必无）（贷方必有，贷方必无）（凭证必有，凭证必无）（无限制）。*摘要是凭证中

49、的一项必不可少的内容，用以说明经济业务的内容，所以会计核算软件基本功能规范将摘要列为必须输入的项目。*摘要类别可以按凭证摘要的性质内容进行分类，例如可以设置（收、付、转）分类。*录入凭证摘要具体内容之前，要先选择好类型，然后录入常用摘要，摘要类别和具体摘要条目随时可以增加、修改和删除。*账务处理是以证账表位核心对企业财务信息进行加工的一个系统，其中（会计凭证）是整个会计核算的主要数据来源。*凭证的形成方式：（手工填制）（由原始凭证自动生成）（内部转账凭证）（外部系统生成）。*账务系统处理的会计凭证主要是（记账凭证）。*手工填制的记账凭证是目前条件下账务系统处理的主要（数据源）。*由原始凭证自动

50、生成的记账凭证，所编制的记账凭证往往不完整，尚需要人工增补或改正其中的一些信息。*用户对内部转账凭证需要进行审核和记账处理，但不能修改或删除。*用户对外部系统生成的凭证也需要进行审核和记账处理，但无权修改和删除。*会计凭证分为（原始凭证）和（记账凭证）两种，但目前账务系统一般不直接处理（原始凭证）。*系统默认（五行）分录。*(全)凭证输入的基本项目：（凭证日期）（凭证字号）（摘要）（会计科目）（借方金额与贷方金额）。*凭证一般按（月）编号。*采用序时控制时，凭证日期应（大于等于）启用日期。*凭证一旦保存，其（凭证类型）（凭证编号）不能修改。*科目编码必须是（末级）的科目编码。*金额不能为零；红

51、字以-表示。*可按=键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。*凭证内容的正确性检查：（凭证日期）（凭证号）（摘要）（科目代码）、金额。*为了确保输入数据的（正确性），会计软件一般都对输入数据进行自动检验，以及时发现和纠正错误。*(全)凭证检查一般采用组合检查技术，即任意按日期、凭证字、凭证号、摘要、会计科目、币别、原币金额、汇率、数量、单价、业务编号、结算方式、结算号、借方金额、贷方金额等等项目设置组合条件。*查询条件可以永久保存。即对经常性的查询，可将其查询条件命名后保存，以后需要按此查询时，只需调出保存的条件即可查找到所需要的凭证。*打印凭证可以采取两种方式：（单张凭证打印）和（连续打

52、印凭证）。*无痕删除凭证的步骤是：（作废/恢复）（整理凭证）。*凭证的（修改）（作废）或（删除）统称（凭证编辑）。*选择一张凭证第一次按“删除”按钮则该凭证被作废，而对已被作废的凭证执行“删除”操作则该凭证被彻底删除。*对作废的凭证不能执行修改、审核、与记账处理，但有些会计软件提供对作废凭证的恢复功能。*会计核算软件基本功能规范要求会计软件提供对已经输入但未过账的（记账凭证）进行审核的功能。*凭证审核的方法：逐一审核、成批审核。*有些软件提供成批审核功能，但一般不应使用成批审核。批审核实质就是不审核，这不符合会计核算软件基本功能规范的要求。*对审核的控制首先体现在拒绝录入人员审核自己录入的凭证

53、，而且(不允许)审核人员修改凭证的内容。*凭证一经审核就不能再（修改）或（删除），作废的凭证不能被审核。*凭证记账又称（登帐）或（过账）。*在手工会计中记账就是将记账凭证信息记入（总账）（明细账）（日记账）。*计算机记账主要是将已审核凭证的信息更新各种总账文件。*合法性检查，即检查要记账的（凭证是否经过审核）（凭证号是否连续）（借贷金额是否平衡）。*上月未结账，下月不能记账；上月未结账，下月不能结账。上月未记账，下月不能记账；上月未记账，下月不能结账。*每月可记多次账。*第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。*上月未记账，本月不能记账。记账须继续。*记账范围应小于等于已审核范围。*作废

54、凭证不需审核可直接记账。*记账过程一旦断电或其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。*数据备份。在每次记账之前由系统自动或由人工备份帐套文件，如果本次记账不成功，则可利用备份帐套恢复到记账前的状态。*(全)账务系统除了提供凭证的录入、审核、记账三个基本功能之外，一般还提供有（凭证汇总）（冲销）（引入）（引出）（模式凭证）等处理功能。*凭证的汇总条件：日期、凭证字（凭证类别）、凭证号、范围。凭证汇总的是（发生额）。*“冲销凭证”功能，自动制作一张与错误凭证科目相同、金额相反（即红字）的凭证。*红字冲销凭证也需要（审核）和（记账），所以冲销不等于删除。*凭证的

55、引入一般用于帐套之间，即从其他帐套引入凭证。*凭证的引出一般用于将凭证数据转换为其他软件系统的文件格式，以实现数据共享和二次开发。*(全)计算机出纳管理主要包括（凭证签字）（支票管理）（银行对账）（输出日记账）和（资金日报表）等等功能。出纳签字如同（凭证审核）。*(全)“支票登记簿”其实是一个数据文件，主要用于登记（支票号）（日期）（领用人）（部门）、用途、限额、是否报销等信息。*银行结算票据如果使用支票登记簿，则在系统初始化定义结算方式时必须设置为（票据管理）。*涉及到登记支票登记簿的地方：（领用支票时）（填制涉及支票报销的凭证）。*系统将要求输入对应支票的结算方式与支票号，并自动将有关报销

56、数据记入（支票登记簿）。*（资金日报表）反映每日现金和银行存款的收支及余额情况，是一张汇总表。*为了防止差错和正确掌握银行存款的实际余额，企业必须定期将企业的银行存款日记账与银行送来的对账单进行核对并编制银行存款余额调节表，这就是所谓的银行对账。*“银行对账”模块执行次序：（银行对账初始化）（输入或导入银行对账单）（自动对账）（手工对账）（编制余额调节表）。*初始化分为（系统初始化）与（月份初始化），系统初始化只执行一次。*自动对账功能是逐个地匹配两个对账单文件中的记录，以找出不能匹配的未达账记录。*自动对账和手工对账称为银行对账。*手工对账是自动对账的补充，具体方法是由人工核对两个对账单文件，对自动对账没有对出的一些已达账项用手工勾对来进行调整。*(全)常用的辅助核算有（往来）（部门）（项目）（职员）等类别。*辅助核算的步骤：（辅助核算的初始化）（辅助核算的日常处理）（辅助核算的输出）。*辅助核算是针对科目的，某个科目需要进行何种辅助核算，必须在系统初始设置时明确给予指定。*核算项目是会计科目的一种延伸，与明细科目(相似)。*初始设置一般在系统正式启动之后则不