信息化环境下的档案信息资源共享研究

1、目录信息化环境下的档案信息资源共享研究1一、绪论1（一）选题背景及意义1（二）研究现状21. 文献计量角度22. 研究内容角度3（三）主要内容5（四）研究方法51. 文献分析法52. 定性方法53. 系统方法54. 社会学方法5（五）重要概念界定61. 信息化环境62. 档案信息资源63. 档案信息资源共享6二、信息化环境下档案信息资源共享的现状6（一）公众的档案共享意识开始被唤醒6（二）利于档案信息资源共享的政策、制度环境正在形成7（三）档案信息资源传输效率明显提高，相关技术体系正在形成71. 档案信息资源传输效率明显提高72. 形成档案信息资源技术体系8（四）可共享的档案信息资源范围扩大，

2、更加安全81. 可共享的档案信息资源范围扩大82. 用以共享的档案信息资源的安全性得到加强9（五）开始重视相关档案人才队伍建设9三、信息化环境下档案信息资源共享的障碍10（一）现有的档案信息资源共享服务与利用者的需求契合度不高10（二）档案信息资源的整理工作和整合工作不到位10（三）档案信息化的建设在地区之间发展不平衡11（四）档案馆（室）的各业务环节落实不到位11四、信息化环境下推动档案信息资源共享的建议12（一）强调以用户需求为导向的档案信息资源共享12（二）丰富档案信息资源并提高其整合水平13（三）促进档案信息化的建设在地区间的相对平衡13（四） 加强宣传工作，唤起社会的档案共享意识14

3、1. 注重共享工作前期的宣传，改造国民的陈旧观念142. 注重共享过程和成果的及时推广，引导用户改变信息习惯，提高其信息能力15（五） 加强档案信息资源共享的制度建设，逐步建立完善的档案信息资源保障体系15（六） 完善档案信息资源共享的检索工具，提高传输技术15（七） 落实档案馆（室）业务的各个环节，保证档案信息资源的质量16结语17参考文献18致谢19信息化环境下的档案信息资源共享研究摘要21世纪以来，随着信息技术的发展，特别是计算机技术的发展，社会档案意识普遍提高，人们获取档案信息的需求呈现多样化、综合化。档案信息资源的获取也日益呈现直接面向档案信息源获取的趋势。面对这种发展趋势，如何在信

4、息环境下加强我国档案信息资源的共享，就成为当今档案学术研究和档案实践普遍关注的新课题。本论文将对档案信息资源共享的概念进行系统的分析和阐释，并对与其相关的基本理论作以综合论述；从多角度广泛分析档案信息资源共享的发展现状，关注阻碍其发展的障碍因素；力图完善实现档案信息资源共享的策略，促进档案信息资源共享可持续健康发展。关键词档案信息资源 信息化 档案共享AbstractSince 21st century, with the development of information technology, the archival consciousness in the society is ge

5、nerally improved, and peoples demand for archival information is diversified and comprehensive. The acquisition of archival information resources is increasingly showing the trend of directly facing the acquisition of archival information sources. In the face of this trend of development, how to str

6、engthen the sharing of archival information resources in the information environment has become a new topic of general concern in the academic research and archival practice. This paper will systematically analyze and explain the concept of archival information resources sharing, and make a comprehe

7、nsive discussion on the basic theories related to it; analyze the current situation of the archives information resources sharing from a wide range of angles, and pay attention to the obstacles that impede its development; try to improve the strategy of sharing archival information resources. To pro

8、mote sustainable and healthy development of archival information resources sharing.Key Words: Archival information sharing; Informationization; Information resources sharing.一、绪论（一）选题背景及意义信息技术的发展，特别是数字技术和网络技术的发展，使长久以来被封存的档案馆（室）的档案信息资源被卷入了信息化的大环境中。档案信息资源，作为党和国家各项活动的原始记录，具有重要的行政作用、业务作用、文化作用、法律作用和教育作用。

9、它有助于国家档案行政机关行使其职能、从事管理活动；有助于记录各行各业运营的基本情况，提供经验和教训；有助于保存国家历史文化财富的完整与安全；有助于在法律活动中提供作为凭证的证据；有助于记录教育活动的开展，促进其自身的发展并增强其与外部世界的联系。信息化背景下的档案信息资源的诸多作用则在更多的群体中、更广的范围、更深的程度上得到了发挥。档案信息资源的上述特点和作用，决定了其共享的重要价值。特别是在当今信息化的环境下，各类各载体的档案信息资源只有被用户充分地共享，其价值才能真正突破档案馆（室）的局限，被社会各界所认识和利用，满足不同主体的不同需要，使其本身的价值在充分被挖掘的基础上，得到更深程度的

10、升华，从而真正融入信息化的大环境。在这样的背景下，研究和分析信息化环境中的档案信息资源的共享及其涉及的用户、制度、技术等，具有重要的理论和实践意义。本文旨在通过将档案信息资源的共享放入信息化环境中，从理论、实践，多主体、多维度地进行分析其共享的涵义、特点及已采取的措施，并在此基础上建立相对完善的指标体系，为信息化环境下档案信息资源的共享提供新思路，促进其共享的高质量实现，进一步促进档案信息资源的开发与利用，在社会建设中发挥更大的知识情报价值，推动社会的发展，实现档案信息资源在最大范围内的充分共享。（二）研究现状1. 文献计量角度我国在上个世纪五六十和八九十年代就出现了研究信息资源共享的热潮，但

11、只是限于图书、情报领域。档案信息资源由于其包含复杂的政治性、机要性和其独有的回溯性，关于它的研究相对图书、情报领域要滞后一段时间。根据“中国期刊全文数据库”（CNKI）的统计（以论文题名为检索途径，以“信息资源共享”为检索词，并将其与“档案”搭配检索），得出2012年至2017年关于信息共享问题研究的整体情况。具体情况见下表。表1 2012年至2017年CNKI中关于信息共享问题文献的整体情况年份检索词201220132014201520162017总计“信息资源共享”209篇190篇209篇185篇158篇121篇1061篇“信息资源共享”、“档案”27篇25篇26篇33篇31篇26篇168

12、篇占比13.17%13.15%12.44%17.84%19.62%23.21%从时间上看，近几年来，关于信息资源共享的论文发表的高峰期集中在2012至2014年，而专门针对档案信息资源的共享问题的论文则集中在2015、2016年。由此可见，档案信息资源的共享是随着对于信息资源共享的研究而发展起来的，并以信息资源共享的普遍经验为研究的基础。加之档案信息资源本身具有一定的机密性，降密、解密需要一定的过程，部分档案信息被公众所了解需要一定的时间，因此，相比信息资源，档案信息资源的共享问题的研究热潮出现得稍晚一些。从数量上看，从2012至2017年，关于档案信息资源共享的论文发表数量都比较少，大部分年

13、份的发表数量少于30篇，说明学界对其研究还处于初、中级水平。从各年关于档案信息资源共享的论文数占关于信息资源共享的论文数的比重及其变化来看，所占比例都偏低（低于25%），但呈现出不断增长的趋势。这表明社会对于档案信息资源的认知不断提升，对其共享问题的探索热情也愈来愈浓，从而推动其研究水平的不断提升和研究成果的不断产生。2. 研究内容角度档案学界由信息资源的共享原理出发，找到其与档案信息资源的特殊性的契合点，形成并发展了共享理论在档案信息资源中的适应性，档案信息资源共享的理论特色也日趋凸显出来。目前，关于我国的档案信息资源共享的研究内容主要有以下几方面特征；（1）多在大数据、网络时代、电子化背景

14、下展开探讨。王娜.信息化背景下档案信息资源的整合与共享J.黑龙江史志,2013(23):82. 21世纪以来，随着社会进步和信息技术的发展，人类在社会活动中接收和传递的信息呈指数增长，整个社会进入信息爆炸的时代。在这样的大环境下，各项研究活动自然将研究的对象与时代背景结合，讨论自身研究在新的时期的新特点，使自身研究保持一定的时代性，同时也提出新的观点。刘新民.当档案遇上大数据跨部门档案信息共享的实践与思考J.档案与建设,2015(09):81-82.就档案信息资源来说，它与当今信息化社会、大数据背景联系更加紧密，其共享问题在新的时代环境中必然呈现新的特点，包含新的难题。因此，近年来对于档案信息

15、资源共享的探讨，越来越多地被放到信息时代的大环境中。蒋冠. 网络环境下档案信息资源整合研究D.湘潭大学,2005.（2）较多选题结合高校、医疗。纵观2012至2017年关于档案信息资源共享的数篇论文的主题，研究者的关注点长期滞留在某些方面。其中，高校和医疗较为明显，如高校档案管理、高校档案社会化服务、高校档案信息共享模式、医疗档案的信息化建设、医院科研档案管理等。这间接表明，关注教育与医疗，是档案学界对于档案信息资源共享应用于社会的首要思考。这大大推动了教育与医疗事业的档案信息资源共享进程和现代化水平，但也应关注社会的其他方面，找到其与档案信息共享的结合点，从而推动社会进步。（3）相关论文的结

16、构较为一致。 讨论档案信息资源共享的论文的行文结构大致相似先阐述问题本身及其性质、特点，再指出共享中出现的问题，最后提出解决方案。丁莉. 档案信息资源共享策略研究D.黑龙江大学,2007.大多数论文无论在阐述问题板块还是在提出方案板块都存在泛泛而谈的问题，即使有特定的共享环境或对象，也只是就档案信息资源共享的共性问题进行宽泛的讨论，给出的策略也少有针对性。（4）多为认识上的逻辑推断，对实际的了解有待加强。李亚东. 档案信息资源网络共享模式研究D.苏州大学,2008. 目前的研究大多从理论的角度，以研究者已有的知识和查阅的文献为基础，阐述档案信息资源共享的概念，分析其特点，并通过逻辑推断得出解决

17、问题的措施，与实践的联系性不强。王莉. 档案信息资源共享机制建构研究D.兰州大学,2008.研究问题是为了解决问题，这种离实际太远的研究方式虽然利于相关理论的发展和进一步研究，但对于日后应用于实践则隐含操作性等实际问题。（5）对档案信息资源的共享问题多持赞同、积极的态度。 对于共享问题，人们总是十分赞成的，档案信息资源的共享也不例外。在现有的诸多文献中，学界对此也多持积极的态度，宋玉玲.加强现代档案信息共享的探讨J.东方企业文化,2013(24):140-141.认为应大力推进档案信息资源共享的进程，从而为社会各界服务。极少有学者强调共享中的问题，指出其在现阶段的难以推进，并建议放慢甚至暂缓档

18、案信息资源的共享。（三）主要内容本文主要分六章论述档案信息资源在信息化环境下共享的相关问题：首先，绪论部分阐述了本文的研究背景和意义，从文献内容和研究内容角度分析其研究现状，确定本文的研究方法和几个主要的重要概念；第二章从范围、传输、安全等方面分析了信息化环境下档案信息资源共享的特点；第三章进一步从社会意识、制度、技术等层面剖析共享的障碍；基于上一章所分析的障碍，第四章提出了现有的共享策略；第五章主要根据第四章的策略，分析现有策略存在的问题；第六章则针对已有策略存在的问题，提出解决的方案以完善档案信息资源在信息化环境下的共享。（四）研究方法本文主要采用理论研究的方法，同时辅以文献分析、系统方法

19、、社会学方法等研究方法进行研究。1. 文献分析法：搜集有关档案信息资源共享的相关文献，并对其进行整理和分析，从而形成对该主题研究现状的科学认识。2. 定性方法：对档案信息资源、档案信息资源共享等概念进行界定，以有利于对本文主题进行全面、深入的研究，如特点、存在的问题等。3. 系统方法：档案信息资源的共享是一个系统工程，需要从不同层面、不同主体去审视才能对其共享的现状和改善有一个全面的把握。4. 社会学方法：档案信息资源的共享需要社会各界的参与，本文也从档案人员、档案用户等社会因素，讨论共享的状况和策略。（五）重要概念界定1. 信息化环境信息化环境，以知识爆炸式增长和资源共享为特征，信息技术为支

20、撑，搜索引擎为主要检索工具。每个人在信息环境中都可以成为信息的生产者、传输者、利用者，都可以利用信息技术和信息工具对海量的信息资源进行加工、处理，以满足生产生活的需要。信息用户之间还可以通过交互环节，交换双方掌握的信息，实现信息共享。2. 档案信息资源档案信息资源一般有广义和狭义之分。狭义的档案信息资源主要指档案信息的内容本身。广义的档案信息资源，除了包括档案信息资源本身之外，还包括档案设备、档案人员、资金等其他相关资源。目前国内外对档案信息资源的定义各不相同，但都以档案的原始记录性为核心进行定义，档案界也倾向于将其定义为“社会组织或者个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记

21、录作用的固化信息”。本文提及的是狭义的档案信息资源。3. 档案信息资源共享档案信息资源共享，就是社会组织、企业事业单位或个人，以档案馆为依托，将记载人类社会历史过程的档案信息资源加以收集、处理与整合，构建档案资源共享中心，并通过一定的方式和手段，对用户提供信息的传输、共享和利用。其中，档案信息资源的形式和种类不应单一，应该既包含实体纸质档案，又包含经过虚拟数字化的电子文件。二、信息化环境下档案信息资源共享的现状（一）公众的档案共享意识开始被唤醒在纸质媒体占主导地位的时代，大众对档案的印象长时间停留在“封存在档案馆（室）的案卷”，社会上对于档案共享的意识在整体上还十分淡薄。人们普遍不太理解为什么

22、印象中封存在档案馆（室）的档案信息是可以为公众所知晓并在社会中共享的，更不用说理解档案信息共享的具体过程了。而今在信息化潮流的冲击下，人们通过互联网络接触到更多种类更大范围的数据和信息，逐渐打破对档案信息资源封闭、难以接近的固有印象，开始意识到可以通过一定的方式获取需要的档案信息资源。特别是档案信息资源的获取方面，人们发现自己可以不用亲自去档案馆就能获取异地档案信息，满足自己的需要。除此之外，他们发现通过便捷的网络可以将自己拥有的信息迅速地和其他信息用户进行分享。大众对档案信息资源易获取性的了解，激发了其将档案信息资源进行传播和共享的热情。（二）利于档案信息资源共享的政策、制度环境正在形成档案

23、信息资源共享的推进离不开国家、地区政策的支持，有了良好的政策环境，充足的人、财、物方面的支持才随之而来，共享工作的实施才有坚实保障。例如贵州省委组织部在2014年11月下发了关于推进全省干部人事档案信息化建设工作的意见，要求全省干部人事档案在近年内完成数字化工作。随后，贵州省委、省政府在2015年也发布了关于加强和改进新时期档案工作的实施意见，指出到2020年，省直机关纸质馆藏档案的数字化率须超过50%。这样的政策支持有利于相关档案部门吸引更多的资金和资源，极大地促进了地区的档案信息化建设，从而为档案信息资源在更广的范围传播、共享奠定政策基础。 除了良好的政策环境，还出现了一系列关于档案信息资

24、源共享的标准性制度，将整个地区甚至国家的档案工作放在统一的标准内执行。档案信息资源要实现共享意味着各类各载体的档案信息要实现跨越时间和空间的交流，有了标准性制度作为档案工作的统一依据，极大地为接下来档案信息资源的共享的顺畅推进减少了阻碍，避免了因各地标准不一而使档案共享滞后的情况发生。（三）档案信息资源传输效率明显提高，相关技术体系正在形成1. 档案信息资源传输效率明显提高在纸质档案占主导地位的时代，用户间共享档案受地理因素的限制，大多只能在近距离进行传输，传播范围十分有限，更多的潜在用户甚至不知道某些档案信息资源的存在，共享的效率长期得不到提高。网络技术的出现，为档案信息资源的传输开辟了全新

25、的通道，实现了其在不同时间、空间的传递，大大提高了传输速度，提高了传输效率。根据档案信息资源共享的不同发展阶段，可以通过局域网、城域网、广域网等形式进行传输。2. 形成档案信息资源技术体系信息化的新环境下，信息技术瞬息万变，相关的档案技术更新也越来越快，逐渐形成系统的档案信息资源技术体系。黑龙江省将成熟的信息化技术和逻辑性好、兼容性佳的相关业务技术集为一体，形成了本省档案信息资源的技术体系。在技术体系的支撑下，形成了黑龙江省的档案信息资源共享平台，加上技术体系的不断升级和革新以及安全技术时刻对网络安全进行维护，使本省档案信息共享工作的实践在信息化潮流中再上一个台阶。（四）可共享的档案信息资源范

26、围扩大，更加安全1. 可共享的档案信息资源范围扩大随着社会信息化与网络技术、数字技术的发展，人们可获取、可共享的信息越来越多。档案信息资源也是如此，无论从数量上，还是从载体、类型上，可被档案人员和档案利用者利用的范围都在不断扩大。与过去实体纸质档案占主导地位不同，如今人们可以接触的档案信息资源数量大增而种类多样。一方面，网络技术为档案信息资源突破时空的传输扫清了障碍，拥有档案信息资源的用户可以通过网络将档案信息上传、发布到网上，有档案利用需求的用户只要连接网络就可以获取所需要的信息，用户之间共享的档案信息资源在数量上的范围迅速扩大。另一方面，数字技术的成熟档案推动了对档案信息的数字化，除了档案

27、实体外，电子文件、数字档案等新型档案也越来越多地被接受和利用。只有经历了数字化环节，才能建立目录数据库、全文数据库。这样做节省了人力、物力，延缓了档案实体的损毁，大大扩充了用户之间共享的档案信息资源在类型和载体上的范围。2. 用以共享的档案信息资源的安全性得到加强信息技术和网络技术为档案信息资源的共享提供了有力的技术支撑，开启了用户跨越时空传递、获取信息的新时代。同时，这也带来了一系列威胁，特别是安全方面存在着诸多隐患。例如，计算机病毒的泛滥严重威胁着计算机网络系统；不法分子通过复制机密的档案信息窃取相关情报；相关的传输系统被人为破坏等。这都对档案信息资源在信息化环境下的共享造成了不可忽视的消

28、极影响。福建省的档案部门就是认识到信息安全和网络安全是档案信息共享的“定心丸”，按档案信息资源共享的方式划分共享内容，根据其密级选择不同的传输方式。此外，该省档案部门严格落实及时备份档案信息的工作，做好档案信息共享网络的安全防控。不断加强的安全方面的保障力度一方面可以确保相关机构和人员在安全的环境下，根据用户的具体需求，尽可能准确地提供用户需要的档案信息资源或档案信息产品。更重要的是，提高了参与共享环节的档案信息资源本身的质量，使共享环节既高效、科学，又实现了使档案工作为社会发展服务的目标。（五）开始重视相关档案人才队伍建设国家和地区的档案事业能否跟上信息时代的步伐，加强档案人才的引进和培养是

29、关键。信息化的冲击意味着数字技术和信息技术的进步，处理实体档案信息资源的方法，特别是处理数字档案信息的技术必然会实现新的飞跃，档案工作人员掌握的传统知识和技术在新的环境之下当然也需要及时的更新。为了加强档案人才队伍建设，辽宁省在行政机关的带领下，开展定期的档案教育资源培训，对档案工作人员进行在职培训。通过在职培训，使该省档案工作人员了解到国内外处理档案信息资源的先进技术、掌握关键技术，从而推进全省档案资源的共享。档案信息资源共享的实践主体先具有先进的管理理念和专业的知识、技术素养，才能充分发挥主观能动性，适应新环境下档案信息资源共享的需要。除了对在职档案工作人员进行培训之外，各地区的档案部门也

30、开始重视引进档案专业人才和组织档案工作人员之间的业务交流。一方面通过一系列鼓励政策吸引受过系统专业培训的档案人才进入本地区的档案部门，提高该地区档案人才队伍的整体专业素质。另一方面，将不同地区的档案工作人员集中起来交流各自的业务经验和先进技术，在一定程度上缩小了档案事业的不同地区之间的发展差距。三、信息化环境下档案信息资源共享的障碍（一）现有的档案信息资源共享服务与利用者的需求契合度不高共享常常伴随着利用，社会中的每一个人，只要产生了利用档案的需求，就成为了档案用户。因此，档案用户的利用需求是多种多样、有不同的层次和指向的，而现有的共享服务还不尽完善，还不能满足所有档案用户的需求。例如对于专业

31、素养较高的档案用户，可能就有更多学术利用的、需要表达清晰的需求，而现有的服务中，更多的是可以满足一般档案用户普通利用需求的档案信息资源；对于从事统计等工作的人员，可能更需要经过整理和编研的二次档案信息，而现有的服务中，更多的是发挥凭证作用的档案史料。现有的档案信息资源共享服务对于潜在用户的关注还不够多。由于主观因素和社会因素等的限制，一些用户的档案需求表现得不够明显，甚至尚未被激发。而潜在用户一般不会主动向档案部门寻求帮助，加之档案部门的工作重心都偏向了能够明确表达档案需求的用户，这些潜在用户利用档案的需求往往就会被忽视。档案信息资源共享的普及范围就会缩小，服务人群就会减少。（二）档案信息资源

32、的整理工作和整合工作不到位全宗内的档案分类是档案整理工作的重要环节，这直接影响着档案用户对本馆（室）档案的获取和利用，从而间接影响档案信息资源的共享。档案工作人员有时会为了使整个分类体系的全面系统，而忽略其客观性和实用性，甚至还有空设的虚类。这都没有从全宗的实际情况出发，没有反映其内容实质和互相联系，反而成为共享环节的障碍，使档案用户查找所需档案信息资源变得更加困难。由于多方的原因，就我国目前的情况来看，信息化建设在区域之间是相对封闭、各自为政的。档案信息资源的整合在不同区域进行，缺乏相互之间的协调合作，渐渐形成了诸多的“信息孤岛”。随着社会信息化特征的日益凸显，档案信息资源的数量和种类本来就

33、大大增加，各区域的整合工作又缺乏沟通，必然导致了各自整合工作的标准不一。即使本区域内的档案信息资源得到了有效的整合，一旦涉及大范围甚至全国性的整合，就会由于各区域的工作标准存在差异而需要重新进行整合工作的每一步操作，既带来了不必要的人力、物力的浪费，又降低了整合工作的效率。（三）档案信息化的建设在地区之间发展不平衡由于各地区的经济社会发展速度和水平不一致，档案资源信息化建设的程度在地区之间存在着不小的差异。信息化的环境虽然已经覆盖了全社会，但不同地区的信息化程度是不一样的。首先就体现在对档案信息化建设的认识上的不平衡。信息化较为欠发达的地区还处于档案信息化建设的起步阶段，对其内涵的认识还很片面

34、，认为档案信息化建设只是计算机技术的简单运用，或者是纸质档案的数字化；而信息化较为发达的地区已经经历了档案信息化的初级阶段，有了一定的发展，对其内涵的认识也更为全面和深刻，更能意识到档案信息化要实现的就是档案信息资源的网络化和高度的共享。其次是档案信息化设施在各地区的不平衡。欠发达地区的档案网站质量并不高，如相关网站的链接太少、网址查询困难，其现有的数据通信宽带更是远远满足不了迅速膨胀的网上流量；而较发达地区已经开始真正开展网上的档案业务，拥有较高的网络设施和电信设备的普及率。再次是档案信息化在地区间的技术不平衡。部分地区即使已经建立了办公自动化系统和机关信息化系统，但因其涉及大量的国家机密，

35、还没有掌握相关的技术将其与公共信息网实行物理隔离，确保机关档案信息的内容安全。（四）档案馆（室）的各业务环节落实不到位由于多方面的原因，档案馆（室）的收集工作难以做到尽善尽美。例如，档案馆（室）可能由于缺乏预见性，没有考虑到有些在当时认为没有收集必要的档案可能会在未来有很大价值，而放弃了对其的收集，从而导致了档案收集的不齐全。档案馆（室）还可能因为错失了收集的最佳时间，到了档案原件已经出现损坏的时候才收集，降低了所收集档案的质量，从而降低未来共享环节的质量。在档案的整理工作中，全宗内的档案分类是重要的环节，这直接影响着档案用户对本馆（室）档案的获取和利用，从而间接影响档案信息资源的共享。档案工

36、作人员有时会为了使整个分类体系的全面系统，而忽略其客观性和实用性，甚至还有空设的虚类。这都没有从全宗的实际情况出发，没有反映其内容实质和互相联系，反而成为共享环节的障碍，使档案用户查找所需档案信息资源变得更加困难。由于档案鉴定工作需要人工完成，工作量十分繁重，期间难免出现鉴定随意和鉴定滞后的现象。有的档案工作人员就为了提高工作的速度而滥用“弹性方法”的“就高不就低”原则，对于保管期限存在争议的档案，将其保管期限一律从长。这种粗放的鉴定倾向使档案的归档范围和留存时间被人为扩大和延长，甚至导致了“有文必档”的现象，严重拉低了馆（室）藏的整体质量，影响档案信息资源共享的效率。在信息化环境下，档案馆（

37、室）中除了传统的实体档案外，近年来新出现的电子文件也是重要的组成部分。实体档案的保管受人为和自然因素的影响，电子文件自身的特性决定了对其保管的复杂性。当不可抗的突发自然事件发生，网络入侵技术不断升级、变换，各类型各载体的档案都难免遭到不同程度的损毁，其完整性和案卷质量都会受到不同程度的破坏，档案信息资源共享的质量也会受到影响。四、信息化环境下推动档案信息资源共享的建议（一）强调以用户需求为导向的档案信息资源共享档案机构和部门应本着“以人为本”的理念，在分析档案用户利用需求的规律的基础上，通过多种途径获取不同群体档案用户的需求，做到服务真正的有的放矢。将获取的用户需求进行分析并保存，得出用户需求

38、的特点及其发展趋势，同时重视具有差异性的用户需求。有条件的档案机构和部门可以直接建立档案用户信息数据库，把收集的需求信息一一录入，总结当地档案用户的同质性需求，罗列其差异性需求。针对档案用户的差异性需求，还有建立专门档案，提供更加便捷的查询方法，为大众提供更加快捷、准确的服务。档案用户的利用需求得到满足，才能进一步产生共享的行为，推动共享的有效实现。但用户需求还具有潜在性，换言之，并不是所有的需求都能被用户意识到，它们在日常生活中往往会被用户忽略，而到了利用和共享的环节才会被慢慢发觉。这就需要档案机构和部门在日常的工作中对档案用户的行为和心理进行研究，敏锐地发现其隐藏的档案需求，甚至先于用户发

39、掘在未来可能会出现的用户需求，并进行有效地激发。首先就要加大档案馆的开发力度，改变档案馆往日在公众心中的印象，逐渐消除神秘感和陌生感，使用户知晓、熟悉本馆馆藏，如内容、数量、存址等。其次，加强面向全社会的宣传工作，包括宣传档案和档案工作。对档案工作人员宣传与其工作内容相关的政策、法规、标准等，规范其工作，对社会大众宣传档案馆的馆藏内容、工作范围、服务方式等，使其明确自己在该馆中可以获得哪些档案信息资源和服务。再次，对馆中资源的类目设置进行进一步优化，在全面系统的基础上，考虑用户实际利用的需要，丰富类目并使其结构合理，可以最快地唤起用户的利用需求。（二）丰富档案信息资源并提高其整合水平完善的整合

40、工作基于全面、丰富的档案信息资源。档案馆（室）不应满足于已有的馆（室）藏，而是应该在对已收集到的各类型档案信息资源进行系统整理、划分其类目之后，根据现有的馆（室）藏结构，分析并总结出其中需要优化的部分，并同时考虑实际利用的需要，进一步加强档案的接收工作。扩大档案机构、部门接收档案的范围和征集的门类，从范围、种类、载体等方面丰富可供共享的档案信息资源。在档案信息资源充足的条件下，合理规划馆（室）藏的结构，并使其具有一定的特色。整合档案信息资源的最终目的是为了实现共享。在信息化的环境下，统一的标准则是档案信息资源共享的核心保障因素。因此，各区域、各档案机构和部门之间应该打破原来各自为政的局面，增进

41、相互之间的沟通、交流和协作，这种互联互通是建立统一标准的首要条件。相关的管理部门在此基础上对档案信息资源整合中的一些有待达成共识的问题予以明确，如整合的标准规范，并承诺共同遵守，使各部门、各系统的资源整合工作在同一标准体系下有序进行。具体来说，机关档案室、综合档案馆和信息中心等各个层次的部门都要遵守共同的整合工作标准，在各自的负责范围内，提高档案信息资源的整合水平。最后，将各系统和部门的整合成果进行综合，实现国家规模的档案信息资源整合，为实现全国范围内的档案信息资源共享提供最大可能。（三）促进档案信息化的建设在地区间的相对平衡只有档案的信息化建设在地区间达到相对平衡，才能为全国范围内的档案信息

42、资源共享减少阻力，促成共享目标的实现。首先，要加大对档案信息化发展水平较低地区的投入，从人、财、物三方面全方位提高其信息化建设的能力。将当地的档案人员送至信息化发达地区进行学习取经，吸收其管理的方式和建设的经验，或者将发达地区的高素质专业人才引入本地区，向本地区的档案管理人员和工作人员进行业务培训，传授相关的管理知识，在日常工作中对其进行指导。国家还应根据不同地区的实际状况，在财政上给予不同程度的支持，保证其档案信息资源的建设和共享事业顺畅进行。定期检查各地区的信息化实施进展，及时对经费不足的地区增加拨款。实地考察各地区信息化建设的需要，有针对性地为其提供相关的资源和设备。完善档案信息化基础设

43、施，特别是完善计算机网络和数据库系统，加强办公自动化和局域网的建设。合理配置档案信息资源，有序进行档案的数字化工作，充实档案数据库。（四） 加强宣传工作，唤起社会的档案共享意识1. 注重共享工作前期的宣传，改造国民的陈旧观念在共享环节的筹备阶段，有必要以档案共享或相关主题为中心，全面系统地介绍档案馆（室）所藏档案信息资源的内容和成分。通过前期的宣传，向用户普及档案利用和共享的相关知识，为其解答疑惑、扫清障碍，从社会意识上为共享的推进做铺垫。特别是档案展览，它本身就是提供利用的现场，也无需档案用户花费时间去查找资源，就能使其得到较为集中和系统的材料，甚至是从未见过的珍贵材料和线索。为展现自治州经

44、济社会发展成就、促进民族团结进步，大理白族自治州的档案部门在建州60周年之际举办了“大理白族历史展”。此次展览中，大理州档案局征集到相关档案500件；对部分破损档案进行修复加固，制作档案仿真件；数字化加工256000页档案并建立大理白族历史档案专题数据库。档案部门通过办展的形式，让大众直观地了解到自治州几十年来在经济、政治、人文等方面的发展。特别是年份久远的档案原件，如九十年代初的正阳广场的照片原件，使大众在震撼的体验中更加深刻地感受到档案信息资源的价值，将档案信息资源共享的热情也更加高涨。用户通过参加这类宣传活动，改变其对于档案的陈旧的认识，在获取档案信息资源的同时，对其重要性和宝贵价值有了

45、更加直观和深刻的认识，从而激发档案用户将珍贵的档案信息资源在社会中流动起来，最终实现共享。2. 注重共享过程和成果的及时推广，引导用户改变信息习惯，提高其信息能力共享前的宣传工作为档案信息资源的共享大大减少了意识层面的阻碍，在共享的过程里也要继续贯穿其中。档案机构根据共享环节的实施，及时地将各个进度的具体情况和成果进行整理并向社会进行推广。让社会各界知晓档案信息资源共享推进的过程，加之共享的相关成果，能够很好地引导档案用户意识到自身对于档案信息资源的处理和利用的习惯和能力等与当下信息化环境的不协调之处，并尝试改变。（五） 加强档案信息资源共享的制度建设，逐步建立完善的档案信息资源保障体系信息化

46、环境下的共享，将安全问题带到一个十分突出的位置，相关的制度建设也在原有的基础上，将重点放在关于档案信息资源安全的制度上，主要从安全操作与人员管理两方面，制定保障档案信息资源安全的制度和规定。安全操作方面，各机构、部门基于现阶段数字化档案越来越多的情况，制定了网络信息保护法、禁止非法入侵网络法等法律和计算机病毒防治管理办法、中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定、全国人民代表大会常务委员会关于维护互联网安全的决定等规定，规范档案工作人员的工作，特别是对数字化档案的操作，维护系统安全和数据利用安全。人员管理方面，需要通过加强档案管理人员的制度建设，来增强其对于档案信息安全重要性的认识，从

47、思想根源上杜绝人为的恶意操作，泄露机密档案信息。2015年，福建省人民政府出台了福建省国家档案馆管理办法，其中的第三章对档案信息资源的共享工作提出了相关要求。此外，省政府还颁布实施了福建档案信息服务与共享管理办法，按共享方式来划分档案信息资源共享的内容，按档案信息的密级来选择其传输方式，达到档案信息共享网络的安全防控。（六） 完善档案信息资源共享的检索工具，提高传输技术信息时代的共享以通过网络的数据传输为特征，档案信息资源的共享也离不开高效的检索和快速的传输。全面地揭示档案馆（室）保存的档案的内容、形式，提供全方位、高质量的检索服务。对于利用率高的档案信息资源，将其开发成全文数据库，供用户查阅

48、和下载。对于利用率较低的档案信息资源，建立目录数据库。除此之外，运用多检索点的布尔逻辑组配检索，提高查全率和查准率。大力发展计算机网络技术，提高档案信息资源的传递速率，快速完成档案信息资源在不同机构和主体之间的整合、传输和更新。建立档案信息检索平台是档案信息资源共建共享过程中完善信息检索和信息传输的重要措施之一。南昌市在医疗档案共享过程中就建立了智能化检索平台，针对不同的用户属性，设立相应的访问界面。用户登录平台后，可通过输入关键字进行检索，实现直接从电子病历共享平台的数据库提取文档。此外，用户还可运用索引目录进入内部档案信息系统检索信息，从而获取其他信息子集，如化验信息、影像信息。（七） 落

49、实档案馆（室）业务的各个环节，保证档案信息资源的质量信息化的环境使在社会中流动的数据和信息飞速增长，档案信息资源也是如此。数量的增长必然带来信息质量的良莠不齐，应当从档案馆（室）业务的各个环节做起，从共享的档案信息资源本身做起，保证共享环节的质量。尽可能全面收集各类各载体档案；系统分类，使档案类目合理而实用，符合用户利用档案的实际；严格按照档案鉴定的标准和规则鉴定档案，并根据对应的保管期限进行保管；根据一定的主题，咨询相关的专业人士，对馆（室）藏档案进行编研并形成档案信息产品等。提高档案信息资源的质量，有助于减少共享环节掺入的无用信息，从而提高档案信息资源共享的效率和质量。在落实各个环节的基础

50、上，将处理档案信息资源的各个步骤进行有机整合，也能起到提高档案工作效率的作用，从而为档案信息资源的共享节省资源和时间。宁波市为实现档案工作“异地查档、跨馆服务”目标，在落实档案工作各环节的基础上，从整体功能最优的角度，使各环节相互配合，建设档案共建共享平台。该平台由六个模块组成，分别是目录采集、数据接收、数据管理、目录检索、利用登记和权限管理，基本实现了档案信息资源从收集、整理、进馆到共享利用等全过程管理，极大提高了处理档案信息资源的系统性和科学性。结语综上所述，档案信息资源的共享问题是一项庞大的系统工程，它不是单纯的技术问题，而是涉及档案信息资源本身及其与之相关的各方面要素。同时，这也是一项

51、需要长期进行的复杂工程，由于档案研究人员对共享问题的认识具有渐进性，档案信息资源的共享策略必然会处于不断完善和更新的状态中。鉴于笔者学识有限，对有些问题的理解和把握还不是很深入，难免存在不足之处。此外，文中某些观点可能还不太成熟，尚需进一步商榷。笔者愿以本文为起点，对档案信息资源的共享继续做持续性的深入研究。18苏州大学本科生毕业论文参考文献1刘桂芹. 我国市级档案网站数字档案资源展示研究D.郑州大学,2017.2刘新民.当档案遇上大数据跨部门档案信息共享的实践与思考J.档案与建设,2015(09):81-82.3宋玉玲.加强现代档案信息共享的探讨J.东方企业文化,2013(24):140-1

52、41.4王娜.信息化背景下档案信息资源的整合与共享J.黑龙江史志,2013(23):82.5刘雯雯. 区域性档案信息资源共享平台建设研究D.云南大学,2012.6陈丽亚.档案信息化背景下共享服务的研究J.机电兵船档案,2012(02):25-26.7王秋霞.档案信息资源共建共享之我见J.黑龙江档案,2010(04):23.8王莉. 档案信息资源共享机制建构研究D.兰州大学,2008.9李亚东. 档案信息资源网络共享模式研究D.苏州大学,2008.10蒋冠. 网络环境下档案信息资源整合研究D.湘潭大学,2005.11潘建华.大数据背景下档案信息共享平台安全性研究J.山西档案,2016(03):7

53、3-75.12冯玉娇. 档案信息资源共享研究D.华中师范大学,2016.13张蓓.数字档案的信息共享与安全技术防范措施J.科技传播,2012,4(14):194-195.14杨姝君. 档案用户利用需求与利用行为研究D.安徽大学,2012.15邹娜.试论档案信息化与档案信息资源共享J.牡丹江教育学院学报,2006(04):143-144.16何玲.档案信息化建设相关问题的探讨J.档案学通讯,2004(05):37-40.17丁志隆.福建:档案信息资源共享实践J.中国档案,2017(04):31-33.18张馨岳. 辽宁省档案教育资源共享平台的搭建研究D.黑龙江大学,2017. 19沈玖玖,吴成,

54、赵一璠.医疗档案信息资源建设与共享研究以南昌市为例J.浙江档案,2016(05):16-19.20周沛均. 长株潭两型社会建设中的公共档案资源共享研究D.湘潭大学,201021刘洋. 黑龙江省档案信息资源云共享平台建设研究D.哈尔滨工业大学,2016.22唐圣琴,姚红,戴玲,罗应梅,黄凯.贵州省高校档案信息资源共享研究J.兰台世界,2016(07):63-65. 致谢时光飞逝，苏州大学这所拥有悠久历史和浓厚学术氛围的学府让我在四年的时间里，不仅学到了系统而丰富的专业知识，更让我对未来的生活逐渐有了清晰的思考和规划。在本篇论文的写作过程中，我的导师李雅老师给予了我悉心的指导。从选题到写作再到修改

55、，无不凝结着她的心血。老师的每一次指导，都让我受益匪浅，其严谨的学术态度和宽厚的师风师德更是让我印象深刻。在此，特别感谢李雅老师一直以来的关心和指导，让我如期完成论文。同时，我还查阅并参考了不少有价值的文献，并已尽可能在参考文献中列出，对上述文献的作者顺致谢意。感谢大学期间和我朝夕相处的同学和老师们，能够在苏州与你们相识相知，是我人生中宝贵的财富。由于理论和认识的局限，本篇论文尚存不足，恳请得到各位的指教！本 科 毕 业 设 计（论 文）学院(部)社会学院题 目信息化环境下的档案信息资源共享研究年级2014级专业信息资源管理班级14信管学号1403408008姓 名杨琪琦指导老师李雅职称论文提

56、交日期目录信息化环境下的档案信息资源共享研究1一、绪论1（一）选题背景及意义1（二）研究现状21. 文献计量角度22. 研究内容角度3（三）主要内容5（四）研究方法51. 文献分析法52. 定性方法53. 系统方法54. 社会学方法5（五）重要概念界定61. 信息化环境62. 档案信息资源63. 档案信息资源共享6二、信息化环境下档案信息资源共享的现状6（一）公众的档案共享意识开始被唤醒6（二）利于档案信息资源共享的政策、制度环境正在形成7（三）档案信息资源传输效率明显提高，相关技术体系正在形成71. 档案信息资源传输效率明显提高72. 形成档案信息资源技术体系8（四）可共享的档案信息资源范围

57、扩大，更加安全81. 可共享的档案信息资源范围扩大82. 用以共享的档案信息资源的安全性得到加强9（五）开始重视相关档案人才队伍建设9三、信息化环境下档案信息资源共享的障碍10（一）现有的档案信息资源共享服务与利用者的需求契合度不高10（二）档案信息资源的整理工作和整合工作不到位10（三）档案信息化的建设在地区之间发展不平衡11（四）档案馆（室）的各业务环节落实不到位11四、信息化环境下推动档案信息资源共享的建议12（一）强调以用户需求为导向的档案信息资源共享12（二）丰富档案信息资源并提高其整合水平13（三）促进档案信息化的建设在地区间的相对平衡13（四） 加强宣传工作，唤起社会的档案共享意识141. 注重共享工作前期的宣传，改造国民的陈旧观念142. 注重共享过程和成果的及时推广，引导用户改变信息习惯，提高其信息能