EXCEL培训PPT教学课件

1、目 录 菜单栏的使用 工具栏的使用 常用快捷组合键 常用函数 其它第1页/共48页菜单栏的使用文件文件编辑编辑视图视图插入插入格式格式工具工具数据数据窗口窗口第2页/共48页文 件页面设置打印区域打印预览第3页/共48页页面设置 可以在工具栏添加页面设置快捷键 任何页面设置，首先必须确定打印机和纸张类型； 页边距：一般应选择水平居中，左右边距大多数情况下相等，垂直居中视情况选择； 页眉/页脚：可以自定义； 工作表：顶端标题行和左端标题列； 选项：视打印机是否支持；如：双面打印第4页/共48页打印区域（1）设置打印区域 选择所要打印的区域（2）取消打印区域 取消所选择的打印区域 第5页/共48页

2、打印预览（1）缩放 将缩放镜放在要观察的地方点左键，即可放大或缩小（2）打印 进入打印对话框（3）设置 进入页面设置对话框（注意：这边的页面设置对话框不能选择工作表）（4）页边距 直接通过边距线，调整页边距和列宽（5）分页欲览/普通视图 进入分页欲览，可以通过边距线进行排版 第6页/共48页编 辑选择性粘贴查找定位第7页/共48页选择性粘贴 全部 原单元格原样粘贴，和直接使用Ctrl+v、粘贴快捷键是一致的，和回车键的区别在于可以多次粘贴，而回车键只能一次性粘贴； 数值 把复制的数据值粘贴到目标单元格，即没有公式； 公式 只把复制数据的公式粘贴到目标单元格； 格式 只把复制的单元格格式粘贴到目

3、标单元格； 转置 把复制的单元格行列顺序互换；第8页/共48页查 找（1） 可以在选定的区域里面查找，也可以在整个工作表里面查找；（2） 查找之后可以通过替换，把查找的数值替换成其他数值（当替换成空的时候就是删除）第9页/共48页定 位 进入定位条件对话框，使用相关定位条件！第10页/共48页视 图工具栏 使用各种工具选项 使用“自定义”对话框，选取所需的各种工具；分页预览 可以通过该界面直接进行页边距的设置，该界面直接显示按多少页打印；页眉页脚 通过该界面设置打印文件的文件头；第11页/共48页插 入单元格、行、列、工作表 直接点击即可；函数 进入粘贴函数对话框，有各种函数说明；超级链接 可

4、以进行各种数据、工作表之间的引用；第12页/共48页格 式单元格格式自动套用格式条件格式样式第13页/共48页单元格格式 单元格格式概述 单元格格式数字 单元格格式对齐 单元格格式字体 单元格格式边框对任何选定的单元格区域设置格式，只需对选定区域按鼠标右键或键盘快捷菜单：设置单元格格式，包括：第14页/共48页单元格格式概述 如右图 所有设置单元格格式只能对选定的范围起作用，即Excel的任何操作都必须有选定的对象 对选定的区域按鼠标右键或键盘菜单键 设置单元格格式(F)即可设置单元格格式 提示：不要选定整个表、整行、整列来设置格式，否则会无谓加大文件长度第15页/共48页数据格式数字 此处只

5、对“自定义数字格式”进行说明，其余的已经描述的很清楚了： 1、对于七位发票号码654可以设置自定义格式：0000000显示：0000654，其实际数值还是654； 2、自定义格式顺序：正数格式;负数格式;零格式;文本格式 如：#,#0;红色-#,#0;黄色0;蓝色 说明：和0为数字占位符，为文本占位符，“，”（逗号）为千分位符号 3、d天，m 月，y 年，如：将2003-3-15显示成：今天是3月15日，用函数：=TEXT(单元格,“今天是m月d日”)或者自定义格式：今天是m月d日 4、*表示重复，如：*#,#0.00将数字前加满*号 为在不同工作表中使用相同的自定义格式，只需把已经自定义格式

6、的单元格复制到其他工作表中就可以了。第16页/共48页数据格式对齐 对横向合并，一般不用“合并单元格”，用“水平对齐”中的“跨列居中” 对竖向合并，可以改变文字方向 对备注单元格，可以使用“缩小字体填充” 对大单元格应在“垂直对齐”上选“居中”第17页/共48页数据格式字体 对表格正文部分，大多数时候都不需要改变字体大小，只需要按缩放打印即可实现第18页/共48页数据格式边框 表格框内线一般用单线，外框一般用双线， 当然可以选择任意一种线型第19页/共48页自动套用格式 Excel软件自带的一些格式，使用这些格式可以省略页面设置！如下图：第20页/共48页条件格式 可以输入公式或数值 最多可以

7、设三种条件格式，加无条件时的格式，即根据一个单元格的内容最多可自动设置四种格式第21页/共48页样 式 工作表的基本格式设置第22页/共48页工具自定义 自定义:通过自定义选取快速工具，提高工作效率！ Excel已经被改的面目全非了，如何恢复：1、如果是WIN98，删除WINDOWS目录下的.xlb文件即可2、如果是WIN2000：在“自定义工具栏”中按“重新设置”按钮第23页/共48页工具选项 选项：进行一些电子表格的初始设计！第24页/共48页数 据 排 序 筛 选 分类汇总 数据透视表 分 列第25页/共48页排 序 1、建议：仅当单一表格，表头连续时，才能用工具条快速排序 2、对于有较

8、复杂表头的表格，一定要选定范围后才能排序 3、用选定范围后排序，可针对任一局部排序，如华南区域客户 4、可以按行排序 5、对于不想改变最终顺序的表格，可以加入序号列后排序第26页/共48页筛 选 1、选定一定范围后，可在相应的地方加入筛选按钮 2、使用自动筛选； 3、关于高级筛选：数据区、条件区与条件、或条件 4、使用高级筛选获取不重复记录第27页/共48页分类汇总 1、坚持习惯：对选定范围进行分类汇总 2、如何将未汇总的内容如型号复制下来 3、如何删除分类汇总 4、如何将分类汇总的结果复制到一个新表中 5、将汇总结果中的“汇总”样全部删除第28页/共48页数据透视表 1、数据透视表一定要有全

9、部的列名称 2、关于页、行、列选择 3、展开其中某项数据 4、关于表头合并：两个表头合成一个 5、关于数据更新：从数据源更新仅仅是调整透视表结构，不涉及数据源不必更新第29页/共48页分 列 1、分列有两种方式：分隔符号，固定宽度 2、使用“分隔符号”分列，可以使用Tal键分列，加空格、逗号等 3、使用“固定宽度”分列，即划线确定分列宽度，注意数据细节：对文本列前封顶，数字列由于一般靠右，前面可以截去一部分，后面应留有余地 4、数据“分列”在导入外部数数据时使用方式相同，可以混合使用，对容易分列的地方按“固定宽度”分列，在数据有错开的地方再按“分隔符号”分列第30页/共48页窗 口 拆分和冻结

10、 这两个都是用于固定工作表行和列的标题，以便于我们在进行数据处理！第31页/共48页工具栏的使用 从菜单栏的：“工具自定义命令”选出的工具的使用，具体使用看实例！第32页/共48页常用快捷组合键（1 1） CTRL+ 箭头键 移动到当前数据区域的边缘 CTRL+HOME 移动到工作表的开头 CTRL+END 移动到工作表的最后一个单元格（右下角） CTRL+PAGE DOWN 移动到工作簿中下一个工作表 CTRL+PAGE UP 移动到工作簿中前一个工作表 CTRL+DELETE 删除插入点到行末的文本 CTRL+D (CTRL+R) 向下填充 (向右填充) CTRL+K 插入超级链接 CTR

11、L+; （分号） 输入日期 CTRL+1 显示“单元格格式”对话框 CTRL+SHIFT+% 应用不带小数位的“百分比”格式 CTRL+SHIFT+ 应用带两个小数位的“科学记数”数字格式 CTRL+SHIFT+!应用千分位数字格式：-3,000,000.00 CTRL+9 隐藏行 CTRL+SHIFT+( 取消隐藏行 CTRL+0（零） 隐藏列第33页/共48页常用快捷组合键（2 2） CTRL+SHIFT+) 取消隐藏列 CTRL+C复制选定区域 CTRL+X剪切选定区域 CTRL+V粘贴选定区域 CTRL+Z撤消最后一次操作 CTRL+B应用或取消字体加粗格式 CTRL+U应用或取消下划

12、线格式 CTRL+SHIFT+HOME将选定区域扩展到工作表的开始 CTRL+SHIFT+END将选定区域扩展到表的最后一个使用单元格 CTRL+A选定整个工作表 CTRL+ESC显示 Windows“开始”菜单 CTRL+W 或 CTRL+F4 关闭活动工作簿窗口第34页/共48页常用快捷组合键（3 3） ALT+ENTER 在单元格中折行 ALT+PRINT SCREEN 将活动窗口的图像复制到剪贴板中 ALT+F4 关闭 ALT+= （等号） 插入“自动求和”公式 ALT+ 下箭头键显示“记忆式键入”列表 ALT+; （分号） 只选定当前选定区域中的可视单元格第35页/共48页常用快捷组

13、合键（4 4） TAB（ SHIFT+TAB ）在选定区域内由左往右移动 F9 (CTRL+ALT+F9)计算所有打开(活动)工作簿中的所有工作表 PRTSCR将屏幕图像复制到剪贴板中 F2 (SHIFT+F2)编辑单元格 (编辑单元格批注) TAB 在保护工作表中的非锁定单元格之间移动 完成单元格输入并在选定区域中右移 HOME移动到内容的开始处 END 移动到内容的末尾 ENTER（ SHIFT+ ENTER） 在选定区域内由上往下移动第36页/共48页常用快捷组合键（5 5） SHIFT+HOME 选定从插入点到开始处的内容 SHIFT+END 选定从插入点到末尾的内容 SHIFT+CT

14、RL+PAGE DOWN/PAGE UP 选择工作簿中当前和下/上一个工作表 SHIFT+ 箭头键 将选定区域扩展一个单元格宽度 SHIFT+CTRL+箭头键 将选定区域扩展到与活动单元格同一行或同 列的最后一个非空白单元格 SHIFT+HOME 将选定区域扩展到行首 SHIFT+SPACEBAR 选定整行 SHIFT+PAGE DOWN将选定区域向下扩展一屏 SHIFT+PAGE UP将选定区域向上扩展一屏 SHIFT+F9 计算活动工作表 SHIFT+F5或CTRL+F 显示“查找”对话框第37页/共48页常用函数 函数的选取 使用函数的基本操作 常用的几个函数 错误跟踪第38页/共48页

15、函数的选取 在菜单栏中，插入fx 函数，或在单击快捷键fx，在如下对话框中选取:第39页/共48页函数的选取：例 例：我们选择了Vlookup，会出现函数使用的对话框，按说明录入条件即可第40页/共48页使用函数的基本操作 1、在单元格开始输入，按“+”、“-”、“=”时，EXCEL视同输入公式； 2、对任一单元格，按 F2进入编辑状态，再按 F2 进入选择单元格； 3、例如：输入 VLOOKUP 或者连接两个单元格； 4、单元格的引用：绝对引用和相对引用，使用 F4 切换；$F$61绝对引用；F$61列相对，行绝对； $F61行相对，列绝对 5、对同一表、不同表、不同工作簿均以键盘方式引用；

16、第41页/共48页常用的几个函数 Len 计算字段长度 Left 从左边截取字段 Right 从右边截取字段 Mid 从中间截取字段 If 根据指定条件进行逻辑判断，返回不同的逻辑值 Vlookup 根据相同的值，返回指定区域的值 Sumif 根据指定条件对若干单元格求和 Sum 返回单元格区域中所有数值的和 Value 将代表数值的文本转换为数值 Text 将相应的字段改成指定的字段格式 Concatenate 将若干文字项合并到一个文字项（也可以用） Abs 返回给定数值的值 Trim 压缩字段前后的空格 第42页/共48页错误跟踪 对公式或者函数的循环引用可能需要错误追踪，在“自定义工具

17、栏”下选“循环引用”，即打开“循环引用”错误追踪的工具条 单元格错误类型： # 错误 宽度不够或者负日期 #VALUE! 错误 参数不正确，不能返回结果值 #DIV/O! 错误 不能被零整除（除数为零） #NAME? 错误 引用名称错误或引用不存在的名称 #N/A 错误 找不到值 #REF! 错误 引用不存在的单元格或区域 #NUM! 错误 参数错误，或者数值过大、过小 #NULL! 错误 不正确的单元格运算或引用第43页/共48页其它时间处理文本处理第44页/共48页时间处理 对于时间，系统保存的实际上是数字，只是格式不同罢了 比如昨天和今天的时间差就是1，1900年1月1日是系统的第1天 1、定义时间格式：yeary,month m,day d，如：使用函数定义格式，b2单元格内容是：2003年5月31日text(b2,”今天是yy年mm月dd日”）显示：今天是03年05月31日 2、计算两个时间单元格之间的天数差