《计算机操作与应用》课件——2.5制作商务信函与信封

1、Po计 算 机 操 作 与 应 用任 务 描 述工 作 情 境 撰写撰写制作商务信函并特质信封传递至企制作商务信函并特质信封传递至企业好友是表示诚意与邀请时的敲门砖，办公业好友是表示诚意与邀请时的敲门砖，办公室耿秘书正在筹备此项工作，由于外联的客室耿秘书正在筹备此项工作，由于外联的客户较多，因此采用户较多，因此采用Word 2007Word 2007中的邮件合并中的邮件合并功能可批量制作，方便快捷。功能可批量制作，方便快捷。商 务 信 函 释 义 商务商务信封与信函是商务活动中专用的、信封与信函是商务活动中专用的、带有公司名称和公司标志的信封与信函，是带有公司名称和公司标志的信封与信函，是商务

2、活动中互通通信息、联系业务和商洽合商务活动中互通通信息、联系业务和商洽合作的一种手段作的一种手段。商务。商务信封与信函可以保证企信封与信函可以保证企业信件的外观一致，是企业商务活动标志。业信件的外观一致，是企业商务活动标志。1任 务 展 示“商务信函与信封”批量制作样文展示21 0 0 7 0 01 0 0 7 0 01 0 0 7 4 11 0 0 7 4 1北京市城区北新仓13号张宏艳张宏艳北京市海淀区北京市海淀区 信信康威康威网网络络技术有限公司技术有限公司 秦晶晶秦晶晶1 0 0 0 2 71 0 0 0 2 71 0 0 7 4 11 0 0 7 4 1北京市海淀区北京市海淀区 信信

3、康威康威网网络络技术有限公司技术有限公司 秦晶晶秦晶晶郭文华郭文华北京市东城区朝阳门北大街888号完 成 思 路Category 2写 作 事 项写 作 分 析制 作 流 程商务信函商务信函写作事项写作事项内内 容容准准 确确内内 容容简简 洁洁内内 容容具具 体体礼礼 貌貌用用 语语体体 谅谅对对 方方3Category 2写 作 分 析写 作 事 项制 作 流 程完 成 思 路正文：信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题。向收信人问候；写信的事由；该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回

4、答对方的询问，则先答后问，以示尊重；提出进一步联系的希望、方式和要求。落款： 署名：署名即写信人签名，以单位名义发出的商业信函，重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。 日期：写信日期般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。开头：开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。结尾：结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。4Category 2写

5、作 事 项写 作 分 析制 作 流 程完 成 思 路信函主文档制作信函主文档制作信函数据源制作信函数据源制作合并文档合并文档信封制作信封制作打印信封打印信封保存文档保存文档5相 关 知 识重点知识 邮件合并基础知识教师演示教师演示知 识 列 表扩展知识 宏的使用 域的使用课下练习课下练习 自主学习自主学习6相 关 知 识邮 件 合 并 基 础 知 识邮 件 合 并 定 义“邮件合并”的释义适 用 范 围“适用范围”的分析制 作 过 程“邮件合并”的制作过程 “邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说，就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料

6、（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率。 适用范围：打印请贴、邀请函或信封、工资条、成绩单、请柬、奖状等。 邮件合并的原理是将发送的文档中相同的重复部分保存为一个文档，称为主文档；将不同的部分，保存为数据源；然后将主文档与数据源合并起来。步骤一：制作主文档； 利用Word 2007创建。步骤二：准备数据源； 选择Word 2007创建； 选择Excel 2007创建； 选择Access 2007创建； 选择Outlook 2007创建；步骤三：将数据源合并至主文档中。7相 关 知 识邮 件 合 并 基 础 知 识步骤一：步骤一：选择

7、选择文档类型文档类型步骤二：步骤二：将将文档与数据源连接文档与数据源连接 步骤三：步骤三：精简收件人精简收件人 单击单击功能区上的【邮件】选项卡，再功能区上的【邮件】选项卡，再单击【开始邮件合并】分组中的开始邮件单击【开始邮件合并】分组中的开始邮件合并按钮，然后选择要创建的文档类型。合并按钮，然后选择要创建的文档类型。 在【邮件】选项卡上的【开始邮件合在【邮件】选项卡上的【开始邮件合并】分组中，单击【选择收件人】按钮。并】分组中，单击【选择收件人】按钮。 在【邮件】选项卡上的【开始邮件合在【邮件】选项卡上的【开始邮件合并】分组中，单击【编辑收件人列表】按并】分组中，单击【编辑收件人列表】按钮。

8、钮。 步骤四：步骤四：插入合并域插入合并域 步骤五：步骤五：预览信函预览信函 步骤六：步骤六：完成合并完成合并 将插入点置于要插入合并域的位置，将插入点置于要插入合并域的位置，使用【邮件】选项卡上】写入和插入域】使用【邮件】选项卡上】写入和插入域】分组中的命令。分组中的命令。 在【邮件】选项卡上的【预览结果】在【邮件】选项卡上的【预览结果】分组中，单击预览结果按钮。分组中，单击预览结果按钮。 在【邮件】选项卡上的【完成】分组在【邮件】选项卡上的【完成】分组中，单击【完成和合并】按钮，从列表中中，单击【完成和合并】按钮，从列表中选择一个选项。选择一个选项。数 据 源 合 并 到 主 文 档 操

9、作 步 骤 简 述8任 务 实 施建 立 “邀 请 函” 主 文 档启动Word应用程序，将自动生成的文档保存为“邀请函”。根据实际需要，对页面尺寸进行设置，此处设置为“letter”。利用绘制表格的方法来安排页面的布局。打开【插入】选项卡，单击【表格】组中的【表格】按钮，在弹出的列表中选择【绘制表格】命令后，光标呈 状。拖动光标，在文档中绘制一个表格，从而将页面分为三部分：上部用来插入图片，左侧用来输入会议的时间、地点等信息，右侧用来输入邀请函的主要内容。输入内容后，对字体格式和段落格式进行设置。制作完成的邀请函效果如左图所示。9任 务 实 施建 立 “通 讯 录” 数 据 源 在在“通讯录

10、通讯录”工作表中，工作表中，“姓名姓名”和和“性性别别”字段将作为合并域插入到字段将作为合并域插入到“邀请函邀请函”主控主控文档中，邮件合并完成后，将显示具体的内容；文档中，邮件合并完成后，将显示具体的内容； “通讯地址通讯地址”和和“邮政编码邮政编码”字段将作为字段将作为合并域插入到信封封面中；合并域插入到信封封面中； “电子邮件地址电子邮件地址”字段将在批量发送电子字段将在批量发送电子邮件时用到。邮件时用到。10任 务 实 施步 骤 0101步 骤 0202步 骤 0303 在“邀请函”Word文档中，打开【邮件】选项卡，如上图所示。从【邮件】选项卡中，此时【编写和插入域】组中的按钮呈现灰

11、色，需要激活才能进行邮件合并的操作。 在【开始邮件合并】组中，单击【开始邮件合并】右侧的下三角按钮，从弹出的菜单中，选择“信函”命令，在【开始邮件合并】组中，单击【选择联系人】右侧的下三角按钮，从弹出的菜单中，选择【使用现有列表】命令，如图所示。 在弹出的【选择数据源】对话框中，选择数据源文件，打开“通讯录” 单击【打开】按钮，如上图所示。单击【确定】按钮，此时【编写和插入域】组中的大部分按钮都被激活了。11邮 件 合 并 选 择 数 据 源任 务 实 施步 骤 0404步 骤 0505步 骤 0606 将光标定位于“邀请函”的Word文档中“尊贵的”之后，在【编写和插入域】组中，单击【插入合

12、并域】右侧的下三角按钮，从弹出的列表中，选择【姓名】，松开鼠标后，即可看到在“尊贵的”后面插入了“姓名”。 接着在“姓名”的后面加上称谓。将光标定位于“姓名”之后，在【编写和插入域】组中，单击【规则】按钮，从弹出的菜单中，选择“如果那么否则”，设置效果如上图所示。 在【完成】组中，单击【完成并合并】按钮，在弹出菜单中，选择【编辑单个文档】，如图2-204所示。单击【确定】按钮，即可生成一个包含多页信函并设置好了姓名和称谓的新文档“信函1”。12邮 件 合 并 设 置 邮 件 合 并任 务 实 施步 骤 0101步 骤 0202步 骤 0303 新建一个Word文档，打开【邮件】选项卡，在【创建

13、】组中，单击【中文信封】按钮，弹出“信封制作向导”对话框。单击【下一步】按钮，打开如上图所示的对话框。选择“基于地址簿文件，生成批量信封”，单击【下一步】按钮，在弹出的对话框中，单击【选择地址簿】按钮，弹出【打开】对话框，在对话框的右下角选择文件类型为“Excel”，然后选择所需的“通讯录”工作簿，如上图所示。 单击【打开】按钮，返回到【信封制作向导】对话框。在【匹配收件人信息】列表中进行相应的配置，。单击【完成】按钮，即生成一个含有大量填写好信封的文档，如上图所示。13邮 件 合 并 批 量 制 作 信 封任 务 总 结14技 能 总 结能创新批量制作常用公文能创新批量制作常用公文能能使用使

14、用“WordWord域域”命令命令完成完成制作文档制作文档能使用邮件合并功能制作类似文档能使用邮件合并功能制作类似文档随 堂 实 训15制作企业员工胸卡步骤01步骤02步骤03步骤04步骤05创建以“员工胸卡”命名的Word文档；添加文档背景为“红色渐进色”，添加文本框，插入图片域，制作图文混排的主文档；制作数据源，字段为“姓名，部门，职位，照片”；使用“邮件合并”合并主文档和数据源；保存文档。随 堂 实 训文档整文档整体设计体设计合合 并并文文 档档数据源数据源制制 作作文体文体搭搭配配设计设计“企业员工胸卡”制作评价标准此项满分此项满分40分，对文本初步排分，对文本初步排版，具有艺术性、实用性、创版，具有艺术性、实用性、创新性较强。新性较强。此项满分此项满分20分，批量制作成功分