我的成长看得见——儿童档案建档知识讲座

1、我的成长看得见儿童档案建档知识讲座大家好。儿童成长档案知识讲座主要是给大家介绍一下在日常生活中如何收集、整理、保存能够体现孩子在成长过程中形成的各种材料。课程主要分为两个部分，一是简要介绍一下儿童成长档案他们的相关知识，二是为大家展示一下建档的具体操作。首先我们看一下什么是儿童成长档案。儿童成长档案是家庭档案的一部分，是家庭0-14岁小成员在家庭学校和社会生活中他们形成的一些具有保存价值的各种文字、图表、音像以及其他各种形式的可以保存的材料。这一成长阶段包括婴幼儿时期、儿童时期、向前可延伸到胎儿发育时期，向后可适当延伸到青少年时期，也就是说儿童成长档案贯穿了孩子的整个童年。孩子的童年只有一次，

2、只要把这些档案保存下来，我们就可以把他们的过去完整的留存具有十分重要的意义。我们知道，婴幼儿和儿童时期是新的生命诞生并快速发育生长时期，这一时期孩子的成长可谓是一步一个小脚印。在这段时期形成的各种文字、图表、各种原始记录，内容丰富多彩，并且充满了趣味，见证了孩子的快乐成长，这些档案即使孩子们的宝贵童年记忆，有事父母们辛勤培育的无声大爱，更是父母将来留给孩子的珍贵礼物。现在越来越多的家长已经意识到给孩子建档的重要性，但是对于如何给孩子收集整理这些材料却比较茫然，无从下手。那么我们怎样来收集整理儿童成长档案呢？其收集范围有包括哪些呢？我们来看一下，我们这有一张表，基本上这张表上涵盖了普通家庭常见的

3、一些孩子在成长过程中形成的各种文字材料，图表材料，这些材料大致可以分为十二大类，二十九小类，下面我详细给大家介绍一下，这些类别他们具体包含的内容。第一大类是成长记录类，主要包括四方面内容，一是妈妈手记，这里面包括给宝宝写的胎教日记、婴幼儿日记、孩子的特长爱好记录、成长大事记等等文图材料。二是各类我们在出生时的记录材料，比如孩子的出生记录、出生时的照片、出生录像、出生纪念册、纪念物、孩子的胎毛、手脚印等等这种物体材料，三是在各类成长过程中形成的照片录音录像，比如满月照、百日照、生日照片，我们在生活中形成的若干个第一次照片，还有童颜童趣照片、亲情照片、定点定时照片或者这些录音录像等等。四是成长阶段

4、有纪念意义的物品，比如说孩子的小鞋、衣袜、掉的第一颗乳牙等等。第二大类是亲情账单类，主要包括以下三方面内容：一是压岁钱、生日或升学礼金及其他各类收入账单。二是学费、书本费、艺术特长培训费、辅导班培训费、医疗费、日常生活消费等指出账单。三是个人消费、支出消费账单账册等等。第三大类是踏青旅游类，主要包括三方面内容：一是旅游日记、手记、体会、感想等等。二是旅游标志性或有特殊纪念意义的照片、录像等等。三是往返的车票、旅游景点的门票以及旅游纪念物、纪念品等等。第四大类是医疗保健类，这部分主要包括五个方面的内容，一是妈妈在孕期形成的围产检查、孕检记录等等这些材料。二是孩子出生后的准生证、出生证、独生子女证

5、、儿童预防接种证、社保证等等。三是医疗保健手册、儿童保健手册、体检报告等等。四是门诊病历、住院记录、化验单、B超、CT图、过敏史记录等等，五就是各种保险单、投保材料等等。第五大类是课堂记忆类，这类主要是包括一下四方面内容：一是孩子在学习中形成的各类有代表性的学习课本。二是有特点的各科课堂课后作业、课堂笔记、试卷等等。三是孩子在不同时期形成的习作、作文等等。四是个学期孩子的成绩报告单，以及录取通知书等等。第六大类是活动实践类，主要包括以下两方面内容：一是参加学校精选、演出、实践活动、等等形成的各类文字、图表、照片录像等材料。二是参加各种社会调查、采访、实践、服务等各种形式形成的文字照片录像等材料

6、。第七大类是才艺作品类，包括孩子在不同阶段的绘画、书法、手工、陶艺、雕刻这些具有代表性的各类作品或者才艺展示影像材料等等。第八大类是荣誉奖励类，主要包括两方面内容：一是孩子在学习中发表的各类作品，二是获得的各种奖状、奖杯证书奖品等等。第九大类是个人证件类，包括学生证、借书证、毕业证、重要比赛的参赛证、重要活动的出席证、小记者证、考级证、准考证、学校出入证、乘车卡、饭卡、校徽、团徽、社徽，以及身份证和护照等等。第十类是同学情谊类，这里主要包括孩子在整个学生时期形成的纪念册、同学录、通讯录，贺卡、同学离别时的互赠书册典籍及其他纪念物等等。第十一大类是日记信件类，包括孩子在学习中形成的各时期的日记、

7、第二个是师生之间同学之间以及他人和孩子之间形成的各种通信、通讯的材料。第十二大类是其他类别，如果大家认为在孩子的成长过程中形成的一些不便于归如我们这些类别的材料，我们可以将其单独划分为一个其他类别，如果其他比较特殊的形式，也可以自己分成一个新的类别。那么这些材料收集齐全后，怎样整理呢？下面我们来看一下这个儿童成长档案的整理编目。刚刚说的这些十二大类二十九小类，它们包含的诸多材料靠的是家长日积月累，精巧缜密的收集，如果保管不当，可能就会使这些珍贵的材料损毁或者遗失，造成终身的遗憾，所以我们要把这些材料按照我们的这些规范进行合理的整理编目，登记造册，以防万一。一般情况下，我们从以下四个方面进行整理

8、，就能够保证儿童成长档案的基本完善和规范了。首先我们是对材料进行分类。在常用的分类装和编目中，我们通常会使用最简单实用的分类方法，即刚才所说的十二大类二十九小类的这个分类法，根据档案的内容所反映的成长主题来设立类和项，如果在整理过程中形成的材料较多，我们也可以根据年龄阶段进行分类。我们可以分为类别事项年龄阶段进行分类，或者是年龄阶段类别事项进行分类，也可以按照类别年龄阶段事项这样进行分类。我们先来看一下按照类别事项年龄阶段进行分类，这种分类方法最常用。在大类分好的基础上，按照各个小类小事项分别进行分类，小类中呢在按照孩子的年龄阶段进行划分，这样形形的档案条目清晰，层次分明，内容明了，查找和存放

9、都比较方便，有助于以后随时向后延伸，增加内容也比较方便。这个上面呢举了两个例子，即成长记录类和课堂记忆类，比如说我们把类别分为成长记录类，事项呢确定为成长照片，那么年龄阶段我们就可以分为0-6岁、7-12岁、13-16岁等等。成长照片事项结束后，大类不用动还是这个成长记录类，然后我们继续把事项分为下一个妈妈手记这一事项，同样，年龄阶段也是分为0-6岁、7-12岁、13-16岁，这些材料依然是按照成长照片的顺序顺下来。妈妈手记这一事项完成后，我们可以进行下一个纪念物品这个事项，在年龄阶段上面同样也是分为0-6岁、7-12岁、13-16岁等等，按照这几个阶段分，依次类推，直到把这个成长记录类所有的

10、这个小时向全部整理完毕，这样完成后一大类就算是完成了。同样在课堂记忆类中我们也是如此，在年龄阶段上我们可以不用几岁来划分，而是改用幼儿园时期、小学时期、中学时期这样子也可以。总的来说，类别-事项-年龄阶段这个分类法他就是先排大类，把大类确定下来以后再按照不同的事项把小类别分别排列下来，在小类别固定下来的情况下再细分年龄阶段，这样整理的档案层次分明，一目了然，方便孩子在成长过程中形成的材料能够随时随地按时往后续加，不会间断。我们也可以按照年龄阶段-类别-事项这种来进行分类整理。这种分类方法通常适用于孩子在某一阶段形成的比较完善的一整套材料，比如孩子每年都会有外出旅游，我们就可以把踏青旅游类这种大

11、类别按照年龄阶段-类别-事项这样分类，把孩子每年的外出旅游中形成的材料先按照年龄阶段进行分类，然后呢在划分类别。比如说孩子十岁，踏青旅游类，把下面的事项依次排列，那就是旅游日记、体会、感想、这样分成一个事项；把旅游标志性或者特殊纪念意义的这些照片、录像等等再划成一个事项，最后把往返车票、门票，旅游纪念品等最后在组成一个事项，把这些全部整理完后最后就形成了一个踏青旅游类的全部档案。我们把孩子的成长年龄阶段可以再分为幼儿时期、小学时期、中学时期，这样来划分年龄阶段。按照这种年龄划分呢，在各个时期中在分成大类，大类中在分成小事项。比如说亲情账单类就是比较适用于这种分类方法，因为它每年形成的材料并不多

12、，在一个时期几年中才形成了一小部分材料，那我们就可以把它按照年龄阶段来分。我们来看一下下面这个分类，就是以小学时期为例，分的这个亲情账单类，我们把小学时期作为整个年龄阶段，类别呢就是亲情账单类，然后把事项再分为收入和支出，比如说压岁钱、生日礼金、学费、书本费、培训费还有这个艺术培训费什么辅导班培训费，还有我们的日常生活消费、个人消费等等，这是分别事项，分别套入，这样我们就整个把亲情账单给划分好了。还有一种分类呢，是按照类别-年龄阶段-事项这样来分，这种分类方法和前两种分类方法差不多，也是通过自己熟悉或者方便的排列组合形成了最终的一些儿童成长档案。我们以医疗保健类为例，先把此类的所有材料全部给收

13、集上来，比如说孕期形成的孕检检查、围产记录、准生证、出生证、独生子女证、儿童预防接种证，还有社保证、医疗保健手册、门诊病历、儿童保险手册还有一些投保单、投保材料。把这些所有的材料给收集出来之后再按照年龄阶段分别分为0-1岁、2-6岁、7-10岁这些阶段，然后我们再按事项把相关的材料一一对应，放入、分别整理出来就可以了。像有的孩子有荣誉奖励类的这些材料，也可以按照这样的顺序来进行排列，不按年龄可以按学期，比如说幼儿园时期、小学时期、中学时期，按照这些把各个时期孩子获得的奖状、证书、奖品以及他们发表的作品等等全部收集整理归档。分好类别后我们要进行排序，我们先把每类中的每件档案按照相应的时间，或者是

14、事项顺序把它们进行排列，同一类同一事项的档案，这些材料我们可以把它排列到一起，统一按照时间顺序，这里我们所说的件可以是单份也可以是有一定内在逻辑关系的多份组成。像这个单份材料是自成一件，比如说一本日记、一本病例或者是一张证书等等，而多份材料就是我们说的像发票或者其他小的不方便存放的可以进行托裱或者用信封装起来，像出去旅游玩的门票我们就可以把它托裱到一张纸上，像一学期交的学费等比较琐碎的东西可以把它们放在一个信封里作为一件来存放。确定好每件材料的顺序后就可以把他们进行编号了，把每份材料盖上档号章，盖上档号章后编制页号和件号，可以有利于他的归档归类，防止遗失，这是档号章的样式和它的填写位置。件号是

15、按照我们排列的位置，从1开始编制这个流水号，每个大类都是流水号从1开始，如果事项或者是年龄阶段中又分了几个小类的话，我们还可以在件号中编辑二级类目，二级类目同样也是从1开始编制小流水号。当一类一个事项编制完好后我们编制下一类事项的时候，依然是从1开始进行编号。一件中含有多份档案材料的我们要编制他的顺序号，这个顺序号也是从1开始，比如说托裱在一张纸上的四张发票，我们就要在每一个发票的右上角写上阿拉伯数字的1、2、3、4，在归档章的件数这个位置写上4，表示这份材料总共有四小件。如果是成本的纸质档案材料，我们还可以把每件每份再单独编上页号，比如说一本作文本，它一共有20页，那我们就把编好号之后在页号

16、这个位置写上20，表示这作文本总共有20页纸。如果是纸质材料我们可以把档号章直接印在纸质材料的正面上方无字处，可以是中间可以是左右，然后再把相关的内容填写进去。如果是正面是那种光滑的不易书写的材料，我们可以把这个章印在它的背面，同样也是填写内容。还有一些是非纸质的材料，没法盖章的时候我们可以拿那种不干胶小标签盖上档号章或者是我们仅仅把内容给填写上去，再把小标签贴到档案背面空白处就可以了。件号是流水号编制，每个类别和事项的件号都是从1开始编写，比如说这个成长记录类中的成长照片这个小类，他们分别分为0-6岁、7-12岁、13-16岁三个年龄阶段，其中这个0-6岁年龄阶段中的照片共有三册，第一册放了

17、15张照片，那么我们归档章填写就像下面这个表一样，在这个类别中我们填写的是成长记录类，然后事项处填写成长照片，年龄阶段那里我们就写上是0-6岁，件号这边我们肯定是从1开始编写流水号，写1，最后这个页数因为有15张照片所以我们就写15，依次类推我们就把第二册第三册这些照片进行填写的时候，前两项不动，成长记录类，成长照片，0-6岁，然后在这个件数的时候分别写上2和3，表示第二册和第三册，页数呢就是根据每一册有几张照片就填写几。把这些成长照片整理完成后，我们就可以再进行成长记录类中的像妈妈手记、纪念物品这样我们都可以按照这种顺序来进行。在今后的生活中，如果孩子产生了此类照片或者文字其他材料，家长可以

18、把这些材料往后继续续加续延，顺序编号，这样也容易保存。这个档号章我们可以在服务用品地方买到，也可以去文具店去购买有空格的不干胶的小标签，填写完毕后把小标签展填上去也可以，标签的填写要注意不要破坏材料的原装，保持它的完整，有一些碳素墨水铅笔易褪色的不要填写，用其他的一些黑色笔，不容易褪色。如果对一些需要保持原样的档案材料，我们还是不太容易把标签贴上去，这样我们可以用铅笔在上面标明他的类别、件号和它的事项，这样也可以保存，尽量保证所有材料特别是珍贵材料的完整性，不要因为为了归档而破坏它。照片档案这块我们可以按照照片的顺序号按照它的内容给他分类装册，把每个相册内的照片内容和拍摄时间写在相册的背面或者

19、是封面都可以，相册内的照片应全部应该是做好编号，做好编目，它上面的时间任务和内容都分别写清楚，这块在下面的实际操作中，我会再具体讲一下照片档案的如何整理。将这些材料编目完毕后，我们就要把他们进行装盒，保证收集起来的这些档案能够安全保存。把这些材料按照刚刚所讲的分类方法进行排列整理后进行编号，编号后我们就可以按照其类别或者是年龄阶段分别装到盒子里，一盒装满续盒再装。不同类别的档案不要装在同一个盒子中。对于一些特殊的档案我们不能装入盒内的档案，这块我们可以采取其他形式进行妥善保管。至于儿童成长档案的装具，我们可以就地取材，有档案盒的更好，毕竟专业一些，没有可以用家中常见的鞋盒、礼品盒等等也行，只要

20、在脊背或者封面上贴上相关的目录，方便存放和查找就可以了。档案编号装盒后儿童成长档案的雏形就出来了，接下来我们可以对这个儿童成长档案目录进行编制，使儿童成长档案更加完善也更加方便存放和查找。编目主要包括编制盒内目录，填写档案盒的脊背标签和标志档案总目录三部分，盒内目录项目比较多，主要包括件号、题名，日期，页数或者张数、盒号、备注等等这些内容。档案盒的脊背标签主要就是指档案形成的事项类别，为了美观起见，我们可以把脊背上的标签打印出来，贴在档案脊背上，这样更好看一些。所有的编目工作完成以后，可以汇总编制这个档案总目录，便于我们更快速查找和利用。这个就是儿童成长档案目录，类别处我们就填写所属的大类，比

21、如说成长记录类、踏青旅游类等等这些类，件号是填写这一类的填写顺序号，顺序号都是从1开始编制流水号，责任者是指单份材料的形成者名称，比如说医疗发票的名称就是医院，准考证上面的名称就是学校的名称。如果这些材料全部是孩子自己的东西，责任者我们可以写孩子的名字，也可以不写。题名就是这份材料的标题，或者是它的内容概括，比如一个孩子三年级写的作文，提名就是三年级作文+作文的名称就是形成了提名。日期是这份材料形成的时间，我们通常用八位数来表示，比如说2015年3月10日形成的材料，那我们在日期上就应该写上阿拉伯数字20150310，如果这个材料没有实际的日期，我们只知道它是2015年产生的，那我们就只写到年

22、，月和日不用写，写的时候就是20150000，也是八位数，月和日不知道用0代替。页数就是指这一件的材料的页数，以每一份文件有字的算一页，无字的不算，反正面都可以算，比如说一张托裱了三张发票的纸，那就应该算是三页，如果是一本成绩册，它一共有十二张，那就是二十四页。在备注中，写一些关于材料的补充说明就可以了，没有可以不写。这些材料在进行分类装盒编号编目后，应视各自家庭条件把档案安全存放起来，最佳的保管方式就是按顺序全部排列在专用的橱柜里。在保管存放时我们要注意以下几个事项：一是保证有适宜的保管温湿度，这里我们所说的温度最好为14-24摄氏度，湿度要保持在45%-60%之间。二是主要防水、防火、防光

23、、防尘、防霉、防虫。光线中的紫外线对纸张或者照片的破坏力是非常严重的，会使这些纸张照片变脆、褪色，失去了保存价值，所以我们要把这些儿童成长档案，尤其是照片和底片类的档案一定要避免阳光和荧光的直接长时间照射。档案材料长期处于潮湿环境中很容易染上霉菌霉斑，一旦形成霉斑就很难将其去除，所以档案最好放置在干燥通风处或者我们可以去购置一些干燥剂、防霉剂、防虫剂。第三个是录音、录像带还有光盘、磁盘，这类是磁性材体的材料，保存这些材料的时候我们应该避免靠近磁场，有条件的家庭我们可以根据不同的材料不同的载体把他们分别保管，有些比较珍贵的材料可能家里存放比较隐蔽，这时候我们可以把这些材料拍成照片，或者是记录在卡

24、片上做一说明，然后存放在儿童成长档案的整体序列中，同时在照片或者是卡片上注明该实体具体保管的去处，以防遗忘或者遗失。上面的整理保管看似复杂其实不难，总的来说儿童成长档案的整理原则就是分类装盒、部分复印、制作目录、方便查找、集中摆放，物归原位，私人财产，注意保密。上面为大家介绍了儿童成长档案的收集整理以及编目的相关知识，下面我们来看一套儿童成长档案的实例。为了帮助大家更好地理解相关知识内容和具体操作，下面我为大家具体演示一下儿童成长档案最常见的三种档案整理形式。首先我们来看一下纸质文件材料的整理。我们以课堂记忆类为例，我们先把孩子的课本、试卷、作业或者是成绩报告单、录取通知书等等按照事项分类，比

25、如说这些课本、作业，可以分为报告单、作文、作业几个事项，或者是我们也可以不按事项分，按照年龄阶段分为幼儿园时期、小学时期、中学时期，这样几个年龄阶段。这里我是按照类别年龄阶段和事项分类，也就是说把咱这几个课堂记忆一类材料先分年龄阶段，也就是幼儿园时期和小学时期进行分类，在这个两个阶段中再分事项，也就是幼儿园时期的报告单、作文、作业，小学时期的报告单、作文、作业。这边是我一个整理好的一个按照年龄阶段划分的，首先我们看一下这个是幼儿园时期，我们的档号章卡在了空白处，不影响整体档案的原始状态，在编写的时候我们要把内容写一下，就是课堂记忆类，这边时期我写的是幼儿园，你也可以写成0-6岁或者是10-12

26、岁，可以写年龄，这里写时间，写的是2006，因为孩子在幼儿园形成的比较多，所以我写了一个二级类目，也就是我在第一小项里面又多了一类，也就是分了一个1-1，这是做了一个二级类目，如果大家材料少的话可以只做一个一级类目，就是按照顺序号把这些1234编号就可以了。我这边按照类别年龄阶段和事项分类法把这个课堂记忆类的材料先分年龄阶段也就是幼儿园时期和小学时期这两个阶段，在这两个阶段中我又分了一些事项，比如说报告单、作文、作业等等。像这个就是我们事项中写的就是课堂分类中写的是课堂记忆类，然后年龄阶段写的是幼儿园，这里写的是小学，我们按照幼儿园小学两种进行分类，内容因为我材料比较多，所以我做了一个二级类目

27、，也就是在件数这个位置写了一个几杠几，如果材料少的话只用一级类目的话可以直接写阿拉伯数字1234流水号就可以了。下面这个页数是指这也总共有几件几页，像我这个是通过托裱只有一件，所以我这里写的是1，像这种比较多，是订起来的，它有5页，5页纸，所以这个地方要写5；还有的是成本的材料会更多一些，像这样子，我们就把它作为整件来说就是不数页数了，作为一整件，这个位置也可以只写1。整个按照类别年龄阶段事项这个分类法，在我们的归档章上面只体现了类别和年龄阶段，事项在这上面没有完全体现出来，还有一种就是我们按照类别和事项进行分类，也就是这种，类别和事项分类的时候类别仍然是课堂记忆类，事项就是分为作业、作文还有

28、报告单等等，这是把事项这个地方填在我们事项应有的位置，然后年度这个位置是哪一年就写哪一年，在件数这个位置依然是二级类目，这已经编到了第四件的4-1，如果大家少的话不需要二级类目就蓄着前面的阿拉伯数字写。这个我是在一张纸上裱了三张，三张单页的纸，所以这地方要写上3不能写上1。还有一种就是孩子的作文本子，像这样的本子它是成本的，这样的材料我们的材料依然给他写上课堂记忆类，作业，在这个件数上，因为是正本的，不是散存的一些文件，我们也可以把它作为一份材料，所以在这个位置上依然写的是1，不用写整个的页数。在这个卡章的时候大家要注意以下所有的章都需要卡在文件的正面上方无字处，而不能卡在影响整个档案的整体的

29、标准，有一些材料我们可能正面不方便卡章。比如说像这样荣誉证书，如果我们卡章的话是卡不上的，背面也无法卡章的情况下，我们可以采用这样的小标签，这种小标签是在文化用品商店都可以买到，不干胶小标签各种形式的都可以，大家可以根据自己的喜好卖了小标签，然后贴在相应的位置。这边有一个已经贴好的，像这种，这种是属于实物档案如果我们把章或者是其他标签贴在正面的话，它会影响整体美观，这时候我把它贴到了背面，填写了我相应的内容，就是我们的成长记录类，它的事项就是手脚印，年度，这是我们成长记忆类的手脚印当中的第二件，所以这里写的是2，这是小标签的填写。有一些我们是纸质的材料不需要用小标签的话，我们可以去专用的档案用

30、品服务部去买这样的专业的归档章，然后把章卡在这个上面这样进行填写，在使用这种小标签的时候要注意不要破坏归档材料的原貌，把它贴到背面，如果是还有一些正面不太方便盖章，像这种它是比较光滑的没法盖章的我们可以在它的背面进行盖章，这是大家都可以根据各自的情况，只要把这个章给盖好、盖准确、内容清晰就可以了。接下来我们看看照片档案是如何整理的。我们先来看一下这种照片档案册，这种是无酸纸制作的制片档案专用相册，和市场上这种塑料相册相比保存的照片更安全，存放的时间也更长久。照片档案册内部，打开相册之后里面已经印制好了我们需要填写的内容，像照片题名，照片号，底片号，还有时间，摄影者和文字说明等等栏目。这里面照片

31、题名就是照片的题名，照片号是我们的顺序号，也是流水号，底片如果有的话就插入上去，然后编制相应的底片号，如果没有的话就空着不用填写，时间就是我们拍摄这幅照片的时候，摄影者就是拍摄照片的人，文字说明是对照片题名的一个补充，也就是把照片的内容更好地进行说明，别人看到之后也会一目了然，这就是我们专业的照片档案册，如果没有的话也可以用这样的普通的小相册，这个普通相册呢，里面是一种塑料的材质，如果时间长久或者是存放地点超市的话，可能会造成我们的照片有了粘连或者是出现其他方面的损毁，尽量不要用，如果有的家庭已经在这幅照片上把所有照片已经存到这个里面了，我们也可以在照片的脊背上做一个简要的说明，就是贴个小标签，把简单的内容放的照片的数量或者是照片的内容做一个简单的说明，这个就是我写的是两岁到三岁孩子的照片，第五本。这样虽然是一个简单的相册，放在存放地点之后也是一目了然，方便查找和登记。还有的就是我们现在很多家庭有了光盘和录像带，我们也可以把光盘和录像带像这样全部放在光盘盒里