酒店采购部概述及组织结构

1、酒店采购部概述及组织结构(12P)第十章采购部第一节部门概述及组织结构一、概述采购部是负责酒店采购工作的职能部门。采 购部在酒店统一管理下，根据实际工作要求，适 时、适量、适价、经济合理地采购各部门所需要 的物品，确保酒店经营活动的正常进行。采购部的采购工作，必须严格执行酒店的采购 制度，严格按照采购程序办理，确保所采购物品 的数量、质量、价格和交货期符合要求，并严格 控制采购成本。采购部员工必须树立“一心为酒 店”的采购供应意识。二、组织结构财务总 采购部 采购部I采购员第二节岗位职责及素质要求一、经理直接上级：财务总监直接下属：采购主管岗位职责1、直接对总经理和财务总监负责。主持采购 部的

2、全面工作。审批所有的采购单和订购单，确 保各项采购任务顺利完成。2、参与大宗商品及国外进口货物订货的业 务洽谈并检查合同执行情况。3、指导下属开展业务，不断提高业务技能。4、熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、 型号、规格、价格、用途和产地。检查购进物资 是否符合质量要求，对酒店的物资采购负有领导 责任。5、要按计划完成酒店各类物资的采购任务， 并在预算内做到开源节流。6、负责本部门员工的业务培训计划的制定和实施，抓好员工的思想工作。7、有计划地组织部门员工参加学习&主持采购部的日常工作，协调采购部与 酒店各部门之间的关系。9、完成总经理临时交办的各项工作任务。10、接受总经理和财务总监及成本控

3、制经理 的监督。素质要求基本素质：有高度的责任感和事业心，不假公 济私，不以权谋私，不泄漏业务机密；有较强的领导和协调能力；能独立 指导部门运作；遵纪守法。自然条件：年龄在30岁以上，男女不限。品 貌端正，气质高雅，待人和蔼。男性身高1.74-1.78 米；女性身高 1.65-1.68 米。文化程度：大专以上。外语水平：具有旅游酒店英语中级水平。工作经验：具备3年以上酒店采购工作经验， 2年主管以上管理工作经验。特殊要求：熟悉采购程序和采购内容；了解海 关对进口业务颁布的法规及国家有关税收政策；掌握市场行情和酒店的供 货渠道。二、采购主管直接上级：采购经理 直接下属：采购员岗位职责1、编制每旬

4、市场价格表，掌握新的产品供 应来源和季节性产品资料，及时提供给上司参 考。2、负责与仓管部的联系，及时处理产品质 量问题和督促供应商及时送货。3、按上司指派，进行外出采购。4、协助上司比较供应商的报价和整理供应 商资料。5、协助上司审核供应商的发票、送货单、 报价或订货单等。6、搜集采购样本或安排供应商示范。7、向上司报告有关货物运输途中的失误和 损坏情况，并负责向有关方面申报赔偿或报关损 耗。8负责进口物品的报关工作，并安排提货事宜9、配合仓库对物品进行验收，确保物品符 合申购要求。10、负责下属员工培训，检查员工纪律，完 成上级分配的其他工作。素质要求基本素质：遵纪守法；有较强的协调能力；

5、具 备较高的工作责任感，不以权谋私，不泄漏业务机密。自然条件：年龄在25岁以上，男女不限。品 貌端正，气质高雅，待人和蔼。男性身高米。文化程度外语水平工作经验1.74-1.78 米；女性身高 1.65-1.68大专以上学历。具备中级英语水平。具备5年以上酒店工作经验及2年 以上采购工作经验。特殊要求：熟悉采购程序和采购内容。三、米购员直接上级：采购主管直接下属：无岗位职责1、根据采购申请单或仓库补货单采购各部门 所需的物品和食品。2、力争使酒店所购的产品价平物美。3、对不符合要求的产品，负责办理退货补 货或调换。4、与有关供应商保持良好关系。5、负责到机场或火车站装运进口或外埠的 来货。6、协

6、助仓库搞好物品入库的验收工作。7、及时向上司报告有关产品和价格的最新 行情。8做好每天现金或支票采购的报销工作和 结算工作。9、积极参加培训，遵守酒店纪律，保持与 酒店有关部门的良好关系，完成上级分配的其他 工作任务。素质要求基本素质：遵纪守法，有自我约束力，不以权 谋私，不假公济私，不吃回扣。自然条件：年龄在25岁以上，男女不限。品 貌端正，身体健康。男性身高 1.74-1.78米；女性身高1.65-1.68米。文化程度: 外语水平: 工作经验： 特殊要求：四、采购文员 直接上级：高中以上学历。具有初级英语水平。具备3年以上酒店采购工作经验。 对工作认真负责，勇于克服困难。采购部经理直接下属

7、：无岗位职责1、根据部门经理要求，草拟各类报告并打 印、发放。2、做好酒店内部各类文件和有关采购申请、 合同等资料的整理、归档工作。3、做好有关会议记录。4、负责申领部门内文具和员工餐券的发放 工作。5、协助上司做好与各部门的联系工作。6、负责部门员工的考勤工作。7、整理每天的米购单和收据等，并编制每 周进货汇总表。8协助经理落实有关进口货物的书面申报工 作。9、积极参加培训，遵守酒店纪律，完成上级 分配的其他工作任务。素质要求基本素质：遵纪守法；具有高度的责任感和事 业心；具有一定的公关能力。自然条件：女性；年龄在20岁以上；品貌端 正，身体健康。身高1.65-1.69米。文化程度：大专以上

8、学历。外语水平：具有中级英语水平。工作经验：1年以上酒店工作经验。特殊要求：熟悉采购程序和各个采购环节；有 很好的文字表达能力；会使用电脑。第三节工作程序及标准一、采购工作基本程序1、所有的采购申请应尽量通过库房来提出 所有的采购任务都由采购部完成。2、所有采购的物品（包括服务合同）要由3个竞价中选出，如果没有3个竞价，采购部必 须说明原因。3、采购部要对所购物品的质量及价格负责,并保证物品按采购申请单上的日期供货。4、如果提交采购申请单或订货单后，价格 上涨，采购部要查看其他供应商的价格并报知成 控经理，最后由财务总监和总经理决定、批准。程序：采购项目单据/文件食品总厨/食品库管理员市场单/

9、食品和饮品申请表干货食品单 饮品饮品单物品 采购申请单工程备件 采购申请单固定资产 采购申请单授权申请人总厨/食品库保管员酒水库保管员物品库保管员工程部维修等服务项目申请部门备忘录及有关所需服务的说明直接采购申请部门采购申请单除工程、固定资产和维修等服务项目以外， 所 有部门申请购买的食品或物品都必须得到大厨 或库房保管员的审批和确认，大厨和库房保管员 要保存各部门申购物品的有关单据，如果库存不 足或缺货，只有大厨和库房保管员可以直接向采 购部拉交采购申请单，并在单上注明目前库存量 和平均消费量。不同物品采购程序如下：a）食品的米购、市场单日需食品的采购，由食品库保管员提单（市场 单），一式三

10、联，必须填写库存量和所需订购数 量，然后送交大厨，由大厨检查订购数量，必要 时作删减或增补，采购部门根据此单寻找最合理 的价格并填在市场单上，市场单一联送到收货部 以确认所购食品；当收到所购食品后，收货员将 票和市场单一起送到计财部。b ）干货米购、食品单干货的米购（食品单）和食品米购程序一样， 每周采购一次。食品单的一份由食品库保存，其 他两份分别送到采购部和收货部。C）饮品的米购、饮品单饮品单由酒水库保管员填写目前库存量和需 要订购的数量，然后将此单送到成控经理处审 查，由餐饮部经理批准，一分由酒水库保管员保 存，另外一份送到采购部下订单，酒水库保管应 根据库存量和营业消费情况，每周有计划

11、地进行 一次订购。d ）物品米购、米购申请单为了统一管理和发放，除库里没有的东西以 外，各种物品的采购都必须通过物品库。 当库存 量低于正常标准时，物品库保管员要填写物品采 购申请单，并由库房经理签字。如果是厨房用品， 订购数量需大厨审定，采购部根据物品的数量、 质量、价格、发货期等因素，推荐合适的供应商， 填好的表格送到财务总监和总经理处认可批准， 根据批准后的申请单，采购部填写订购单，订购 单按号码顺序发放，并记录备案，订购单一式五 份，并按如下顺序分发：原件（白色）供货商第二联（粉色）购货应付款第三联（蓝色）收货部第四联（绿色）申请部门第五联（黄色）采购部订购单和批准了的申请单起送单财务

12、总监和总经理处作最后审定。e）工程用品的采购工程部要在采购申请单上注明所购零配件， 电线和灯泡等需订购物品的品名采购部要提供 3 个不同供货商的报价，并填写在申请单上，其中 一个价格来自代理商，另外两个来自经销商，然 后送到总经理处批准。申请单批准后，采购部要填写订购单，并与申 请单一起送到财务总监和总经理处报批。f）固定资产的采购所有固定资产项目的申购表先由部门领导审 批签字然后送到计财部检查，申请部门必须写出 购置理由，申购表由财务总监审后送到总经理处 审批，如果某些项目金额超过人民币 2,000元， 还要送董事会财务审批。g）服务合同服务项目（修理和维修），先由工程部写出报 告（备忘录）

13、，在报告中应写明服务的性质，原 因以及服务的规格，申请服务的备忘录送到采购 部以获取3个不同的报价，并填写在备忘录上， 然后再送到总经理处报批，批准后，采购部要填 写采购单，和申请备忘录一起送到计财部和总经 理处最后审批。h）直接米购物品、采购申请单直接采购的物品是库存没有的东西，这样采购 的物品直接从收货部送到申请部门。申请直接采 购，部门领导要从库房保管员那里取采购申请 表，并填写原因，所需数量及其他细节，此表送 采购部，采购部要提供三个不同供货商的价格， 填写好的表格再送到总经理处审查批准，接到批 准的申请表后，采购部要填写采购单，和批准了 的申请表一起送到财务总监和总经理处最后审 批。

14、1、采购单（PR单）流程图如2需天做 PO不需天故PO财务总经2、订购单（PO单）流程图采购L申购10.审批固J财务总以上程序仅限于正常情况下的采购，急购不 经以上程序。采购部工作流程图申领部门采购部采购员返回采购部PRPRPRPR申领部门采购部总办财务PF POPR POPRPR POPR+ PO二、酒店物品采购程序1、酒店物品多属于低值易耗品。例如清洁 剂、洗涤用品、印刷品、棉织品、服务用品、瓷 器和玻璃器皿等。这些均由财务部的库房出具采 购单，采购员根据PR单报出三家供应商的价格， 再选出质量上乘和价格合理的一家。采购经理审 批后，交财务总监和总经理签字后做 PO单。PO 单的签字程序与

15、PO单相同。2、PO单在总经理签字后，方可订货。3、申领部门购杂品时，不足 500元可用现 金支付。4、需外出购物时，填写派车单。5、如某些项目单价金额超过2000元，采购 单需送交业主财务部门批准。6、所购商品在验货时发现问题及时与供应 商联系，办理退换手续。三、工程物品采购程序1、工程物品采购包括低值易耗品和固定资 产。低值易耗品包括机器的零配件、油漆、灯管、 盐、砖瓦灰砂石、五金电料配件、水暖器材、制 冷配件、各专业工具、工程机械和厨房机械配件 等。2、采购员在接到PR单后，寻找三家报价。 PR单和RO单程序相同。3、工程物品购回后交工程指定人员收货并签字。4、所购物品单价金额超过200

16、0元，要申报 业主财务部门批准。四、食品采购程序1、采购员根据食品库提供的市场单由行政 总厨签字后，将价格填在市场单上，然后订货。 到货期限为3天。2、采购员根据酒水库提供的饮料单由财务 成控经理和餐饮部经理签字，将价格填在饮品单 上，食品3天内到货。3、米购员根据各个厨房提供的食品目录表1、2由行政总厨和中方总厨共同签字，采购员 填写报价并在第二天到货。4、所有食品报价提前一星期由采购部、行 政总厨和财务成控签字。5、蔬菜、水果、鲜肉类、鲜禽类每周报价 一次。6、中西餐调料、水产、冻肉类、冻禽类、 酒类、饮料每月报价一次。7、根据酒店临时出现的特殊情况，急活急 办。8所订货物如有问题，及时办

17、理换、退手9、进口洋酒类、烟类必须从国家指定的烟 酒公司购入。附：采购部有关管理表格食品饮料申购单FOOD & BEVERAGE REQUISITION部门SECTION编号NO:日期DATE:品名ITEM规格STANDARD单位UNIT申购数量ORDERQUANTITY质量要求QUALITYREQUIREMENT需到货日期DATE FORRECEIVING经手人F&B MANAGERBAR MANAGERHANDLING BY 酒店HOTEL编号REQUISITION采购申请单PURCHASE日期DATE:FROM:DEPARTMENT至：采购部TO:PURCHASINGO.数量QUANTI

18、TYUNIT库存STOCK项目用途DEPARTMENT 供货单位报价单 P只供采12NDSUPPLIERDESCRIPTIONPURPOSSTQUOTATIONQUOTATIONQUOTATION推 荐 供 货 单 位 SUGGESTED SUPPLIER: 供货单位 SUPPLIERNAME:规 定 送 货 日 期DELIVERYDATEREQUIRED 订货单编号 P.O. NO: 日期 DATE:特 别指示SPECIALINSTRUCTION:部门总监审批：APPROVED 管理层PURCHASINGDEPT.采购部MANAGEMENTFINANCE DEPT.财 务 部采购部经理REQ

19、UESTINGDEPT.申 领 部 门PURCHASING食品目录表1 GROCERY LIST 1日期 DATE 审批 APPROVEDITEM项目品名ON HAND 库存TOORDER定货CO|TITEM项目品名ONHAND库存TOORDER 定货C?|TITEM 项目品名ON HAND 库存TOORDER 定货(BEVERAGE)MINT JELLY薄荷酱(SPICES)HORLICK好立克PEPPER WHITE白胡椒粉LIPTON TEA立顿红茶(SUGAR)PEPPER CORN BLACK黑胡椒粉MILO麦乳精FINE SUGAR白糖POPPY SEEDS粟粉NESCAFE雀巢咖

20、啡ICING SUGAR糖粉PAPRIKA POWDER红粉OVALTINE阿华田MINI PACK糖包CINNAMON POWDER桂皮SANKA COFFEE珊卡ROCK SUGAR冰糖CINNAMON PICKLY ASHT花椒MAXWELL COFFEE麦氏咖啡BAY LEA VE香叶JASMINE TEA茉莉花茶(BAKERY)SPICES POWDER五香粉CARNATION MILK三花奶茶BAKING POWDER烙烤粉BASIL DRIED巴西香草COCONUT DRIED椰蓉DILL雅草(FRUITS)CUSTARD POWDER吉士粉MINT薄荷APPLE, SOLID

21、PACK苹果COCOA POWDER可可粉OREGANO奥里根COCKTAIL OLIVE青橄榄CORN FLOUR粟米粉ROSEMARY迷香FRUIT COCKTAIL杂果CHOCOLATE RICE巧克力米MUSTARD SEED芥末粉HAWTHORN山楂CHOCOLATE DARK黑巧克力THYME谢香草LONGAN龙眼CROQUANT FLAKE爆谷米TARAGON它拉根LYCHEE荔枝COCONUT MILK椰奶ANISED DRIED大料LOQUAT枇杷MILK POWDER奶粉SALTED SOYA BEAN豆豉MARASCHINO GREEN绿樱桃RAISIN DRIED葡萄干

22、MARASCHINO RED红樱桃YEAST DRIED依士WESSON OIL沙律油MANDARIN ORANGE桔子AGAR AGAR琼脂ARAWANA OIL金龙鱼油PEAR HALVES梨MUSTARD美国芥末酱PEANUT OIL花生油PEACHES HALVES黄桃TENDER POWDER松肉粉SESAME OIL香油PRUNE DRIED里枣八、MAYONNAISE蛋黄酱PINEAPPLE RING菠萝GELATINE POWDER鱼胶粉BLACK OLIVE黑水榄VANILLA香草冰淇淋粉RICE THAI泰国米STUFFED OLIVE酿水榄STRAEBERRY草莓冰淇淋粉

23、RICE LOCAL职工用大米CHOCOLATE巧克力冰淇淋粉RICE客用大米(JAMS JELLY)APRICOT杏酱(FLOUR)BLACK CHERRY黑樱桃酱GOLDEN STATE金像粉STRAWBERRY草莓酱ROSE FLOUR富强粉MARMALADE桔子酱WHEAT FLOUR标准粉APRICOT PORTION杏酱(盒)BLACKCHERRY PORTION黑桃 (盒)STRAWBERRY PORTION草莓(盒)MARMALADE PORTION桔子酱(盒)HONEY PORTION蜂蜜(盒)MINT SAUCE薄荷汁第一联：会计组 WHITE -ACCOUNTS日期DAT

24、E第二联：收货组 YELLOW -RECEIVING食品目录表2 GROCERY LIST 2第三联：采购部 PINK - PURCHASING审批 APPROVEDITEM 项目品名ON HAND 库存TO ORDER 定货COST价目ITEM项目品名ON HAND 库存TO ORDER 定货COST价目ITEM 项目品名ON HAND 库存TO ORDER 定货COST价目(CANNED FOOD & VEG)(SAUCE & SEASONING )SWEET SAUCE甜面酱ARTICHOKE WHOLE洋蓟心BEAN CURD DRIED腐竹DUMPLING CURD汤元粉ASPARA

25、GUS SPEAR龙须菜BEAN CURD POWDER豆腐粉FUNGUS BLACK黑木耳ABALONE WHOLE鲍鱼BEAN CURD FERMENTED酱豆腐SUFFRON藏红花BAKED BEANS黄豆BEAN CURD HOT广和豆腐BAMBOO SHOOTS冬笋CHILLISAUCE辣椒沙司(DEIED FOOD)BARLEY玉米CHILLIPOWDER辣椒粉EGG NOODLES鸡蛋面COCKTAIL ONION开胃洋葱CHILLIPASTE辣椒酱FETTACHINI曲通CRABNEAT蟹肉CHILLIOIL辣椒油GREEN NOODLES菠菜面CAPERS水瓜柳CHILLID

26、RIED干辣椒RICE NOODLES白果条CURRY POWDER咖喱粉CHIVES PASTE韭菜花RICE VERMICCELLI米粉DARK PITTED CHERRY黑樱桃FUNGUS银耳FINE VERMICCELLI粉丝ESCARGOT/SNAILS蜗牛FISH MA W鱼肚SPAGHETTINOODLES意大利面条MUSHROOM WHOLE鲜麽GRAIN POWDER GREEN绿豆粉SHARKFINS鱼翅MUSHROOM STRAW草菇HONEY蜂蜜BIRD NEST燕窝MANGO CHUTNEY芒果酱KIKKOMAN SAUCE万字酱油MUSHROOM DRIED香菇SW

27、EET CORN WHOLE玉米粒LOTUS SEED莲子PRAWN CRACKER虾片SWEET CORN CREAM玉米糊LEA & PERRIN李派杯MACORONI通心粉SARDINE IN OIL沙丁鱼MUSTARD COLEMANS牛头芥末粉ROASTED PEANUT花生米SARDINE SAUCE茄汁沙丁鱼MUSTARD FRENCH棕色芥末酱PLASTER POWDER石膏粉PICKLED CUCUMBER酸黄瓜OYSTER SAUCE蚝油TOMATO PASTE番茄酱SEAWEED PURPLE紫菜SALTED VEGETABLE咸菜TUNA FISH金枪鱼PARMESAN

28、 CHEESE司粉SALTED RADDISH香菜心SESAME SAUCE芝麻酱MIXED VEGETABLE八宝菜YOUNG CORN玉米笋SOY SAUCE LIGHT生油SALTED BLACK VEG酱黑菜ANCHOVY银鱼柳SOY SAUCE DARK中国酱油SPICE VEGETABLE辣菜丝APPLE SAUCE苹果酱SEASONING MAGGIE美极鲜SHANGHAISPICY OIL上海辣酱油BEEF BOUILLON牛精SALT FINE盐CARAWAY SEED孜然CHICKEN POWDER鸡精SHRIMP SKIN虾皮HORSERADISH辣根汁SAUERKRAF

29、T泡菜SHRIMP DRIED海米DRIED LENTIL SAUCE连度豆CRANBERRY酸罗果汁SHRIMP SAUCE虾油LOG CABIN SYRUP械糖浆MUSHROOM SPROUT金针菇SODA ASH碱MISO SOUP西京白味晶SODA FINE小苏打U S VINEGAR美国白醋CEREALSTOBASCO SAUCE辣椒汁SOUR VINEGAR醋精ALL-BRAN麦条TOMATO SAUCE香茄沙司CHINA SOY SAUCE老抽CORN FLAKE玉米片TENDON蹄筋HAMBERGER RADISH汉堡酱RICE KRISPIES卜卜米VINEGAR WHITE

30、白醋HOT DOG RADISH热狗酱SHREDDED WHEAT麦丝VINEGAR RICE米醋COOKING WINE料酒WHITE OATS麦片V.E.S.O.P味精每日市场单 1 DAILY MARKETLIST 1日期 DATE 总厨 EXECUTIVE CHEFITEM项目品名O HA 库ND 存TOORDER定货COST价目ITEM项目品名ONHAND库存TOORDER 定货COST价目ITEM 项目品名ON HAND 库存TOORDER 定货COST价目(DALRY)(FRESH VEGETABLE)TURNIP WHITE白萝卜BUTTER黄油ASPARAGUS SPEAR芦

31、笋WATER CRESS西洋菜UNSALTED 小合盐黄油BROCCOLI二采花WINTER MELON冬瓜SALTED小合盐黄油BEAN HOLLAND荷兰豆CABBAGE SMALL小白菜BUTTER WHOLE大块黄油BEAN LONG姜豆BEAN CURD豆腐MARGARLNE麦淇淋BEAN SPROUT豆芽菜BRASSICA油菜UNSALTE BUTTER中国黄油BITTERG . ARD苦瓜BRUSSEL SPROUT莴笋BEETROOT紫菜头EGGS 鸡蛋CELERY芹菜(FRESH FRUIT)EGG PRESERVED松花蛋CARROT胡萝卜APPLE GREEN青苹果EGG

32、 FRESH鸡蛋CUCUMBER黄瓜APPLE RED红苹果EGGSALTED咸鸭蛋CAULIFLOWER菜花APRICOT杏EGGQUAIL鹌鹑蛋CABBAGE WHITE元白菜BANANA香蕉CABBAGE LONG长白菜GRAPES GREEN青葡萄CREAM A VOSET淡忌廉CHIVES韭菜GRAPES DARK紫葡萄CREAM SOUR酸忌廉CHILLIRED红辣椒GRAPEFRUIT西柚CREAM QULP葵忌廉CHILLIGREEN青辣椒LIMES青柠檬FRESH MILK鲜奶EGOPLANT茄子LEMON柠檬TOPPING CREAM甜忌廉FUNGUS VEGETABLE木

33、耳菜LYCHEE荔枝(YOGURT)酸奶GINGER FRESH鲜姜MELON, HONEY DEW哈密瓜PLAIN 纯酸奶GAPLIC蒜MELON WATER西瓜STRAWBERRY酸奶草莓GARLIC SPROUT蒜苗MELON ROCK咖瓜FRUIT酸奶水果LETTUCE生菜ORANGES橙子LEEKS主冃蒜ORANGES MANDARIN桔子COTTAGE CHEESE茅屋芝士PAPSLEY CHNESE香菜PAPAYA木瓜CREAM CHEESE奶油芝士PAPSLEY ENGLISH西芹PINEAPPLES菠萝CRUYERE CHEESE古雅芝士PEPPER RED红柿子椒PEAR梨

34、KRAFT CHEESE克拉芝士PEPPER GREEN青柿子椒PEER CHINESE鸭梨POTATO土豆PEACH桃ICE CREAM冰淇淋PUMKIN南瓜PLUM李子CHOCOLATE巧克力冰淇淋SQUASH节瓜STARFRUIT杨桃STRAWBERRY草莓冰淇淋SPINACH菠菜STRAWBERRY FRESH草莓VA. NILLA香草冰淇淋MUSHROOM FRESH鲜蘑菇KIWI奇异果ONION葱头CHERRY樱桃SHOE STRING土豆条ONION SPRING生葱MANGO芒果SPRING ROLL春卷TOMATO西红柿LONGAN龙眼TOMATO CHERRY樱桃番茄第一联：会计组 WHITE -ACCOUNTS第二联：收货组 YELLO