举办学术会议流程

1、对于会议的会前准备、 会场组织及会后安排等有一些体会， 在此简要介绍以 方便于后来者。一、会前准备1. 拟定会议计划：拟定会议主题、名称、地点、规模等（常常由总会在前 一年 11 月份前后征求各分会意见确定），确定特邀嘉宾（含专题讲座专家）和 赞助商；确定会议日期、日程及议程及预备会议内容（如委员会议、换届选举 会议等）；排出会议作息时间及注意事项；做出会议经费预算和筹资方案； 成立会务组，明确会务分工。2. 发出会议通知：会议征稿 （ 各委员、委员单位、杂志社 ） ；第一轮通知 （告知会议具体时间、地点、学术委员会名单、演讲专家及讲题等）；正式通 知及回执（包括会址、交通、报道和接站时间、回

2、执时间、住宿要求、返程票预 订、是否大会发言、会议壁报准备等等）。3. 准备会议材料：会议审稿，确定大会发言名单；编辑出版论文集（包 括投稿论文、讲座论文、会议日程、赞助商致谢、广告等；确定开幕式议程、 开幕词或致词稿代拟稿；编印会议指南（包括会议日程、代表须知等）；准 备会议纪要和通讯录。4. 准备会议标识：代表证；会场背景幕布、会标（宾馆门口）、指引标 志（会议和就餐）、海报、会议日程（报到处）等；参展商的展览布置（宣传 标语、广告牌、充气拱门等）；壁报。5. 安排会议生活：预定交通工具；预订宾馆，安排住宿、餐饮、会场； 联系安排参观、访问、旅游活动；确定财务、接待、保卫人员；安排茶歇 和

3、娱乐活动。6. 选定布置会场：排定会议座次；布置环境；检查并配置电化设备；展台安排。二、会议接待1. 会议报到：接站；填写报到单；分发会议材料，安排住宿；收取 代表费用；通知有关事项。2. 会场组织：检查会议设备；接待嘉宾；保证会议主持人、发言人到 位；调动与会者提问和讨论；会议记录；评选优秀论文或优秀壁报3. 会议生活服务：及时定购代表回程票；印刷并分发会议代表通讯录； 检查住房设施；征求膳食意见；保证参观、访问及娱乐活动顺利进行。三、会后安排1. 整理会议文件：整理会议记录；形成会议决定（简报、纪要）；写 总结向上级汇报情况或发布；将会议材料分类、立卷、归档；向总会和情报 信息单位提交论文

4、集。2. 送别会议代表：分发回程票；结清会议费用；根据返程时间安排车 辆；发放会议学分、照片和通讯录。3. 会后工作：结算会议开支费用；归还会议所借物品。 召开学术会议最重要的环节是征集论文，这是学术会议水平和质量的基本保 障。学术论文的征集通知应至少在开会前 6 个月或更早一些时间发出。 国际会议 一般要在 12 个月之前发送通知。通知中要写清楚学术会议的目的意义、会议主 题、论文议题、论文选录标准、论文报送时间、论文格式体例，以及开会时间、 地点等内容， 以便投稿和确定参会否。 同时还要根据会议需要， 选定一些专家或 学者进行专题讲座。学术会议的主体是与会代表， 组织好代表是开好会议最重要

5、的环节。 我们的会 议一般规范较小（因为会议频繁），参会代表并不仅仅局限在入选论文的作者， 也可通过厂家或公司特邀一些专业人员参会， 尽量保证会场人员。 特别是会议选 择在风景区，往往开幕式人数不少，闭幕式则寥寥无几，成为典型的虎头蛇尾。学术会议的顺利召开， 往往取决于一些必不可少细节方面的充分准备。 如会议 地点应尽量选择环境较好， 交通便利，接待能力较强或与会议研讨内容相关的地 区，最好在当地有依托单位。会场的布置，包括主席台的设置、横幅标语、背景 幕布、桌签的摆放、投影设备的安装使用、茶水服务、位置安排等，一定要安排 周到。另外，经过充分准备的学术会议，一定要按期召开。会议期间应当就讨论 的主题进行广泛深入的研讨。 学术会议要安排紧凑， 紧扣主题， 对会上所作的大 会报告和宣读的主要论文， 要围绕重点议题认真组织评议， 通过讨论力求解决一 些理论问题和实际问题。要贯彻“双百”方针，倡导学术民主，提倡各种不同学 术观点的碰撞，对与会者应一视同仁，努力营造学术自由、平等的气氛。要注意 发现和选拔优秀人才， 参加学术会议的资深专家要注意发现优秀的青年人才， 并 向有关部门进行举荐， 使优秀人才更好地成长。 学术会议期间， 除进行学术讨论 外，还要根据情况，组织专家针对科学发展问题（如诊疗规范、共识等）提出意 见和建议。