应用Word排版的经验技巧

1、应用Word排版的经验技巧 95 编 辑 学 报 ACTA EDITOLOGICA 2021-12 23(Sup.1) 应用Word排版的阅历技巧 王华菊 陈 竹 金 丹 李 洁 (中国工程物理讨论院，621900，四川绵阳) 摘 要 结合应用Word对科技期刊论文进行排版的实践工作阅历，重点介绍了版式设置、分栏、表格、图片、公式、发排、快捷键的用法等的排版技巧。娴熟运用Word完全可以排出复合期刊出版要求的版面。 关键词 Word排版；科技期刊；排版技巧 Skills and experiences of typesetting in microsoft word/ WANG Huajv,

2、CHEN Zhu, JIN Dan, LI Jie 名目和索引2。 2 分栏 科技期刊一般采纳双栏排。假如一篇文章中图、表较多，将整篇文档一次性分为2栏，简单消失文字错乱，图、表位置混乱等问题。我们以需要通栏排版的图、表为界将一篇文档分为几部分，再分别将每一部分分为2栏。 分栏后如发觉文字错乱，可将错乱部分复原到通栏的状态，然后将消失混乱处的文字间的空格全部删除（包括段落间的空格），合为一段，在分为2栏后，需分段处理再进行分段。 目前许多期刊用法方正排版软件，但由于方正排版软件面对中文电子出版系统的局限性，用法范围仅限于专业的期刊社。而微软公司的办公自动化软件Word具有所见即所得、图文混排、

3、简洁易学、操作界面友好、智能化程度高等特点，得到了广泛的用法。Word可挺直利用供应的电子文稿，表格、公式、图片的排版工作量大大削减，降低了错误率，能够实现期刊的编排校一体化。同时Word可便利网上审稿、便利校样，排好的Word文档可转换为PDF文件，工程材料从2021年第2期便利期刊的网络化1-6。 开头用法Word排版，经过7年的排版实践，本文就在用法Word排版过程中的实际排版阅历及排版技巧进行介绍。 3 表格 科技期刊中的表格根据编排规范的要求应排为三线表，顶线和底线宜选为1磅，中间线稍细一些，选为0.5磅。单元格的高度固定，本刊为0.53磅，单元格的宽度随内容而定，字数较多的可排为2

4、行或多行。因排版需要，有时可将单元格的左右边距设为0磅，便可容纳更多的内容。 表格中通常要求小数点对齐，可在“视图”菜单中调出“标尺”，然后在标尺上双击鼠标左键，弹出“制表位”对话框，在“对齐方式”中选择“小数点对齐选项”；确定后在标尺上消失一个T型的“小数点对齐制表符”，拖动到选定位置后单元格内数字就会以此标准按小数点对齐方式排列3。 1 版式设置 排版时，首先应根据刊物要求进行版式设置。打开“文件”菜单中的“页面设置”指令，在“页边距”选项中，可以设定上、下、左、右空白边界，在“文档网格”选项中设定每页的行数及每行的字数。假如盼望双栏排后每行22个字符，栏间距为2个字符，那么在“版式”设置

5、中应将每行字符数设为46，以上设置肯定要应用于整篇文档。 排版有时候会发觉文中的某些段落的行距比正常值小，这是段落设置的问题。打开“格式”菜单中的“段落”指令，将“假如定义了文档网格，则自动对齐网格”按钮选中，行距就会正常。 论文的题名、单位、中英文 96 编 辑 学 报 增刊1 线条更加清楚、美观。图1中左图就是供应的原 图，右图是经过调整并采纳文本框重新植入文字的图。 图1 图片排版示例1 若想更改原图上的图注、文字、线条等，可分为两种状况。对可以取消组合的图片，先将图片取消组合，转换为Mircrosoft office图形，然后点击图中需要修改的线条或文本框，再点击鼠标右键，便可修改线条

6、的颜色、尺寸，修改文本框的字体、字号，还可以删除不需要的线条及文本框。图2是采纳取消组合的方法的排版实例。对原图先取消组合，去除了底纹、更改了标值、将图注移动至图片中等等。对不能取消组合的图片，可先用剪裁工具将需要更改的文字部分进行剪裁，对无法剪裁的，可以用绘图工具中的文本 框、矩形框等进行掩盖，然后再用文本框重新植入文字。最终需要将图片及各图形框、文本框组合在一起。为避开图和图题分别，图题也应当用文本框来制作，最终将它们全部组合在一起。 在排版中我们将图片的版式设置为“浮于文字上方”，这样需要在哪里插入图片，就在那里插入空行，将图片放到所留空白处。还有的供应的图片无法移动，也无法进行版式设置

7、，这时可将图片放入到一个图文框中，再对图文框进行版式设置，便可对图片 进行移动等操作。 a 原图 b 排版后的图 图2 图片排版示例2 增刊1 王华菊等：应用Word排版的阅历技巧 97 5 公式 用word排公式直观、便利，公式基本上可挺直利用的原稿。样式菜单中供应了“数学、文字、函数、变量、希腊字母”等几种内置样式，可依据需要敏捷运用。若供应的样式不能满足需要，可以单击“样式”菜单中的“其它”指令，在打开的“其他样式”对话框中选择“公式编辑器”样式中没有的字体和字符格式。在尺寸菜单中，可定义公式尺寸，包括“标准、下标/上标、次下标/上标、符号、次符号”。本刊正文采纳5号宋体，而应用word

8、的公式编辑器对公式进行编辑之后，公式的字号大于5号，因此可在将公式的尺寸定义为11磅，这样排出来的公式的字号就基本与5号字一样大了。 对公式的排版要求是公式居中，编号居右。以前我们实行先把公式和编号居右，再通过空格实现公式居中，这样当公式内容转变、长度改变时，还需增减空格。而用法制表符+Tab键不但可使编号居右、公式居中，而且公式或编号的长度改变时，公式始终在页面中间，编号始终在行末。具体方法如下：录入公式及编号，调整公式行距，点击左上角工具栏制表符， 切换到居中式，鼠标在水平标尺中间位置点一下，放置了一个居中制表符，同样的方法在行末放置一个右对齐制表符，公式左侧按一次【Tab】键，公式到达居

9、中位置，编号左侧按一次【Tab】键，编号到达右对齐位置。 用“微移”指令可精确调整公式的版式。选定公式中要重新定位的部分，用箭头键微移所选项目，按“Ctrl+向上、下、左、右键”便可移动选定项目。在公式中若想输入空格，可按住“Ctrl”及“Shift”键，同时敲击空格键。 6 发排 排好的Word文档，在其它机器上或用法别的word版本时，有时会消失跑版现象。为解决这个问题，本刊通过将Word文档转换为PDF文档来发排。利用Adobe Acrobat软件可将Word文件转换为PDF文件。安装Acrobat后，打印机增加了一个选项：Acrobat Distiller，选择文件打印，在打印机名称菜

10、单中选取“Acrobat Distiller”，然后选择确定（图3）。这时便会消失“Save PDF File As”窗口（图4），选择合适的文件命名，按“保存”按钮后，PDF文件已经生成4。 图3 打印窗口 图4 PDF文件保存窗口 7 快捷键 在排版中常常用法的字符，等等，可将其设置为快捷键，削减查找时间，加快排版速度。 1 张明军, 左成元, 孙华平, 等科技期刊编排校一体化探究 J. 编辑学报, 2021, 18(sup.): 29-30 2 陈晓峰. Word排版在科技期刊数字出版中的应用及优势分 析J. 长江高校学报, 2021, 33(4): 133-134 3 胡海霞. 相对方正选择word排版的四大理由J. 中国科技 期刊讨论, 2021, 179(3): 433-435 4 林其水. Word排版有用技巧J. 印刷技术, 2021, 13(34): 30-31 5 张慧萍. 用法Word轻松编排学位论文J