部门职责手册

1、职能部门一、 通 用职能1. 制度建设1) 本部门和本专业流程与相关管理制度的建设和完善。2) 负责培训本部门员工相关流程与制度， 确保员工理解和遵守公司与部门规章制度。3) 根据业务发展或当前突出的问题， 制定创新课题， 不断进行部门业务与管理的创新。2. 部门计划、预算及总结1) 根据公司战略规划，组织制定部门年度、季度和月度计划与预算，并负责计划与预算的分解、实 施、控制。2) 总结部门计划预算的完成情况，并对部门的各项工作进行总结。3. 部门日常管理1) 专业能力建设：本部门专业能力的培训、交流和总结2) 制定部门员工绩效考核指标与目标， 辅导、考核员工， 并收集、上报要提供的绩效数据

2、。3) 完成本部门职位说明书的修订、完善工作。4) 完成本部门各类统计报表的编制、汇总及上报工作。5) 负责部门设施、设备及办公用品的日常维护、管理工作。4. 知识管理1) 根据本部门业务工作开展过程中出现的出现的重大失误或杰出的贡献编辑工作案例，进行知识管 理。2) 总结本部门先进、科学的管理经验或方法供其它部门学习或分享。3) 整理、管理本部门文件档案工作。5、文化管理1) 根据公司企业文化建设的需要， 负责本部门员工职业价值观、 职业行为的管理和引导；2) 负责本部门文化的建立及宣贯；3) 负责本部门团队士气的保持。、专业职能人事行政部职能1. 人力资源规划1) 组织开发、编制、修订、完

3、善员工职能线各项管理制度，对制度的执行实施定期和不定期的检查 和评估分析。2) 负责公司制定公司人力资源战略规划，并组织实施。3) 负责每年度的人力资源需求预测，并制定相关解决方案，并组织实施。2. 组织管理1) 结合业务流程， 理清各级组织工作界面， 明确管理层级、 功能定位和职责权限。2) 实施组织运行的正常维护与监控， 根据需要， 提出组织运行诊断和评估报告。3) 根据公司规划，提出组织架构设置与岗位设置方案，协同各中心确定各部门人员编制方案，提出 人员配置方案。4) 组织公司岗位说明书的维护工作。3. 人员招聘与晋升1) 拟定招聘策略， 制定招聘计划和组织招聘及录用考核工作， 满足公司

4、对人力资源的需求。2) 办理公司所有人员的任免手续。3) 拟订优秀员工职业生涯规划，选拔、培养后备人才。4) 进行任职资格管理，实现人力资源与岗位的高度匹配，提升岗位价值。4. 培训管理(二) 建立公司培训体系，建立公司内外部培训资源库和培训课程体系。三) 起草、审批公司年度培训计划并实施。四) 负责公司培训的日常管理工作。五) 评价培训效果和督促各部门的内部培训工作。5. 绩效管理1) 负责公司绩效管理体系建设， 确保绩效管理体系有效支撑战略目标与年度经营目标的实现。2) 根据公司经营目标，组织制定公司绩效考核方案，培训、指导各部门内部绩效考核方案，并实施 绩效考评。3) 汇总、处理考核结果

5、， 提出考评奖惩建议， 督促各部门根据考核结果改进绩效。4) 执行公司奖惩、晋升制度，保证各项激励措施能及时、合理实施。6. 员工薪酬福利管理1) 负责公司薪酬福利体系建设，以有效激励员工、保证公司战略目标的实现。2) 负责薪酬总额的预算、控制与员工工资的结算。3) 负责员工养老、医疗、失业、生育、财产、人身安全、住房公积金等各类保险的办理和费用扣缴， 及其与工资、保险等凭证相关的汇总保管工作。7. 员工关系管理1) 负责员工劳动合同管理，管理公司人员的劳动关系。2) 负责员工入职、转正、调岗、调薪、离职等日常人事异动手续的办理。3) 负责员工信息维护。4) 负责员工入职、离职面谈、入职跟踪。

6、5) 负责员工入职后工作指导人的确定和协调。6) 完善员工沟通制度，拓展沟通管道，建立内部良好的沟通氛围。7) 了解和掌握员工的思想动态，组织员工满意度调查并汇总分析，采取措施，稳定员工队伍。8) 负责调解和处理员工提出的申诉意见与劳资纠纷。8. 企业文化建设1) 根据公司经营战略，编制企业文化建设规划，并组织实施。2) 负责提炼、建立、维护公司的理念文化、行为文化，编制员工手册。9. 公文管理1) 负责公司文件材料的审核办理，公司年度计划、总结等各种综合材料的草拟，公司对外和上报材 料的修改、把关。2) 负责公司级文件(主要指公文、数据、信息等)流转；沟通内部联系，保证上情下达和下情上报；

7、将领导批示件下发并留存。3) 对公司形成的各种文件、 合同、 协议、函、会议纪要等正式文件的书写规范化进行审查。10. 行政管理1) 负责公司级别的行政会议安排和来访接待工作。2) 负责公司行政类制度的编写，发布及监督实施。3) 负责组织编制年、季、月度行政后勤、工作计划。本着合理节约的原则，编制年、季、月度后勤用款计划，搞好行政后勤决算工作，并组织计划的实施和检查。11. 总务后勤管理1) 负责办公区域环境、卫生工作管理制度拟订、检查、监督、控制和执行。2) 负责做好公司经营用水、 电管理工作。 加强用水、 电费用核算， 及时交纳水、 电费。3) 负责员工就餐饮水的卫生管理工作。定期地询问公

8、司员工对就餐质与量的要求，以确保员工就餐的安全及饮用水的及时供应。4) 负责公司的报纸、刊物征订及发放工作。5) 公司行政用车的派车、车辆保养、年检等管理工作。12. 外联宣传1) 和区、市级政府人员联系沟通，更好的完成各类项目的申报及跟踪。2) 公司资质及荣誉的申请。3) 作为公司与法律顾问联系沟通的牵线人， 有计划性、 规范性的解决公司各类法务问题。13. 员工出国及客人来访邀请函1) 订票(机票、车票)及住宿安排。2) 签证、邀请函、护照等的办理。14. 非经营性固定资产管理1) 负责公司非经营性固定资产(如办公场所、车辆、办公设备等)管理工作，建立固定资产台帐。2) 负责公司非经营性固

9、定资产的发放与使用管理工作。3) 负责公司非经营性固定资产 (计算机类除外) 的日常维修、 维护的相关落实工作。财务部工作职能1. 会计核算和报表1) 负责制定公司财务、会计核算管理制度。建立健全公司财务管理、会计核算、稽核审计等有关制 度，督促、各项制度的实施和执行。2) 定期编制年、季、月度各类财务会计报表，搞好年度会计决算工作。3) 负责 固定资产 的管理。会同各部门办理固定资产的购建、转移、报废等财务审核手续，正确计提 折旧，定期组织盘点，做到账、卡、物三相符。4) 负责公司资金的收付，办理现金收支和银行结算业务。及时登记现金和银行存款日记账，保管库 存现金，保管好有关印章、空白收据、

10、空白支票。5) 根据国家规定按时开具发票，及时上交税款。6) 负责监管仓库等部门，定期对仓库物资组织清查盘点，做到账卡物相符。监管存放在供应商的产 品，定期与采购人员进行核对，确保物资数量相符。7) 督促业务部门清理库存产品，盘活资金。组织季度库存处理行动，与业务等各部门确定促销方案 或其他解决方案，经公司审批后，进行处理。8) 负责对公司低值易耗品盘点核对。会同有关部门做好盘点清查工作，并提出日常采购、领用、保 管等工作建议和要求，杜绝浪费。9) 负责配合公司外部财务审计及税务审计工作。10) 根据有关规定负责会计档案的管理工作。11) 完成对外统计报表工作。12) 依据公司的实际情况进行税

11、收筹划工作。13) 负责完成出口产品退税、核销管理工作。2. 财务管理和控制1) 制订或配合制订与公司各项内控管理制度。2) 负责组织内部核算工作，完成内部核算，并形成管理报表。3) 组织编制公司经营预算，定期检查、监督、考核计划的执行情况，结合经营实际，及时调整和控 制预算的实施。4) 负责编写财务分析及经济活动分析报告。会同有关部门，组织经济行动分析会，总结经验，找出 经营活动中产生的问题，提出改进意见和建议。同时，提出经济报警和风险控制措施，预测公司 经营发展方向。5) 根据公司的组织架构和考核方案，进行各部门考核数据的提供。6) 根据公司需要参加经营会议，参与经营决策。7) 分解资金占

12、用额，合理地有计划地调度占用资金。8) 对采购合同进行审核，控制帐期和其他付款相关的条款。9) 对销售合同价格，根据公司定价原则进行审核。10) 每月完成工作核算及工资发放。3. 财务运作职能1) 根据公司的战略目标，测算资金需求及计划资金的筹措方式。2) 对公司的投资方案进行测算，完成方案可行性分析。3) 对公司的资金进行投资理财，保证资金的合理升值。4) 监控公司重大投资项目在预算范围内进行并在控制之中。国际业务部工作职能1. 市场分析及政策收集1) 收集国内、外相关政府部门的法律法规及外贸相关政策，密切关注其变化。掌握行业发展的新动 态， 准确领悟、传达。2) 分析公司产品销售区域、市场

13、占有率、客户采购量等销售数据，为公司战略规划提供信息，并参 与制定公司中远期规划。3) 负责组织收集、整理、归纳国内、外相关市场行情(包括新产品、替代品、客源、价格等信息资 料)，提出分析报告，制定不同阶段的营销策略。4) 组织并参加各类展会， 提出并执行参展方案， 增加公司知名度， 开发新客户。2. 外贸市场的维护与开发1) 积极推进 TRUEMAX品 牌建设和维护， 提升公司在国内外市场的影响力和知名度。2) 积极维护和服务好老客户， 稳定老客户的定单量并努力扩大其销售额， 开发老客户的新产品销售。3) 积极开拓公司产品的新客户、新市场，提高市场占有率。4) 积极配合开发新产品，并对新产品

14、的推广完成市场分析及推广方案，拓展公司产品系列，增加市 场竞争力及市场应变能力。5) 负责按不低于公司规定的产品销售价格进行销售，尽量降低成本，加强风险控制，争取公司利益 最大化。6) 编制年度销售计划，经批准后执行，按时完成销售业绩。销售合同管理)负责拟定销售合同，重点把握收款方式，避免收汇风险，与客户进行合同谈判并签署。)负责合同条款的审核，并按合同规定的收款、发货、质保等条款执行及监控。)与采购、单证、财务部门的协调与沟通。渠道建设及代理商管理)负责培养老客户，选择优质客户，发展代理商，建立销售渠道。)负责代理协议的拟定，与客户签署合同及审核、控制协议履行过程中的各项事宜。)维护代理商，

15、保证年度代理商业绩的完成。定期让代理商提供销售报表，进行销售分析。客户服务1) 建立客户档案，提供售后部门不定期进行客户回访，对客户使用产品后的回馈意见和其他需求进 行分析，挑选有价值的信息，开展深度合作及顾问式销售。2) 处理与本部门工作有关的客户投诉，做好记录，对于共同问题，组织进行案例分析，避免相同的 情况再次发生。3) 负责来访客户的行程及接待安排，加深客户对公司的认识程度及认可程度。4) 负责客户的售后服务，收集客户提出的投诉及问题，与各相关部门沟通，妥善解决客户的问题。客户回访1) 整理客户信息及资料，完善客户购买记录。2) 不定期对客户进行回访，了解产品使用情况及跟进客户的进一步

16、购买需求，筛选有用信息，提供 业务部门，进行老客户的新业务开发。3) 定期进行满意度调查，并将情况汇总后，提供公司管理团队决策用。客户投诉1) 接听服务热线及接受客户邮件，受理客户投诉，并做好记录。3.1234.1235.1.2.反馈，跟踪，处理解决。2) 分析客户投诉的问题，分别反馈给相关部门要求提出整改意见，并督促部门按时按约定的方式落 实，并与客户进行有效沟通。3) 分析客户投诉中重要及共性的问题，定期召开专题例会，分享案例，或对疑难问题的解决方案进 一步探讨。国内业务部工作职能1. 国内市场及产品分析1) 负责国内市场及产品的调研，进行产品选型及销售通路建立，提出国内销售开展的可行性方

17、案及 计划。2) 制定产品的国内销售价格策略、营销策略，经批准后实施。2. 业务开发及产品销售1) 提出目标客户名单， 与目标客户的接触和沟通， 开发新客户， 建立业务联系。2) 签订产品销售合同，监督合同的履行，按时回款，注意合同的风险控制。3) 编制年度销售计划，经批准后执行，按时完成销售业绩。3. 客户服务1) 建立客户档案，进行售前、售中、售后的客户服务，不定期进行客户回访，与客户保持良好的沟 通。2) 负责来访客户的行程及接待安排，加深客户对公司的认识程度及认可程度。单证部工作职能1. 进出口业务的询价，报价，订舱1) 向船公司，航空公司货代询海运费价格，并报合适价格给业务部。2)

18、按公司制度确认海运费空运费后，选择合适的订舱。2. 进出口业务的制单1) 负责制作正确的报关单据。2) .负责制作正确的议付单据。3) .按客户及公司规章制度审核信用证，通知业务员改证。4) 负责跟踪所有货物到货情况并及时通知业务员与客户。5) 负责整票单证进行过程中所有相关的单证信息的收集，6) 所有单证业务登记整理，月底出报表，进行分析。3. 快件寄送1) 负责公司所有国际快件的询价，议价，报价。2) 负责公司所有国际快件的安全寄送，并登记整理，月底出报表。4. 国际，国内物流商的供应管理1) 负责国际、国内物流供应商的选择跟踪维护。2) 建立与国际、国内物流供应商的健康关系。3) 对物流

19、供应商的评估，淘汰与更新。4)流供应商签定货运协议，保证我司出货安全。5. 行业内新政策新情况的了解及应对1) 负责收集反馈行业内的新政策。2) 评估新政策带来的变化，影响。3) 对新政策带来的变化提出合理建议。6. 出货安全、收汇安全1) 确保按公司规章制度对货物采取一定的置留，发货权。 (保证出货安全) 。2) 确保按公司规章制度对报关 / 清关单据采取一定的置留， 寄单权。(保证收汇安全)3) 负责信用保险的投保，与客户资信查询。4) 负责国内、国际运输阶段保险事宜。7. 做好与采购部、业务部、财务部的沟通衔接工作1) 按时及时沟通反馈信息。2) 对相关缺少的信息及时催要。品牌推广部工作

20、职能1. 品牌策划1) 通过对公司产品的市场调研， 提炼产品的差异性， 提出产品推广的重点及亮点。2)对产品推广进行策划，提出并实施推广方案，使品牌具有竞争力。3 ）通过各种方法，对品牌进行保护，落实保护措施。2广告、展会策划及实施1 ）组织业务部门制定年度广告投放方案，明确投放重点及效果预测，并实施广告合同的签订。2 ）组织业务部门制定年度参加展会的方案，明确展会的突出重点，及主打产品，完成报名手续及展 位预订。3 ）策划广告促销礼品及客户礼品。4 ）组织展会的现场布置方案及展品跟进， 确保展会的顺利进行， 达到预期的参展目的。3广告宣传品设计1 ）完成公司产品宣传册、标识、宣传用品、旗帜等

21、广宣品的设计，体现公司统一的风格，合理使用 VI ，保证形象的统一及达到宣传的目的。2 ）选择合适的材料制作各类广宣品，使设计方案得到较好的体现。3 ）协助进行网站的平面设计，对于上传网站的图片进行修缮。4 ）配合业务部门进行来访客户、公司活动、产品照片的收集、汇总及整理。4电子商务的管理1 ）对各类 B2B 商务平台进行维护，保证公司产品的排名及优先顺序，利于客户对公司的搜询。2 ）负责公司网站的推广，使公司在各种搜索引擎具有排名的优势。3 ）统计、分析各种询盘数据，不断进行优化。采购部工作职能1公司中远期战略制定及供应商战略制定1） 通过对供方市场的调查，提出新产品开发方向，参与营销策略的

22、制定。2） 分析公司供应商的价格优势，参与销售部门主打产品的选型。3）与优质的供应商建立长期合作的战略关系。2. 供应商开发及评估1） 编写供应商名录，对供应商合作过程中的交货期、合格率等进行记录，做为供应商评估的依据。2） 制定年度供应商开发计划，签订采购总合同（协议） ，规范帐期、质保及相关条款，为现金流管理10及风险控制提供保障。3) 针对供应商的弱点，向供应商提出改善建议，培养供应商符合公司的要求。4) 每年度对主要供应商进行供应商评估活动。3. 采购管理1) 按公司规定的流程，进行采购产品的比价，合同评审及签订，按期交货、质量检验等作业。2) 进行公司产品主要材料的市场动向， 分析产品成本构成， 预测产品采购价格。3) 编制采购报表，运用数据管理，监控采购过程，分析、解决问题。4) 对客户有关产品质量的投诉，与供应商进行沟通，妥善处理。5) 建立采购台帐，进行各项数据的统计、整理，编制采购报表。6) 研究产品采购的规律，与业务部门一起，确定经济批量，降低采购成本的同时，提高库存周转率。质检部工作职能1质量管理1) 负责采购产品的品质，对于有国家标准的按国家标准，没有国家标准的，结合合同中对产品的品 质及出货要求制定标准，并告知供应商。2)