专题2：采购组织及岗位认知

1、1采购管理实务专题2：采购组织与岗位认知目 录2u采购组织功能u采购组织形式u采购部门职责u采购组织构建采购管理组织u采购角色认知u采购人员职责u采购人员素质u采购人员观念u采购人员选拔u采购人员培训采购人员素质任务1 采购管理组织采购采购采购管理组织采购管理组织为了完成企业的采购任务，实现保证生产经营活动顺利进行，由采购人员按照一定的规则，组建的一种采购团队。采购管理组织采购管理组织凝聚功能协调功能制约功能激励功能采购管理组织功能明确采购目标及任务良好的人际关系与群体意识采购组织中领导的导向作用 一是组织内部的纵向、横向关系的协调，使之密切协作，和谐一致二是依据采购环境的变化，调整采购策略，

2、以提高对市场环境变化的适应能力和应变能力。采购组织是由一定的采购人员构成的，每一成员承担的职能，有相应的权利、义务和责任，通过这种权利、义务、责任组成的结构系统，对组织的每一成员的行为都有制约作用。采购组织的激励功能是指在一个有效的采购组织中，应该创造一种良好的环境，充分激励每一个采购人员的积极性、创造性和主动性。任务1 采购管理组织组织功能组织机构形式分权式混合式跨职能式集权式任务1 采购管理组织类型1、分权式采购组织、分权式采购组织下面组织结构适合哪些企业？任务1 采购管理组织类型1、分权式采购组织、分权式采购组织 紧急采购时可争取实效； 有利于地区性物资的采购； 采购手续简便，过程较短。

3、 优点优点 缺点缺点 权利分散，无法获得价格折扣，难以培养专业人才； 对供应商的政策可能不一致，会造成不同的采购条件的情况； 决策层面低，易产生暗箱操作； 作业分散、手续重复，致使成本增加。任务1 采购管理组织类型1、分权式采购组织、分权式采购组织 小批量采购； 采购价格较低； 市场资源有保证； 距离总部较远（如异国异地供应）； 研发实验物品的采购。分权式采购组织适用条件任务1 采购管理组织类型1、分权式采购组织、分权式采购组织【情景案例情景案例】超市生鲜食品采购管理超市生鲜食品采购管理与一般超市商品相比，生鲜食品保质期短，易变质、易腐败，其商品损耗大大高于其他商品。由于生鲜食品保质期短，有的

4、仅1+2天，再加上许多超市未形成规模经营，这使得生鲜食品的采购半径缩短，使得许多超市，特别是跨地区经营的超市门店自行采购商品。这种分权式的采购组织，由门店自行采购，它多适用于门店之间分布较广的连锁企业，并且它适宜于保质期相对较短的生鲜食品，如蔬菜中的叶菜，鲜活水产等等。任务1 采购管理组织类型1、分权式采购组织、分权式采购组织连锁企业分权采购优缺点优点：这种组织常见于连锁刚形成时，将采购权委托各店自己负责，可精简人力。采购组织具有相当弹性，较具市场竞争力。价格由各分店自定，机动性强，有较大的经营主导权。较能符合消费者的需求。缺点：较难发挥大量采购、以量制价的功能，利润很难控制，容易产生各自为政

5、的弊端，无法塑造连锁超市统一的企业形象。任务1 采购管理组织类型2、集权式采购组织、集权式采购组织集权式采购组织是指对所有生产或经营的物料、商品集中进行采购与供应。任务1 采购管理组织类型2、集权式采购组织、集权式采购组织减少作业费用，获得价格折扣、运输等方面的多种优惠，形成规模效益，降低采购和物料成本；采购功能集中，便于人员分工、提高效率，培养专业人才；易于稳定与供应商的关系，实现成效最佳的长期合作；公开采购、集体决策、阳光操作，可有效防止腐败；便于实现采购程序标准化，减少分散采购的重复作业。集权式采购优点集权式采购优点任务1 采购管理组织类型2、集权式采购组织、集权式采购组织集权式采购缺点

6、集权式采购缺点手续较多，过程较长专业性强，责任重大任务1 采购管理组织类型2、集权式采购组织、集权式采购组织集权式采购适用条件集权式采购适用条件大宗和批量物品的采购价格较高的物品关键的零部件保密性强的物品易出现问题的物品定期采购的物品连锁经营、特殊经营物品。任务1 采购管理组织类型2、集权式采购组织、集权式采购组织【情景案例情景案例】中国港中旅集中采购构筑成本领先优势中国港中旅集中采购构筑成本领先优势为了及早应对市场变化，调整产品结构，中旅总社召集台湾供货商进行第二次集中采购。在酒店领域，公司实行中央采购、中央控制下的区域采购和开业采购三种模式相结合。从布草、洗浴用品等大宗物资做起，逐步扩大集

7、中采购种类；提高采购集中度，从以前各酒店自行分散、任意选择供货商，现转变为在供货商网络内选择供货商；从以前各地区酒店自行采购，提升为板块公司集中招标采购为主。目前中央采购的产品种类达到了24大类约4500个品种，比2009增加了22大类产品。集团从2010年开始已经将集中采购指标列入年度经营业绩考核，2012年集团要求中央采购占总采购比率较2011年增长30%。随着中央采购产品项目的不断扩大，中央采购签约供货商也不断增加，公司坚持供货商的筛选原则，尽可能与行业内的知名企业合作建立战略合作关系，提升供货商层级，降低采购成本。任务1 采购管理组织类型连锁企业集中采购组织连锁企业集中采购组织采购权集

8、中在总部，并设立专职采购部门来负责，采购权不下授，商品的导入、淘汰；价格制定、升降；促销活动的规划、实施等完全由总部控制；卖场只负责商品陈列、库存管理及销售的实施和信息的反馈工作，对商品采购无决定权，但有建议权。 任务1 采购管理组织类型2、集权式采购组织、集权式采购组织2、集权式采购组织、集权式采购组织连锁企业集中采购组织优缺点：连锁企业集中采购组织优缺点：优点：超市各分店不负责采购，可专心致力于营业。 可发挥集中议价功能。 价格形象一致。 利润控制较佳。 活动易于规划。 易掌握源。缺点：弹性小、有时较难满足消费者的需求。 营业人员与商品采购人员易对立。任务1 采购管理组织类型百货企业集中采

9、购组织系统 董事长董事长总经理总经理 稽核科稽核科 总经理室总经理室营业部营业部开发处开发处人事部人事部商品部商品部人人事事科科培培训训部部采采购购一一科科采采购购二二科科外外贸贸科科家家电电科科开开发发一一部部开开发发二二部部总总务务部部部部企企划划营营业业部部财财务务处处任务1 采购管理组织类型集中采购延伸联合采购自愿连锁的采购组织 单店超市为抗衡连锁超市而产生的。它由批发商发起，批发商与众多单店超市形成自愿连锁组织。组织成员联合向指定批发商进货，批发商统一向生产厂商进货，积少成多，形成批量，也可取得一定的价格优势。联合采购组织 在国内尚不盛行，目前只在几个大集团内实施，而在国外，类似加盟

10、方式的采购却很常见。 任务1 采购管理组织类型 连锁连锁企业联合采购组织企业联合采购组织架构图架构图 联合采购A公司B公司C公司D公司运营部 A公司管理部企划部开发部商品部采购部优点：采购量大、进货条件优越；人手充足，市场资料收集充分；联合体可享受较大的折扣利益；可以节省运费。缺点：组织复杂、运作协调较易； 采购线拉长，效率较低。卖场的意见较不被重视。任务1 采购管理组织类型3、混合式采购组织、混合式采购组织在混合式采购组织中总公司设有采购部门，所属工厂也分设采购部门。除政策性、技术性采购、大量采购或向国外采购等仍由总公司统筹采购外，其他的零星采购、地区性或紧急采购，则可由分权式采购部门自行办

11、理。任务1 采购管理组织类型4、跨职能型采购小组、跨职能型采购小组采购小组采购小组任务1 采购管理组织类型任务1 采购管理组织类型采购总部采购部门职 责任务1 采购管理组织（三）部门职责1、采购总部职责、采购总部职责（1）组织与工作职责的制定。（2）商品结构的制定（大组、小组、商品群、价格带、品项数等）。 （3）采购作业规范手册的编制与更新。（4）拟订全国品牌采购条件、年度采购计划。（5）统一订货与结算商品的处理。（6）定期召开全国联合采购会议，加强地区采购部与全国采购部、地区采购部与地区采购部之间的交流。（7）促进各分公司之间的采购交流工作。（8）采购工作的培训与稽核。（9）协助新开张分公司

12、对地方性商品的采购工作。（10）协调财务部门，确保全国联合采购供应商的“绿色通道”。（11）辅导分公司的采购工作。（12）分析各分公司商品结构，并给予各分公司建议或指导。（13）协调各分公司与供应商之间的矛盾及交易条件。（14）制定符合公司规章制度同时满足质量控制和财务制度的采购控制流程。 （15）通过人员培训和组织调整，控制采购的合同风险和法律风险，杜绝来自公司内外的、对采购流程的侵犯，提高采购部门的纯洁性。任务1 采购管理组织部门职责2、采购部门职责、采购部门职责（1）供应商的调查与选择。（2）与供应商协商对采购最有利的供货条件。（3）收集市场信息、对价格变化的调查分析。（4）核对请购单所

13、购物料的技术规范和技术标准。（5）供货商交货时品质、数量的验收追踪和处理。（6）询价、洽谈采购条件，填制订购单并签订采购合同。（7）通过不懈的努力，降低采购运作的成本，提高采购效率，提高内部和外部的客户满意度。任务1 采购管理组织部门职责2、采购部门职责、采购部门职责【情景案例情景案例】吉林大学珠海学院采购中心部门职责吉林大学珠海学院采购中心部门职责采购中心的基本职责：任务1 采购管理组织部门职责1、采购组织组建影响因素1、企业规模2、经营范围3、市场供应状况供应点的分布情况市场供求态势4、信息传递形式与速度5、采购人员素质6、企业内部各部门的配合程度7、其他因素任务1 采购管理组织（四）结构

14、构建如国家相关政策、交通运输条件、通信现代化水平、自然条件等都从不同的方面影响着一个企业的采购组织的设立。2、采购、采购组织组建步骤组织组建步骤（1）确定采购组织的结构产品顾客区域综合结合生活经历，说说哪些情况按照下述来构建组织结构？任务1 采购管理组织结构构建（1）确定采购组织的结构采购部门采购部门金金属属材材料料非非金金属属材材料料机机电电产产品品标标准准件件任务1 采购管理组织结构构建2、采购、采购组织组建步骤组织组建步骤（1）确定采购组织的结构任务1 采购管理组织结构构建2、采购、采购组织组建步骤组织组建步骤（2）确定采购组织岗位及人员配置采购经理采购科长采购助理采购员任务1 采购管理

15、组织结构构建2、采购、采购组织组建步骤组织组建步骤（3）确定采购部门人员的数量货物复杂难度采购货物数量采购货物类型任务1 采购管理组织结构构建2、采购、采购组织组建步骤组织组建步骤 物料来源的开发与价格调查 请购单内容的审查 交货的稽查与协调123 物料的退货与索赔45 采购计划与预算的编制 采购制度、流程、表单等的设计与改善67 对供应商的选择、评价和管理对供应商的选择、评价和管理（4）明确采购部门职责任务1 采购管理组织结构构建2、采购、采购组织组建步骤组织组建步骤“对采购人员的误解拿钱买货者工作简单轻松采购是肥差任务2 采购人员素质1、采购人员角色“对采购人员的误解最信任的放在采购岗位采

16、购岗位极少专业人才公司没按贡献奖励 采购是肥差，有油水 需激励（采购容易无须打攻坚战） 难评估真实贡献 采购在企业地位不公正 “莫须有”如芒在背 采购人员受暗伤 红眼病病毒漫延，腐蚀企业文化 表现原因结果任务2 采购人员素质1、采购人员角色“对采购人员的误解【知识拓展知识拓展】采购腐败滋生采购腐败滋生“跳槽族跳槽族”（长三角经济导报报道）近年来零售业出现了“跳槽族”，这些行业流动者大多是采购人员，而采购跳槽族的涌现与采购腐败密切相关。“吃回扣已经变成连锁经营的零售业管理人员最头疼的问题。”上海商学院院长方名山日前一语道破。“吃回扣吃回扣”的方式很多，夹寄、送金龙卡、请客吃饭，的方式很多，夹寄、

17、送金龙卡、请客吃饭，这个是最普遍的。每次当一个企业换了采购，一定会有很多供应商排着队请他吃饭。现在比较新兴的方式有“抽奖”、答谢会、产品介绍会、演示会什么的。而所谓“双面回扣”，就是在收取进场费的时候，个人顺便要一份；然后付款给供应商的时候，再吃一次。拿回扣的形态大概有这样几种，主要的一种叫肉粽形。肉粽你知道吧，一肉粽你知道吧，一拎一大串。从上到下，从总部到卖场，彼此都存在着某种程度的默契，中间拎一大串。从上到下，从总部到卖场，彼此都存在着某种程度的默契，中间各个环节养活了许多人，大家利益均分。还有一种小打小闹型的。就是小小各个环节养活了许多人，大家利益均分。还有一种小打小闹型的。就是小小的拿

18、，利用促销等机会给一个议价空间。的拿，利用促销等机会给一个议价空间。如果电脑系统不够完善，采购就有可能做手脚。任务2 采购人员素质1、采购人员角色“传统与现代采购人员的比较传统现代视野眼前利益长远利益立场公司利益供应链利益战略内部利益全局利益观念降低成本提升价值思想功劳利益双赢任务2 采购人员素质1、采购人员角色工程师计划人员采购员质监人员管理人员采购人员职位采购人员职位副董事长副董事长采购经理采购经理总裁总裁任务2 采购人员素质2、采购人员工作职责采购人员职责采购人员职责 采购主管采购主管 采购主管助理采购主管助理 采购工程师采购工程师 采购文员采购文员新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及

19、开发工作；对新供应商品质量体系状况的评估及认证；与供应商比价、议价谈判工作；及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况；采购计划编排，物料订购及交期控制，部门员工的管理培训工作等。协助主管进行材料采购渠道的搜集；采购计划的制定；市场行情的调查分析与统计分析；供应商评估数据的统计与分析；采购有关文件的编写工作主要原材料的估价；供应商提供的材料样板的品质初步确认；采购部门有关技术、质量文件的拟制与技术、质量部门有关的技术、质量问题的沟通与协调；与供应商有关技术、质量问题的沟通与协调等各种采购单据与报表的收集、整理与统计；采购品质量记录的保管与维护；采购事务的传达等任务2 采购人员素质2、采购人员

20、工作职责“现代采购人员的素质要求企业应将最优秀的专业人才放在采购上 采购人员应该对生产总成本的一半负责，因为公司的成功明显地受到了采购人员的技术能力、工作表现、发展潜力、谈判力、创造力、协同工作能力以及在商业过程中积极配合能力等众多因素影响。 -瑞士采购专家 阿尔伯特定任务2 采购人员素质3、采购人员素质要求“现代采购人员的素质求任务2 采购人员素质3、采购人员素质要求公司所处行业、产业的了解“现代采购人员的素质要求价格技能决定采购人员的档次二流采购人员三流采购人员一流采购人员杀价议价计价任务2 采购人员素质采购人员素质要求“现代采购人员的素质要求 采购的职业素质要求采购专业技能要求操作技能要

21、求u供应链管理u供应商管理u供应商评选u国际采购经验u市场与行业知识u具竞争力的分析u谈判技巧采购流程MRP/ERP生产需求计划制造业和服务业流程知识库存管理经验熟悉运输业务质量管理财务技能要求采购技术要求u了解货币波动规律u价格和成本分析u掌握总持有成本知识u掌握作业基准成本法(ABC)u分析供应商的财务状况 了解“制造或购买”的决策知识 项目管理 产品生命周期分析 商品知识特长 信息技术任务2 采购人员素质采购人员素质要求“现代采购人员的素质要求 你认为咱们学校超市采购员应具备哪些职业素质要求？任务2 采购人员素质采购人员素质要求“采购人员职业道德规范任务2 采购人员素质采购人员素质要求保

22、证质量、货比三家、价廉物美、服务一线、保证供应、遵守制度、不谋私利、廉洁奉公、杜绝回扣“采购人员职业道德规范任务2 采购人员素质采购人员素质要求情景案例：小张原先是一名仓管，因为勤奋被老板升为采购主管。所有他很感激老板的提拔之恩，一直高效廉洁的为公司效力，在他的努力下，公司原材料成本下降了近十个点。前几天，一位他一直配合的供应商歇业回东北，找到小张，请小张用现金帮忙全部买下库存的货，大约10万元，在价格上下调30%，小张于是萌发自己叫弟弟掏钱买下，再送到自己公司做月结的想法，但又觉得这样违背了职业道德，所以很烦。如果是你，你会怎么做？任务2 采购人员素质采购人员素质要求危机意识与应变能力危机意

23、识与应变能力当今世界唯一不变的就是变！应变能力是现代人应当具有的基本能力之一 。变内 部外 部49你有应变能力吗？你有应变能力吗？在日常生活中，常会遇到挫折或突发事件。这些事情会令人很不开心，在日常生活中，常会遇到挫折或突发事件。这些事情会令人很不开心，说不定还会破坏了我们的原定计划，但你可否镇定应付？请回答以下的说不定还会破坏了我们的原定计划，但你可否镇定应付？请回答以下的测验：测验：(1) 你非常忙碌之时，有人来找你，你会你非常忙碌之时，有人来找你，你会 A. 表现得很讨厌。表现得很讨厌。 B. 如常地打招呼。如常地打招呼。 C. 告诉他你很忙。告诉他你很忙。(2) 你在家请客，食物已准备

24、好了，但客人还未来。你会想你在家请客，食物已准备好了，但客人还未来。你会想 A. 多等一会儿。多等一会儿。 B. 他是否发生什么事？他是否发生什么事？C. 他也许不来。他也许不来。(3) 星期日约了朋友喝茶，但朋友临时打电话来推了。你会感到星期日约了朋友喝茶，但朋友临时打电话来推了。你会感到 A. 早知不约他，浪费了我宝贵的一天。早知不约他，浪费了我宝贵的一天。 B. 自己找节目。自己找节目。 C. 真倒霉！真倒霉！(4) 你的工作很顺利的进行，但忽然因事延误了。你会你的工作很顺利的进行，但忽然因事延误了。你会 A. 停顿下来不再继续。停顿下来不再继续。 B. 想个办法。想个办法。 C. 觉得

25、困难重重。觉得困难重重。(5) 你不喜欢一个人，但又必须跟他共同工作。你会认为你不喜欢一个人，但又必须跟他共同工作。你会认为 A. 他要依靠你。他要依靠你。 B. 尽量友善的对他。尽量友善的对他。 C. 他会在背后说你坏话。他会在背后说你坏话。(6) 当别人对你怀有敌意时，你的反应是当别人对你怀有敌意时，你的反应是 A. 不理会。不理会。B. 控制自己。控制自己。 C. 如常对待，希望改变对方看法。如常对待，希望改变对方看法。任务2 采购人员素质采购人员素质要求50计分： 答案是B的得1 分，A与C是零分。解析： 得56分者，你很懂得处理各种困难，有应变能力。 得34分者，你的克制能力还不错，但仍有改进之处。 得13分者，你经常感到挫折。任务2 采购人员素质采购人员素质要求采购观念战略观念服务观念经济观念创新观念竞争观念市场观念任务2 采购人员素质采购人员应具备观念即在采购过程中讲究经济核算，提高购进环节的经济效益，尽量组织本地产品购进，货比三家，择优而购，精打细算，节省开支。竞争观念竞争观念即从企业大局