非常实用《职务说明书制作方法》

1、2021-10-181职位说明书的制作方法2021-10-182议 程n企业职能设计与职能分解n组织结构设计与工作设计n工作分析：目标/内容/程序/方法n职位说明书：重要性/用途/格式/编制n案例解析与摹拟演练2021-10-183职能设计n什么是职能设计？ 对企业的经营和管理业务进行总体设计，确定企业应当从事哪些生产经营活动和管理业务，并规定其合理的结构比例。n职能设计是企业组织设计的第一道“工序”思想是： 因事定机构因事定机构 因机构配人员因机构配人员2021-10-184职能设计的作用n使企业的战略任务和经营目标在管理组织上得到落实n为企业管理组织的框架设计提供依据管理组织的各个层次、部

2、门、职务和岗位，只是企业各项职能和业务的载体。 先有职能 才有结构（不能先给病人吃药，后诊断病情）2021-10-185职能设计的内容n基本职能设计n关键职能设计n职能分解2021-10-186基本职能设计n目的：对 人、财、物、信息等经营资源 研、供、产、销等经营环节进行 系统、有效的管理。n参考国内、国外较先进同类企业n应考虑的权变因素： 环境 战略 技术 规模n案例一：2021-10-187建筑公司的基本职能n采购管理：n设备管理：n成本管理：n施工管理：n质量管理：n安全管理：2021-10-188房地产开发公司n项目前期n资金n设计n市场分析与营销策划n工程监理n销售2021-10-

3、189练习一n写出你所在公司的基本职能2021-10-1810关键职能设计n各项职能砖瓦材料/构件n关键职能承担负荷量最大的构件n关键职能应配置在组织结构中心地位2021-10-1811关键职能的确定n如何确定？由企业经营战略决定n确定关键职能应思考三个问题：？为达到企业战略目标，什么职能必须得到出色履行，取得优异成绩？什么职能履行不佳，会使企业遭受严重损失，甚至危及企业生存？对体现企业经营宗旨具有重要价值的活动是什么2021-10-1812练习二n投资管理公司总部的关键职能？n你所在子公司的关键职能？n你所在部门的关键职能？2021-10-1813职能分解（一）n定义：将基本职能、关键职能逐

4、步分解 化为独立、可操作的具体业务n目的：将各项职能具体化 可执行、可落实 如：生产、营销、财务 分解 具体业务 分派 不同部门/人来负责为后续组织设计工作提供前提条件 部门划分和组合；纵向：集权、分权；横向：协调方式选择；部门/岗位责任制；职务设计等2021-10-1814职能分解（二）n基本要求业务活动的独立性（举例） 不能把性质不同的业务活动混合为一项活动业务活动的可操作性（举例）避免重复和脱节（举例）2021-10-1815职能分解（三）n职能分解的方法：逐级分解法逐级分解法 一级职能-基本职能设计列出的职能二级职能-为完成一级职能必须开展的 几方面管理工作三级职能-由二级职能分解的具

5、体业务 活动 案例二：某公司职能分解示例2021-10-1816组织结构设计n纵向组织结构设计 管理层次/幅度；集权/分权；n横向组织结构设计 部门/专业分工；横向协调方式；横向制约机制n职责与权限设计2021-10-1817工作设计n方法： 1、事件流法：把相互密切关联的事件或活动归并在一起形成一个工作 2、归类法：把性质完全相同或相似的活动归并在一起，形成一个工作 3、目标分解法：把一个部门职能的总体目标分解为各个分目标，以分目标为中心设定工作。n原则：1、相对独立，避免工作关系复杂化。2、工作结果易于衡量/考核3、避免任务重叠、交叉4、有一定的深度和广度5、相对稳定，避免频繁调整6、避免

6、资格要求过高，找不到合适的人选2021-10-1818工作分析n工作分析（职务分析）：是以工作为对象，观察和分析其内容、责任、特征、必要的资格条件等，将其结果载入工作说明书（职位说明书），判断与其他工作的性质差异的过程。n为管理活动提供信息7Wn工作分析技术是现代人力资源管理的基本技术和核心技术2021-10-1819工作分析术语n任务：为达到某一特定目的所进行的一项活动。n职责：一个人担负的一项或多项任务组成的活动。n职位：由特定人所担负的一个或数个职责组成，=岗位n工作：由一组主要职责相似的职位所组成 工作=职务n工作簇：由两个或两个以上的相似的工作组成。n职业：由不同时间内不同组织中的相

7、似工作组成。2021-10-1820工作分析的目标n组织管理n人力决策n聘用管理n绩效考核n人力资源开发n薪资管理n工作评价2021-10-1821工作分析项目（一）n一般资料分析n工作名称： n工作代码： 1.工作地点：n工作实体分析n主要目的n工作任务分析n工作责任分析n督导与组织关系n工作量分析2021-10-1822工作分析项目（二）n工作环境分析n工作的物理环境n工作的安全环境n人际与社会环境1.聘用备件n任职条件分析n教育培训情况n必备知识n经 验1.心理素质2021-10-1823工作分析设计n选择有代表性、典型性的职位n确定工作分析项目和调查方法n制订工作分析规范 包括工作分析

8、规范用语；工作分析项目标准n选择信息来源： 包括：任职人、管理者、客户、工作分析人员、有关工作分析资料n选择工作分析人员 来源：顾问公司专家 培训内部人员2021-10-1824工作调查方法n观察法： 运用感觉器官或其他工具，观察特定对象的实际工作动作和工作方式，并以文字、图表、图象记录下来n访谈法： 与任职人员面对面谈话来收集信息和数据 （访谈问题举例）n问卷法： 由任职人员填写经过特 别设计的调查问卷n方法选取： 三种调查方法各有利弊， 根据实际情况选择使用。2021-10-1825工作分析工具职位问卷n职位问卷是收集工作信息的基本工具n职位问卷框架v基本资料姓名、性别、年龄、职称、 部门

9、、学历、职务、直属主管、职等、职级、入职日期v工作时间调查正常工作时间、休息 时间、加班时间、出差情况、工作均衡2021-10-1826v工作内容调查工作目标、工作概要、工 作程度 工作事项、各事项占全部工作时间的百分比，工作权限和结果v工作责任调查风险控制责任、成本控制责任、协调责任、指导监督责任、组织管理责任、工作结果责任、决策范围v任职资格调查最低学历要求、知识多样性、熟练期、工作复杂性、工作经验、文字知识、数学知识、工作灵活性、综合能力2021-10-1827v工作强度调查工作压力、精力集中程度、体力要求、创新与开拓、工作紧张程度、工作均衡性v工作环境调查工作环境舒适性、工作环境危险性

10、等 问卷设计要点v问卷应简短、填写起来简单、方便v调查项目应为具有操作性的具体问题v用语规范、准确、通俗易懂，不能模棱两可v不能面面俱到，应突出重点2021-10-1828问卷形式v开放式问卷v封闭式问卷v开放式与封闭式相结合工作问卷实例分析v开放式问卷实例v封闭式问卷实例2021-10-1829工作说明书n又称职务说明书，是根据工作分析得到的资料对工作的职务、条件以及责任的描述做成的正式文件。它的目的是在某些条件限制下确认工作的职责，并说明工作的范围和内容。n工作说明书是人力资源管理中最为重要的文件之一。2021-10-1830工作说明书的重要性n阐明在公司内谁应该负责什么工作n有助于在职者

11、了解该职位的责任n帮助管理阶层分析并改进公司的组织结构n作为职位评价、薪资调查以及建立薪资结构的基础2021-10-1831工作说明书的用途n人力规划n人员招聘及甄选n人员任用及配置n薪资调查n薪资结构n员工培训与发展n职业规划n工作评价n职位分类n绩效评估n目标管理计划n工作流程分析n组织研究2021-10-1832工作说明书格式n依情况不同而异，基本由五大部分构成：职位基本资料主要目的工作描述工作环境任职资格2021-10-1833职位基本资料n职位名称n直属主管n所属部门n工资等级n工资标准n所辖人数n工作性质n工作地点n职务分析日期n职务分析人2021-10-1834工作描述n工作概要

12、：用简练的语言说明工作的性质、中心任务和责任n工作活动内容：逐项说明工作活动内容；各活动内容所占时间百分比；活动内容权限；执行依据n工作职责：n工作结果：最好定量n工作关系：受谁监督，监督谁；此工作可晋升的职位、可转换的职位以及可以升迁至此的职位；与哪些职位发生关系n运用设备和信息说明2021-10-1835任职资格n所需最低学历n所需培训时间/科目n从事本职工作和其他相关工作的年限和经验n一般能力：如计划、协调、实施、组织、控制、领导、公关等及需求程度n兴趣爱好n个性特征：如情绪稳定性、责任心、外向/内向、支配性、主动性等n职位所需的性别、年龄特征n体能：视力、听力、反应、耐力、体力2021-10-1836工作环境n工作场所：室内/室外/其他特殊场所n工作环境的危险性：发生可能性；伤害程度；发生频率；原因n职业病：可能性/轻重程度等n工作时间特性：正常工作时间、加班时间n工作的均衡性：是否忙闲不均及经常性程度n工作环境舒适程度：温度、湿度、粉尘、噪声等2021-10-1837编制基本要求n内容可依据职务分析目标加以调整，可繁可简n可以用表格形式，也可采用叙述型（见范例）n使用浅显易懂的文字，用语要明确，不要模棱两可n评分等级的设定也要依实