会务管理制度

1、会务管理制度(一) 总则为实现对公司各类推广会务进行有序的组织与管理，确保会议召开的质量和效率，特制订本制度。(二) 会议分类及组织1. 根据主办方不同，主要分为两类：a类会议：又为主导会议。由我司组织主办，其他部门协助的相关会议。主要有：产品推广会、项目合作会议（主办）等。b类会议：又为协助会议。由其他单位或合作伙伴组织主办，我司协助并参与的相关会议。主要有：展会、项目合作会议（协办）等。2. 根据会议分类不同，我们需投入的人力、物力以及投入的时间也会有所不同：分类a类会议b类会议人员支持1. 发起部门和市场部各指定一个主要负责人；2. 发起部门负责参会人员的确定，会议资料的准备，主持人、主

2、讲人确定、邀请函的制作等；3. 市场部跟进网站宣传、车辆安排等事宜；1. 相关协助部门或市场部指派一人负责跟进与协助；2. 相关协助部门负责邀请相关人员。物资准备4. 市场部负责会场布置所需易拉宝、背景画、宣传资料等的设计、制作；3. 市场部负责我司相关宣传资料的准备；投入时间会前20个工作日开始申请，并安排相关细则与主办方联系确认相关事宜与时间安排；相关宣传资料需会前3个工作日确定到位3. 所有会议一律由发起部门申请，填写会议计划申请表和会议费用预算表，经部门经理审核，总经理批准，有关部门协作做好会务工作。(三) a类会议细则及安排1. 会前准备编号事项负责部门协助部门审核审批细则及节点hq

3、1会议计划申报发起部门市场部总经理1. 发起部门填写会议计划申请表；2. 确定会议主题、会议目标和应达成的结果、参会人员、预计人数、时间及地点要求等；3. 如有需要，可召开专门会议；4. 需提前20个工作日申请。hq2申报会议预算发起部门市场部总经理1. 依据会议的长短及要求确认，费用明细包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，相关费用，不可预见费等，填写会议费用预算表；2. 需提前15个工作日完成。hq3前期会议宣传发起部门it部总监或副总经理1. 制定会议流程节点表；2. 公司网站宣传；3. 发出邀约邮件；4. 内部业务员宣导；5. 需提前15个工作日完成。hq4会

4、议场所的选定市场部行政部总监或副总经理1. 了解场地情况(外部环境、周边交通、内部设施、茶歇、餐饮、住宿等) ；2. 费用比较，填写会场选择比较表；3. 尽量保持所选场地比较固定，创建自己的品牌；4. 需会前10个工作日确定。hq5确定会议议程发起部门市场部总监或副总经理1. 发起部门填写会议议程安排表；2. 需提前10个工作日提交市场部。hq6主持人与主讲人的确定发起部门市场部总监或副总经理1. 根据会议实际要求，确定主持人，并初步定下各部分内容的主讲人；2. 需提前8个工作日完成。hq7发会议通知发起部门市场部部门经理1. 应注明会议的时间，地点，大致内容等，会议的注意事项（包括着装要求，

5、内容保密要求，会议文件的要求，请假的要求，会议的纪律等）及路线图；2. 需提前7个工作日公布。hq8参会人员确认发起部门市场部部门经理1. 会同发起部门确认人员有无变动；2. 确认茶歇、餐饮、住宿、交通、娱乐情况；3. 会前3个工作日完成。hq9确定会场及安排市场部行政部部门经理1. 根据实际需要，再次确定会议室、房间、茶歇、餐饮等；2. 会前3个工作日完成。hq10会场布置资料准备市场部行政部总监或副总经理1. 根据会场情况，确定要制作的欢迎牌、背景图、宣传展板、易拉宝、横幅、宣传单张等；2. 酒店确定后就可着手开始准备设计、制作，会前3个工作日所有东西完成到位。hq11用品准备市场部行政部

6、部门经理1. 填写会议用品准备清单；2. 所有用品需在会前2个工作日确认到位，或整理打好包。hq12会议文件准备发起部门行政部部门经理1. 会同发起部门打印相关文件；2. 会前2个工作日完成。hq13ppt制作主讲人主持人会议总负责人1. ppt应根据会议内容、时间，由主讲人自行根据实际情况制作；2. 会前1个工作日完成并汇总于主持人处。hq14车辆安排市场部行政部部门经理1. 根据参会人员确定车辆数量、时间、路线，并预备突发需要；2. 会前3天安排好并通知到相关人员。hq15人员安排市场部行政部部门经理1. 安排好相关工作人员；2. 会前3天完成。hq16发会务通知发起部门市场部总经理1.

7、就会议准备情况进行通报，在所发会议通知的基础上，对内公布相关安排。应包括时间、地点、议程、主讲人、房间安排、就餐安排、车辆安排、相关负责人以及联系方法、及会址路线；2. 会前3天发给相关人员。hq17发会议邀请函发起部门市场部总经理1. 制定统一的邀请函，需包括会议主题、时间、地点、大致内容、会议议程、主讲人、联系方式、行车路线、及特别提醒事项等。2. 会前3天发给相关邀请人员。hq18会场布置市场部发起部门行政部会议总负责人1. 所有会议所需用品需在会前2小时运到会场；2. 会场布置的背景图、宣传展板、易拉宝、横幅等需在会前1小时布置完成；3. 会议室所需用品（投影仪，胶投，幕布，白板，白板

8、笔、激光笔）需在会前1小时摆放并调试完毕；4. 会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前30分钟准备并调试完毕；5. 摆放指路牌，指明会议室及会务组的地点；6. 签到台人员安排、资料准备（宣传资料、签到板或签到表、笔等）需在会前30分钟完成；7. 台卡、文件于会前30分钟放置；8. 相关通道指引人员，会中话筒、资料、礼品等传递人员等，需在会前30分钟安排并分配完成；9. 纸、笔、矿泉水等与会前30分钟摆放完成，如需冲泡的茶水需在会前10分钟开始冲泡；10. 组织主持人与各主讲人于会前30分钟内有个前期的碰面、沟通；11. 知会主持人与各主讲人于会前5分钟就座并准备好相关资料或ppt。2. 会中

9、工作编号事项负责部门协助部门审核审批细则及节点hz1会议保障发起部门市场部会议总负责人1. 引导座位，签到；2. 会议的全程要有相关负责的会务人员留在会议室，保障会议的服务，做好摄像、录像工作，随时关注设备、灯光、室温、音响、话筒等情况；3. 协助主讲人做好ppt文件的调试及资料分发工作；4. 及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整工作。hz2茶歇或用餐保障发起部门部门经理部门经理1. 结合会议的进程和人数，通知并确定酒店茶歇或餐厅饭菜的准备情况（人数）及用餐时间；2. 如果是下午的会议议程，安排工作快餐；3. 晚餐时通知第二天行程hz3住宿保障发起部门部门经理部门经理

10、1. 提前预订好房间，并通知到住宿人员酒店的地点、房号，房卡领取或发放注意事项等；2. 与总台设定好合适的提醒时间；3. 会议结束当天12点前，收齐房间钥匙。hz4会议纪要发起部门会议总负责人1. 发起部门派专人做好会议纪要；2. 会议记录统一存档；3. 会后三个工作日内发给相关与会者。3. 会后工作编号事项负责人(部门)检查审核审批细则及节点hh1退房负责专人会务总负责人1. 会议结束当天12点前收齐房间钥匙；2. 仔细检查一遍房间，看是否遗漏物品；3. 确认所有会议项目均以结束后，结帐并开具发票。hh2车辆安排市场部行政部会务总负责人部门经理1. 提前安排好与会车辆；2. 告知自行驾车的与

11、会人员相关停车费用、相应出口等注意事项；3. 安排回收资料的运回。hh3设备整理发起部门市场部会务总负责人1. 送走所有参会人员后，进行设备和资料的收拾和整理工作；2. 由负责专人检查一遍，看有否遗漏；3. 归还设备，运回回收资料。hh4资料整理发起部门会务总负责人1. 签到资料及参会人信息汇总；2. 调查问卷统计。hh5费用报销市场部部门经理总经理1. 在会后三天内进行费用报销，并附此次会议的费用清单hh6会务总结发起部门部门经理总经理1. 会后三天内进行会务总结，总结经验，吸取教训(四) 附则1.权责单位本制度由市场部负责起草、修改、执行、废止之起草工作；市场总监负责本规定起草、修改、执行

12、、废止之核准。2.生效日期本制度自 年 月 日起实施。(五) 附表附表1：会议计划申请表申请部门申请时间会议主题会议目标参会人员会议时间会议地点会议设备需求会议室要求住宿要求茶歇或用餐要求其他需配合事宜部门经理意见行政部意见总监或副经理意见总经理意见附表2：会场选择比较表酒店名称地点简介外部环境内部设施费用情况会场茶歇用餐其他附表3：会议费用预算表事项单位单价数量合计备注场地费茶歇餐饮住宿费交通资料宣传用品奖品、礼品机动费其他合计附表4：会议议程安排表_会议议程会议时间： 年 月 日会议地点：参会人数：会议流程时间安排主讲人附表5：会议用品准备清单填写日期： 年 月 日会议名称：会议时间：会议地点： 参会人数：会 议 必 备 用 品名称单 位数量规格备注文具