公司框架协议采购实施细则

1、企业制度-实施类制度名称长岭炼化框架协议采购实施细则制度编号GCLSH-A080502-42-012-2016-2-12制度文号长岭分公司供20162号制度版本2主办部门物资供应处所属业务类别物资供应/物资采购/物资采购实施会签部门安全环保处 机动处 调度处 计划经营处工程处 技术质量处 审计处 财务资产处下位制度制定者/审核部门法律部科技开发处企业管理处解释权归属物资供应处签发日期2016年1月28日废止说明原框架协议采购实施细则（长岭分公司供201312号）同时废止生效日期2016年1月28日制定目的明确框架采购管理要求，规范框架采购操作制定依据中国石化框架协议采购管理办法（中国石化物20

2、13702号）适用范围长岭股份分公司、长岭资产分公司约束对象框架协议采购业务涉及的相关制度/业务类别/所属层级/公司框架协议采购实施细则1 基本要求1.1 框架协议采购系指集合物资需求，通过公开竞争公开招标选择优秀供应商，签订一定期限的采购协议，执行协议项下订单操作的采购方式。1.2 本细则所指框架协议采购物资包括：总部集团公司组织集中采购框架物资、区域协同采购框架物资和自采框架物资。分公司公司根据总部集团公司框架采购的相关制度规定，执行总部集团公司组织集中采购物资框架协议；参与签订并执行区域协同采购物资框架协议；组织签订并执行自采物资框架协议。1.3 框架采购物资实行目录制管理。列入框架采购

3、目录的物资按管理权限签订框架协议。总部集团公司或区域已经签订框架协议的物资不得另行签订或执行自采框架，特殊情况需经分公司公司分管领导签字同意并报物资装备部备案；已签框架协议的物资不得以其他方式采购；未纳入框架协议的物资不得按框架协议采购。1.4自采物资框架协议原则上通过公开招标确定供应商、价格（定价调价机制）和原则份额。1.5 自采物资框架协议原则上以一年为一个周期。为保证新框架的按时执行，签订组织工作需在旧框架终止期限3个月之前开始进行，在旧框架终止期限半个月之前完成合同的签订。2 职责2.1 框架协议采购领导小组职责 框架协议采购领导小组是分公司公司框架协议采购的决策、协调机构，成员由分公

4、司公司主管副经理、分公司公司相关职能处室、纪检监察部门负责人组成，在分公司公司主管副经理领导下开展工作。框架协议采购领导小组负责审议、批准年度框架协议采购方案，听取物资供应处框架采购执行情况汇报，监督框架协议采购方案的实施， 协调框架采购过程中各部门的工作。2.2 框架协议采购工作小组职责 框架协议采购工作小组是商议框架协议采购前期工作、处理框架协议执行过程中相关事宜的议事机构，成员由物资供应处领导、科室主管、计划员、采购员、过控员、框架管理员、招标管理员及其他相关部门、主要用户单位技术管理人员组成，由物资供应处组织、联络。框架协议采购工作小组负责审议框架采购预案，审议框架招标方案，对新入选框

5、架的供应商组织现场考察，进行资格认证和风险评估，参与框架招标，对框架协议的调整、延期、终止等事项进行审议，提出建议。2.3 物资供应处职责 物资供应处作为物资采购和供应管理的职能机构，负责编制年度框架协议采购方案，提交框架协议采购领导小组工作会议审议、批准，组织框架协议招标和框架协议采购工作小组开展工作， 签订框架协议文本，实施框架采购，负责框架采购的日常管理和业务考核。2.4 机关职能部门职责机关职能部门负责提出框架物资的技术标准、质量等或要求，参与供应商的考察。3 管理内容与要求3.1 自采框架协议采购方案的提出与审议3.1.1 （自采）框架协议采购方案由物资供应处相关岗位计划员提报，采购

6、员参与。各岗位计划员应研究所管物资消耗规律，分析、集合需求，根据物资需求特点及物资特性，提出框架协议采购的物资品种、统一的质量和技术指标、数量、定价和调价机制，拟定框架招标方案。3.1.2 框架协议采购方案经计划科长审核后提交商务科框架管理员进行汇总。框架管理员将汇总后的框架协议采购方案报告科、处主管领导，提请召开框架协议采购工作小组会议进行审议。3.1.3 按照物资类别组织召开框架协议采购工作小组会议，对框架协议采购方案进行审议，提出修改、补充、完善意见。审议通过后的方案经汇总成为框架协议采购预案。预案的内容应当包括：物资品种、质量和技术要求、预计需求数量、招标方式、定价机制（计价公式或调价

7、机制）、供应份额分配原则等(见记录5.1)。3.1.4 物资供应处领导向分公司公司主管副经理汇报框架协议采购预案，提请召开框架协议采购领导小组会议对预案进行审议。审议通过并经分公司公司主管副经理批准的框架协议采购方案是物资供应处实施框架协议采购的依据。3.1.5工作中由于业务需要或管理人员认为需增加签订（自采）框架协议，由计划员填报（自采）框架协议采购申请表（见记录5.2），物资供应处内部履行审核程序，报请分公司公司主管负责人审批后执行。3.1.6特殊情况框架协议需要延期续签的由计划员提出，填报框架协议延期续签申请表（见记录5.3），物资供应处内部履行审核程序，并按内控管理要求报请分公司公司主

8、要负责人审批。框架协议在延期续签前计划员牵头对原协议执行情况进行后评估，续签有效期不得超过原协议期限。续签协议应按合同管理制度规定履行线上审批程序。3.2 自采框架协议的确定3.2.1 框架协议采购通过公开招标确定供应商、价格和原则份额。3.2.2 框架协议招标文件由相关岗位计划员编制，上传电子商务系统后经由所对应的采购员向招标管理员提报。3.2.3 框架协议招标按招标规定执行。3.2.4 框架协议招标需有一定比例的淘汰率；签约供应商原则上不少于2家。3.3 自采框架协议的签订3.3.1 框架协议确定后，相关岗位采购员在5个工作日内和供应商就细节进行商谈,并根据商谈结果，在5个工作日内编制框架

9、协议文本，上传到合同系统，发起合同审查、审批。框架协议应约定物资品种、质量和技术要求、供应商名称、数量（价格、量价、价值）、份额、定价(调价)机制、质量及验收标准、付款及结算、订单生效方式、交货周期、交货及运输方式、有效期、供应商回购、份额最大供应商储物于商、固废处理、违约责任、纠纷解决方式等条款。框架文本的签订应及时完成，不得迟于中标通知书发出后30天。3.3.2 框架协议文本的签订应按照规定的权限，履行相应的审批手续。3.4 总部集团公司集团化采购框架的确定3.4.1 计划员应及时根据总部集团公司要求提出集团化采购框架申请。3.4.2 计划员应提出对集团化框架申报情况进行会审，会审后由供应

10、处处长签字后上报总部集团公司。3.4.3 采购员在总部集团公司创建框架后5个工作日之内将电子商务框架号提报交领导审核，2个工作日在ERP中提报审批。3.4.4组采框架和区域框架文本由采购员负责下载，报商务科框架管理员统一发布。框架管理员应建立、健全框架协议管理信息。3.5 框架协议的实施3.5.1 计划员按照框架协议份额，结合实际需求，编制框架物资采购计划，履行审批程序后向采购员下达框架协议项下计划审批单(见记录5.4)。计划员应做好框架物资需求的统计和预估，合理分配计划，原则上不拆分单笔采购计划,特殊情况报请供应处业务主管处长审批。3.5.2 采购员依据计划员下达的计划审批单编制框架协议项下

11、采购订单审批表（见记录5.5），履行供应处内部审批程序，完成相关的电子商务和ERP系统业务流程。履行审批程序的框架协议项下采购价格审核单与合同具有同等法律效力，采购员或过控员据此组织供货，办理收货和货款结算。3.6 框架协议的管控3.6.1 对框架协议实行全过程管理，重点管控内容是框架价格、框架物资质量、订单履行情况和框架执行份额。3.6.2 采购员及价格管理员应严格执行和审核框架物资价格，对框架协议采购执行情况进行跟踪；掌握市场行情，对价格变化和价格异常及时提出意见；价格变动触发调价机制的，由采购员申请进行调价。3.6.3计划员应科学、合理分配框架份额，并建立记录；采购员应严格按分配份额实施

12、采购, 对实际采购严重偏离框架份额的情况及时反馈情况。3.6.4 采购员或过控员按各自职能跟踪、掌握框架供应商供货、服务、质量等信息，建立供应商信息记录。3.6.5框架执行期满前4个月，计划员牵头对框架协议执行情况进行后评估，计划员、采购员、过控员、框架管理员等相关岗位人员按各自所管范围对框架执行情况进行评分。当框架供应商出现质量问题、可记录事件、不按合同和订单期交货等问题时，采购员或过控员牵头及时进行供应商供应风险评估；风险评估未通过的暂停交易或终止供应商资格。3.6.6 框架管理员负责框架协议的归口管理，应及时跟踪、掌握框架协议签订和实施中的相关信息，及时发布采购员提交的组采和区域框架文本

13、。每季度按内控要求进行框架穿行测试，对框架协议执行情况进行一次抽查和讲评，年度进行总评和考核。 3.6.7纪检、监察部门参与框架协议全过程监督，负责处理外部投诉和解释工作。4 检查与考核4.1物资供应处对该实施细则的执行情况进行检查，并将考核建议报企业管理处，由企业管理处实施公司层面考核。4.2物资供应处对违反该实施细则的物资供应处员工，按照物资供应处绩效考核细则进行考核。4.3物资供应处对包括但不限于以下行为的责任人进行考核：计划员未进行所管物资消耗规律分析的，扣责任人50-200元。计划员未在规定时间内集合需求、提出框架协议采购的物资品种、数量，扣责任人50-200元。框架招标结束后，采购

14、员未在30天以内签订合同的，扣责任人50-200元；影响到框架执行的扣100-400元。采购员未及时下载集团化框架文本或框架管理员未及时发布集团化框架文本的, 扣责任人50-200元；影响到框架执行的，扣责任人100-400元。采购员未执行框架价格或工作疏忽造成执行价格高于框架价格的，由绩效考核委员会确定考核结果。计划员未按规定执行框架份额比例的，扣责任人100-500元。框架管理员未开展季度框架执行情况分析的，扣责任人100-200元。5 记录5.1长岭炼化公司（自采）框架协议会审表5.2长岭炼化公司（自采）框架协议采购申请表5.3长岭炼化公司框架协议延期续签申请表5.4物资供应处框架协议项

15、下计划审批单5.5物资供应处框架协议项下采购订单审批表13记录格式1长岭炼化公司（自采）框架协议会审表序号物资名称物资类别供应商(拟选)框架性质（延续或新增）供应商类型年需求量预估原框架到期时间招标方式申报人评标方法评标比重 （商务：技术）中标供应商数量中标价格确定方式份额分配框架起止时间备注记录格式2长岭炼化公司（自采）框架协议采购申请表岗位： 申请人： 时间： 年 月 日物资名称类别（物码范围）协议有效期需求预估价格分析及定价(调价)机制框架份额分配办法招标方案及要求技术主管部门意见计划科长审核商务科长审核副处长审批处长审批分公司公司领导意见：记录格式3长岭炼化公司框架协议延期续签申请表岗位： 申请人： 时间： 年 月 日物资名称类别（物码范围）原协议期限框架供应商框架后评估情况续签理由续签期限计划科长审核商务科长审核副处长审批处长