学院公文处理实施细则(WORD16页)_5928.doc

1、学院公文处理实施细则（试行）第一章总则第一条根据中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例（中共中央办公厅1996年 5 月 3 日发布）和国务院发布的国家行政机关公文处理办法( 国发 2000 23 号 )的规定，为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高工作效率与质量，结合学院实际，制定本细则。第二条 西北政法学院的公文，是学院在管理过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是依法治校和进行院务活动的重要工具。公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第三条 本细则适用于学院一级的公文处理。各教学科研单位、职能部门和直接附属单位的公文处

2、理，参照本细则执行。第四条 公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条 学院领导及院（系）、职能部门的负责人应高度重视公文处理工作，认真遵守本细则并加强对本单位公文处理工作的指导和检查。第六条 党政办公室（以下简称党政办）是学院公文处理的管理机构，负责学院的公文处理工作并指导院（系）和职能部门的公文处理工作。第七条党政办具体负责学院公文处理工作。第二章行文规范第八条行文应当确有必要，注重实效。第九条 公文应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系正确选用公文种类。第十条学院主要公文种类有：（一）决定，适用于对学院重要事项或者重大活动做出安排，奖惩有关单位和人员

3、， 变更或撤销职能部门和院 （系）不适当的决定事项。（二）公告，适用于向院内外宣布重要事项或者法定事项。（三）通告，适用于在学院一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（四）通知，适用于批转职能部门的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求职能部门和院（系）办理、周知或者共同执行的事项，公布职能部门或院（系）内设机构，任免干部。（五）通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（六）报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（七）请示，适用于向上级机关请求指示、批准。（八）批复，适用于答复党总支、职能部门和院（系）请示事项。（九）意见，适用于对重要

4、问题提出见解或处理办法，明确要求党总支、职能部门和院（系）贯彻执行，报请上级部门予以批转或转发。（十）函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。（十一）会议纪要，适用于记载和传达会议情况和议定事项。第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况，必须越级请示时，应同时抄送被越过的上级机关。第十二条 党政办根据院党委和院行政授权，可以向党政各部门、党总支、院 ( 系 ) 和直属单位行文。院党政机关各职能部门未经主管领导批准不得向上述单位发布指示性公文，可在各自职权范围内向下级党组织和行政单位的相关部门行文。各部门下发调研性质的公文，应事先通报主管领

5、导。职能处室向各单位的行文，应当同时抄送党政办和主管院领导。各职能处室（党政办除外）不得擅自下发有关方针、政策、行政规章类和带有经营性质的公文。职能处室之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。除了“会议纪要”、“函”等公文或学院明确授权的情形外，党政办之外的学院其他职能部门和各院（系）不得对院外单位正式行文。第十三条 “请示”，应当一文一事，一般只写一个主送机关。如需同时送其他机关，应当用抄送形式。不得既写主送机关，同时又写主送、抄送领导人。“报告”不得夹带请示事项。公文标题不得用“请示报告”字样。除院领导直接交办或者指定索要的公文，可直接送领导本人外，党政各部门、党总支、院 ( 系 ) 和

6、直属单位向学院党委或行政报送的公文，均应送到党政办，由党政办呈送有关院领导。需要其他职能部门签署意见的报请性公文，也应由党政办转送、催办并呈送有关院领导。对违反公文操作流程的公文，有关院领导不宜签署意见，应当告知有关部门由党政办按本细则的规范进行操作。第三章公文格式第十四条公文一般由秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注、主题词、 抄送机关、 印发机关和印制时间等部分组成。（一）秘密公文应当在首页发文机关名称左上方标明“绝密”、“机密”或“秘密”字样“；绝密”“、机密”公文应当标明份数、序号。（二）紧急公文应当在首页发文机关名称左上标明“特急”或

7、“急件”。（三）发文字号包括机关代字、年份、序号。常用公文机关代字及说明见附录。（四）上行文应当注明签发人、 会签人姓名。 其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（五）公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称。（七）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之间注明附件序号和标题。（八）成文时间， 以领导人签发的日期为准； 联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过的事项，以通过日期为准。（九）院发公文应当标注主题词。上报的公文

8、，应当按照上级机关的要求标注主题词，一份文件标引的主题词最多不超过 7 个。（十）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（十一）院发公文应当在抄送栏下标明印发机关名称和印制日期。第十五条公文用纸：院发文件采用国际标准A4 型（ 210mm 297mm ），左侧装订。学院公文格式纸共分六种：（一）以学院党委名义上报的公文一律使用“中共西北政法学院委员会（）”格式纸。（二）以学院党委名义下发的公文一律使用“中共西北政法学院委员会文件”格式纸。（三）以学院党委和行政联合名义上报、下发的公文一律使用“中共西北政法学院委员会西北政法学院文件”格式纸。（四）

9、以学院行政名义向上级单位呈送的请示、报告使用“西北政法学院”格式纸。公文眉首（即位于公文首页红色反线以上的各要素）位于首页公文二分之一处。（五）以学院行政名义向院内发布的决定、通告、通知等，使用“西北政法学院文件”格式纸。公文眉首位于首页公文的上端。张贴性公文的用纸根据实际需要确定。（六）以学院名义在不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题， 向有关主管部门请求批准等，使用“西北政法学院”格式纸。公文眉首位于首页公文的上端，字号较小，上下各有一条红色反线。第十六条我院发出的公文均应根据发文机关分别加盖中国共产党西北政法学院委员会或西北政法学院公章。会议纪要、请柬等不加盖印章。印章要盖在成文

10、日期正中央，要求上不压正文。第十七条院发公文排版规格是：（一）公文用纸天头（上白边）为37mm，左侧订口为 28mm 。（二）文字从左至右横写、横排。（三）公文标题用2 号黑体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要注意词义完整，排列对称，间距恰当。（四）正文用3 号仿宋体字。（五）签发人、主送机关、附注、附件用3 号仿宋体字，签发人姓名用3 号楷体字。（六）“主题词”用3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3 号小标宋体字，词目之间空1 字。抄送机关和印制机关、印发时间用3 号仿宋体字。第四章发文办理第十八条发文办理指制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会稿、审核、签发、登记（编号）、复

11、核、缮印、用印、分发、立卷归档等程序。第十九条 拟稿。学院的综合性公文，由党政办组织拟稿或者由党政办会同有关部门共同拟稿。凡属职能处室业务性、专业性公文，由职能处室拟稿。拟稿应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，用词规范，文字精练，标点准确，篇幅力求简短。（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（四）公文中的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“ ( 一 ) ”，第三层为“1 ”，

12、第四层为“(1) ”。（五）使用国家法定计量单位。（六）文内使用非规范化的简称，应当先用全称并同时注明简称。使用国际组织外文名称或缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（七）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第二十条 核稿。核稿由主办处室负责人完成。第二十一条会稿。会稿由拟稿单位传递，由会稿单位负责人完成。对涉及其他处室职权范围内的事项，主办处室应当主动与有关处室协商并会稿，取得一致意见后方可行文。第二十二条 审核。由党政办负责审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，

13、是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否符合本细则的规定等。第二十三条签发。文稿送院领导签发时，应使用“中共西北政法学院委员会发文稿纸”或“西北政法学院发文稿纸”，并按要求填写有关栏目。由党政办送院领导签发，签发后的公文即成为定稿，并据此生效。以院党委、院行政名义发出的公文，应由党政办呈送有关领导签发。凡涉及综合性的、全局性的或经过会议讨论的重大问题的文稿，由主要领导人签发。业务性的专项问题，由主管该项工作的院领导签发；属于日常工作例行性的问题，经主管领导同意后可由党政办负责人根据授权签发。第二十四条 凡需经会议通过的公文必须按规定程序提交会议通过后再行签发。会议纪要由会议主持人签发。第

14、二十五条公文由党政办统一登记编号。第二十六条公文由党政办统一印制。对需要上报的签发稿，由党政办确定文件的用纸格式、 发文字号和打印份数；由主办部门承办人到党政办领取签发稿；主办部门承办人持签发稿和电子文档到党政办打印、校对，由党政办存留签发稿、留足存档文件后盖章，并负责呈送有关单位；公文发出后，发现错误，应当及时追回更正。第五章收文办理第二十七条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括审核、签收、登记、拟办、批办、承办、催办、立卷（归档）等程序。第二十八条 党政办收到上级和院内各单位的公文，经审核、登记，由党政办负责人提出拟办意见后，送院领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确

15、主办部门。紧急来文，应当明确办理时限。各单位收到需要办理的公文，负责公文处理人员应当及时登记编号，送本单位负责人批办后办理。各单位直接收到的上级公文，应及时送交党政办登记处理。第二十九条 需要办理的公文，主办单位（或承办人）应及时办理和答复，不得延误、推诿；需要复文的，按发文程序办理；紧急公文应当按时限要求办理；确有困难的，应当及时予以说明；不属于本单位职权范围或者本单位不宜办理的，应当及时退回交办部门并说明理由。第三十条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办单位应当主动与有关单位协商；如不能取得一致意见时，可由党政办协调或报主管领导裁定。第三十一条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批

16、人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的圈阅表示已阅知。院领导修改、审批和签发公文应使用符合存档要求的黑色印迹的钢笔或签字笔。第三十二条送领导人批示或者交有关单位办理的公文，负责公文处理人员要积极催办， 做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第六章公文归档第三十三条公文办理完毕后，应根据中华人民共和国档案法和其它有关规定，及时将正本和有关材料立卷、归档。传真文件办理完毕后，也应及时归档。个人或部门不得保存应当由学院归档的公文。第三十四条公文立卷应以本单位形成的公文为重点，按照其相互联系、自身特征和保存价值分类立卷归档，要保证立卷归档公文的齐

17、全、完整，正确反映本单位主要工作情况，便于文档的保管和利用。第三十五条联合办理的公文，原件由主办单位立卷、归档，其他单位保存复制文件或者其它形式的公文副本。第三十六条每年 5 月底以前应将上年度立卷的公文，按有关规定向学院档案管理部门移交。第三十七条不具备归档和存查价值的公文，经过党政办会同承办部门鉴别和主管档案工作的院领导批准，可以销毁。销毁秘密公文应按照国家规定的保密程序进行。第七章公文管理第三十八条 公文由各单位负责公文处理人员统一审核、收发、登记、分办、传递、立卷、归档。第三十九条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，各单位经负责人批准，可以翻印。第四十条 经批准公开发布的公

18、文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。第四十一条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖发文单位公章。第四十二条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理立卷后按有关规定移交综合档案室。第四十三条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第四十四条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第四十五条 违反本办法规定，情节轻微的，学院各部门可责成有关人员改正；各单位擅自行文的，或者与上级规定和要求相抵触的公文，学院有权予以撤销。第四十六条涉及国家秘密的公文应按学院有关规定管理。第四十七条 对于拖延、

19、推诿、丢失公文或者失密、泄密，学院将视后果轻重分别给予当事人和有关领导通报批评或纪律处分。违反保密规定，造成重大损失的，学院将依据国家和学院的有关规定追究当事人的法律责任。第八章附则第四十八条 学院制定规章制度方面的公文，依照学院规定办理。外事方面的公文，按照外事工作规定办理。其他专用公文如备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、贺词、新闻稿、广告书等依据专门规定办理。第四十九条 党政办对学院下发和转发的公文的贯彻情况应当进行督促检查并建立督察制度。有关规定另行制定。第五十条本细则执行中的具体问题，由党政办负责解释。第五十一条本细则自印发之日起试行。附录：常用公文机关代字及说明一、党委代字（一）

20、以中共西北政法学院委员会的名义向上级机关发出的公文，依据公文主办部门，代字分别为：1、“西政党字”，中共西北政法学院委员会2、“西政党纪字”，中共西北政法学院纪律检查委员会3、“西政党组字”，党委组织部4、“西政党宣字”，党委宣传部5、“西政党学字”，党委学生工作部6、“西政党统字”，党委统战部7、“西政党保字”，党委保卫部8、“西政党武字”，党委人武部以中共西北政法学院委员会和西北政法学院联合名义向上级机关和无隶属关系的相关单位发出的公文，代字为“西政党字”；（二）以中共西北政法学院委员会名义向院内各单位发布的公文，代字为“西政党发”；（三）以中共西北政法学院委员会和西北政法学院联合名义向院内各单位发布的公文，代字为“西政党政联发”；（四）以党政办公室名义下发的公文，代字为“西政办发”。二、行政机