一览协同办公管理系统OA

1、 一览协同办公管理系统（OA）新员工实用操作手册1、 引言 1、目的本手册主要是为了指导新进员工对“一览协同办公管理系统”基础项目的操作方法及操作技巧。本手册适用于公司新进员工。 2、简介一览协同办公管理系统（以下简称为“OA系统”）为公司内部日常办公提供方便快捷的操作界面。OA系统界面主要包括：个人办公、行政管理、客户服务、市场管理、人力资源、知识管理、制度及指引、产品管理、企业文化、系统管理，十个部分。二、操作说明 1、登录系统用户通过浏览器可以访问本系统。 操作步骤：1、打开浏览器； 2、在浏览器的地址栏中输入系统访问地址：28/oa.php； 3、在系

2、统登录页面输入账号和密码，点击“提交”按钮。界面左上角为：今日菜单、推广积分、心灵驿站等栏目；右上角为：刷新、注销、日期时显示。“今日菜单”是一览英才网内部食堂订餐页面，为员工提供午餐订餐服务。“推广积分”是员工个人和网站对公司广告推广工作的积分算法和排行。“心灵驿站”是由专人负责疏导和解答员工个人问题、困惑和建议的平台。“刷新”是更新页面。“注销”是退出当前账户，返回登录页面。界面选择栏下端是“快捷栏”，包括：我的桌面、发送公文、我的公文、工作计划、工作指导、一览知道、OA改进建议、常见问题，这些栏目为员工日常工作经常使用的项目，所以设为快捷栏方便进入（具体操作方法见“操作说明”）。某些栏目

3、的边缘上有显示黑色箭头，点击这些箭头可以将对应的栏目隐藏掉，以增加屏幕可用空间。 2、个人办公 2.1 我的桌面 用户成功登陆系统后进入OA系统，默认显示为“个人办公”界面中的“我的桌面”。用户可以界面导航菜单，显示各功能模块，可以根据需要进行选择提醒用户有新消息各主要界面选择栏从“我的桌面”看到系统最新发布的消息，进行待办事务的处理。也可以通过界面导航菜单进入某一功能模块。最新发布的公文显示公司和部门通告显示用户需参加的会议通知显示最新发布的知识，本人发布知识的回应情况显示今日个人工作计划，下达给他人的工作计划注：本图为系统默认显示，可根据个人需要在“系统管理”中重新设置桌面上显示的模块。

4、2.2 我的工作宝典工作宝典模块，内容包括：我的职位、我的职能、工作指引、KPI指标、行为项、我的任职资格。其中“我的职位”可以查看当前用户职位编号、职位名称、职位族。（其余各项内容查看方式见具体所属界面操作说明）内容正在逐渐完善。 2.3 通告管理点击“发布时间”，按照时间先后顺序排序点击“通告类型”，按照相同通告类型分类点击“标题”，按照标题相似度进行分类实现对公司通告和部门通告的浏览功能。公司通告可以选择“标题”、“通告类型”进行查询，部门通告通过“标题”进行查询。 2.4 总经理专栏用户可阅读部分总经理所作新年寄语和工作重点总结。 2.5 公文管理实现公文的编辑、发送、查看、管理功能。

5、公文管理模块下设5个项目：发送公文、已发公文、已收公文、我的公文、组管理。 2.5.1 发送公文进入公文管理模块，点击“发送公文”如图显示新公文编辑页面。点击“发送”发出文本；点击“返回”回到已发公文项，如有已填写的内容不能保存。上传与公文主题有关的文件（表格、文档、图片等）。点击“添加”弹出“选择用户”对话框,显示部门列表和组列表,点击各列表下的子列表出现对象用户名,从中选择所需抄送公文的对象(可选择多个对象)。点击“清空”重新选择用户。填写公文内容，对文本进行效果编辑如字体、格式、连接，图片添加等。选择公文类型，有“通告、请示，一般”三类；群发公文时是否显示群发。输入公文标题点击“添加”弹

6、出“选择用户”对话框,显示部门列表和组列表,点击各列表下的子列表出现对象用户名,从中选择所需发送公文的对象(可选择多个对象)。点击“清空”重新选择用户。（） 2.5.2 已发公文进入公文管理模块，点击“已发公文”显示用户已发送的公文列表，可通过“接受姓名”、“标题”、“接受用户名”、“发送时间”4项进行查询。点击某个公文标题可对该公文内容进行浏览，并可以进行回复、转发、关闭3项操作。公文列表中的编辑栏，点击“编辑”可对公文进行再编辑（显示页面及操作方法与发送公文某块页面相同）。 2.5.3 已收公文进入公文管理模块，点击“已收公文”显示用户已接收的公文列表，可通过“发送人姓名”、“标题”、“发

7、送人用户名”、“发送时间”、“是否已阅”5项进行查询。点击某个公文标题可对该公文内容进行浏览，并可以进行回复、转发、关闭3项操作。 2.5.4 我的公文进入公文管理模块，点击“我的公文”显示用户全部公文列表，可通过“接受姓名”、“标题”、“接受用户名”、“发送时间”4项进行查询。点击某个公文标题可对该公文内容进行浏览，并可以进行回复、转发、关闭3项操作。公文列表中的编辑栏，点击“编辑”可对公文进行再编辑（显示页面及操作方法与发送公文某块页面相同）。 2.5.7 组管理（暂未使用） 2.6 通讯助理通讯助理模块包括：个人通讯录，内部通讯录。 2.6.1 个人通信录点击个人通讯录，页面显示联系人列

8、表，可进行查询、添加、修改等操作，管理用户个人的通讯录信息。点击“删除”即删除已选中的联系人，点击“添加”进入添加联系人录入页面。点击“查询”显示符合条件的结果。选择“姓名、单位、职务、邮件”4项进行通信信息查询。 下图是添加联系人页面，可以进行联系人信息填写，填写完毕后点击“提交”，信息录入完成。点击“返回”回到联系人列表，如信息未填写完毕点击返回，已填内容不会保存。 2.6.2 内部通讯录 点击内部通讯录，页面显示联系人列表，可查询，浏览公司共用通讯信息和内部所有员工个人通讯信息。 2.7 工作计划实现工作计划和总结的添加、编辑、查看、管理等功能。公文管理模块下设4个项目：个人工作计划、个

9、人工作计划与总结、他人工作计划与总结、年度/月度工作计划。 2.7.1 个人工作计划该模块目前主要用来给设计制作部发送制作任务。进入工作计划模块，点击“个人工作计划”显示页面如下图所示。点击具体日期，进入个人每日工作计划页面，有“给自己添加工作计划”，“给他人发布工作任务”两个项目。点击具体日期，进入该日期点击“给自己添加工作计划”或“给他人发布工作任务”。“给自己添加工作计划”页面显示如下图所示。输入与网站对应的网址输入用户所属的网站，例：监理英才网输入工作计划标题点击“提交”完成计划编写；点击“返回”回到显示工作任务页面，如有已填写的内容不能保存。点击“上传文件”弹出选择框，选择与计划有关

10、的文件（表格、文档、图片等。）填写公文内容，对文本进行效果编辑如字体、格式、连接，图片添加等。选择任务的重要程度，“重要”或“一般”点击时间栏，弹出日期选择对话框，选择下达任务的时间。 点击“撤销”弹出是否撤销该任务的提示框。点“是”撤销，“否”返回该任务列表。 “给他人发布工作任务”一般用于需要设计制作部配合的工作，例如制作、修改网站上的广告、展会/OEM制作、友情链接等。工作计划或任务提交后显示工作任务页面会显示所有任务。点击“回退”表示对该任务有疑问或无法完成，会弹出“回复任务”页面，可填写回退的原因。点击弹出任务内容完成情况对话框，按完成情况进行填写，如任务完成，点击“完成”关闭对话框

11、后该项显示“已完成”。点击“修改”可以对任务进行再编辑。 2.7.2 个人工作计划与总结 进入工作计划模块，点击“个人工作计划与总结”选项，该栏目将计划与总结分为：日总结（可实现对每日总结的添加、查看、修改功能）、周总、月总结、年总结（可实现对每周、每月、每年的计划和总结进行添加、查看、修改功能）；培训学习交流总结（可实现对培训学习交流总结的添加、查看、修改功能）；全部（可查看用户所有工作总结和计划）。进入“个人工作计划与总结”项目时默认显示为“日总结”列表。点击“添加日总结”可对每日工作进行总结选择菜单栏，点击某项进行选择点击“详情”查看总结具体内容点击“修改”对总结进行再编辑 日总结栏只能

12、进行总结添加；周、月、年总结栏出可以添加总结外，还可进行计划添加。点击“添加”弹出KPI指标选择对话框，可进行选择。后面填写需达到的目标值点击“添加”弹出“选择用户”对话框,显示部门列表和组列表,点击各列表下的子列表出现对象用户名,从中选择所需抄送公文的对象(可选择多个对象)。点击“清空”重新选择用户。点击“保存”完成计划添加，“返回”回到列表，已填内容不会保存。点击选择预计完成时间填写具体内容分，为完成该目标制定的行动计划工具栏，可对文本内容进行效果编辑选择该目标发布的层级，有“公司、中心、事业部、部门、网站、组、个人”可输入需达成的子目标标题选择需添加计划的月份 2.7.3 他人工作计划与

13、总结进入工作计划模块，点击“他人工作计划与总结”选项，包含3个列表：下属列表，可查看、评论下属员工提交的工作总结和计划；抄送列表，查看、评论抄送给用户的他人的工作总结和计划；学员列表，如用户是导师，可查看、评论所属学员提交的工作总结和计划。 2.7.4 年度/月度工作计划进入工作计划模块，点击“年度/月度工作计划”选项，该项包括“年度计划”、“月度总结提交”。点击“添加”，逐项填写计划内容点击“导入工作计划”将本机上已完成的计划添加到系统里点击“导出Excel”将该计划打开或保存到用户本机。填写说明菜单栏点击“添加”逐项填写月度总结内容菜单栏点击“提交总结”弹出是否提交对话框，需进行上级评审、

14、战略管委会评审月度总结填写说明 2.8 文档下载 文档下载模块，提供了一些工作中常用的文件，供大家参考、下载。主要包括的文档有：人力资源文档、薪酬调查、财务相关文档、编辑部文档、院校合作、销售合同（需要权限才能下载）、公司资质文件、市场合作合同模板、办公文档模板、工作指引附录、任职资格规范、素材文档、运营管理。 2.9 电子邮件（一般不用）电子邮件模块，提供系统内部用户之间电子邮件沟通功能，有接收、发送、查看邮件的功能。注意：当接收到的公文是转发的形式时，会在新邮件里进行提示。 2.10 任务管理任务管理模块，有添加、查看、群发、插队任务的功能。（部分功能与工作计划模块中的“个人工作计划”有相

15、同地方） 2.11 建议管理建议管理模块，为用户提供一个对公司、部门、工作、活动等方面提出建议的平台。点击“个人建议”进入用户建议列表，可查看，添加个人建议。点击“确定”提交建议，“返回”回到个人建议列表，已填内容不保存。点击“添加”弹出内部员工名录，选择需抄送的用户，点击“清空”可重新选择。点击“上传文件”可以上传文档、表格、图片等与建议内容有关的文件。填写建议内容，上端为工具条，可对文本字体、段落，图片等进行效果编辑。点击“选择”弹出职能选择对话框，选择建议接受的职能部门，“相关人员”拦会出现负责人名单，选择接受人名字。填写建议标题点击“建议反馈”进入用户收到的建议列表，分为已反馈、已采纳

16、、已办结。用户应尽快给予建议人回复。 2.12 报告管理报告管理模块，用于员工向公司领导以及执行委员会等相关部门，提出重要的申请和工作方案等事项。适用于范围：相对比较重要的内容；需要上级审批的问题；需要讨论决定的问题；可供今后工作提供参考和依据的内容。操作方法：OA-个人办公-报告管理-专题分析报告，点击“添加”按钮重要提示：1、专题报告每编辑一次，系统即重新向所有接受人发送提示，所以建议大家在报告内容确定后再发布，避免影响收件人工作； 2、选择“职能类别”后，会根据职能自动显示该职能的负责人，如果没有你需要的，可以点击“添加接收人”按钮进行添加，也可以在“抄送人”处添加； 3、附件仅限于上传

17、所附图片，报告主体内容请直接填入“内容”框中； 4、如果不是专门针对某个网站的事项，相关网站可以不用选择; 5、如需公司领导审批的事项，请不要将专题报告直接发送给公司领导，而应该根据事项所属职能范围，首先发送给相关职能部门或运营执行委员会，由他们出具意见并抄送公司领导。 2.13 消息管理消息管理模块可以查看个人近期收到的公文、软文等。 3、行政管理 3.1 信件管理信件管理模块主要适用于公司对客户发送合同、发票等文件或物品时所用邮寄类型的申请。分为4个项目：发票申请、快递申请、挂号申请、明信片管理。（如果员工个人邮寄私人物品，请自行办理，无需向公司申请，） 3.2 考勤管理考勤管理模块功能有

18、：考勤统计、开始考勤、请假申请、请假审批。“考勤统计”可查看个人考勤记录，系统默认显示当月考勤情况。“开始考勤”适用于员工指纹因某些特殊原因不能识别，无法进行指纹考勤，用系统进行考勤。（需要经过人事专员核准）点击“开始考勤”进入系统考勤页面点击“提交”系统考勤完成，点击“返回”则考勤未录入填写无法用指纹考勤的原因“考勤时段”会按点击开始考勤的时间自动显示，分为“上午上班、下午上班”。“请假申请”用于员工向公司申请请假，可用于本人申请请假或代他人申请请假。点击“确定”提交申请，“返回”放弃申请填写需交接的工作内容填写请假事由，是对请假类型的内容补充填写请假时长（计算方法，请阅读公司请假制度）点击

19、选择框，选择请假的类型如：病假、事假、年假等。点击请假开始/结束时间，在对话框中选择时间本人请假会直接显示本人姓名，若代他人请假（本人下属员工）则需点击添加选择下属姓名。选择请假方式，本人或代他人请假“请假审批”用户对下属员工的请假申请进行复审、终审；可查看下属员工的请假情况。 3.3 部门经费管理可查看用户所在部门的经费使用记录详情。 3.4 图书管理可查阅公司图书的借阅情况列表，点击图书名称可以查看该图书的详情。若所需书籍借阅状态显示“在架”可到培训室登记取阅，归还时交给人力资源部培训专员。 3.5 会议管理点击“查询”可查看选中日期的会议室占用情况。点击“预约”进入添加预约页面，可进行会

20、议室预约。部门或个人举行某项会议需占用会议室时，必须先通过“会议室管理”进行预约，经过审核予以批准后方可使用。点击“提交”提交预约申请，“返回”放弃预约占用申请得到批准后，会显示“已审核”，未批准会显示“不批准”填写使用用途选择使用起止时间点击选择栏，可选择需预约的会议室名称（公司共有5个会议室可供预约） “会议记录管理”：会议举行前会议主持人或记录人需向参加会议的有关人员发送会议通知。会议举行时记录人需对会议的基本情况和内容进行记录，将这些会议信息整理后，填写进“会议记录管理”中的“添加会议记录”。点击方框选择会议开始时间点击添加从员工列表中选择主持填写会议主题并选择级别（公司、部门、运营网

21、站/组）如需上传附件，点击上传文件点击方框选择会议开始时间填写会议主题并选择级别（公司、部门、运营网站/组）点击添加从员工列表选择点击“发布”完成填写发送通知给参加会议的人员，点击“返回”放弃编写和发布填写会议概要，工具栏可对文本进行效果编辑点击添加从员工列表中选择记录人姓名填写开会地点点击添加选择主题所属职能点击“发布”完成记录发送给参会人员和抄送人员，点击“返回”放弃编写记录有多个议题时，则保存当前已填内容，添加新的议题填写议题结论，工具栏可对文本进行效果编辑填写议题主要内容，工具栏可对文本进行效果编辑填写会议讨论的议题如需上传附件，点击上传文件填写会议概要，工具栏可对文本进行效果编辑点击

22、添加从员工列表中选择人员姓名点击添加选择主题所属职能填写开会地点可以直接在已有的会议通知上添加纪要，填写完整后成为会议记录，如需修改记录则在列表页点击该记录后的“修改”键。会议记录经会议主持人审核通过后发布 3.6 电话量统计电话量统计模块，用于查询个人、他人每日拨出电话量（根据个人权限不同可查询的范围不同，例：职级为招聘顾问只能查询本人电话量，主管可查询本人及下属招聘顾问的电话量）。点击“电话量查询”进入列表页，选择需查询的日期和人员姓名，点击“查询”显示该人的电话两统计结果。 3.7 物资管理 物资管理模块，用于申请领用或采购物品，例：组织（公司、部门等）因开展活动或工作需要等行为所需的物

23、品；申请领用日常工作所需物品（一般小件文具直接到行政部登记领取）。 4、市场管理进入市场管理界面，点击“推广分享”显示需要进行推广的信息列表，点击标题进入推广内容页面，将需要推广的信息链接复制到用户本人需添加到的网络推广渠道上。如需开展线上市场活动，选择“市场活动申请”模块，点击“添加”填写申请表。 5、人力资源 5.1 体系管理进入人力资源界面，选择体系管理模块，点击“职能浏览”显示公司顶级职能列表（即部门职能列表），如想查看具体职位职能，则点击“职能列表”中该职位所属部门文件夹名称。例：需查看“客户回访”这个职位，点击客户服务客服服务与关怀，显示客服服务与关怀的职能列表，点击列表中“客户回

24、访”或点击该栏“查看”键，即显示客户回访的职能信息。 5.2 人事管理人事管理模块，适用于员工离职或调岗时提交“交接申请”和查看“交接审核”结果。 5.3 任职资格任职资格模块，用于查阅公司现有职位的任职资格规范。 5.4 培训管理培训管理模块，包括三个项目。“培训记录”用于查阅用户参加的公司培训记录。“部门内训”用于查阅用户所在部门的内部培训记录。“学习计划”用于用户添加个人当月的学习情况和效果，下月的学习计划和方式。 5.5 考试管理考试管理模块，用于员工参加考试、试卷查看、考试记录查询等功能。点击“进入考试”进入考试中心，平时可以进行习题练习、模拟考试、心得交流，当有新的考试通知后在规定的考试时间可以进入“我的考卷”开始考试。 6、知识管理知识管理界面，用户可以查阅OA系统上他人分享的各类知识，也可以自己创建新知识。包含了资讯共享、下载专区、销售技巧、行业天地、创新推广、网站管理、地区天地、素质类、人力资源类、产品服务类、客户服务类、行政管理、网络技术、设计制作部