Excel与Access应用与区别(分享)

1、ExcelExcel与与AccessAccess应用与区别应用与区别03020401Excel与Access的应用Excel与Access的区别Excel使用技巧及经典案例Access使用技巧及经典案例01.Excel与Access的应用Excel和Access的特点？l Excel：属于属于关系表，简单关系表，简单易用，好易用，好操作操作 上手容易、格式多样、数据展示是强项，小规模数据就用Excel 。l Access：属于属于小型数据库，易于存储大量数据。小型数据库，易于存储大量数据。 上手慢、维护难度低、数据存储与整理强项，大规模数据就用Access 。02.Excel与Access的区

2、别Excel与Access的区别？ 有些人在Excel中摸爬滚打很长时间后，发现Excel已经不能满足他们大量数据和复杂数据出的需要，升级到Access 是他们必然的选择。但是，在进入Access的大门后，会发现Access以令人困惑的完全不同的方式呈现在他们面前。他们熟悉的Excel数据处理的方法，表设计的思路在Access中完全行不通了，甚至成为学习掌握Access的绊脚石。l Excel和和Access两者两者在功能上相同之处就是数据处理在功能上相同之处就是数据处理。l 两者两者处理数据的理念处理数据的理念不同（难理解），这里暂不同（难理解），这里暂不介绍。不介绍。1.对象不同l Exc

3、el只有一种只有一种对象：对象：Sheet（工作表）（工作表）。 Excel一个工作簿中可以有多个工作表，工作表之间基本是相互独立，没有关联性或者有很弱的关联性。l Acesss（2003）有七种对象：表、查询、窗体、报）有七种对象：表、查询、窗体、报表、宏、模块和数据页表、宏、模块和数据页。 Access在各种对象之间不是独立的，是存在着关联性。一种对象的多个子对象，例如各个表之间、查询之间、窗体之间、报表之间也存在关联性。这种关联性造就了Access强大处理能力。2.使用方式不同l Excel是一种自由的，表之间的关联性任意的是一种自由的，表之间的关联性任意的。 可以把Excel处理数据的

4、方式比作一个小公司的管理。一个小公司的管理模式是不能直接套用到大公司的管理上。所以Excel表必须按照规范模式改造，才能在Access中使用并完成预想的任务。l Access在处理大量数据上是比在处理大量数据上是比Excel具有更强的能力。具有更强的能力。 可以把Access处理数据的方式比作一个大公司的管理。使用Access完成数据处理的任务，在实现起来要比Excel复杂很多。这种复杂性的回报就是更强的能力。Access是一种规范的，各个对象之间存在严格的关联。这个规范性和关联性都是Access强大数据处理功能的基础。因此在设计表过程中，必须遵守这种规范性。3. Access表和Excel表

5、l 从外观上看从外观上看Access与与Excel表似乎相同，实际上两者表似乎相同，实际上两者有很大的有很大的。l 1.主题主题： 对于一个主题Access只有一个表，而Excel可以有多个表。例如工资表，在很多财务人员使用Excel是月创建工资表，例如1月工资、2月工资，。而Access则所有的工资部分月份都放在一个表。l 2.多表关系多表关系： Access表各个表间存在严格的关联。Excel表各个表间的关系随意。3. Access表和Excel表l 3.数据计算数据计算： Excel表中单元格中可以存储数据，也可以存储公式，可以进行计算。Access表只能存储数据，不能存储公式，没有计算

6、功能。Excel这种计算能力，使得Excel具有灵活的强大的计算能力（但计算能力受到数据量大小的限制）。Access计算功能是由查询和程序来完成的。Access的特点正好发挥计算能力的强大作用。l 4.数据容量数据容量： Excel表处理数据的容量有限，数据量大时速度较慢；Access表可以存储2GB数据。3. Access表和Excel表l 5.索引：索引： Access表有索引，Excel表没有索引。索引使得Access在查找筛选数据时，具有Excel不可比拟的速度。l 6.数据类型：数据类型： Access表设计时首先定义数据类型，Excel表没有这样的要求。l 7.数据格式：数据格式：

7、 Excel表中每个单元格都可以定义自己的格式。Access表每一列的数据格式一致。数据格式显示特性由窗体和报表实现。l 8.其他其他差异：差异： 数据筛选、排序等方面在实现起来有很大的差别。03.Excel使用技巧及经典案例1. Excel表格的基本操作l 技巧技巧1、单元格内强制换行、单元格内强制换行l 技巧技巧2、锁定标题行、锁定标题行l 技巧技巧3、打印标题行、打印标题行l 技巧技巧4、查找重复值、查找重复值l 技巧技巧5、删除重复值、删除重复值l 技巧技巧6、快速输入对号、快速输入对号l 技巧技巧7、万元显示、万元显示l 技巧技巧8、隐藏、隐藏0值值l 技巧技巧9、隐藏单元格所有、隐

8、藏单元格所有值值l 技巧技巧10、单元格中输入、单元格中输入000011. Excel表格的基本操作l 技巧技巧11、按月填充日期、按月填充日期l 技巧技巧12、合并多个单元格内容、合并多个单元格内容l 技巧技巧13、防止重复录入、防止重复录入l 技巧技巧14、公式转数值、公式转数值l 技巧技巧15、小数变整数、小数变整数l 技巧技巧16、快速插入多行、快速插入多行l 技巧技巧17、两列互换、两列互换l 技巧技巧18、批量设置求和公式、批量设置求和公式l 技巧技巧19、同时查看一个、同时查看一个excel文件的两个工作文件的两个工作表表l 技巧技巧20：同时修改多个工作表：同时修改多个工作表0

9、4.Access使用技巧及经典案例1. mdb和accdb文件格式的区别l 多值的查阅字段多值的查阅字段 大多数数据库程序，包括早期版本的 Access，允许存储在每个字段中的单个值。在Access 2007及以上版本中，可以创建使每个字段中存储多个值的查阅字段。实际上，Access 将创建多对多关系字段中的，并使用系统表隐藏实施工作结束后的详细信息。l 附件数据类型附件数据类型 使用新的附件数据类型轻松地将所有类型的文档和二进制文件都存储在您的数据库使用率。若要最大化空间使用情况，附件被自动压缩合适时。例如，您可以附加到记录Word文档或保存一系列数字图片。您甚至可以为单个记录的多个附件。1

10、. mdb和accdb文件格式的区别l 与与SharePoint Services 3.0和和Outlook 2007集成集成 早期版本中，Access 文件被阻止从SharePoint Services和 Outlook 因为无法 Access 数据库中包含不安全代码。Access 2007及以上版本中实现允许代码进行或者验证为安全或禁用新格式。此功能使可以使用SharePoint Services和Outlook 2007更为完全集成的 Access 数据库。此外可以更加轻松地检查 Access 数据库文件的防病毒程序。l 脱机数据脱机数据 通过使用Access 2007及以上版本中采取

11、SharePoint 列表脱机单击一次。您可以处理您在 Access 中的数据然后同步所做的更改，或在以后与 SharePoint 网站重新连接。1. mdb和accdb文件格式的区别l 对于备注字段的历史记录跟踪对于备注字段的历史记录跟踪 备注域可用于存储大量的信息。在Access 2007及以上版本中，可以设置强制 Access 保留历史记录的所有修订备注字段的属性 (仅附加)，可以查看这些更改的历史记录。此功能还支持的版本控制功能在SharePoint Services 3.0 ，以便您可以使用 Access 存储在 SharePoint 列表中的多行文本字段中使用修订。字段必须具有追加到现有文本的更改选项设置为是。新功能不可用低于Access 2007版本中。如果您创建的任何这些功能使用Office Acc