公文、文印、印章及档案管理规程

1、公文、文印、印章及档案管理规程一、公文管理规程（一）公司公文规程公司公文分对内公文和对外公文两类。1、交拟：公司领导根据管理的需要，指令综合部或有关部门草拟公司文件。2、拟稿：根据国家法律法规和领导要求，拟稿人正确区分和使用公文种类、形式、格式和行文规则，认真分析归纳，综合提炼，细心修改，清晰填写，保证拟稿速度和拟稿质量。3、核稿：拟稿人将所拟公文签字后，送交核稿人。核稿人对所拟公文进行核对并签字。如有问题，及时补充修改。公司公文统一由综合部把关核稿，特殊情况下，拟稿人可直接报签发人签发。4、签发：（1）公司重大决策、年度经营计划和应由公司法定代表人签发的文件由董事长签发。（2）公司董事长授权

2、总裁以及根据公司章程规定要求应由总裁签发的文件由总裁签发。（3）公司高层管理人员应按其职权范围签发公司文件。（4）公司重要文件需要经过总裁办公会讨论的，讨论通过后，由总裁签发。（5）特殊事项文件集体会签，最后由董事长或总裁签发。5、文印校核与用印存档：草拟文件经签发人签字后，应先到综合部进行文件编号并办理文件打印手续后，送打字人员打印。拟稿人对照签发稿，校对打印清单后，即行印制。重要文件必须核对两次无误后，方可进行印刷。文件印制完成后，需进行校核，校核无误后，连同签发稿一并送综合部盖章。签发稿及所印制的文件要先存档，后发放文件。6、文件发放：公司对内文件由综合部编制发放序号并统一发放，实行收文

3、签名制。公司对外文件由拟办单位负责发送。7、有关规定：（1）未经批准，公司对内对外无签发稿，打字员不予打印，印章管理员不予盖章。（2）草拟、审核和签发公文，要用碳素类钢笔或签字笔，禁用铅笔和圆珠笔。（3）公司对内公文在发放之前，实行保密制度，出现泄密情况，应追究经办人员责任。公司对内公文（包括会议纪要）除注明上报由专人按要求上报外，仅限于公司内部，未经董事长或总裁批准一律不准对外以任何方式、手续（包括抄录、复印等）出借、转送。一经查出，对直接责任人给予一定的处罚。公司对外公文需要保密的，在保密期内，出现泄密，参照有关规定进行处理和处罚。（二）外部来文管理规程1、外部公文收进：综合部负责外部公文

4、的收进。外部公文收进后，要进行相应筛选登记。2、文件阅办：填写文件阅办单后，综合部长签署意见，办理结果要及时反馈。如需要呈报董事长或总裁阅批，按批示意见，综合部迅速安排，呈报给批示人，必要时，根据董事长或总裁意见，对重大紧急事项督办督察范围按程序办理。二、文印管理规程复印作为综合部的一项职能，具体负责全公司的复印工作，综合部为全公司内部各单位提供优质有偿的服务。1、复印只对内部服务，不对外服务和营业，外单位和私人需要复印材料的必须经综合部部长批准，办理有关手续后方能进行。2、各单位材料需要复印，由综合部有关人员记帐，送件人签字，办理材料复印手续。3、各单位所发生的复印费用，每月由综合部有关人员

5、汇总，报综合部长签字后，通过财务部转至相应单位，综合部人员要认真记帐，记全、记准复印和耗材领用帐务，以备各单位查对。4、综合部每月对所用耗材进行清资建帐，按复印项目耗用材料数量进行考核。三、印章管理规程1、公司领导已签发的文件及公司主要领导已签字的有关文件材料由印章管理员按正常公务用印盖章并做好记录，要注意领导签字，防止他人模仿冒签，不能确定时，要向有关领导请示。2、其他文件资料需动用公司印章的，实行审批制，综合部长不能确定的，应向公司有关领导请示。重大事项要按权限必须经公司董事长或总裁同意并签字，方能用印。3、开具公司介绍信及有关证明，必须经综合部长同意并签字后，方能用印。4、印章管理员要严

6、肃、认真、细心，不为他人干扰和催促所影响，按制度办事，作好用印登记和用印手续的管理。5、要按规定要求盖章，所盖章印必须清晰、均匀、丰满，体现企业形象。6、特殊情况下来不及审批时，也要先请示，后用印。四、档案管理规程1 总则 1.1 为使档案管理工作进一步规范化、制度化，使档案更好地发挥作用，实现其价值，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国保密法等法律、法规，特制定本管理规程。1.2 公司档案工作由分管行政的副总裁直接领导，日常工作由公司综合部管理。1.3 公司应当建立科学的档案管理网络，责任到人。 1.4 应把档案管理现代化纳入公司的发展规划。根据需要和可能，采用先进技术设备，逐步实现档案

7、管理的科学化、现代化，以提高档案的科学管理水平和服务效率。2 适用范围本管理规程适用于本公司所有档案工作的管理。3 定义企业档案是指本公司在各项活动中形成的全部档案的总和。4 职责4.1 由综合部负责本管理规程的制定和修改。4.2 文件档案由综合部安排专人负责管理。4.3 财务档案由财务部永久保存、管理。4.4 其他档案由相关部门负责保管副件，正件一律交公司档案室存档。5 公司档案分类A.人事档案B.设备仪器档案C.经营管理档案D.会计档案E.实物档案F.计算机软件档案G.其他类型的档案6 档案室职责 6.1 积极宣传和认真执行档案法等有关档案工作的法律、法规。6.2 负责指导、督促公司各部门

8、，按规定做好文件材料的收集、整理、归档、移交工作，指导公司档案网络开展业务活动。6.3 做好收集、整理、鉴定、统计、积累、立卷、归档、保管和提供档案利用工作。6.4 集中统一管理公司在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案，积极开发利用档案资料，为公司各项工作服务。7 档案人员岗位责任 7.1 坚持四项基本原则，认真学习党和国家的方针政策，模范遵守各项制度。7.2 认真贯彻执行国家档案法和有关档案工作的方针、政策、规定，热爱档案工作，学习、掌握档案管理知识，不断提高管理水平。7.3 主动、及时地收集本部门、本单位在工作活动中形成的各种文件、资料，认真做好整理、鉴定和预立卷工作。在规定的时间内

9、，做好上一年档案材料的立卷、归档。7.4 熟悉室藏档案，编制必要的检索工具和专题资料，积极提供利用，并做好统计。7.5 严格遵守保卫、保密制度，管理好各类档案，确保档案的完整、安全。8 档案的保管 8.1 档案室明确有专人管理，非档案工作人员未经批准，不得随意入内。档案室应经常进行清扫，保持清洁干燥。8.2 做好档案防火、防虫、防潮、防尘、防盗等维护工作。档案室内严禁吸烟。要配备必要的消防器材。工作人员离开时，要关闭门窗，切断电源。8.3 档案室中的档案柜、橱、箱等装具，应排列有序，统一编号，做到整齐划一。8.4 定期组织人员，对档案保管状况进行全面检查，对破损、褪变的档案要进行修裱、复制和其

10、它技术处理。凡遇重大问题，及时向领导汇报。9 档案的保密 9.1 文件处理做到“四及时”即：及时登记、及时传阅、及时催（承）办、及时归卷；“四不”即：文件材料不积压、不错漏、不遗失、不泄密。9.2 档案工作人员必须遵守保密纪律，做到：不该说的机密，绝对不说；不该问的机密绝对不问；不该看的机密，绝对不看；不该记录的机密，绝对不记录；不在非保密本上记录机密；不在私人通信中涉及机密；不在公共场合和亲属子女亲友面前谈论机密；不在不利于保密的地方存入机密文件和资料。9.3 长期以上保存的文件和资料属密级档案，凡因工作需要查阅的单位和个人，须办理审批、登记手续后，才可借阅。9.4 外出人员不准携带档案，如

11、因特殊情况需经领导批准，办理登记，回来即归还注销。9.5 不带无关人员进入档案室。 10 档案的利用 10.1 档案工作人员应熟悉所藏档案情况，积极、主动地做好提供利用工作。 10.2 根据利用工作的需要，编制必要的案卷目录、全引目录、专题文件目录（卡片）和基础数字汇编，发文汇集、专题文件汇集等汇编资料。10.3 凡需利用档案的部门或个人，都应按规定办理利用手续，在指定的地点阅档。查阅档案时，不允许在案卷上圈划、批注、磨损、涂改、剪裁及拆散档案。10.4 做好档案利用反馈工作，在向利用者提供档案的同时，应根据需要附一张档案利用效果登记表，“利用工作”结束后，由利用者如实填写，及时交档案管理人员

12、。10.5 凡经批准查阅的档案，如需摘抄、复制，须经批准、审核，确认无误后加盖证明印章方能生效。11 立卷归档 11.1 凡本公司办理完毕的具有保存价值的各种门类的载体、材料，均属于归档范围。11.2 文件资料归档的基本要求：A.归档的文件资料必须保持成套性和完整性。B.归档的文件资料必须准确地反映企业各项活动的真实内容。C.归档的文件资料应符合形成规律。D.归档的文件资料应符合文件格式和书写的有关规定。11.3 文件资料归档时间A.新购仪器设备，包括引进设备和技术，在开箱验收时接受归档。B.各项管理工作形成的文件资料，在次年初由各职能部门负责人审定后，归档。C.人事档案文件资料，在各项业务活

13、动后13个月归档。D.财会档案文件资料，在年度终了由财务部整理归档，并由财务部永久保存。E.计算机软件在安装后1周内交档案室保管，再次安装则到档案室借用。11.4 公司档案室一般应在每年六月底以前将上年处理完毕的文件资料整理、立卷、归档结束。各部门应在每年三月底以前将上年处理完毕的文件资料整理、预立卷后交公司档案室归档；基建工程建设项目待工程竣工验收后整理归档。任何个人、部门未经允许不得长期存放档案。11.5 文件材料立卷的程序一般分为：分类组合编目，即在文件材料收集齐全、完整的基础上，将文件材料以问题为主，兼顾其它特征进行组合，基本做到问题单一，类型鲜明、年代不混、保管期限准确。最后将组合好

14、的文件材料，进行系统排列和编目。要求做到排列整齐，字迹端正。11.6 各类档案移交时，必须经档案人员清点检查，办好交接手续。12 档案的统计、鉴定、移交 12.1 档案统计工作是准确揭示公司档案情况的一项具体工作，档案人员要及时对档案的收进、移出、保管、利用效果、存毁和档案工作人员工作等进行准确的统计。要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符。12.2 档案的鉴定工作主要应根据国家有关档案保管期限的规定，结合本公司实际，制定本公司档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。公司应当成立档案鉴定小组，对档案实施鉴定。12.3 档案的移交，应按有关接收档案的范围和年限规定，将永

15、久、长期保存的档案有计划、有步骤地连同案卷目录和有关资料一并向公司档案室移交。凡经鉴定，属进公司档案室的档案均应按照要求，进行收集、整理、移交原件，办理交接手续。移交清册归入公司全宗卷保存。13 档案的查阅、借阅和复制13.1 档案管理人员应当建立档案借阅登记簿，严格使用手续，13.2 公司内部人员查阅档案须经综合部部长签字批准，公司外部人员须经公司分管领导签字批准方可查阅，特殊或机密档案须经董事长或总裁批准。13.3 凡借阅一般档案或复印一般档案内容的，须经主管领导批准，特殊或机密档案须经董事长或总裁批准。13.4 借阅档案必须按期归还，丢失借阅档案按重大失误论处。13.5 档案原件一般不外借，确因工作需要，须经公司领导签字批准，严格办理借阅和归还手续，借阅者及档案管理